Commerciale e agenti
Storico del cliente, offerte inviate, campionature e note di visita, da WhatsApp tra un appuntamento e l’altro. La richiesta di una nuova scatola dettata in auto diventa una mail per l’ufficio tecnico e un’attività nel CRM.
Come posso usare WhatsApp per il mio lavoro in una cartiera o in una cartotecnica?
In cartiera e in cartotecnica WhatsApp lo usano già clienti, agenti, fornitori di cellulosa e macero, trasportatori e capiturno. Con Ugo diventa uno strumento di lavoro: gli scrivi o gli mandi un vocale, e lui ritrova schede tecniche e certificati, prepara le mail ai clienti, aggiorna il CRM, tiene l’agenda di audit e carichi e segnala i guasti alla manutenzione. Prima di ogni azione ti chiede conferma.
In una cartiera o in uno scatolificio le domande arrivano da tutte le parti e quasi sempre su WhatsApp. Il converter chiede la scheda del cartoncino da 300 g, il cliente del food vuole il certificato per il contatto alimentare, l’agente manda le misure della nuova scatola, il fornitore di macero avvisa che il carico slitta, il capoturno fotografa una rottura del foglio in continua. Le risposte stanno altrove: nelle cartelle dell’ufficio tecnico, nell’ERP, nelle mail, nei fogli della qualità.
Ugo è un contatto su WhatsApp collegato agli strumenti che l’azienda usa già: Google Workspace o Microsoft 365, la posta, la rubrica, le cartelle su Drive o OneDrive, il CRM come Odoo o HubSpot, monday.com per manutenzioni e progetti. Ognuno lo usa dal proprio telefono, con i propri account: il commerciale per clienti e offerte, l’ufficio tecnico per le specifiche, la manutenzione per gli interventi, gli acquisti per i fornitori. Con le Automazioni sul WhatsApp Business dell’azienda, Ugo risponde anche ai clienti, chiede quello che manca e avvisa la persona giusta.
Ugo non pianifica la produzione e non sostituisce l’ERP, il MES o il sistema di controllo della macchina continua, e non firma certificati al posto della qualità. Trova, riassume, prepara e ricorda. Ogni mail, messaggio o documento parte solo dopo il tuo “Conferma”.
Chi lo usa in azienda
Chi usa WhatsApp con Ugo in cartiera e in cartotecnica
Ogni reparto ha le sue domande. Ugo risponde a ciascuno con i suoi strumenti.
Ufficio tecnico
Grammature, spessori, resistenze, ECT e BCT, fustelle e disegni: Ugo ritrova la scheda o la specifica giusta e la manda al cliente dopo il tuo ok, oppure compila il modello di offerta tecnica.
Produzione e manutenzione
Il capoturno manda un vocale sulla rottura del foglio o sul fermo dell’ondulatore e Ugo apre l’elemento sulla board della manutenzione. Il manutentore ritrova il manuale della taglierina o della piegaincolla dal telefono.
Acquisti cellulosa e macero
Le offerte dei fornitori di cellulosa e macero riassunte, le mail sui carichi ritrovate, i certificati di provenienza cercati nelle cartelle giuste. Per sapere subito cosa ha scritto il fornitore.
Logistica bobine e bancali
Gli appuntamenti di carico in agenda, le richieste dei trasportatori, i percorsi verso i clienti con il traffico del momento e la Street View dell’ingresso merci.
Qualità e certificazioni
Certificati FSC e PEFC, dichiarazioni di conformità per il contatto alimentare, schede di prova di laboratorio: ritrovati in un minuto. Le scadenze di audit e tarature arrivano in chat prima che sia tardi.
Esempi di uso di WhatsApp in cartiera e in cartotecnica
Conversazioni vere, scritte di fretta come si scrive su WhatsApp.
La scheda tecnica e il certificato FSC, mandati al cliente
Il cliente chiede la scheda di un cartoncino e il certificato FSC. Ugo li cerca nelle cartelle dell’ufficio tecnico e della qualità, ti dice versione e scadenza, e li manda dopo la tua conferma.
Skill usate
Lo scatolificio Moretti vuole la scheda del GC2 da 300 g e il certificato FSC
Ho trovato: • “Scheda GC2 300 g rev03.pdf” (Ufficio tecnico/Schede), aggiornata l’8 luglio: spessore 420 µm, rigidità MD 18 mNm • “Certificato FSC CoC.pdf” (Qualità/Certificazioni), valido fino al 14 marzo 2028 Vuoi che li mandi a Paolo Moretti (acquisti@scatolificiomoretti.it)?
