Vai al contenuto

L’assistente AI per estetiste e centri estetici, su WhatsApp

Una manicure da spostare, un’epilazione da incastrare, la cliente che scrive mentre hai le mani occupate. Ugo risponde alle prenotazioni dal tuo WhatsApp Business, tiene l’agenda e manda i promemoria, mentre tu lavori in cabina. Prima di ogni azione ti chiede conferma, o agisce da solo solo dove l’hai deciso tu.

Prova UgoEsempi di lavoro con l’assistente AI per estetiste

Un’app per estetiste deve funzionare quando hai i guanti e una cliente sul lettino. Per questo Ugo lavora su WhatsApp: gli mandi un vocale tra un trattamento e l’altro, e lui usa l’agenda, la posta, la rubrica e le cartelle che hai collegato. Va bene per l’estetista che lavora da sola, per il centro estetico con più cabine e per chi lavora anche a domicilio.

Le clienti prenotano quasi tutte su WhatsApp: “hai un posto sabato per semipermanente?”, “posso spostare la ceretta a giovedì?”, “quanto costa la pulizia del viso?”. Rispondere vuol dire interrompere il trattamento in corso o rimandare tutto alla sera, quando le richieste sono già diventate venti. E ogni trattamento ha la sua durata, da incastrare bene in agenda.

Ugo non dà consigli estetici o sulla pelle, non dice quale trattamento è adatto e non commenta risultati: queste valutazioni le fai tu, con la cliente davanti. Si occupa dell’organizzazione: prenota con la durata giusta, sposta, ricorda gli appuntamenti, manda il listino e ti dice chi non viene da un po’. Ogni cosa che invia o crea parte dopo il tuo “Conferma”, o in automatico solo dove l’hai scelto tu.

Cosa toglie tempo a un’estetista

I trattamenti li sai fare. È il telefono che non smette di suonare.

Messaggi durante i trattamenti

Hai le mani occupate e il telefono vibra. Se non rispondi la cliente prenota altrove, se rispondi interrompi chi è in cabina. La sera recuperi tutto, una chat alla volta.

Durate diverse da incastrare

Una manicure, una pulizia del viso, un’epilazione completa: ogni trattamento ha i suoi tempi. Un incastro sbagliato e la giornata va in ritardo, o resta un buco di mezz’ora inutilizzabile.

Appuntamenti dimenticati

La cliente che non si presenta è un’ora persa, spesso nelle fasce più richieste. Ricordare a tutte l’appuntamento del giorno dopo è un altro lavoro, da fare a fine giornata.

Clienti che spariscono

Chi veniva ogni mese non si vede da tre. Te ne accorgi per caso, e intanto non sai più quando l’hai vista l’ultima volta né cosa aveva fatto.

Esempi di lavoro con l’assistente AI per estetiste

Prenotazioni e promemoria, mentre tu resti in cabina.

La cliente sceglie il trattamento da una lista

Con le Automazioni, quando una cliente scrive al tuo WhatsApp Business per prenotare, Ugo le manda la lista dei trattamenti: pulizia viso, manicure, semipermanente, pedicure, ceretta, massaggio, altro. Per ogni voce sa quanto dura, cerca il primo posto libero in agenda e le propone un orario.

Skill usate

Ugoonline

  1. Chi ha prenotato oggi dal numero del centro?

  2. Due prenotazioni dall’automazione “Appuntamenti”: • Martina Gatti ha scelto “Semipermanente”: fissata sabato alle 10:00, 45 minuti. • Ilaria Serra ha scelto “Pulizia viso”: fissata giovedì alle 17:30, un’ora. Tutte e due hanno ricevuto la conferma con l’indirizzo del centro.

Lo spostamento chiesto mentre lavori

Una cliente chiede di spostare la ceretta. Mandi un vocale a Ugo: guarda l’agenda, trova un posto con la durata giusta e prepara la risposta, che parte dal tuo numero dopo la tua conferma.

Skill usate

Ugoonline

  1. 🎤 Vocale (0:06)

  2. Sposto “Ceretta gambe – Francesca Longo” da mercoledì alle 18:00 a giovedì alle 18:30, l’unico posto libero di 40 minuti in serata, e le scrivo dal tuo numero: “Ciao Francesca, ti ho spostata a giovedì alle 18:30. A giovedì!” Confermi?

I promemoria per domani

La sera chiedi a Ugo di ricordare l’appuntamento alle clienti del giorno dopo. Prepara un messaggio con orario e trattamento per ciascuna e lo manda dal tuo WhatsApp Business dopo il tuo ok.

Skill usate

Ugoonline

  1. Ricorda gli appuntamenti di domani

  2. Domani hai 7 appuntamenti. Il messaggio sarà: “Ciao {{nome}}, ti ricordo l’appuntamento di domani alle {{ora}} per {{trattamento}}. Se hai un imprevisto, scrivimi qui. A domani!” Lo mando alle 7 clienti dal tuo numero?

