Zum Inhalt springen

Der KI-Assistent für Fachärzte, auf WhatsApp

Termine zum Vereinbaren und Verschieben, Patienten, die zu jeder Uhrzeit schreiben, zwei oder drei Standorte, an denen du Sprechstunde hast. Ugo führt den Kalender, beantwortet Terminanfragen über dein WhatsApp Business und bereitet die Erinnerungen vor, während alles Medizinische bleibt, wo es hingehört: zwischen dir und dem Patienten. Vor jeder Aktion fragt er nach deiner Bestätigung.

Ugo testenArbeitsbeispiele mit dem KI-Assistenten für Fachärzte

Eine App für Fachärzte soll Arbeit am Empfang abnehmen, nicht noch ein Programm dazustellen. Deshalb arbeitet Ugo in WhatsApp: Du schreibst ihm oder schickst eine Sprachnachricht zwischen zwei Patienten, und er nutzt den Kalender, das Postfach, die Kontakte und die Ordner, die du verbunden hast. Das passt für die Fachärztin in der eigenen Praxis, für den Facharzt mit Zweigpraxis oder Belegbetten und für die Gemeinschaftspraxis.

Gerade in der Privatpraxis oder einer kleinen Praxis bist du oft selbst der Empfang: Patienten schreiben auf WhatsApp, um einen Termin zu vereinbaren, zu verschieben, nach der Adresse zu fragen oder wie sie sich auf eine Untersuchung vorbereiten. Dazwischen Sprechstunden, die überziehen, Standorte, die zu unterschiedlichen Zeiten zu erreichen sind, E-Mails zu Kongressen und CME-Fortbildungen, Formulare zum Verschicken. Jede Nachricht ist kurz, aber zusammen fressen sie Pausen und Abende.

Ugo stellt keine Diagnosen, gibt keine medizinischen Ratschläge und liest keine Befunde: Bei jeder Frage zur Gesundheit verweist er an dich. Er verbindet sich nicht mit deiner Praxissoftware, die der richtige Ort für Patientendaten bleibt. Er kümmert sich um das, was drumherum liegt: Termine, Erinnerungen mit Datum, Uhrzeit und Adresse, praktische Hinweise, die du selbst geschrieben hast, Preislisten für Selbstzahlerleistungen und Formulare der Praxis. Alles, was er verschickt oder erstellt, geht erst nach deinem „Bestätigen“ raus.

Was einem Facharzt Zeit raubt

Die Sprechstunde ist deine Arbeit. Alles davor und danach landet oft auch bei dir.

Terminanfragen zu jeder Uhrzeit

Ein Patient schreibt um 22 Uhr wegen eines Ersttermins, ein anderer will die Kontrolle von morgen verschieben. Allen zu antworten heißt, zehnmal am Tag den Kalender zu öffnen, auch während der Sprechstunde.

Mehrere Standorte, ein Kalender

Dienstags in der eigenen Praxis, donnerstags in der Zweigpraxis, samstagvormittags in einer Gemeinschaftspraxis. Termine und Fahrten ohne Überschneidungen unterzubringen und jedem Patienten die richtige Adresse zu nennen, ist eine Arbeit für sich.

Vergessene Termine

Ein Patient, der nicht erscheint, ist eine verlorene Stunde und ein Termin, den jemand anderes hätte bekommen können. Die Erinnerungen einzeln am Vorabend zu verschicken, ist noch eine Aufgabe am Ende des Tages.

Dieselben Hinweise, hundertmal

Wie man sich auf die Untersuchung vorbereitet, was zum Ersttermin mitzubringen ist, wo man parkt, was eine Selbstzahlerleistung kostet. Das hast du alles schon aufgeschrieben, aber es muss jedes Mal gesucht und verschickt werden.

Arbeitsbeispiele mit dem KI-Assistenten für Fachärzte

Praxisorganisation, ohne Gesundheitsdaten im Chat.