La richiesta di una nuova scatola, dettata in auto
Uscito dal cliente, l’agente manda un vocale con misure e quantità. Ugo prepara la mail per l’ufficio tecnico, crea l’opportunità nel CRM e fissa il richiamo per l’offerta.
Skill usate
🎤 Vocale (0:44)
Ecco cosa farò: • Mail a tecnico@cartotecnicaserra.it: “Distilleria Valli: scatola americana 400×300×250 mm, onda BC, stampa flexo 2 colori, 8.000 pezzi, campionatura entro il 30 ottobre” • Opportunità “Distilleria Valli – scatole spedizione” in Odoo • Attività “Mandare l’offerta” tra una settimana Confermi?
Gli arrivi di macero e cellulosa della settimana
Il responsabile acquisti chiede cosa arriva. Ugo legge l’agenda dei carichi e le ultime mail dei fornitori, e segnala ritardi e variazioni di prezzo.
Skill usate
Cosa arriva questa settimana di macero e cellulosa?
In agenda: • Martedì: 3 bilici di macero 1.05 da Ecocarta Sud • Giovedì: 120 t di fibra lunga dal porto di La Spezia Dalle mail: • Ecocarta Sud ha scritto ieri che il terzo bilico slitta a venerdì • Il trader della cellulosa annuncia +30 €/t da novembre Vuoi un riassunto da girare al direttore di stabilimento?
La rottura in continua, segnalata con un vocale
Il capoturno descrive il problema a voce. Ugo crea l’elemento sulla board della manutenzione di monday.com con macchina, sezione e priorità, e lo assegna al tecnico di turno.
Skill usate
🎤 Vocale (0:27)
Creo su monday.com, board “Manutenzione PM2”: • Elemento: “Secchiera, cilindro 14 – rumore cuscinetto lato comando, rotture ripetute del foglio” • Priorità: alta, stato “Da fare” • Assegnato a Luca Gallo Confermi?
Automazioni sul tuo numero
I clienti scrivono al numero dell’azienda, Ugo smista le richieste
Converter, tipografie e clienti finali scrivono al WhatsApp Business della cartotecnica. Un’automazione risponde con tre bottoni: Preventivo, Documenti e certificati, Stato consegna. Per un certificato Ugo lo cerca nella cartella della qualità e lo manda dopo il tuo ok; per un preventivo raccoglie misure e quantità e avvisa l’ufficio commerciale.
Le bolle blu sono il cliente, quelle bianche le risposte che partono dal numero WhatsApp Business dell’azienda.
Scopri le automazioni WhatsAppSalve, vorrei un preventivo per delle scatole
Buongiorno! Sono l’assistente di Cartotecnica Serra. Come possiamo aiutarla?
Preventivo
Certo. Mi indica tipo di scatola, misure interne, quantità e se serve la stampa?
Scatola americana 300×200×150, onda singola, 5.000 pezzi, logo a un colore
Grazie, ho girato la richiesta all’ufficio commerciale. La contatta entro domani Chiara Ferri con l’offerta.
Idee per usare le skill di Ugo in cartiera e in cartotecnica
Ogni skill è uno strumento collegato. Ecco come rende di più in questo settore.
Il tuo WhatsApp BusinessRichieste dei clienti dal numero aziendale
Preventivi, certificati, stato delle consegne: le Automazioni rispondono dal WhatsApp Business che i clienti conoscono già, raccolgono misure e quantità e ti avvisano solo quando serve.
Scopri Il tuo WhatsApp Business
Google DriveSchede, specifiche e certificati, sempre in tasca
Schede tecniche, disegni delle fustelle, certificati FSC e PEFC, dichiarazioni per il contatto alimentare: Ugo cerca per nome o contenuto, legge i PDF e compila i tuoi modelli, come l’offerta tecnica.
Scopri Google Drive
OneDrive, Word ed ExcelReclami e prove di laboratorio in Excel
Ugo legge il registro dei reclami o il foglio delle prove e aggiunge righe dopo la tua conferma, per esempio una non conformità dettata a voce con bobina, cliente e difetto.
