Tecnici sul campo
Il giro della giornata con il traffico, la Street View dell’ingresso, il manuale della macchina e lo storico dell’impianto, dal telefono e davanti al guasto. A fine intervento il rapportino si detta a voce.
Come posso usare WhatsApp per il mio lavoro nell’assistenza tecnica sul campo?
Nell’assistenza tecnica WhatsApp è già il canale di tutti: clienti con la caldaia in blocco, tecnici in furgone, dispatcher e magazzino. Con Ugo diventa uno strumento di lavoro: il tecnico chiede il manuale o il giro della giornata, detta il rapportino a voce, aggiorna il ticket; il numero aziendale raccoglie le richieste dei clienti e avvisa chi pianifica. Prima di ogni azione ti chiede conferma.
In un’azienda di assistenza la giornata cambia ogni ora. Il cliente scrive che la caldaia è in blocco, l’amministratore di condominio segnala l’ascensore fermo al piano, il bar chiama perché la macchina del caffè perde acqua, il tecnico manda la foto della targhetta e chiede che ricambio serve. Il dispatcher sposta gli interventi a voce, il back office rincorre i rapportini, e il manuale giusto è sempre in ufficio.
Ugo è un contatto su WhatsApp collegato agli strumenti che l’azienda usa già: Google Workspace o Microsoft 365, la posta, il calendario, le cartelle su Drive o OneDrive con manuali e schemi, Zendesk per i ticket, monday.com per le commesse, le mappe con il traffico in tempo reale. Ognuno lo usa dal proprio telefono, con i propri account: il tecnico in furgone, il dispatcher in ufficio, il responsabile service dalla riunione. Con le Automazioni sul WhatsApp Business dell’azienda, Ugo risponde ai clienti, fa le domande giuste e avvisa la persona di turno.
Ugo non sostituisce il software di field service management, non firma i rapporti di intervento e non dà istruzioni di sicurezza ai clienti al posto del tecnico. Trova, riassume, prepara e ricorda. Ogni mail, messaggio, ticket o appuntamento parte solo dopo il tuo “Conferma”.
Chi lo usa in azienda
Chi usa WhatsApp con Ugo in un’azienda di assistenza tecnica
Dal furgone all’ufficio, ognuno ha le sue domande. Ugo risponde con i suoi strumenti.
Dispatcher e pianificazione interventi
Le chiamate urgenti arrivano già con indirizzo, modello e descrizione del guasto. Ugo trova i buchi in agenda, calcola chi arriva prima e avvisa il cliente dell’orario dopo il tuo ok.
Back office e contratti di manutenzione
Le scadenze delle manutenzioni programmate lette dal foglio dei contratti, le mail dei clienti riassunte, i rapportini ritrovati nelle cartelle quando il cliente contesta un intervento.
Magazzino ricambi
Le richieste dei tecnici arrivano scritte, con codice e matricola, invece che a voce al telefono. Ugo cerca il codice nell’esploso del manuale e prepara la mail d’ordine al costruttore.
Responsabile service
Ogni mattina, all’ora che scegli, i ticket aperti, gli interventi in ritardo e le richieste urgenti della notte. I numeri del foglio interventi letti in chat, senza aprire il computer.
Commerciale contratti
Lo storico degli interventi prima di proporre il rinnovo, l’offerta di manutenzione compilata dal modello, le opportunità e le attività aggiornate nel CRM dopo la visita.
Esempi di uso di WhatsApp nell’assistenza tecnica sul campo
Conversazioni vere, scritte di fretta come si scrive su WhatsApp.
Il giro degli interventi, con il traffico di stamattina
Il tecnico chiede gli appuntamenti del giorno. Ugo li legge dal calendario, propone l’ordine più rapido con il traffico in tempo reale e manda la Street View del primo indirizzo.
Skill usate
Che giro ho oggi? Parto da Moncalieri
Oggi hai 4 interventi. L’ordine più rapido con il traffico di adesso: • 8:30 Condominio Le Querce, via Sestriere 14, Nichelino: manutenzione caldaia centralizzata (12 min) • 10:30 Bar Sport, corso Francia 220, Torino: climatizzatore che gocciola (28 min) • 13:30 Studio dentistico Ferrero, Rivoli: controllo split (15 min) • 15:30 Famiglia Bosio, Collegno: caldaia in blocco E10 (14 min) Ti mando la Street View dell’ingresso di via Sestriere?
Il rapportino dettato in furgone
Finito l’intervento, il tecnico descrive a voce cosa ha fatto. Ugo prepara il rapportino dal modello aziendale, aggiunge la nota interna al ticket e lo segna come risolto.
