Commerciali e agenti
Listini, schede prodotto, storico del cliente e note di visita, da WhatsApp tra un appuntamento e l’altro. L’ordine dettato in auto diventa una mail pronta per il back office e un’attività nel CRM.
Come posso usare WhatsApp per il mio lavoro nell’industria alimentare?
Nell’industria alimentare WhatsApp lo usano già tutti: clienti, agenti, fornitori e capiturno. Con Ugo diventa uno strumento di lavoro: gli scrivi o gli mandi un vocale, e lui ritrova schede tecniche e certificati, prepara le mail ai clienti, aggiorna il CRM, tiene l’agenda di audit e consegne e risponde ai clienti dal numero aziendale. Prima di ogni azione ti chiede conferma.
In un’azienda alimentare le domande arrivano da tutte le parti e quasi sempre su WhatsApp. Il buyer della catena chiede la scheda tecnica aggiornata, il ristoratore vuole sapere se il prodotto contiene frutta a guscio, l’agente manda l’ordine dal parcheggio, il trasportatore avvisa che è in ritardo, il capoturno fotografa il nastro fermo. Le risposte, però, sono altrove: nelle cartelle della qualità, nel gestionale, nella posta, nella testa di chi è in ferie.
Ugo è un contatto su WhatsApp collegato agli strumenti che l’azienda usa già: Google Workspace o Microsoft 365, la posta, la rubrica, le cartelle su Drive o OneDrive, il CRM come Odoo o HubSpot, monday.com per i progetti. Ognuno in azienda lo usa dal proprio telefono, con i propri account: il commerciale per i clienti, la qualità per i documenti, la manutenzione per gli interventi. Con le Automazioni sul WhatsApp Business dell’azienda, Ugo risponde anche ai clienti, chiede quello che manca e avvisa la persona giusta.
Ugo non sostituisce il manuale HACCP, il gestionale di produzione o il software di tracciabilità, e non firma niente al posto del responsabile qualità. Trova, riassume, prepara e ricorda. Ogni mail, messaggio o documento parte solo dopo il tuo “Conferma”.
Chi lo usa in azienda
Chi usa WhatsApp con Ugo in un’azienda alimentare
Ogni reparto ha le sue domande. Ugo risponde a ciascuno con i suoi strumenti.
Qualità e sicurezza alimentare
Schede tecniche, dichiarazioni allergeni, certificati IFS o BRCGS, analisi di laboratorio: ritrovati in un minuto e mandati al cliente dopo il tuo ok. Le scadenze delle certificazioni arrivano in chat prima che sia tardi.
Acquisti e materie prime
Le offerte dei fornitori riassunte, le mail sulle consegne ritrovate, i certificati delle materie prime cercati nelle cartelle giuste. Per sapere subito cosa ha scritto il mulino o il caseificio.
Produzione e manutenzione
Il capoturno manda un vocale sul fermo della linea e Ugo apre l’elemento sulla board della manutenzione. Il manutentore ritrova il manuale della confezionatrice dal telefono, davanti alla macchina.
Logistica e spedizioni
Le richieste dei trasportatori e dei clienti sulle consegne, i percorsi verso i punti vendita con il traffico, gli appuntamenti di scarico in agenda.
Titolare e direzione
Ogni mattina, all’ora che scegli, il riassunto di appuntamenti, mail importanti e trattative aperte. Domande veloci sui numeri dei fogli condivisi, senza aprire il computer.
Esempi di uso di WhatsApp nell’industria alimentare
Conversazioni vere, scritte di fretta come si scrive su WhatsApp.
La scheda tecnica con gli allergeni, mandata al cliente
Il buyer chiede la scheda aggiornata di un prodotto. Ugo la cerca nella cartella della qualità, ti dice versione e data, e la manda per mail al cliente dopo la tua conferma.
Skill usate
Mandami la scheda tecnica dei grissini al rosmarino, l’ultima versione
Nella cartella “Qualità/Schede tecniche” c’è “ST-112 Grissini rosmarino rev05.pdf”, aggiornata il 2 settembre. Allergeni: glutine; può contenere sesamo e soia. Vuoi che la mandi a Federica Galli (Supermercati Delta), che te l’ha chiesta stamattina?
L’ordine dell’agente, dettato in auto
Uscito dal cliente, l’agente manda un vocale con l’ordine. Ugo prepara la mail per il back office con articoli e quantità, aggiunge la nota nel CRM e fissa il richiamo per il riassortimento.