Die Terminanfrage über dein WhatsApp Business

Mit den Automationen fragt Ugo, wenn ein Patient der Praxisnummer wegen eines Termins schreibt, mit drei Buttons nach der Art des Termins: „Ersttermin“, „Kontrolle“ oder „Sonstiges“. Für Termine schaut er in deinen Kalender und schlägt die erste freie Uhrzeit vor; hast du „Frag mich vorher nach Bestätigung“ gewählt, wird der Termin erst nach deinem Okay vergeben. Alle anderen Anfragen nehmen den Zweig „Sonstiges“ und bleiben bei dir.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Anna Hoffmann hat der Praxisnummer geschrieben und „Ersttermin“ gewählt. Der erste freie Termin mit 40 Minuten ist Donnerstag, der 16., um 15:20 Uhr, in der Praxis in der Bismarckstraße. Ich gebe ihr den Termin und schicke ihr die Adresse und was sie mitbringen soll (Versichertenkarte, Überweisung, falls vorhanden, und frühere Befunde). Bestätigst du?

Die Erinnerungen für die Patienten von morgen

Am Abend bittest du Ugo, die Patienten des nächsten Tages an ihren Termin zu erinnern. Er bereitet für jeden eine knappe Nachricht mit Datum, Uhrzeit und Adresse vor, ohne medizinische Details, die nach deiner Bestätigung von deinem WhatsApp Business rausgeht.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Schick die Erinnerung an die Patienten von morgen

  2. Morgen hast du 9 Termine, 8 davon mit einer Nummer in den Kontakten. Die Nachricht lautet: „Guten Tag, ich erinnere Sie an Ihren Termin morgen um {{Uhrzeit}} in der Praxis, {{Adresse}}. Falls Sie nicht kommen können, schreiben Sie mir bitte hier. Praxis Dr. Becker“ Soll ich sie von deiner Nummer an die 8 Patienten schicken?

Die Woche zwischen mehreren Standorten

Du hast an drei verschiedenen Orten Sprechstunde. Du fragst Ugo, wie der Tag aussieht: Er listet dir die Termine Standort für Standort auf, sagt dir, wie lange die Fahrt mit dem aktuellen Verkehr dauert, und warnt dich, wenn ein Termin zu knapp an der Fahrt liegt.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Wie sieht der Donnerstag aus?

  2. Donnerstag, 15.: • 9:00–13:00 Uhr Zweigpraxis Bismarckstraße, Mannheim: 6 Termine • 15:00–19:00 Uhr Praxis Hauptstraße, Heidelberg: 5 Termine Von Mannheim nach Heidelberg brauchst du gerade etwa 25 Minuten. Der letzte Termin am Vormittag endet um 13:00 Uhr, du hast also Zeit für die Mittagspause.

Die Hinweise zur Untersuchung, im Nu verschickt

Die praktischen Hinweise zur Vorbereitung auf Untersuchungen hast du einmal selbst geschrieben, und sie liegen in einem Ordner in Drive. Wenn ein Patient danach fragt, findet Ugo das richtige Dokument und schickt es nach deinem Okay per E-Mail.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Schick Lukas Bauer die Hinweise zum Ultraschall des Bauchraums

  2. Ich habe „Vorbereitung Ultraschall Abdomen.pdf“ im Ordner „Praxis/Hinweise für Patienten“ gefunden. Ich schicke es an die E-Mail-Adresse von Lukas Bauer aus deinen Kontakten, mit dem Betreff „Hinweise zu Ihrem Ultraschalltermin am Dienstag, 20.“. Bestätigst du?

Ein Tag als Facharzt mit Ugo

Zwischen Sprechstunden und Standorten, mit dem Empfang im Handy.

  1. 7:30

    Ugo schickt dir die Termine des Tages, Standort für Standort, mit den Fahrzeiten.

  2. 9:00

    Während der Sprechstunde sammelt die Automation auf deinem WhatsApp Business die Terminanfragen und fragt dich bei neuen Terminen nach deiner Bestätigung.

  3. 13:10

    In der Pause möchte ein Patient die Kontrolle verschieben: Ugo findet eine andere Uhrzeit und antwortet ihm nach deinem Okay von deiner Nummer.

  4. 15:30

    Ugo schickt die Hinweise zu einer Untersuchung an alle, die danach gefragt haben, aus dem Dokument, das du geschrieben hast.

  5. 19:00

    Du bittest um die Erinnerungen für die Patienten von morgen: Datum, Uhrzeit und Adresse, sonst nichts.