Scopri OneDrive, Word ed Excel
OdooClienti e opportunità nel CRM
Il commerciale chiede a Ugo lo storico di un cliente prima della visita, legge preventivi e ordini di vendita e lascia note, opportunità e attività in Odoo dopo l’incontro.
Scopri Odoo
monday.comManutenzioni e progetti su monday.com
Fermi, interventi programmati, cambi di feltri e tele, nuovi impianti: Ugo crea gli elementi, cambia stato e date e scrive gli aggiornamenti, così il reparto vede tutto sulla board.
Scopri monday.com
MappeVisite ai clienti e consegne
L’ordine più rapido per visitare i converter di una zona o raggiungere il magazzino del cliente con un bilico di bobine, con il traffico di quel momento e la Street View dell’ingresso.
Scopri MappeCosa Ugo non fa
Ugo organizza messaggi, agenda, mail e documenti. Per il resto ci sono i tuoi sistemi e le tue persone.
- Non pianifica la produzione, la sequenza delle bobine o i cambi formato, e non sostituisce l’ERP, il MES o il sistema di controllo della macchina continua.
- Non emette né firma certificati FSC, PEFC o di conformità: li ritrova e li manda, nella versione che sceglie la qualità.
- Non inserisce ordini nel gestionale né calcola i prezzi delle offerte: prepara la mail o la nota per chi li gestisce, e in Odoo crea opportunità, note e attività.
- Non fa campagne di massa su WhatsApp: le automazioni rispondono a chi scrive, nella finestra di 24 ore prevista da WhatsApp.
Le skill da attivare
Le funzionalità di Ugo più utili in questo settore, dalla prima da accendere. Ogni persona le attiva dal portale in pochi minuti.
Domande su WhatsApp e Ugo in cartiera e in cartotecnica
Come si usa WhatsApp per lavoro in una cartiera o in uno scatolificio?
Per rispondere ai clienti, ricevere richieste dagli agenti, seguire fornitori di cellulosa e macero, coordinare i carichi e segnalare fermi in produzione. Con Ugo ognuno può anche chiedere schede, certificati, appuntamenti e dati dei clienti in chat, e il WhatsApp Business dell’azienda risponde da solo alle richieste più frequenti.
Ugo può mandare schede tecniche e certificati FSC ai clienti?
Sì. Li cerca nella cartella che indichi su Google Drive o OneDrive e li manda per mail o dal WhatsApp Business dell’azienda, dopo la tua conferma. Ugo manda il file che trova: tenere aggiornate versioni e scadenze resta compito della qualità.
Ugo si collega al nostro ERP o al MES?
Si collega a Odoo (dalla versione 14 alla 19) come CRM, a HubSpot, Zoho CRM e Agile CRM, a monday.com e Zendesk, e a qualsiasi app con un server MCP. Con gli altri sistemi lavora attraverso mail e documenti: per esempio prepara la richiesta per chi la inserisce nell’ERP.
Posso usare Ugo in reparto, dove c’è rumore e non si scrive al telefono?
Sì, con i vocali fino a 90 secondi: Ugo li trascrive sui suoi server in Europa, tiene solo il testo e li tratta come messaggi scritti. Il capoturno descrive il guasto a voce e Ugo prepara la segnalazione per la manutenzione.
Quanto costa usare Ugo in cartiera?
Ugo costa 50 € al mese per persona, oppure 550 € all’anno, IVA esclusa, con tutte le skill incluse. Si attiva solo per chi lo usa: per esempio i commerciali, l’ufficio tecnico e la manutenzione, non per forza tutto lo stabilimento.
Riferimenti utili
Associazioni, enti e fonti ufficiali del settore: siti esterni, che non dipendono da Ugo.
- AssocartaL’associazione delle cartiere italiane, con dati di settore su produzione, energia e ambiente.assocarta.it
- AssograficiL’associazione delle industrie grafiche, cartotecniche e trasformatrici di carta e cartone.assografici.it
- ComiecoIl consorzio nazionale per il recupero e il riciclo degli imballaggi a base cellulosica.comieco.org
- FSC ItaliaLo standard di certificazione della gestione forestale e della catena di custodia richiesto da molti clienti.it.fsc.org
Le specifiche in archivio, le risposte su WhatsApp
Collega le cartelle dell’ufficio tecnico, la posta e il WhatsApp Business dell’azienda in pochi minuti. Clienti, agenti e reparti trovano le risposte in chat.
