Nachrichten während der Behandlungen
Du hast die Hände voll, und das Handy vibriert. Antwortest du nicht, bucht die Kundin woanders, antwortest du, unterbrichst du die Kundin in der Kabine. Abends holst du alles nach, ein Chat nach dem anderen.
Der KI-Assistent für Kosmetikstudios, auf WhatsApp
Eine Maniküre zum Verschieben, ein Waxing zum Einplanen, die Kundin, die schreibt, während du die Hände voll hast. Ugo beantwortet Buchungen über dein WhatsApp Business, führt den Kalender und schickt die Erinnerungen, während du in der Kabine arbeitest. Vor jeder Aktion fragt er nach deiner Bestätigung, oder er handelt allein nur dort, wo du es festgelegt hast.
Eine App für Kosmetikerinnen muss funktionieren, wenn du Handschuhe trägst und eine Kundin auf der Liege liegt. Deshalb arbeitet Ugo in WhatsApp: Du schickst ihm eine Sprachnachricht zwischen zwei Behandlungen, und er nutzt den Kalender, das Postfach, die Kontakte und die Ordner, die du verbunden hast. Das passt für die Kosmetikerin, die allein arbeitet, für das Studio mit mehreren Kabinen und für alle, die auch mobil zu Kundinnen fahren.
Fast alle Kundinnen buchen über WhatsApp: „Hast du Samstag einen Termin für Shellac?“, „Kann ich das Waxing auf Donnerstag verschieben?“, „Was kostet eine Gesichtsbehandlung?“. Zu antworten heißt, die laufende Behandlung zu unterbrechen oder alles auf den Abend zu schieben, wenn aus den Anfragen schon zwanzig geworden sind. Und jede Behandlung hat ihre eigene Dauer, die gut in den Kalender passen muss.
Ugo gibt keine Kosmetik- oder Hautberatung, sagt nicht, welche Behandlung passt, und kommentiert keine Ergebnisse: Das beurteilst du, mit der Kundin vor dir. Er kümmert sich um die Organisation: Er bucht mit der richtigen Dauer, verschiebt, erinnert an Termine, schickt die Preisliste und sagt dir, wer schon länger nicht mehr da war. Alles, was er verschickt oder erstellt, geht erst nach deinem „Bestätigen“ raus, oder automatisch nur dort, wo du es gewählt hast.
Was einer Kosmetikerin Zeit raubt
Die Behandlungen beherrschst du. Es ist das Handy, das nicht aufhört.
Unterschiedliche Dauern zum Einplanen
Eine Maniküre, eine Gesichtsbehandlung, ein Ganzkörper-Waxing: Jede Behandlung hat ihre eigene Zeit. Ein falscher Anschluss, und der Tag gerät in Verzug, oder es bleibt eine halbe Stunde, die du nicht nutzen kannst.
Vergessene Termine
Die Kundin, die nicht kommt, ist eine verlorene Stunde, oft zu den gefragtesten Zeiten. Alle am Vortag an ihren Termin zu erinnern, ist noch eine Aufgabe am Ende des Tages.
Kundinnen, die verschwinden
Wer jeden Monat kam, war seit drei Monaten nicht mehr da. Du merkst es zufällig und weißt nicht mehr, wann du sie zuletzt gesehen hast und was sie hatte machen lassen.
Arbeitsbeispiele mit dem KI-Assistenten für Kosmetikstudios
Buchungen und Erinnerungen, während du in der Kabine bleibst.
Die Kundin wählt die Behandlung aus einer Liste
Mit den Automationen schickt Ugo einer Kundin, die deinem WhatsApp Business wegen eines Termins schreibt, die Liste der Behandlungen: Gesichtsbehandlung, Maniküre, Shellac, Pediküre, Waxing, Massage, Sonstiges. Für jeden Eintrag kennt er die Dauer, sucht den ersten freien Platz im Kalender und schlägt ihr eine Uhrzeit vor.
Genutzte Skills
Wer hat heute über die Nummer des Studios gebucht?