  6. 21:00

    Freitags fasst dir eine geplante Aufgabe die E-Mails zu Kongressen und CME-Fortbildungen der Woche zusammen.

Was du mit dem KI-Assistenten für Fachärzte verbindest

Kalender, Nachrichten und Praxisunterlagen. Die Patientenakte bleibt in deiner Praxissoftware.

Dein WhatsApp Business

Termine, Verschiebungen und Erinnerungen gehen von der Praxisnummer raus, die deine Patienten schon kennen. Mit den Automationen beantwortet Ugo organisatorische Anfragen, und wenn du selbst vom Handy antwortest, stoppt er für dieses Gespräch.

Der Terminkalender

Google Calendar oder Outlook, mit einem Kalender pro Standort, wenn du an mehreren Orten Sprechstunde hast. Synchronisiert deine Praxissoftware die Termine mit einem davon, arbeitet Ugo mit diesem.

Ein Ordner mit Unterlagen für Patienten

In Google Drive oder OneDrive: Preisliste der Selbstzahlerleistungen, Hinweise zu Untersuchungen, Anfahrtsbeschreibung, Vorlagen für Datenschutzhinweise. Keine Befunde und keine Gesundheitsdaten: Die bleiben in deiner Praxissoftware.

Kontakte und E-Mail

Die Kontakte, um die Nummer eines Patienten über den Namen zu finden, das Postfach, um Unterlagen zu verschicken und die E-Mails zu Kongressen und von Lieferanten zu lesen. Ugo schreibt erst nach deinem „Bestätigen“.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.

Ugo für jede Spezialisierung

Jede Branche hat andere Kunden, Produkte und Abläufe: Wähle deine.

Häufige Fragen von Fachärzten

Welche Software ist die beste für Arztpraxen?

Für Patientenakte, Verordnungen und Abrechnung mit KV und Privatpatienten brauchst du eine zertifizierte Praxissoftware, passend zu deinem Fachgebiet. Ugo ersetzt sie nicht: Er deckt den Empfang ab, der sie umgibt, also Kalender, Terminanfragen, Erinnerungen und Praxisunterlagen, alles über WhatsApp und ohne ein neues Programm zum Lernen.

Beantwortet Ugo Gesundheitsfragen von Patienten?

Nein. Ugo gibt keine medizinischen Ratschläge, deutet keine Symptome oder Befunde und kommentiert keine Therapien. Die Automationen auf deinem WhatsApp Business kümmern sich um organisatorische Anfragen wie Termine, Sprechzeiten und Hinweise, die du geschrieben hast; alles andere nimmt den Zweig „Sonstiges“ und kommt zu dir.

Darf ich Ugo Befunde oder Gesundheitsdaten von Patienten schicken?

Wir raten davon ab. Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht; der richtige Ort für sie ist deine Praxissoftware mit ihren Sicherheitsmaßnahmen. Mit Ugo nutzt du Namen, Kontakte und Termine, und in Nachrichten an Patienten stehen nur Datum, Uhrzeit und Adresse, ohne Hinweise auf Erkrankungen oder Leistungen.

Gehen die Erinnerungen an Patienten von allein raus?

Sie gehen von deiner WhatsApp-Business-Nummer raus, mit dem Text, den du freigegeben hast, und nur nach deinem „Bestätigen“. Mit einer geplanten Aufgabe lässt du dir die Liste jeden Abend vorbereiten und entscheidest selbst, ob sie rausgehen.

Wo werden die Daten gespeichert?

Server und Datenbank von Ugo stehen in Frankfurt, in der Europäischen Union. Ugo antwortet nur verifizierten WhatsApp-Nummern und arbeitet an Dateien nur in den Ordnern, die du auswählst. Als Verantwortlicher für die Verarbeitung legst du fest, welche Daten der Praxis über Ugo laufen.

Nützliche Anlaufstellen

Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.

Die Sprechstunde für dich, der Empfang für Ugo

Verbinde Kalender, Kontakte und dein WhatsApp Business in wenigen Minuten. Terminanfragen kommen geordnet an, Erinnerungen gehen raus, wann du es sagst.

Ugo testenSprich mit uns

Integriert mit