Privacy policy

Ultimo aggiornamento: 18 ottobre 2026

Questa informativa spiega come Bagubits srls tratta i dati personali di chi visita il sito ciaougo.com, di chi usa il portale app.ciaougo.com e di chi scrive all’assistente Ugo su WhatsApp (insieme, il “Servizio”), ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.lgs. 196/2003 (“Codice privacy”).

1. Titolare del trattamento

Bagubits srls
Via Carlo Chiapello 1, 12100 Cuneo (CN), Italia
P.IVA 03872360049 · Codice SDI K95IV18
Tel. 0171 1640768 · PEC bagubitssrls@pec.it

Bagubits non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), perché non è obbligata a farlo: per qualsiasi domanda puoi scriverci ai recapiti qui sopra.

Quando Bagubits agisce per conto del cliente

Ugo lavora sui dati che il cliente collega: la sua agenda, le sue email, la sua rubrica, i suoi documenti, il suo CRM e, con le automazioni, i messaggi che i suoi clienti scrivono al suo numero WhatsApp Business. Per i dati delle persone terze che si trovano in questi strumenti (i contatti, i clienti, i colleghi del cliente), il titolare è l’azienda cliente e Bagubits li tratta come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), solo per fornire il Servizio e secondo le istruzioni del cliente. Il cliente è tenuto a informare queste persone e ad avere una base giuridica per il trattamento.

2. Quali dati raccogliamo

Dati che ci fornisci

• Dati dell’account: nome, email, password (conservata con hash, quindi non leggibile), lingua e fuso orario, foto o logo che scegli di caricare.
• Dati dell’azienda e di fatturazione: ragione sociale, indirizzo, partita IVA, codice destinatario. I dati della carta li raccoglie direttamente Stripe: noi non li vediamo né li conserviamo.
• Numero WhatsApp: il numero con cui scrivi a Ugo, verificato con un codice.
• Messaggi con Ugo: i testi, i vocali, le immagini e i documenti che mandi a Ugo su WhatsApp, e le sue risposte.
• Dati delle skill che colleghi: quando colleghi un servizio (per esempio Google Calendar, Gmail, Outlook, Google Drive, OneDrive, Odoo, HubSpot, Zoho CRM, monday.com, Zendesk), Ugo legge e, solo dopo la tua conferma, modifica i dati che ti servono in quel momento: appuntamenti, email, contatti, documenti, opportunità. Conserviamo i token di accesso (cifrati) e solo quello che serve al funzionamento, come la rubrica sincronizzata.
• Numero WhatsApp Business e messaggi dei tuoi clienti: se colleghi il tuo numero WhatsApp Business, conserviamo data, ora e testo dei messaggi che ricevi e invii, per farti vedere le conversazioni e far funzionare le automazioni che configuri.
• Rubrica: i contatti che sincronizzi o inserisci. Se lo chiedi, Ugo li arricchisce con informazioni pubblicamente disponibili (sito web, profili pubblici) e ti suggerisce come e quando ricontattarli.
• Se scrivi a Ugo senza avere un account: il tuo numero WhatsApp, il nome che mostri su WhatsApp e i messaggi della prova gratuita, per farti provare Ugo e ricontattarti se sei interessato.
• Amici che inviti: l’indirizzo email degli amici a cui chiedi di mandare un invito, e se e quando aprono il link dell’invito (per riconoscere i giorni gratis a chi li ha invitati). Per evitare abusi conserviamo un’impronta cifrata (hash) dell’indirizzo IP da cui l’invito è stato mandato e di quello da cui è stato aperto, mai l’indirizzo IP in chiaro.
• Comunicazioni: i messaggi che ci mandi con il modulo di contatto, via email o al telefono.

Dati raccolti automaticamente

• Dati tecnici e log: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, pagine richieste, data e ora, errori. Servono alla sicurezza e al funzionamento.
• Cookie tecnici del portale (sessione, protezione dei moduli, “ricordami”) e la tua scelta sul banner dei cookie del sito.
• Statistiche del sito: solo se lo accetti dal banner, Google Analytics raccoglie dati di navigazione su ciaougo.com. I dettagli sono nella Cookie policy.

