Comerciales y agentes
Tarifas, fichas de producto, historial del cliente y notas de visita, desde WhatsApp entre una cita y otra. El pedido dictado en el coche se convierte en un email listo para el back office y una actividad en el CRM.
¿Cómo puedo usar WhatsApp para mi trabajo en la industria alimentaria?
En la industria alimentaria WhatsApp ya lo usan todos: clientes, comerciales, proveedores y jefes de turno. Con Ugo se convierte en una herramienta de trabajo: le escribes o le mandas un audio, y él encuentra fichas técnicas y certificados, prepara los emails a los clientes, actualiza el CRM, lleva la agenda de auditorías y entregas y responde a los clientes desde el número de la empresa. Antes de cada acción te pide confirmación.
En una empresa alimentaria las preguntas llegan por todas partes y casi siempre por WhatsApp. El comprador de la cadena pide la ficha técnica actualizada, el restaurante quiere saber si el producto lleva frutos de cáscara, el comercial manda el pedido desde el aparcamiento, el transportista avisa de que llega tarde, el jefe de turno hace una foto de la cinta parada. Las respuestas, en cambio, están en otro sitio: en las carpetas de calidad, en el ERP, en el correo, en la cabeza de quien está de vacaciones.
Ugo es un contacto de WhatsApp conectado a las herramientas que la empresa ya usa: Google Workspace o Microsoft 365, el correo, los contactos, las carpetas en Drive u OneDrive, el CRM como Odoo o HubSpot, monday.com para los proyectos. Cada persona lo usa desde su móvil, con sus propias cuentas: el comercial para los clientes, calidad para los documentos, mantenimiento para las intervenciones. Con las Automatizaciones en el WhatsApp Business de la empresa, Ugo también responde a los clientes, pregunta lo que falta y avisa a la persona adecuada.
Ugo no sustituye el plan APPCC, el software de producción ni el de trazabilidad, y no firma nada en lugar del responsable de calidad. Encuentra, resume, prepara y recuerda. Cada email, mensaje o documento sale solo después de tu «Confirmar».
Quién lo usa en la empresa
Quién usa WhatsApp con Ugo en una empresa alimentaria
Cada departamento tiene sus preguntas. Ugo responde a cada uno con sus herramientas.
Calidad y seguridad alimentaria
Fichas técnicas, declaraciones de alérgenos, certificados IFS o BRCGS, análisis de laboratorio: encontrados en un minuto y enviados al cliente después de tu ok. Los vencimientos de las certificaciones llegan al chat antes de que sea tarde.
Compras y materias primas
Las ofertas de los proveedores resumidas, los emails sobre las entregas encontrados, los certificados de las materias primas buscados en las carpetas correctas. Para saber al momento qué ha escrito la harinera o la quesería.
Producción y mantenimiento
El jefe de turno manda un audio sobre la parada de la línea y Ugo abre el elemento en el tablero de mantenimiento. El técnico encuentra el manual de la envasadora desde el móvil, delante de la máquina.
Logística y expediciones
Las preguntas de transportistas y clientes sobre las entregas, las rutas hacia los puntos de venta con el tráfico, las citas de descarga en la agenda.
Gerencia y dirección
Cada mañana, a la hora que elijas, el resumen de citas, emails importantes y negociaciones abiertas. Preguntas rápidas sobre las cifras de las hojas compartidas, sin abrir el ordenador.
Ejemplos de uso de WhatsApp en la industria alimentaria
Conversaciones reales, escritas deprisa como se escribe en WhatsApp.
La ficha técnica con los alérgenos, enviada al cliente
El comprador pide la ficha actualizada de un producto. Ugo la busca en la carpeta de calidad, te dice versión y fecha, y se la manda por email al cliente después de tu confirmación.
Skills usadas
Pásame la ficha técnica de los picos de romero, la última versión
En la carpeta «Calidad/Fichas técnicas» está «FT-112 Picos romero rev05.pdf», actualizada el 2 de septiembre. Alérgenos: gluten; puede contener sésamo y soja. ¿Quieres que se la mande a Marta Gil (Supermercados Delta), que te la ha pedido esta mañana?
El pedido del comercial, dictado en el coche
Al salir del cliente, el comercial manda un audio con el pedido. Ugo prepara el email para el back office con artículos y cantidades, añade la nota en el CRM y fija la llamada para la reposición.
Skills usadas
🎤 Mensaje de voz (0:36)
Esto es lo que haré: • Email a pedidos@pastaselsoto.es: «Pedido Bar Central, Logroño: 20 cajas de tallarines 250 g, 15 cajas de raviolis de setas, entrega el martes» • Nota en Bar Central en Odoo • Actividad «Llamar para reposición» dentro de dos semanas ¿Confirmas?