Skill usate
🎤 Vocale (0:36)
Ecco cosa farò: • Mail a ordini@pastificioborsa.it: “Ordine Bar Centrale, Asti: 20 cartoni tagliatelle 250 g, 15 cartoni ravioli plin, consegna martedì” • Nota su Bar Centrale in Odoo • Attività “Richiamare per riassortimento” tra due settimane Confermi?
L’audit in arrivo, con i documenti pronti
Ugo ti ricorda la visita dell’ente di certificazione, controlla le scadenze nel foglio delle certificazioni e ti dice cosa manca, così prepari tutto per tempo.
Skill usate
Quando c’è l’audit IFS e cosa scade prima?
L’audit IFS Food è martedì 18 novembre, dalle 9:00, in agenda. Nel file “Scadenzario certificazioni.xlsx”: • Analisi acqua di processo: scadute il 30 settembre • Taratura metal detector linea 2: scade il 10 novembre • Formazione HACCP turno notte: 3 persone da aggiornare Vuoi un promemoria per lunedì mattina?
Il fermo linea, segnalato con un vocale
Il capoturno descrive il guasto a voce. Ugo crea l’elemento sulla board della manutenzione di monday.com con linea, macchina e priorità, e lo assegna al tecnico di turno.
Skill usate
🎤 Vocale (0:22)
Creo su monday.com, board “Manutenzione stabilimento”: • Elemento: “Linea 3 – termosaldatrice vaschette, saldatura irregolare” • Priorità: alta, stato “Da fare” • Assegnato a Davide Rinaldi Confermi?
Automazioni sul tuo numero
I clienti scrivono al numero dell’azienda, Ugo smista le richieste
Bar, ristoranti e negozi scrivono al WhatsApp Business dell’azienda. Un’automazione risponde con tre bottoni: Ordine, Scheda tecnica e allergeni, Altro. Per una scheda tecnica Ugo la cerca nella cartella della qualità e la manda dopo il tuo ok; per un ordine raccoglie i dettagli e avvisa l’ufficio vendite.
Le bolle blu sono il cliente, quelle bianche le risposte che partono dal numero WhatsApp Business dell’azienda.
Scopri le automazioni WhatsAppBuongiorno, avrei bisogno di un’informazione sui vostri grissini
Buongiorno! Sono l’assistente del Panificio Valle. Per cosa ci scrive?
Scheda tecnica
Certo, quale prodotto? Se mi dice anche il formato le mando la scheda giusta.
Grissini al rosmarino, quelli da 250 g
📎 ST-112 Grissini rosmarino rev05.pdf Ecco la scheda aggiornata, con allergeni e valori nutrizionali. Per qualsiasi dubbio sono qui.
Idee per usare le skill di Ugo in un’azienda alimentare
Ogni skill è uno strumento collegato. Ecco come rende di più in questo settore.
Il tuo WhatsApp BusinessRisposte ai clienti dal numero aziendale
Orari di consegna, ordini, richieste di schede tecniche: le Automazioni rispondono dal WhatsApp Business che i clienti conoscono già e ti avvisano solo quando serve.
Scopri Il tuo WhatsApp Business
Google DriveLa cartella della qualità, sempre in tasca
Schede tecniche, dichiarazioni allergeni, certificati e procedure: Ugo cerca per nome o contenuto, legge i PDF e compila i tuoi modelli, come la lettera di non conformità al fornitore.
Scopri Google Drive
OneDrive, Word ed ExcelScadenzari e registri in Excel
Ugo legge lo scadenzario delle certificazioni o il foglio dei reclami e aggiunge righe dopo la tua conferma, per esempio un reclamo dettato a voce con lotto e cliente.
Scopri OneDrive, Word ed Excel
OdooClienti e opportunità nel CRM
Il commerciale chiede a Ugo lo storico di un cliente prima della visita, legge preventivi e ordini di vendita e lascia note e attività in Odoo dopo l’incontro.
Scopri OdooSiti aziendali (conoscenza)
Il catalogo del sito aziendale
Aggiungi il sito con il catalogo: Ugo ci cerca formati, ingredienti e linee di prodotto e risponde ai commerciali e alle automazioni con le informazioni pubblicate.
Scopri Siti aziendali (conoscenza)
MappeIl giro dei clienti e delle consegne
L’ordine più rapido per visitare i punti vendita o raggiungere la piattaforma della catena, con il traffico di quel momento, e la Street View dell’ingresso merci.
Scopri MappeCosa Ugo non fa
Ugo organizza messaggi, agenda, mail e documenti. Per il resto ci sono i tuoi sistemi e le tue persone.
- Non sostituisce il manuale HACCP, il piano di autocontrollo o il software di tracciabilità dei lotti.