Dati da terze parti

• Servizi che colleghi (Google, Microsoft e gli altri sopra): il nome e l’email dell’account e i dati a cui ci dai accesso.
• Stripe: l’esito dei pagamenti e le ultime cifre della carta.
• Chi ti ha invitato: se ti iscrivi da un invito, sappiamo quale utente ti ha invitato.

3. Perché usiamo i dati e su quale base giuridica

Finalità	Dati coinvolti	Base giuridica
Creare e gestire l’account, fornire il Servizio, far funzionare skill, proattività e automazioni, assistenza	Account, azienda, numero WhatsApp, messaggi, dati delle skill, dati tecnici	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b)
Fatturazione, pagamenti, adempimenti fiscali e contabili	Account, azienda e fatturazione, esito dei pagamenti	Obbligo di legge (art. 6.1.c) ed esecuzione del contratto
Far provare Ugo a chi scrive su WhatsApp senza account e ricontattarlo	Numero e nome WhatsApp, messaggi della prova	Misure precontrattuali su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b) e legittimo interesse (art. 6.1.f)
Mandare l’invito a un amico e riconoscere giorni e mesi gratis	Email dell’amico, chi l’ha invitato, apertura del link, iscrizione e pagamento	Legittimo interesse (art. 6.1.f) a far conoscere il Servizio su richiesta di un utente; esecuzione del contratto per i mesi gratis
Sicurezza, prevenzione di abusi e frodi, difesa in giudizio	Dati tecnici e log, account	Legittimo interesse (art. 6.1.f) e obbligo di legge
Rispondere a chi ci contatta	Dati inseriti nel modulo o nella email	Misure precontrattuali (art. 6.1.b) o legittimo interesse
Comunicazioni sul Servizio (novità importanti, sicurezza, scadenze)	Account	Esecuzione del contratto
Statistiche di visita del sito	Dati di navigazione	Consenso (art. 6.1.a), revocabile in ogni momento

Non usiamo i tuoi dati per pubblicità personalizzata, non li vendiamo e non prendiamo decisioni automatizzate che producono effetti giuridici o altrettanto significativi su di te (art. 22 GDPR).

4. Intelligenza artificiale

Per capire le richieste e scrivere le risposte, Ugo invia il testo della conversazione e i dati necessari a rispondere al modello Claude di Anthropic, tramite API. In base ai termini commerciali di Anthropic, i dati inviati tramite API non sono usati per addestrare i modelli. Neanche Bagubits usa i tuoi dati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

I messaggi vocali sono trascritti direttamente sui nostri server in Europa, senza servizi esterni.

Prima di fare qualcosa che ha effetti (mandare un’email, creare un appuntamento, modificare il CRM), Ugo ti chiede sempre conferma. Le risposte dell’intelligenza artificiale possono contenere errori: controllale prima di usarle per decisioni importanti.

5. Dati ricevuti dalle API di Google

L’uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google da parte di Ugo rispettano la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use. In particolare, i dati di Google Calendar, Gmail, Google Contacts e Google Drive sono usati solo per fornire le funzioni che hai attivato, non sono usati per pubblicità, non sono venduti e non sono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale generalisti; nessuna persona li legge, salvo tua richiesta esplicita, per motivi di sicurezza o per obblighi di legge.

6. A chi comunichiamo i dati

I dati sono trattati dal personale di Bagubits autorizzato e dai fornitori che ci aiutano a erogare il Servizio, nominati responsabili del trattamento:

Fornitore	Cosa fa	Dove
Amazon Web Services	Server, database e invio delle email	UE (Francoforte)
Anthropic	Modello di intelligenza artificiale Claude	USA
Zernio	Collegamento a WhatsApp Business (fornitore di soluzioni WhatsApp)	Vedi la sua informativa
Meta Platforms (WhatsApp)	Consegna dei messaggi WhatsApp	UE / USA
Stripe	Pagamenti e fatture	UE / USA
Google	Statistiche del sito (con consenso), mappe e anteprime dei siti web	UE / USA

Quando colleghi un servizio di terzi (Google, Microsoft, Odoo, HubSpot, Zoho, monday.com, Zendesk, Notion, Linear…), i dati passano tra Ugo e quel servizio su tua istruzione, e quel servizio li tratta secondo la propria informativa.