Zwei Buchungen über die Automation „Termine“: • Marie Fischer hat „Shellac“ gewählt: Samstag um 10:00 Uhr, 45 Minuten. • Hannah Wagner hat „Gesichtsbehandlung“ gewählt: Donnerstag um 17:30 Uhr, eine Stunde. Beide haben die Bestätigung mit der Adresse des Studios bekommen.
Die Verschiebung, angefragt während du arbeitest
Eine Kundin möchte das Waxing verschieben. Du schickst Ugo eine Sprachnachricht: Er schaut in den Kalender, findet einen Platz mit der richtigen Dauer und bereitet die Antwort vor, die nach deiner Bestätigung von deiner Nummer rausgeht.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:06)
Ich verschiebe „Waxing Beine – Franziska Lang“ von Mittwoch 18:00 Uhr auf Donnerstag 18:30 Uhr, den einzigen freien Platz mit 40 Minuten am Abend, und schreibe ihr von deiner Nummer: „Hallo Franziska, ich habe dich auf Donnerstag um 18:30 Uhr verschoben. Bis Donnerstag!“ Bestätigst du?
Die Erinnerungen für morgen
Am Abend bittest du Ugo, die Kundinnen des nächsten Tages an ihren Termin zu erinnern. Er bereitet für jede eine Nachricht mit Uhrzeit und Behandlung vor und schickt sie nach deinem Okay von deinem WhatsApp Business.
Genutzte Skills
Erinnere an die Termine von morgen
Morgen hast du 7 Termine. Die Nachricht lautet: „Hallo {{Name}}, ich erinnere dich an deinen Termin morgen um {{Uhrzeit}} für {{Behandlung}}. Falls etwas dazwischenkommt, schreib mir einfach hier. Bis morgen!“ Soll ich sie von deiner Nummer an die 7 Kundinnen schicken?
Die Kundinnen, die du länger nicht gesehen hast
Ugo schaut im Kalender nach, wann du jede Kundin zuletzt gesehen hast, und sagt dir, wer seit mehr als zwei Monaten nicht wiedergekommen ist. Du entscheidest, wem du schreibst, und mit welchen Worten.
Genutzte Skills
Wer war seit mehr als zwei Monaten nicht mehr da?
Laut Kalender hatten seit mehr als zwei Monaten keinen Termin: 1. Julia Krüger – zuletzt am 4. August, Gesichtsbehandlung 2. Lea Hartmann – 28. Juli, Shellac 3. Sophie Werner – 21. Juli, Pediküre Soll ich für jede einen Gruß vorbereiten, den du von deiner Nummer schickst?
Ein Tag im Kosmetikstudio mit Ugo
Behandlungen, Kundinnen und Kalender, mit dem Empfang im Handy.
- 8:45
Ugo schickt dir die Termine des Tages, jeweils mit Behandlung und Dauer.
- 10:00
Während du in der Kabine bist, schickt die Automation auf deinem WhatsApp Business allen, die buchen möchten, die Liste der Behandlungen und vergibt die freien Plätze.
- 12:30
Eine Kundin möchte verschieben: Du schickst eine Sprachnachricht, und Ugo findet einen Platz mit der richtigen Dauer.
- 15:00
Eine neue Kundin fragt nach den Preisen: Ugo schickt ihr nach deinem Okay die Preisliste als PDF aus deinem Ordner.
- 19:00
Du bittest um die Erinnerungen für morgen, und Ugo schickt sie von deiner Nummer.
- 19:30
Zum Monatsanfang listet dir eine geplante Aufgabe die Kundinnen auf, die seit mehr als zwei Monaten nicht da waren.
Was du mit dem KI-Assistenten für Kosmetikstudios verbindest
Wenige Tools, die du schon nutzt. Ugo bringt sie in WhatsApp zusammen.
Dein WhatsApp Business
Mit den Automationen beantwortet Ugo Buchungen mit einer Liste von Behandlungen, bis zu 10 Einträge, von der Nummer, die deine Kundinnen schon kennen. Antwortest du selbst aus der App, stoppt er für dieses Gespräch.
