Dans l’industrie pharmaceutique, WhatsApp est déjà utilisé par les délégués médicaux, les directeurs régionaux, les responsables grands comptes, la logistique et les fournisseurs. Avec Ugo, il devient un outil de travail pour l’organisation : vous lui écrivez ou vous lui envoyez un vocal, et il planifie les visites, retrouve les documents validés, résume les e-mails, suit les échéances, les expéditions et les événements. Il ne traite pas de données patients et ne donne pas d’information médicale. Avant chaque action, il vous demande confirmation.
Dans un laboratoire pharmaceutique, le travail avance sur plusieurs fronts. Le délégué médical cale les cabinets entre deux cycles de visite, le responsable grands comptes suit les pharmacies hospitalières et les appels d’offres des groupements hospitaliers, les affaires réglementaires courent après les échéances des variations, la logistique coordonne dépositaires et expéditions à température dirigée, les affaires médicales organisent congrès et formations. Une bonne partie de ces échanges passe par WhatsApp, mais les informations utiles sont dans la messagerie, les dossiers partagés et les tableurs de chacun.
Ugo est un contact WhatsApp relié aux outils que l’entreprise utilise déjà : Microsoft 365 ou Google Workspace, la messagerie, l’agenda, les dossiers sur OneDrive ou Drive, monday.com pour les projets et les événements, et le CRM de l’entreprise s’il propose un serveur MCP. Chacun l’utilise depuis son téléphone, avec ses propres comptes et droits : le délégué pour l’agenda et les comptes rendus, la logistique pour les expéditions, le réglementaire pour les échéances et la correspondance.
Le secteur est réglementé et Ugo reste à sa place. Il ne traite pas de données patients et ne recueille pas de déclarations d’effets indésirables, qui passent toujours par les canaux officiels de pharmacovigilance de l’entreprise. Il ne donne pas d’information médicale ou thérapeutique, ne rédige pas de matériel promotionnel et ne remplace pas les systèmes GMP validés, les dossiers de lot ou la libération des lots par la personne qualifiée. Il organise, retrouve, résume et rappelle. Chaque e-mail, message ou mise à jour part seulement après votre « Confirmer ».
Qui l’utilise dans l’entreprise
Des métiers différents, les mêmes règles : Ugo aide chacun sur la partie organisationnelle du travail.
Des visites calées entre les horaires des cabinets, des trajets avec le trafic, les supports validés retrouvés dans le bon dossier, des comptes rendus de visite dictés à voix haute. Le directeur régional reçoit chaque lundi le résumé de sa semaine.
Pharmacies à usage intérieur, établissements de santé et appels d’offres : Ugo résume les e-mails avec les dates, crée les rappels dans l’agenda et tient le plan de compte à jour après chaque rendez-vous.
Les demandes de l’autorité et les échéances des variations et des renouvellements, retrouvées dans la messagerie et mises dans l’agenda. Ugo trouve la bonne correspondance et vous dit ce qui a été demandé et pour quand, sans toucher aux dossiers.
Copies de consultation des procédures et instructions, audits fournisseurs dans l’agenda, interventions sur les utilités suivies sur monday.com. Les documents officiels restent dans le système validé.
Expéditions vers les dépositaires et les grossistes-répartiteurs, retards des transporteurs, créneaux de livraison : Ugo met à jour le tableau des expéditions et prépare les e-mails aux clients après votre accord.
Congrès, formations DPC et réunions avec les intervenants : lieux, échéances d’organisation, inscriptions et logistique des événements suivis sur un tableau, sans entrer dans les contenus scientifiques.
Des situations d’organisation de tous les jours. Aucune information clinique dans la conversation.
Le délégué demande à Ugo les créneaux libres entre les cabinets et le temps de trajet avec le trafic. Ugo propose le meilleur ordre et crée les rendez-vous que vous confirmez.
Skills utilisées
Mercredi, j’ai le temps de voir le Dr Fontaine à Bourgoin-Jallieu après l’hôpital de Vienne ?