Le clienti che non vedi da un po’

Ugo guarda in agenda quando hai visto ogni cliente l’ultima volta e ti dice chi non torna da più di due mesi. Decidi tu a chi scrivere, e con quali parole.

Skill usate

Ugoonline

  1. Chi non viene da più di due mesi?

  2. Dall’agenda, non hanno appuntamenti da più di due mesi: 1. Roberta Fontana – ultima volta il 4 agosto, pulizia viso 2. Alessia Barbieri – 28 luglio, semipermanente 3. Giulia Testa – 21 luglio, pedicure Vuoi che prepari un saluto per ciascuna, da mandare dal tuo numero?

Una giornata in istituto con Ugo

Trattamenti, clienti e agenda, con la segreteria nel telefono.

  1. 8:45

    Ugo ti manda gli appuntamenti del giorno, con trattamento e durata di ciascuno.

  2. 10:00

    Mentre sei in cabina, l’automazione sul tuo WhatsApp Business manda la lista dei trattamenti a chi vuole prenotare e fissa i posti liberi.

  3. 12:30

    Una cliente chiede di spostare: mandi un vocale e Ugo trova un posto con la durata giusta.

  4. 15:00

    Una nuova cliente chiede i prezzi: Ugo le manda il listino in PDF dalla tua cartella, dopo il tuo ok.

  5. 19:00

    Chiedi i promemoria per domani e Ugo li manda dal tuo numero.

  6. 19:30

    A inizio mese, un’attività programmata ti elenca le clienti che non vengono da più di due mesi.

Cosa collegare all’assistente AI per estetiste

Pochi strumenti, quelli che usi già. Ugo li mette insieme su WhatsApp.

Il tuo WhatsApp Business

Con le Automazioni Ugo risponde alle prenotazioni con una lista di trattamenti, fino a 10 voci, dal numero che le clienti conoscono già. Se rispondi tu dall’app, per quella conversazione si ferma.

L’agenda degli appuntamenti

Google Calendar o Outlook, con un calendario per cabina o per collaboratrice. Ugo crea gli appuntamenti con la durata di ogni trattamento e ti avvisa delle sovrapposizioni.

Listino e documenti in cartella

Su Google Drive o OneDrive: listino, promozioni del mese, moduli di consenso e schede informative che usi in istituto. Ugo li ritrova e li manda dopo la tua conferma.

I siti dei marchi che usi

Con Siti aziendali Ugo legge le pagine dei produttori di cosmetici e apparecchiature e ti riassume le informazioni pubblicate su un prodotto, con il link alla pagina.

Le skill da attivare

Le funzionalità di Ugo più utili per questo lavoro, dalla prima da accendere. Le attivi dal portale in pochi minuti.

Domande frequenti delle estetiste

Qual è la migliore app per prenotazioni di un centro estetico?

Dipende da come lavori. Le app di prenotazione online chiedono alle clienti di scaricare qualcosa o di registrarsi; Ugo invece risponde dove ti scrivono già, sul tuo WhatsApp Business, con la lista dei trattamenti e la tua agenda Google o Outlook. Per cassa e magazzino resta il tuo gestionale.

Ugo consiglia i trattamenti alle clienti?

No. Ugo non dà consigli estetici, non valuta la pelle e non dice quale trattamento è adatto: lo decidi tu, con la cliente davanti. Se una cliente fa una domanda di questo tipo, l’automazione prende il ramo “Altro” e la conversazione resta a te.

Le prenotazioni partono da sole o mi chiede il permesso?

Lo scegli tu, automazione per automazione: puoi far fissare l’appuntamento subito o chiedere il tuo “Conferma” prima. Quando rispondi tu dal telefono, l’automazione si ferma per quella conversazione.

Posso mandare promozioni a tutte le clienti?

Ugo non è uno strumento per campagne di massa su WhatsApp. Può mandare una mail alla tua lista, se le clienti hanno dato il consenso, e scrivere dal tuo numero alle clienti che indichi, una per una, nel rispetto delle regole di WhatsApp.

Funziona anche se lavoro da sola o a domicilio?

È pensato proprio per questo: chi lavora da sola non ha una receptionist, e Ugo ne fa le veci. Se lavori a domicilio, con le Mappe ti calcola anche i tempi di strada tra un appuntamento e l’altro.

Riferimenti utili

Associazioni, enti e fonti ufficiali del settore: siti esterni, che non dipendono da Ugo.

I trattamenti a te, l’agenda a Ugo

Collega agenda, listino e il tuo WhatsApp Business in pochi minuti. Le clienti prenotano mentre lavori, i promemoria partono con un tocco.

Prova UgoParla con noi

Integrato con