La auditoría que se acerca, con los documentos listos
Ugo te recuerda la visita de la entidad de certificación, revisa los vencimientos en la hoja de certificaciones y te dice qué falta, para que lo prepares todo a tiempo.
Skills usadas
¿Cuándo es la auditoría IFS y qué vence antes?
La auditoría IFS Food es el martes 18 de noviembre, desde las 9:00, en la agenda. En el archivo «Vencimientos certificaciones.xlsx»: • Análisis del agua de proceso: vencidos el 30 de septiembre • Calibración del detector de metales línea 2: vence el 10 de noviembre • Formación APPCC turno de noche: 3 personas por actualizar ¿Quieres un recordatorio para el lunes por la mañana?
La parada de línea, avisada con un audio
El jefe de turno describe la avería de viva voz. Ugo crea el elemento en el tablero de mantenimiento de monday.com con línea, máquina y prioridad, y lo asigna al técnico de turno.
Skills usadas
🎤 Mensaje de voz (0:22)
Creo en monday.com, tablero «Mantenimiento planta»: • Elemento: «Línea 3 – termoselladora de bandejas, sellado irregular» • Prioridad: alta, estado «Pendiente» • Asignado a David Ruiz ¿Confirmas?
Automatizaciones en tu número
Los clientes escriben al número de la empresa, Ugo clasifica las peticiones
Bares, restaurantes y tiendas escriben al WhatsApp Business de la empresa. Una automatización responde con tres botones: Pedido, Ficha técnica y alérgenos, Otro. Para una ficha técnica Ugo la busca en la carpeta de calidad y la manda después de tu ok; para un pedido recoge los detalles y avisa al departamento comercial.
Las burbujas azules son el cliente; las blancas, las respuestas que salen del número de WhatsApp Business de la empresa.
Descubre las automatizaciones de WhatsAppBuenos días, necesitaría información sobre vuestros picos
¡Buenos días! Soy el asistente de Panadería del Valle. ¿En qué podemos ayudarle?
Ficha técnica
Claro, ¿qué producto? Si me indica también el formato, le mando la ficha correcta.
Picos de romero, los de 250 g
📎 FT-112 Picos romero rev05.pdf Aquí tiene la ficha actualizada, con alérgenos y valores nutricionales. Para cualquier duda, aquí estoy.
Ideas para usar las skills de Ugo en una empresa alimentaria
Cada skill es una herramienta conectada. Así rinde más en este sector.
Tu WhatsApp BusinessRespuestas a los clientes desde el número de la empresa
Horarios de entrega, pedidos, peticiones de fichas técnicas: las Automatizaciones responden desde el WhatsApp Business que los clientes ya conocen y te avisan solo cuando hace falta.
Descubre Tu WhatsApp Business
Google DriveLa carpeta de calidad, siempre en el bolsillo
Fichas técnicas, declaraciones de alérgenos, certificados y procedimientos: Ugo busca por nombre o contenido, lee los PDF y rellena tus plantillas, como la carta de no conformidad al proveedor.
Descubre Google Drive
OneDrive, Word y ExcelVencimientos y registros en Excel
Ugo lee la hoja de vencimientos de las certificaciones o la de reclamaciones y añade filas después de tu confirmación, por ejemplo una reclamación dictada de viva voz con lote y cliente.
Descubre OneDrive, Word y Excel
OdooClientes y oportunidades en el CRM
El comercial le pide a Ugo el historial de un cliente antes de la visita, lee presupuestos y pedidos de venta y deja notas y actividades en Odoo después de la reunión.
Descubre OdooWebs de empresa (conocimiento)
El catálogo de la web de la empresa
Añade la web con el catálogo: Ugo busca en ella formatos, ingredientes y líneas de producto y responde a los comerciales y a las automatizaciones con la información publicada.
Descubre Webs de empresa (conocimiento)
MapasLa ruta de clientes y entregas
El orden más rápido para visitar los puntos de venta o llegar a la plataforma de la cadena, con el tráfico de ese momento, y el Street View del muelle de descarga.
Descubre MapasLo que Ugo no hace
Ugo organiza mensajes, agenda, correos y documentos. Lo demás queda en tus sistemas y en tu equipo.
- No sustituye el plan APPCC, el sistema de autocontrol ni el software de trazabilidad de los lotes.
- No aprueba, firma ni modifica fichas técnicas y etiquetas: las encuentra y las envía, en la versión que elige calidad.
- No introduce pedidos en el ERP: prepara el email o la nota para quien los introduce, y en Odoo crea oportunidades, notas y actividades.