Vous êtes à l’hôpital de Vienne jusqu’à 12 h 30. Il faut 35 minutes jusqu’à Bourgoin-Jallieu avec le trafic actuel, et votre agenda est libre à partir de 13 h. Je crée « Visite Dr Fontaine – Bourgoin-Jallieu » mercredi 22 à 14 h 30 ?
Le responsable grands comptes sort de réunion et envoie un vocal. Ugo ajoute les notes d’organisation au fichier du plan de compte et crée le rappel pour la prochaine échéance.
Skills utilisées
🎤 Message vocal (0:38)
Voici ce que je vais faire : • Ligne dans le fichier « Plan de compte CH Métropole Savoie.xlsx » : 14/10, rendez-vous avec le Dr Blanc, pharmacie à usage intérieur de Chambéry ; dossier demandé pour la COMEDIMS du 12 novembre • Rappel « Envoyer le dossier COMEDIMS Chambéry » mercredi 5 novembre à 9 h Vous confirmez ?
Les affaires réglementaires demandent à Ugo ce que l’autorité a écrit sur une variation. Ugo trouve l’e-mail, résume dates et demandes et inscrit l’échéance dans l’agenda. Le contenu de la réponse reste l’affaire de l’équipe réglementaire.
Skills utilisées
Que demande le dernier courrier sur la variation du site de conditionnement ?
E-mail du 9 octobre, « Demande d’informations complémentaires – variation de type II » : • Il demande des données complémentaires de validation du procédé de conditionnement • Date limite de réponse : 8 décembre Je crée un rappel dans l’agenda pour le 24 novembre, avec le résumé ?
Le transporteur prévient qu’une livraison à température dirigée est décalée. Ugo met à jour la date et le statut de l’élément sur monday.com et rédige le point pour les collègues du service client.
Skills utilisées
Le transport pour le dépositaire d’Orléans est décalé à jeudi, mets à jour le tableau
Sur monday.com, tableau « Expéditions T4 » : • « Expédition 2–8 °C – Dépositaire Orléans » : date du mardi 21 au jeudi 23, statut « En retard » • Mise à jour : « Le transporteur a confirmé la livraison jeudi matin, chaîne du froid garantie » Vous confirmez ?
Automatisations sur votre numéro
Pharmacies et parapharmacies écrivent au WhatsApp Business du service client. Une automatisation répond avec trois boutons : Commandes et livraisons, Matériel PLV, Autre. Pour une commande, Ugo recueille les informations et prévient le service client. Pour toute question sur un médicament ou sur un possible effet indésirable, la réponse que vous avez rédigée indique le service d’information médicale et les canaux officiels de pharmacovigilance de l’entreprise.
Les bulles bleues sont le client, les blanches les réponses envoyées depuis le numéro WhatsApp Business de l’entreprise.
Découvrir les automatisations WhatsAppBonjour, nous n’avons pas reçu la commande de l’opération d’automne
Bonjour ! Je suis l’assistant du service client des Laboratoires Moreau. De quoi s’agit-il ?
Commandes et livraisons
Pouvez-vous me donner le nom de la pharmacie, la ville et, si vous l’avez, le numéro de commande ou le grossiste-répartiteur par lequel vous commandez ?
Pharmacie Saint-Roch, Annecy. Commande 58421 via notre grossiste-répartiteur
Merci, j’ai transmis votre demande à Claire Lambert du service client, qui vous répond ici dans la journée avec l’état de la livraison.
Chaque skill est un outil connecté. Voici comment en tirer le meilleur dans ce secteur, toujours côté organisation.
Outlook CalendarUgo trouve les créneaux entre les horaires de réception des cabinets, crée les visites et inscrit dans l’agenda commissions, appels d’offres et échéances réglementaires, avec le récapitulatif chaque matin à l’heure que vous choisissez.
Découvrir Outlook Calendar
OneDrive, Word et ExcelUgo vous dit quelle est la dernière version dans le dossier des supports validés et ajoute des lignes au fichier des comptes rendus ou au plan de compte. Il n’écrit ni ne modifie aucun contenu scientifique ou promotionnel.
Découvrir OneDrive, Word et Excel
CartesL’ordre le plus rapide pour les cabinets du cycle, les temps de trajet d’un hôpital à l’autre avec le trafic et les pharmacies d’un secteur pour le canal OTC, avec adresse et téléphone.