Possiamo comunicare i dati anche a consulenti (commercialista, legali), ad autorità pubbliche quando la legge lo richiede e, in caso di operazioni societarie (fusioni, cessioni), al soggetto subentrante, che sarà tenuto a rispettare questa informativa.

7. Trasferimenti fuori dall’Unione europea

Alcuni fornitori hanno sede o server negli Stati Uniti. In questi casi il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea per le società certificate nell’EU-U.S. Data Privacy Framework oppure delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione (art. 46 GDPR). Puoi chiederci una copia delle garanzie usate.

8. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Account, messaggi con Ugo e dati delle skill: finché l’account è attivo. Quando elimini l’account li cancelliamo, salvo quanto dobbiamo conservare per legge.
• Messaggi del numero WhatsApp Business: finché il numero resta collegato; scollegandolo vengono cancellati.
• Token dei servizi collegati: finché la skill resta attiva; scollegandola vengono eliminati.
• Documenti contabili e fiscali: 10 anni, come previsto dall’art. 2220 del Codice civile.
• Email degli amici invitati: finché l’amico si iscrive o finché chi l’ha invitato non elimina l’invito. Non mandiamo mai un secondo invito non richiesto.
• Prove gratuite di chi scrive senza account: fino a 12 mesi dall’ultimo messaggio, se non diventa cliente.
• Richieste di contatto: per il tempo necessario a rispondere e a seguire l’eventuale rapporto commerciale.
• Log tecnici: per un periodo limitato, necessario alla sicurezza e alla risoluzione dei problemi.
• Statistiche del sito: 14 mesi in Google Analytics.

9. Sicurezza

Usiamo misure tecniche e organizzative adeguate: connessioni cifrate (HTTPS), password protette con hash e token cifrati, accessi limitati al personale autorizzato, server in un data center certificato nell’Unione europea, conferma esplicita prima di ogni azione con effetti. Nessun sistema è sicuro al 100%: se ci accorgessimo di una violazione dei dati, agiremo come previsto dagli artt. 33 e 34 GDPR.

10. Minori

Il Servizio è rivolto a professionisti e aziende e non è destinato a persone con meno di 18 anni. Se pensi che un minore ci abbia fornito dati, scrivici e li cancelleremo.

11. I tuoi diritti

In ogni momento puoi chiedere a Bagubits:

• l’accesso ai tuoi dati e una copia (art. 15);
• la rettifica dei dati inesatti (art. 16);
• la cancellazione (art. 17);
• la limitazione del trattamento (art. 18);
• la portabilità in un formato leggibile da una macchina (art. 20);
• di opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (art. 21);
• di revocare il consenso, senza effetti sui trattamenti già fatti (per le statistiche: link “Preferenze cookie” in fondo a ogni pagina del sito).

Molte cose puoi farle da solo nel portale: modificare il profilo, scollegare le skill, eliminare l’account dalle Impostazioni. Per tutto il resto scrivi alla PEC bagubitssrls@pec.it o all’indirizzo postale qui sopra: rispondiamo entro un mese. Potremmo chiederti informazioni per verificare la tua identità.

Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo del Paese in cui vivi o lavori.

12. Inviti agli amici

Prima di inserire l’email di un amico, assicurati che sia d’accordo a riceverla. Mandiamo un solo invito, a nome tuo; l’email spiega perché la riceve e che, se non è interessato, non gli scriveremo più.

13. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambia il Servizio o la legge. La data in alto indica l’ultima versione; se le modifiche sono importanti te lo diremo nel portale o via email.