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Der KI-Assistent für Wellness-Center und Spas, auf WhatsApp

Eintritte zum Buchen, Massagen zum Einplanen zwischen Kabinen und Therapeuten, Gutscheine fürs Wochenende. Ugo beantwortet Anfragen über dein WhatsApp Business, führt den Kalender und bereitet Nachrichten und Unterlagen vor, während du dich um die Gäste kümmerst. Vor jeder Aktion fragt er nach deiner Bestätigung.

Ugo testenArbeitsbeispiele mit dem KI-Assistenten für Wellness-Center und Spas

Eine App für Wellness-Center muss arbeiten, während der Empfang mit den Gästen beschäftigt ist. Deshalb arbeitet Ugo in WhatsApp: Du schreibst ihm oder schickst eine Sprachnachricht, und er nutzt den Kalender, das Postfach, die Kontakte und die Ordner, die du verbunden hast. Das passt für das Day Spa in der Stadt, für das Wellness-Center mit Pool und Saunalandschaft und für das Spa eines kleinen Hotels.

Gäste buchen immer öfter über WhatsApp: einen Eintritt für zwei am Samstag, eine Partnermassage, einen Gutschein, der bis morgen fertig sein soll. Gleichzeitig wollen Kabinen und Therapeuten eingeteilt, Pakete abgebucht und Öffnungszeiten an Saison und Feiertage angepasst werden. Es sind kurze Nachrichten, aber sie kommen alle zur Stoßzeit.

Ugo gibt keine Gesundheitsratschläge, verspricht keine Heilwirkungen und sagt nicht, ob eine Anwendung für jemanden geeignet ist: Bei Schwangerschaft, gesundheitlichen Beschwerden oder Gegenanzeigen verweist er an den Arzt des Gastes und an dein Team. Er kümmert sich um die Organisation: Er bucht, verschiebt, erinnert, füllt Gutscheine aus deiner Vorlage aus und sagt dir, welche Pakete bald ablaufen. Alles, was er verschickt oder erstellt, geht erst nach deinem „Bestätigen“ raus, oder automatisch nur dort, wo du es festgelegt hast.

Was einem Wellness-Center Zeit raubt

Der Empfang der Gäste ist das Herz der Arbeit. Die Buchungen unterbrechen ihn oft.

Buchungen zur Stoßzeit

Am Freitagnachmittag empfängt das Team die Gäste, nimmt Anrufe an, und gleichzeitig füllt sich WhatsApp mit Anfragen fürs Wochenende. Wer nicht schnell eine Antwort bekommt, bucht woanders.

Kabinen und Therapeuten zum Einteilen

Eine Partnermassage braucht die Doppelkabine und zwei freie Therapeuten zur selben Zeit. Jede Verschiebung droht, den Rest des Tages durcheinanderzubringen.

Gutscheine und Pakete

Vor den Feiertagen müssen Gutscheine schnell fertig sein, mit richtigem Namen und Code. Anwendungspakete laufen ab, ohne dass der Gast daran denkt, und dann gibt es Diskussionen.

Jeden Tag dieselben Fragen

Öffnungszeiten, Eintrittspreise, was mitzubringen ist, ob es Bademäntel und Handtücher gibt. Das steht alles schon auf der Website, aber jemand muss jedes Mal antworten.

Arbeitsbeispiele mit dem KI-Assistenten für Wellness-Center und Spas

Buchungen, Gutscheine und Fristen, ohne den Gästen Zeit wegzunehmen.

Die Buchung per Button, von deiner Nummer

Mit den Automationen fragt Ugo, wenn ein Gast deinem WhatsApp Business schreibt, mit drei Buttons, was er möchte: „Spa-Eintritt“, „Massage“ oder „Gutschein“. Bei Eintritten und Massagen fragt er nach Tag und Personenzahl, schaut in den Kalender und bestätigt den Platz; bei Gutscheinen benachrichtigt er dich.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Was ist heute Morgen auf der Nummer des Spas angekommen?

  2. Drei Anfragen über die Automation „Buchungen“: • Lena Schmitt: Spa-Eintritt für zwei, Samstag um 15:00 Uhr. Im Kalender eingetragen. • Moritz Lang: Partnermassage am Sonntag um 11:00 Uhr. Im Kalender eingetragen, in der Doppelkabine. • Simone Richter: hat „Gutschein“ gewählt und wartet auf dich für die Details.

Der Gutschein, aus deiner Vorlage ausgefüllt

Eine Kundin möchte einen Gutschein für ein Spa-Paket verschenken. Du diktierst Ugo die Angaben: Er füllt deine Vorlage in Drive mit Name, Paket, Gültigkeit und Code aus, speichert sie als PDF und schickt sie nach deinem Okay per E-Mail.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Gutschein für Simone Richter: Spa-Paket für zwei mit Massage, als Geschenk für Paula, 6 Monate gültig

  2. Ich habe die Vorlage „Gutschein“ ausgefüllt mit: • Für: Paula • Von: Simone • Spa-Paket für zwei mit Massage • Gültig bis 13. April 2027 • Code GS-2026-148 Soll ich ihn als PDF in „Gutscheine/2026“ speichern und Simone per E-Mail schicken?

Die Pakete, die bald ablaufen

Du führst Pakete und Resteintritte in einer Excel-Tabelle in OneDrive. Ugo sagt dir, wer noch Anwendungen hat, die bald ablaufen, und bereitet für jeden eine freundliche Erinnerung vor, die du von deiner Nummer verschickst.

Genutzte Skills

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  1. Bei wem läuft bis Ende November ein Paket ab?