Skill usate
🎤 Vocale (0:48)
Ecco cosa farò: • Creo “Rapportino 2026-418 Bosio.docx” dal modello “Rapporto di intervento”: caldaia Vaillant ecoTEC, errore F.28, sostituito elettrodo di accensione, prova di combustione ok, 1 h 15 min • Nota interna sul ticket #3271 con lo stesso riepilogo • Ticket #3271 in stato Risolto Confermi?
Il manuale della macchina, davanti al guasto
Davanti a una macchina che non vede da mesi, il tecnico chiede cosa significa un codice di allarme. Ugo cerca nel manuale di servizio nella cartella tecnica e risponde con pagina e procedura.
Skill usate
Sulla Kalea del Bar Sport mi dà allarme caldaia, cosa controllo?
Nel “Manuale servizio Kalea rev3.pdf” (cartella “Tecnica/Vending”), pagina 47: l’allarme caldaia scatta quando l’acqua non arriva in temperatura entro il tempo previsto. Verifiche indicate: • resistenza e termostato di sicurezza • sonda di temperatura, con i valori della tabella a pagina 48 • connessioni sulla scheda di potenza Vuoi il codice della resistenza dall’esploso a pagina 82?
L’intervento urgente, spostato e comunicato
Arriva un fermo ascensore. Il dispatcher chiede chi è più vicino, sposta l’appuntamento e avvisa il cliente dal numero aziendale, tutto dopo la sua conferma.
Skill usate
Ascensore fermo in via Nizza 88, chi ci arriva prima tra Marco e Luca?
Marco è in corso Dante: con il traffico attuale arriva in 11 minuti. Luca è a Grugliasco, 27 minuti. Marco alle 11 ha la manutenzione programmata in via Madama Cristina, che si può spostare alle 14:30.
Manda Marco, sposta la manutenzione e avvisa l’amministratore
Ecco cosa farò: • Nuovo appuntamento per Marco alle 10:20: “Fermo impianto, via Nizza 88” • Manutenzione via Madama Cristina spostata alle 14:30 • Messaggio a Paolo Gerbaudo, amministratore: “Buongiorno, il nostro tecnico Marco arriva in via Nizza 88 entro le 10:30.” Confermi?
Automazioni sul tuo numero
Il cliente scrive “la caldaia è in blocco”, Ugo raccoglie i dati
I clienti scrivono al WhatsApp Business dell’azienda. Un’automazione chiede il tipo di richiesta, poi indirizzo, marca e codice di errore, e manda una notifica al dispatcher con tutto quello che serve per pianificare. Ugo non dà istruzioni tecniche o di sicurezza: per quelle c’è il tecnico.
Le bolle blu sono il cliente, quelle bianche le risposte che partono dal numero WhatsApp Business dell’azienda.
Scopri le automazioni WhatsAppBuongiorno, la caldaia è in blocco e non abbiamo acqua calda
Buongiorno, sono l’assistente di Termoservice Piemonte. Di cosa ha bisogno?
Guasto
Mi scrive indirizzo, marca della caldaia e il codice che vede sul display? Se può, mandi anche una foto della targhetta.
Via Torino 31, Collegno. È una Vaillant, sul display c’è F28
Grazie, ho girato la richiesta al nostro ufficio interventi, che la ricontatta entro un’ora per fissare l’appuntamento.
Idee per usare le skill di Ugo nell’assistenza tecnica
Ogni skill è uno strumento collegato. Ecco come rende di più in questo settore.
Il tuo WhatsApp BusinessLe chiamate di guasto, già complete
Le Automazioni chiedono indirizzo, modello e codice di errore con bottoni e domande, e mandano una notifica al dispatcher. Con “Chiedimi conferma prima”, ogni risposta al cliente passa da te.
Scopri Il tuo WhatsApp Business
ZendeskI ticket aggiornati dal furgone
Il tecnico chiede i ticket aperti del cliente, aggiunge note interne, risponde e cambia lo stato senza aprire il portatile. Il back office vede tutto in tempo reale.
Scopri Zendesk
MappeIl giro migliore, con il traffico vero
L’ordine più rapido degli interventi, i tempi con il traffico di quel momento, la Street View dell’ingresso o del cancello carraio, e il ricambista più vicino quando serve un pezzo.
Scopri Mappe
Google DriveManuali, schemi ed esplosi in tasca
Ugo cerca nei manuali di servizio, negli schemi elettrici e nelle dichiarazioni di conformità della cartella tecnica, e compila i modelli aziendali come il rapporto di intervento.
Scopri Google DriveMessaggi vocali
Il rapportino detto a voce
Con le mani sporche o in auto, il tecnico detta cosa ha fatto, i pezzi cambiati e le ore. Ugo trascrive e prepara il documento o la nota sul ticket.
Scopri Messaggi vocali
monday.comCommesse e manutenzioni programmate
Le installazioni e i giri di manutenzione su una board: Ugo crea elementi, cambia stato e date e scrive aggiornamenti, per esempio “impianto collaudato, manca la dichiarazione”.