- Non approva, firma o modifica schede tecniche ed etichette: le ritrova e le manda, nella versione che sceglie la qualità.
- Non inserisce ordini nel gestionale o nell’ERP: prepara la mail o la nota per chi li inserisce, e in Odoo crea opportunità, note e attività.
- Non fa campagne di massa su WhatsApp: le automazioni rispondono a chi scrive, nella finestra di 24 ore prevista da WhatsApp.
Le skill da attivare
Le funzionalità di Ugo più utili in questo settore, dalla prima da accendere. Ogni persona le attiva dal portale in pochi minuti.
Ugo per chi lavora nel settore
Le pagine dedicate ai mestieri di questo settore, con esempi più specifici.
Agenti di commercio alimentari
Per chi vende food a ho.re.ca., GDO, dettaglio e grossisti: listini delle mandanti, giro visite, ordini e CRM gestiti da WhatsApp, anche a voce.
Scopri Ugo per agenti di commercio alimentariAgenti per pane, pizza e lievitati
Per chi vende farine, lieviti, semilavorati e surgelati da forno a panifici, pizzerie, pasticcerie e bar: schede tecniche, prove in laboratorio e prenotazioni di Natale e Pasqua.
Scopri Ugo per agenti per pane, pizza e lievitatiAgenti di latte e latticini
Per chi rappresenta caseifici e latterie presso banchi formaggi, pizzerie, bar e ristoranti: DOP, stagionature, mozzarella per pizza, scadenze e resi gestiti da WhatsApp.
Scopri Ugo per agenti di latte e latticiniAgenti di prodotti freschi
Per chi vende salumi, carni, ortofrutta e gastronomia a macellerie, salumerie, ristoranti e banchi taglio: ordini a orario, scadenze brevi, catena del freddo e reclami da gestire subito.
Scopri Ugo per agenti di prodotti freschi
Domande su WhatsApp e Ugo nell’industria alimentare
Come si usa WhatsApp per lavoro in un’azienda alimentare?
Per rispondere ai clienti, ricevere ordini dagli agenti, coordinare consegne e fornitori e segnalare problemi in produzione. Con Ugo ognuno può anche chiedere documenti, appuntamenti e dati dei clienti in chat, e il numero WhatsApp Business dell’azienda risponde da solo alle richieste più frequenti, come le schede tecniche.
Ugo può mandare le schede tecniche e le dichiarazioni allergeni ai clienti?
Sì. Le cerca nella cartella che indichi su Google Drive o OneDrive e le manda per mail o dal WhatsApp Business dell’azienda. Se nell’automazione imposti “Chiedimi conferma prima”, nessun documento parte senza il tuo ok. Ugo manda sempre il file che trova: tenere aggiornate le versioni resta compito della qualità.
Ugo si collega al nostro gestionale o ERP?
Si collega a Odoo (dalla versione 14 alla 19) come CRM, a HubSpot, Zoho CRM e Agile CRM, a monday.com e Zendesk, e a qualsiasi app con un server MCP. Con gli altri gestionali lavora attraverso mail e documenti: per esempio prepara la mail d’ordine per chi lo inserisce nel sistema.
Posso usare Ugo in produzione, dove non si scrive al telefono?
Sì, con i vocali fino a 90 secondi: Ugo li trascrive sui suoi server in Europa, tiene solo il testo e li tratta come messaggi scritti. Il capoturno descrive il guasto a voce e Ugo prepara la segnalazione.
Quanto costa usare Ugo per tutta l’azienda?
Ugo costa 50 € al mese per persona, oppure 550 € all’anno, IVA esclusa, con tutte le skill incluse. Si attiva solo per chi lo usa: per esempio i commerciali e la qualità, non per forza tutto lo stabilimento.
Riferimenti utili
Associazioni, enti e fonti ufficiali del settore: siti esterni, che non dipendono da Ugo.
- FederalimentareLa federazione dell’industria alimentare italiana, con dati di settore e rappresentanza delle associazioni di categoria.federalimentare.it
- Ministero della Salute – Sicurezza alimentareNorme, controlli ufficiali, allerte e indicazioni su igiene degli alimenti e HACCP.salute.gov.it
- EFSA – Autorità europea per la sicurezza alimentareI pareri scientifici europei su ingredienti, additivi, allergeni e contaminanti.efsa.europa.eu
- IFS FoodLo standard di certificazione della sicurezza alimentare richiesto da molte catene della distribuzione.ifs-certification.com
La qualità in archivio, le risposte su WhatsApp
Collega le cartelle della qualità, la posta e il WhatsApp Business dell’azienda in pochi minuti. Clienti, agenti e reparti trovano le risposte in chat.
