Dich auf einen Besuch vorbereiten
Frag alles über einen Kunden: wer der Ansprechpartner ist, welche Deals offen sind, in welcher Phase und mit welchem Betrag.
HubSpot mit WhatsApp verbinden
Am einfachsten nutzt du HubSpot über WhatsApp mit Ugo, einem KI-Assistenten mit eigener WhatsApp-Nummer: Du aktivierst HubSpot im Ugo-Portal, meldest dich mit deinem HubSpot-Konto an und fragst ihn ab dann im Chat nach Kontakten, Deals und Aufgaben. Notizen, Aufgaben und Phasenwechsel werden erst nach deiner Bestätigung gespeichert.
Warum HubSpot mit WhatsApp verbinden
Ein CRM hilft nur, wenn es aktuell ist, aber frische Informationen hast du genau dann, wenn du nicht am Rechner sitzt: im Auto nach einem Besuch, zwischen zwei Telefonaten, auf der Messe. HubSpot am Handy zu öffnen, den Deal zu suchen und die Felder auszufüllen, ist genau das, was du aufschiebst.
Mit Ugo wird HubSpot zum Chat: „Was wissen wir über Wagner & Partner?“ vor dem Termin, „Füg die Notiz hinzu und schieb den Deal in Verhandlung“ gleich danach, auch per Sprachnachricht. Ugo sucht in deinem CRM, antwortet in wenigen Zeilen und zeigt dir, bevor er etwas ändert, was er vorhat, und wartet auf dein „Bestätigen“.
HubSpot mit WhatsApp verbinden, Schritt für Schritt
Das dauert nur ein paar Minuten. Die ersten beiden Schritte machst du nur einmal, danach verbindest du so viele Apps, wie du willst.
- 1
Ugo-Konto erstellen
Registriere dich auf app.ciaougo.com mit E-Mail und Passwort und gib den Namen deines Unternehmens ein.
- 2
Dein WhatsApp verbinden
Unter Einstellungen → WhatsApp erzeugst du einen Code und schickst ihn im Chat an die Nummer von Ugo: Ab dann erkennt Ugo deine Nummer.
- 3
HubSpot aktivieren
Öffne im Ugo-Portal die Seite Skills und verbinde HubSpot.
- 4
Mit HubSpot anmelden
Wähle dein HubSpot-Konto und autorisiere Ugo über die offizielle Anmeldung, ohne Schlüssel zu kopieren. Akzeptiere alle angefragten Berechtigungen (Kontakte, Unternehmen und Deals): Ohne sie kann Ugo HubSpot nicht nutzen.
- 5
Ugo auf WhatsApp schreiben
Schick „Welche Aufgaben habe ich heute?“ in den Chat mit Ugo: Antwortet er mit deinen HubSpot-Aufgaben, funktioniert die Verbindung.
Was du mit HubSpot auf WhatsApp machen kannst
Wissen, wie die Pipeline steht
Ugo fasst die Deals nach Phase zusammen, mit Beträgen und Abschlussdaten, und sagt dir, welche feststecken.
Das CRM gleich nach dem Termin aktualisieren
Du diktierst, wie es gelaufen ist: Ugo bereitet Notiz, Follow-up-Aufgabe oder Phasenwechsel vor und speichert sie nach deiner Bestätigung.
Einen neuen Kontakt erfassen
Jemanden auf der Messe kennengelernt? Gib Ugo Name, Firma und Kontaktdaten: Er prüft zuerst, ob es ihn schon gibt, und legt dann den Kontakt an.
Die ersten Nachrichten zum Ausprobieren
- Welche Deals schließen diesen Monat?
- Welche Aufgaben habe ich heute?
- Was wissen wir über Wagner & Partner?
Welche Deals schließen diesen Monat?
Bis Monatsende schließen 3 Deals: • Verlängerung 2027 Wagner & Partner, 6.400 € (Angebot) • Lieferung Becker AG, 9.000 € (Verhandlung) • Richter Büromöbel, 2.800 € (Qualifiziert)
Leg eine Aufgabe an: Becker am Donnerstag wegen des Vertrags anrufen
Ich lege die Aufgabe „Becker wegen des Vertrags anrufen“ für Donnerstag an, verknüpft mit „Lieferung Becker AG“. Bestätigst du?
Was Ugo (noch) nicht tut
- Er löscht keine Kontakte, Unternehmen oder Deals.
- Er verschickt aus HubSpot keine E-Mails an deine Kontakte.
- Er ändert nichts ohne dein „Bestätigen“ und bereitet jeweils eine Änderung vor.
Andere Wege, HubSpot mit WhatsApp zu verbinden
Ugo ist nicht der einzige Weg. Hier die gängigsten Alternativen, und wann sie sinnvoll sind.
Automatisierungen mit Zapier oder Make
Sie können eine WhatsApp-Nachricht schicken, wenn in HubSpot etwas passiert, etwa ein neuer Deal, aber dafür brauchst du die WhatsApp Business API und etwas Einrichtung, und Fragen an das CRM kannst du nicht stellen.
WhatsApp im Posteingang von HubSpot
In HubSpot kannst du eine WhatsApp-Business-Nummer mit den Konversationen verbinden, um Kunden aus dem CRM zu schreiben. Das dient der Kommunikation mit Kunden, nicht dem Abfragen und Aktualisieren des CRM von deinem Handy.
Die mobile App von HubSpot
Sie hat das ganze CRM in der Tasche, muss aber geöffnet und bedient werden wie am Rechner: praktisch zum Nachschauen, weniger zum schnellen Aktualisieren.
Fragen zu HubSpot und WhatsApp
Kann ich HubSpot kostenlos mit WhatsApp verbinden?
Ugo funktioniert auch mit dem kostenlosen HubSpot CRM, aber Ugo selbst kostet: 50 € pro Person und Monat (oder 550 € pro Jahr), zzgl. MwSt., mit HubSpot und allen anderen Apps inklusive.
Ändert Ugo HubSpot, ohne mich zu fragen?
Nein. Kontakte, Deals, Notizen, Aufgaben und Phasenwechsel werden dir vorher gezeigt, und Ugo speichert sie erst, wenn du auf „Bestätigen“ tippst.
Sieht Ugo die Deals meiner Kollegen?
Ugo arbeitet mit den Berechtigungen deines HubSpot-Benutzers: Er sieht, was du siehst. Fragst du nach „deinen“ Deals, filtert er die, die dir zugewiesen sind.
Kann ich HubSpot wieder trennen?
Ja, jederzeit auf der Seite Skills im Portal: Der Zugriff wird sofort widerrufen.
Weitere Anleitungen: CRM
Verbinde HubSpot mit WhatsApp
Du erstellst ein Konto, verbindest deine Nummer und aktivierst HubSpot im Portal. Alle Apps sind im Abo enthalten.