- No hace campañas masivas por WhatsApp: las automatizaciones responden a quien escribe, dentro de la ventana de 24 horas que establece WhatsApp.
Las skills que conviene activar
Las funciones de Ugo más útiles en este sector, empezando por la primera. Cada persona las activa desde el portal en pocos minutos.
Ugo para quien trabaja en el sector
Las páginas dedicadas a los oficios de este sector, con ejemplos más concretos.
Agentes comerciales de alimentación
Para quien vende alimentación al canal HORECA, la gran distribución, el comercio tradicional y los mayoristas: tarifas de las representadas, rutas, pedidos y CRM desde WhatsApp, también por voz.
Descubre Ugo para agentes comerciales de alimentaciónAgentes de pan, pizza y bollería
Para quien vende harinas, levaduras, mejorantes y masas congeladas a panaderías, pizzerías, pastelerías y cafeterías: fichas técnicas, pruebas en obrador y reservas de Reyes y Semana Santa.
Descubre Ugo para agentes de pan, pizza y bolleríaAgentes de lácteos y quesos
Para quien representa queserías y centrales lecheras ante charcuterías, secciones de quesos, pizzerías, bares y restaurantes: DOP, curaciones, mozzarella para pizza, caducidades y devoluciones desde WhatsApp.
Descubre Ugo para agentes de lácteos y quesosAgentes de productos frescos
Para quien vende embutidos, carne, fruta y verdura y platos preparados a carnicerías, charcuterías, restaurantes y secciones de corte: pedidos con hora de cierre, caducidades cortas, cadena de frío y reclamaciones al momento.
Descubre Ugo para agentes de productos frescos
Preguntas sobre WhatsApp y Ugo en la industria alimentaria
¿Cómo se usa WhatsApp para trabajar en una empresa alimentaria?
Para responder a los clientes, recibir pedidos de los comerciales, coordinar entregas y proveedores y avisar de problemas en producción. Con Ugo cada persona puede además pedir documentos, citas y datos de los clientes en el chat, y el número de WhatsApp Business de la empresa responde solo a las peticiones más frecuentes, como las fichas técnicas.
¿Ugo puede enviar las fichas técnicas y las declaraciones de alérgenos a los clientes?
Sí. Las busca en la carpeta que indiques en Google Drive u OneDrive y las manda por email o desde el WhatsApp Business de la empresa. Si en la automatización activas «Pedirme confirmación antes», ningún documento sale sin tu ok. Ugo siempre envía el archivo que encuentra: mantener las versiones al día sigue siendo tarea de calidad.
¿Ugo se conecta a nuestro ERP?
Se conecta a Odoo (de la versión 14 a la 19) como CRM, a HubSpot, Zoho CRM y Agile CRM, a monday.com y Zendesk, y a cualquier app con un servidor MCP. Con los demás sistemas trabaja a través de emails y documentos: por ejemplo prepara el email del pedido para quien lo introduce en el sistema.
¿Puedo usar Ugo en producción, donde no se escribe con el móvil?
Sí, con audios de hasta 90 segundos: Ugo los transcribe en sus servidores en Europa, guarda solo el texto y los trata como mensajes escritos. El jefe de turno describe la avería de viva voz y Ugo prepara el aviso.
¿Cuánto cuesta usar Ugo en toda la empresa?
Ugo cuesta 50 € al mes o 550 € al año por persona, IVA no incluido, con todas las skills incluidas. Se activa solo para quien lo usa: por ejemplo los comerciales y calidad, no necesariamente toda la planta.
Referencias útiles
Asociaciones, organismos y fuentes oficiales del sector: webs externas, independientes de Ugo.
- FIAB – Federación Española de Industrias de Alimentación y BebidasLa federación que representa a la industria española de alimentación y bebidas, con datos del sector y sus asociaciones.fiab.es
- AESAN – Agencia Española de Seguridad Alimentaria y NutriciónNormativa, controles oficiales, alertas e indicaciones sobre higiene de los alimentos, alérgenos y APPCC.aesan.gob.es
- EFSA – Autoridad Europea de Seguridad AlimentariaLos dictámenes científicos europeos sobre ingredientes, aditivos, alérgenos y contaminantes.efsa.europa.eu
- IFS FoodLa norma de certificación de seguridad alimentaria que exigen muchas cadenas de distribución.ifs-certification.com
La calidad en el archivo, las respuestas en WhatsApp
Conecta las carpetas de calidad, el correo y el WhatsApp Business de la empresa en pocos minutos. Clientes, comerciales y departamentos encuentran las respuestas en el chat.