Découvrir Cartes
Notion, Linear et applis avec serveur MCPSi le CRM ou le logiciel de gestion de l’entreprise expose un serveur MCP, Ugo l’utilise depuis WhatsApp avec vos droits. Sinon, il travaille sur la messagerie, l’agenda et les fichiers, sans accéder aux systèmes internes.
Découvrir Notion, Linear et applis avec serveur MCP
monday.comExpéditions vers les dépositaires, congrès et formations DPC comme éléments d’un tableau : Ugo vous dit ce qui est en retard, met à jour statuts et dates et rédige les points pour l’équipe.
Découvrir monday.com
Votre WhatsApp BusinessCommandes, livraisons et matériel PLV : les Automatisations répondent depuis le numéro du service client, recueillent les informations et préviennent le bon collègue. Les questions sur les médicaments vont aux canaux officiels.
Découvrir Votre WhatsApp BusinessUgo organise les messages, l’agenda, les e-mails et les documents. Le reste relève de vos systèmes et de vos équipes.
Les fonctionnalités de Ugo les plus utiles dans ce secteur, de la première à activer. Chacun les active depuis le portail en quelques minutes.
Les pages consacrées aux métiers de ce secteur, avec des exemples plus précis.
Pour visiteurs médicaux, délégués pharmaceutiques OTC et key account managers : cycles de visites aux médecins et aux pharmacies, documents et comptes rendus organisés sur WhatsApp, dans le respect des règles.
Découvrir Ugo pour visiteurs médicaux et délégués pharmaceutiquesPour ceux qui vendent dispositifs médicaux et matériel médical aux hôpitaux, EHPAD, cabinets, magasins de matériel médical et orthopédistes : appels d’offres, fiches techniques, certificats et livraisons sous contrôle.
Découvrir Ugo pour agents en dispositifs médicauxPour ceux qui placent la dermocosmétique en pharmacie et parapharmacie : visites aux titulaires, formation au comptoir, échantillons et promotions saisonnières organisés depuis WhatsApp.
Découvrir Ugo pour agents en dermocosmétiquePour coordonner visites et réunions régionales, suivre expéditions, dépositaires et événements et rester en contact avec collègues et fournisseurs. Avec Ugo, chacun peut aussi demander dans la conversation rendez-vous, documents validés, e-mails et échéances. Les règles de l’entreprise et du secteur restent les mêmes : sur WhatsApp passent des informations d’organisation, pas des données patients.
Non. Ugo ne donne pas d’information médicale ou thérapeutique et ne recueille pas de déclarations de pharmacovigilance. Dans les automatisations sur le WhatsApp Business, vous pouvez rédiger une réponse qui indique le service d’information médicale et les canaux officiels de l’entreprise pour les déclarations.
Il se connecte à toute application qui propose un serveur MCP, ainsi qu’à Odoo, HubSpot, Zoho CRM, Agile CRM, monday.com et Zendesk. Il ne se connecte pas aux systèmes validés de production et de qualité, et ne les remplace pas : il travaille avec la messagerie, l’agenda, les dossiers et les tableaux que vous choisissez.
Les serveurs et la base de données sont à Francfort. Ugo travaille avec les droits de chaque utilisateur, n’accède qu’au dossier que vous choisissez sur Drive ou OneDrive et ne répond qu’aux numéros WhatsApp vérifiés. Les vocaux, jusqu’à 90 secondes, sont transcrits sur les serveurs d’Ugo en Europe et l’audio n’est pas conservé. Suivez toujours aussi les procédures internes de votre entreprise.
Ugo coûte 50 € HT par mois ou 550 € HT par an par personne, avec toutes les skills incluses. Il s’active seulement pour ceux qui l’utilisent : par exemple le réseau des délégués et la logistique, pas forcément tout le laboratoire.
Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants de Ugo.
Connectez agenda, messagerie, dossiers et tableaux en quelques minutes. Délégués, grands comptes et logistique organisent le travail dans la conversation, et la partie scientifique reste là où elle doit être.
