En la industria farmacéutica WhatsApp ya lo usan delegados, gerentes de área, key accounts, logística y proveedores. Con Ugo se convierte en una herramienta de trabajo organizativa: le escribes o le mandas un audio, y él planifica las visitas, encuentra los documentos aprobados, resume los emails, controla los plazos y sigue envíos y eventos. No trata datos de pacientes y no da información médica. Antes de cada acción te pide confirmación.
En un laboratorio farmacéutico el trabajo avanza por muchas vías a la vez. El delegado encaja las consultas entre un ciclo de visitas y el siguiente, el key account sigue servicios de farmacia hospitalaria y concursos de los servicios de salud autonómicos, el departamento regulatorio persigue los plazos de variaciones y renovaciones, logística coordina operadores logísticos y envíos a temperatura controlada, medical affairs organiza congresos y actividades de formación. Muchas de estas comunicaciones pasan por WhatsApp, pero la información útil está en el correo, en las carpetas compartidas y en las hojas de cada uno.
Ugo es un contacto de WhatsApp conectado a las herramientas que la empresa ya usa: Microsoft 365 o Google Workspace, el correo, el calendario, las carpetas de OneDrive o Drive, monday.com para proyectos y eventos, y el CRM de la empresa si ofrece un servidor MCP. Cada persona lo usa desde su móvil, con sus propias cuentas y permisos: el delegado para agenda e informes, logística para los envíos, regulatorio para plazos y correspondencia.
El sector está regulado y Ugo se queda en su sitio. No trata datos de pacientes y no recoge notificaciones de reacciones adversas, que van siempre a los canales oficiales de farmacovigilancia de la empresa. No da información médica ni terapéutica, no redacta material promocional y no sustituye a los sistemas GMP validados, a los registros de lote ni a la liberación de lotes por parte de la Persona Cualificada. Organiza, encuentra, resume y recuerda. Cada email, mensaje o actualización sale solo después de tu «Confirmar».
Quién lo usa en la empresa
Funciones distintas, mismas reglas: Ugo ayuda a cada uno en la parte organizativa del trabajo.
Visitas encajadas entre los horarios de las consultas, rutas con el tráfico, materiales aprobados encontrados en la carpeta correcta, informes de visita dictados de viva voz. El gerente de área recibe cada lunes el resumen de su semana.
Servicios de farmacia hospitalaria, gerencias sanitarias y concursos autonómicos: Ugo resume las notificaciones y los emails con sus fechas, crea los recordatorios en la agenda y mantiene al día el plan de cuenta después de cada reunión.
Los requerimientos de la autoridad y los plazos de variaciones y renovaciones, encontrados en el correo y puestos en el calendario. Ugo localiza la correspondencia correcta y te dice qué se ha pedido y para cuándo, sin tocar los expedientes.
Copias de consulta de procedimientos e instrucciones, auditorías a proveedores en la agenda, intervenciones en instalaciones auxiliares registradas en monday.com. Los documentos oficiales siguen en el sistema validado.
Envíos a operadores logísticos y almacenes mayoristas, retrasos de los transportistas, franjas de entrega: Ugo actualiza el tablero de envíos y prepara los emails a los clientes tras tu ok.
Congresos, cursos de formación continuada y reuniones con los ponentes: sedes, plazos organizativos, inscripciones y logística de los eventos seguidos en un tablero, sin entrar en los contenidos científicos.
Situaciones organizativas de cada día. Ninguna información clínica en el chat.
El delegado le pide a Ugo los huecos libres entre las consultas y el tiempo de trayecto con el tráfico. Ugo propone el mejor orden y crea las citas que confirmas.
Skills usadas
¿El miércoles me da tiempo a ver a la Dra. Fuentes en Pinto después del hospital de Getafe?
En el hospital de Getafe estás hasta las 12:30. Hasta Pinto se tardan 17 minutos con el tráfico de ahora, y desde las 13:00 tienes la agenda libre. ¿Creo «Visita Dra. Fuentes – Pinto» el miércoles 22 a las 14:30?
El key account sale de la reunión y manda un audio. Ugo añade las notas organizativas al archivo del plan de cuenta y crea el recordatorio para el siguiente plazo.
Skills usadas
🎤 Mensaje de voz (0:38)
Esto es lo que haré: • Fila en el archivo «Plan de cuenta Área Sanitaria Este.xlsx»: 14/10, reunión con la Dra. Blanco, servicio de farmacia del hospital de Alcalá; piden la documentación para la Comisión de Farmacia y Terapéutica del 12 de noviembre • Recordatorio «Enviar documentación comisión Alcalá» el miércoles 5 de noviembre a las 9:00 ¿Confirmas?
Asuntos regulatorios le pregunta a Ugo qué ha escrito la autoridad sobre una variación. Ugo encuentra el email, resume fechas y peticiones y pone el plazo en el calendario. El contenido de la respuesta sigue siendo cosa del equipo regulatorio.
Skills usadas
¿Qué pide la última comunicación sobre la variación del centro de acondicionamiento?
Email del 9 de octubre, «Requerimiento de información – variación tipo II»: • Pide datos adicionales de validación del proceso de acondicionamiento • Plazo para responder: 8 de diciembre ¿Quieres un recordatorio en la agenda para el 24 de noviembre, con el resumen?
El transportista avisa de que una entrega a temperatura controlada se retrasa. Ugo actualiza fecha y estado del elemento en monday.com y redacta la actualización para los compañeros de atención al cliente.
Skills usadas
El transporte al almacén de Zaragoza se retrasa al jueves, actualiza el tablero
En monday.com, tablero «Envíos T4»: • «Envío 2–8 °C – Almacén Zaragoza»: fecha del martes 21 al jueves 23, estado «Con retraso» • Actualización: «El transportista ha confirmado la entrega el jueves por la mañana, cadena de frío garantizada» ¿Confirmas?