Scopri monday.comCosa Ugo non fa
Ugo organizza messaggi, agenda, mail e documenti. Per il resto ci sono i tuoi sistemi e le tue persone.
- Non sostituisce il software di field service management e non firma i rapporti di intervento: prepara il documento, la firma resta del tecnico e del cliente.
- Non dà istruzioni di sicurezza o di riparazione ai clienti al posto del tecnico: raccoglie la richiesta e avvisa chi interviene.
- Non gestisce il magazzino ricambi e non conosce le giacenze: legge i fogli e i documenti collegati e prepara le mail d’ordine.
- Non fa campagne di massa su WhatsApp: le automazioni rispondono a chi scrive, nella finestra di 24 ore prevista da WhatsApp.
Le skill da attivare
Le funzionalità di Ugo più utili in questo settore, dalla prima da accendere. Ogni persona le attiva dal portale in pochi minuti.
Ugo per chi lavora nel settore
Le pagine dedicate ai mestieri di questo settore, con esempi più specifici.
Elettricisti
Per elettricisti e installatori: interventi e sopralluoghi in agenda, preventivi e dichiarazioni di conformità in ordine, clienti avvisati dal tuo WhatsApp Business, anche a voce dal furgone.
Scopri Ugo per elettricistiIdraulici
Per idraulici e termoidraulici: urgenze e manutenzioni caldaie in agenda, preventivi dal tuo modello, clienti avvisati dal tuo WhatsApp Business, con un vocale dal furgone.
Scopri Ugo per idrauliciTermotecnici
Per termotecnici e progettisti di impianti termici: sopralluoghi, APE e relazioni da archiviare, rapporti con installatori, amministratori e committenti, tutto da WhatsApp.
Scopri Ugo per termotecniciProgettisti elettrotecnici
Per progettisti di impianti elettrici e fotovoltaici: sopralluoghi, schemi e revisioni, dichiarazioni di conformità da archiviare, elettricisti e committenti seguiti da WhatsApp.
Scopri Ugo per progettisti elettrotecnici
Domande su WhatsApp e Ugo nell’assistenza tecnica sul campo
Come si usa WhatsApp per lavoro in un’azienda di assistenza tecnica?
Per ricevere le segnalazioni dei clienti, coordinare i tecnici, chiedere ricambi e mandare foto di impianti e targhette. Con Ugo i tecnici chiedono anche giro, manuali e storico in chat, dettano i rapportini, e il numero WhatsApp Business dell’azienda raccoglie le richieste di intervento e avvisa il dispatcher.
Ugo può pianificare gli interventi dei tecnici?
Aiuta chi pianifica: legge i calendari, trova i momenti liberi, calcola i tempi di viaggio con il traffico e crea gli appuntamenti dopo la tua conferma. La scelta del tecnico e delle priorità resta al dispatcher.
Ugo si collega al nostro software di field service?
Si collega a Zendesk per i ticket, a monday.com, a Odoo, HubSpot, Zoho CRM e Agile CRM, a Google Workspace e Microsoft 365, e a qualsiasi app con un server MCP. Con gli altri software lavora attraverso mail e documenti: per esempio prepara il rapportino o la mail per chi lo registra nel sistema.
I tecnici possono usare Ugo senza scrivere?
Sì, con i vocali fino a 90 secondi: Ugo li trascrive sui suoi server in Europa, tiene solo il testo e li tratta come messaggi scritti. Il tecnico detta il rapportino o chiede il manuale mentre guida, e legge la risposta quando si ferma.
Quanto costa usare Ugo per tutta l’azienda?
Ugo costa 50 € al mese per persona, oppure 550 € all’anno, IVA esclusa, con tutte le skill incluse. Si attiva solo per chi lo usa: per esempio i tecnici e il dispatcher, non per forza tutto l’ufficio. I dati restano su server a Francoforte.
Riferimenti utili
Associazioni, enti e fonti ufficiali del settore: siti esterni, che non dipendono da Ugo.
- AssistalL’associazione nazionale dei costruttori di impianti e dei servizi di efficienza energetica e di facility management.assistal.it
- ANIE FederazioneLa federazione delle imprese elettrotecniche ed elettroniche, compresi ascensori, sicurezza e automazione.anie.it
- ANIMA ConfindustriaLa federazione della meccanica varia: climatizzazione, caldaie, macchine industriali e impianti antincendio.anima.it
- UNI – Ente italiano di normazioneLe norme tecniche su installazione, manutenzione e controllo di impianti termici, antincendio e ascensori.uni.com
I tecnici sul campo, le risposte su WhatsApp
Collega calendari, ticket, cartelle tecniche e il WhatsApp Business dell’azienda in pochi minuti. Tecnici, dispatcher e clienti trovano le risposte in chat.