Der Terminkalender
Google Calendar oder Outlook, mit einem Kalender pro Kabine oder pro Mitarbeiterin. Ugo legt Termine mit der Dauer jeder Behandlung an und warnt dich bei Überschneidungen.
Preisliste und Unterlagen im Ordner
In Google Drive oder OneDrive: Preisliste, Angebote des Monats, Einwilligungsformulare und Informationsblätter, die du im Studio nutzt. Ugo findet sie und schickt sie nach deiner Bestätigung.
Die Websites deiner Marken
Mit Firmenwebsites liest Ugo die Seiten der Hersteller von Kosmetik und Geräten und fasst dir die veröffentlichten Informationen zu einem Produkt zusammen, mit dem Link zur Seite.
Die Skills zum Aktivieren
Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.
Dein WhatsApp Business
Dein WhatsApp Business entdecken
Google Calendar
Google Calendar entdeckenSprachnachrichten
Sprachnachrichten entdecken
Google Contacts
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Google Drive
Google Drive entdeckenE-Mail (IMAP und SMTP)
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Karten
Karten entdeckenFirmenwebsites (Wissen)
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Häufige Fragen von Kosmetikerinnen
Welche App ist die beste für Buchungen im Kosmetikstudio?
Das hängt davon ab, wie du arbeitest. Online-Buchungsapps verlangen von den Kundinnen, etwas herunterzuladen oder sich zu registrieren; Ugo antwortet dort, wo sie dir schon schreiben, auf deinem WhatsApp Business, mit der Liste der Behandlungen und deinem Google- oder Outlook-Kalender. Für Kasse und Lager bleibt deine Studiosoftware.
Empfiehlt Ugo den Kundinnen Behandlungen?
Nein. Ugo gibt keine Kosmetikberatung, beurteilt keine Haut und sagt nicht, welche Behandlung passt: Das entscheidest du, mit der Kundin vor dir. Stellt eine Kundin eine solche Frage, nimmt die Automation den Zweig „Sonstiges“, und das Gespräch bleibt bei dir.
Werden Buchungen automatisch vergeben, oder fragt er mich vorher?
Das wählst du, Automation für Automation: Du kannst den Termin sofort vergeben lassen oder vorher dein „Bestätigen“ verlangen. Wenn du selbst vom Handy antwortest, stoppt die Automation für dieses Gespräch.
Kann ich Angebote an alle Kundinnen schicken?
Ugo ist kein Werkzeug für Massenkampagnen auf WhatsApp. Er kann eine E-Mail an deine Liste schicken, wenn die Kundinnen eingewilligt haben, und von deiner Nummer an die Kundinnen schreiben, die du angibst, einzeln und im Rahmen der WhatsApp-Regeln.
Funktioniert das auch, wenn ich allein oder mobil arbeite?
Genau dafür ist Ugo gedacht: Wer allein arbeitet, hat keinen Empfang, und Ugo übernimmt diese Rolle. Wenn du mobil arbeitest, berechnet er dir mit Karten auch die Fahrzeiten zwischen den Terminen.
Nützliche Anlaufstellen
Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.
- ZDH – Zentralverband des Deutschen HandwerksDie Spitzenorganisation des Handwerks, zu dem auch das Kosmetikerhandwerk gehört, mit Informationen zu Betriebsführung und Recht.zdh.de
- BfS – Bundesamt für StrahlenschutzInformationen zur NiSV, die Anwendungen mit Laser, IPL und anderen Geräten in der Kosmetik regelt, und zu den nötigen Fachkunden.bfs.de
- IKW – Industrieverband Körperpflege- und WaschmittelDer Verband der Kosmetikhersteller, mit Informationen zu Inhaltsstoffen und zur Sicherheit kosmetischer Mittel.ikw.org
- BfDI – Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die InformationsfreiheitInformationen zur DSGVO, zum Umgang mit Kundendaten und zu Einwilligungen für Werbenachrichten.bfdi.bund.de
Die Behandlungen für dich, der Kalender für Ugo
Verbinde Kalender, Preisliste und dein WhatsApp Business in wenigen Minuten. Kundinnen buchen, während du arbeitest, und Erinnerungen gehen mit einem Tippen raus.