Automatizaciones en tu número
Las farmacias y parafarmacias escriben al WhatsApp Business de atención al cliente. Una automatización responde con tres botones: Pedidos y entregas, Material expositor, Otro. Para un pedido recoge los datos y avisa a atención al cliente. Ante cualquier pregunta sobre un medicamento o sobre un posible efecto adverso, la respuesta que has escrito tú indica el servicio de información médica y los canales oficiales de farmacovigilancia de la empresa.
Las burbujas azules son el cliente; las blancas, las respuestas que salen del número de WhatsApp Business de la empresa.
Descubre las automatizaciones de WhatsAppBuenos días, no nos ha llegado el pedido de la promoción de otoño
¡Buenos días! Soy el asistente de atención al cliente de Laboratorios Moreno. ¿De qué se trata?
Pedidos y entregas
¿Me indica el nombre de la farmacia, la localidad y, si lo tiene, el número de pedido o el mayorista con el que trabajan?
Farmacia San Roque, Logroño. Pedido 58421 a través de nuestro mayorista habitual
Gracias, he pasado la petición a Clara Navarro, de atención al cliente, que le responderá por aquí hoy mismo con el estado de la entrega.
Cada skill es una herramienta conectada. Así es como más rinde en este sector, siempre en la parte organizativa.
Outlook CalendarUgo encuentra los huecos entre los horarios de visita de las consultas, crea las visitas y pone en el calendario comisiones, concursos y plazos regulatorios, con el resumen cada mañana a la hora que elijas.
Descubre Outlook Calendar
OneDrive, Word y ExcelUgo te dice cuál es la última versión en la carpeta de materiales aprobados y añade filas al archivo de informes o al plan de cuenta. No redacta ni modifica contenidos científicos o promocionales.
Descubre OneDrive, Word y Excel
MapasEl orden más rápido para las consultas del ciclo, los tiempos entre un hospital y otro con el tráfico y las farmacias de una zona para el canal OTC, con dirección y teléfono.
Descubre Mapas
Notion, Linear y apps con servidor MCPSi el CRM o el sistema de gestión de la empresa expone un servidor MCP, Ugo lo usa desde WhatsApp con tus permisos. Si no, trabaja con correo, agenda y archivos, sin acceder a los sistemas internos.
Descubre Notion, Linear y apps con servidor MCP
monday.comEnvíos a los operadores logísticos, congresos y cursos de formación continuada como elementos de un tablero: Ugo te dice qué va con retraso, actualiza estado y fechas y redacta las actualizaciones para el equipo.
Descubre monday.com
Tu WhatsApp BusinessPedidos, entregas y material expositor: las Automatizaciones responden desde el número de atención al cliente, recogen los datos y avisan al compañero adecuado. Las preguntas sobre medicamentos van a los canales oficiales.
Descubre Tu WhatsApp BusinessUgo organiza mensajes, agenda, correos y documentos. Lo demás queda en tus sistemas y en tu equipo.
Las funciones de Ugo más útiles en este sector, empezando por la primera. Cada persona las activa desde el portal en pocos minutos.
Las páginas dedicadas a los oficios de este sector, con ejemplos más concretos.
Para visitadores médicos, delegados de OTC y autocuidado y key account managers: ciclos de visita a médicos y farmacias, materiales e informes organizados en WhatsApp, respetando las normas.
Descubre Ugo para visitadores médicos y delegados farmacéuticosPara quien vende productos sanitarios a hospitales, residencias, clínicas y ortopedias: licitaciones, fichas técnicas, certificados y entregas bajo control.
Descubre Ugo para agentes de productos sanitariosPara quien lleva la dermocosmética a farmacias y parafarmacias: visitas a los titulares, formación en mostrador, muestras y promociones de temporada organizadas desde WhatsApp.
Descubre Ugo para agentes de dermocosméticaPara coordinar visitas y reuniones de área, seguir envíos, operadores logísticos y eventos y mantenerse en contacto con compañeros y proveedores. Con Ugo cada uno puede además pedir en el chat citas, documentos aprobados, emails y plazos. Las reglas de la empresa y del sector siguen siendo las de siempre: por WhatsApp pasa información organizativa, no datos de pacientes.
No. Ugo no da información médica ni terapéutica y no recoge notificaciones de farmacovigilancia. En las automatizaciones del WhatsApp Business puedes escribir una respuesta que indique el servicio de información médica y los canales oficiales de la empresa para las notificaciones.
Se conecta a cualquier app que ofrezca un servidor MCP, además de Odoo, HubSpot, Zoho CRM, Agile CRM, monday.com y Zendesk. No se conecta a los sistemas validados de producción y calidad, ni los sustituye: trabaja con el correo, la agenda, las carpetas y los tableros que decidas tú.
Los servidores y la base de datos están en Fráncfort. Ugo trabaja con los permisos de cada usuario, accede solo a la carpeta que elijas en Drive u OneDrive y responde solo a los números de WhatsApp verificados. Los audios, de hasta 90 segundos, se transcriben en los servidores de Ugo en Europa y el audio no se conserva. Sigue siempre también los procedimientos internos de tu empresa.
Ugo cuesta 50 € al mes o 550 € al año por persona, IVA no incluido, con todas las skills. Se activa solo para quien lo usa: por ejemplo la red de delegados y logística, no necesariamente toda la empresa.
Asociaciones, organismos y fuentes oficiales del sector: webs externas, independientes de Ugo.
Conecta agenda, correo, carpetas y tableros en pocos minutos. Delegados, key accounts y logística organizan el trabajo en el chat, y la parte científica se queda donde debe estar.