  2. In der Datei „Pakete.xlsx“ laufen bis zum 30. November ab: 1. Laura Braun – 2 von 5 Massagen 2. Franziska Koch – 3 von 10 Eintritten 3. David Schulz – 1 von 4 Gesichtsbehandlungen Soll ich jedem eine Erinnerung mit den restlichen Anwendungen und dem Ablaufdatum schreiben?

Die Öffnungszeiten an den Feiertagen, für alle

An den Feiertagen ändern sich die Öffnungszeiten. Du diktierst Ugo die Mitteilung: Er formuliert sie klar und schickt sie nach deinem Okay per E-Mail an die Kundenliste. Mit Firmenwebsites beantwortet er außerdem Fragen deines Teams zu den Öffnungszeiten und Preisen auf deiner Website.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Schreib den Kunden, dass wir an Heiligabend und Silvester um 16 Uhr schließen

  2. Hier ist die Nachricht: „Hallo! An Heiligabend und Silvester schließt das Spa um 16:00 Uhr. An den übrigen Feiertagen gelten die gewohnten Öffnungszeiten. Wir freuen uns auf eine entspannte Auszeit mit dir!“ Soll ich sie per E-Mail an die Kundenliste schicken?

Ein Tag im Wellness-Center mit Ugo

Gäste, Kabinen und Buchungen, mit einem Empfang, der sich nicht ablenken lässt.

  1. 8:30

    Ugo schickt dir die Buchungen des Tages, Kabine für Kabine und Therapeut für Therapeut.

  2. 10:00

    Die Automation auf deinem WhatsApp Business beantwortet Eintrittsanfragen und vergibt die freien Plätze.

  3. 12:30

    Ein Therapeut ist krank: Ugo zeigt dir die Massagen des Nachmittags, die neu verteilt werden müssen, und bereitet die Nachrichten an die Gäste vor, die verschoben werden.

  4. 15:00

    Ein Kunde am Telefon möchte einen Gutschein: Ugo füllt ihn aus der Vorlage aus und schickt ihn nach deinem Okay per E-Mail.

  5. 18:00

    Jemand aus dem Team fragt nach den Preisen des neuen Pakets: Ugo antwortet aus der Preisliste auf der Website.

  6. 20:00

    Am Monatsersten listet dir eine geplante Aufgabe die Pakete auf, die in den nächsten Wochen ablaufen.

Was du mit dem KI-Assistenten für Wellness-Center und Spas verbindest

Die Spa-Software bleibt. Ugo arbeitet mit Kalender, Dateien und Nachrichten.

Dein WhatsApp Business

Mit den Automationen beantwortet Ugo Buchungsanfragen mit Buttons und Listen, von der Nummer, die deine Gäste schon kennen. Antwortest du selbst aus der App, stoppt er für dieses Gespräch.

Ein Kalender für Kabinen und Therapeuten

Google Calendar oder Outlook, mit einem Kalender pro Kabine oder pro Therapeut. Synchronisiert sich deine Buchungssoftware nicht mit einem davon, verbindet sich Ugo nicht mit ihr.

Vorlagen und Tabellen in Drive oder OneDrive

Die Gutscheinvorlage, die Preisliste, die Tabelle mit Paketen und Resteintritten. Ugo liest sie, füllt sie aus und aktualisiert Zeilen nach deiner Bestätigung.

Die Website deines Spas

Mit Firmenwebsites liest Ugo die Seiten deiner Website und antwortet dir und deinem Team zu veröffentlichten Paketen, Öffnungszeiten und Preisen, mit der Seite, von der die Information stammt.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.

Ugo für jede Spezialisierung

Jede Branche hat andere Kunden, Produkte und Abläufe: Wähle deine.

Häufige Fragen von Wellness-Centern und Spas

Welche Software ist die beste für Wellness-Center und Spas?

Für Kasse, Lager und Kundenbindung gibt es die Spa-Software. Ugo deckt den Empfang ab: Er beantwortet Buchungen über dein WhatsApp Business, führt den Kalender von Kabinen und Therapeuten, füllt Gutscheine aus und erinnert dich an Pakete und Fristen, alles über WhatsApp.

Kann Ugo selbstständig buchen, ohne dass ich bestätige?

Ja, wenn du es so festlegst. In jeder Automation wählst du, ob eine Aktion, etwa einen Eintritt in den Kalender einzutragen, sofort passiert oder auf dein „Bestätigen“ wartet. Die Automationen antworten nur denen, die dir geschrieben haben, und wenn du selbst vom Handy antwortest, stoppen sie für dieses Gespräch.

Was antwortet Ugo, wenn eine Schwangere fragt, ob sie in die Sauna darf?

Keine Einschätzung: Ugo gibt keine Gesundheitshinweise und prüft keine Gegenanzeigen. Fragen wie diese nehmen den Zweig „Sonstiges“ der Automation und kommen zu dir oder deinem Team, und ihr empfehlt dem Gast, mit seinem Arzt zu sprechen.

Verbindet er sich mit meiner Buchungssoftware?

Nicht mit spezieller Software für Wellness-Betriebe. Ugo arbeitet mit Google Calendar oder Outlook, mit Drive oder OneDrive und mit deinem WhatsApp Business. Viele Programme exportieren oder synchronisieren Buchungen in einen Kalender, und mit dem arbeitet Ugo.

Passt das auch für das Spa eines Hotels?

Ja: Jede Person an der Rezeption oder im Spa kann ihren eigenen Ugo im selben Team haben, mit dem gemeinsamen Kalender der Kabinen und den gemeinsamen Ordnern für Preislisten und Vorlagen.

Nützliche Anlaufstellen

Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.

Die Gäste für dich, die Buchungen für Ugo

Verbinde Kalender, Ordner und dein WhatsApp Business in wenigen Minuten. Wochenendanfragen bekommen eine Antwort, auch wenn der Empfang voll ist.

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