Des demandes de consultation, des contrôles après l’intervention, des journées partagées entre cabinet et bloc opératoire. Ugo tient l’agenda, accueille les premiers contacts sur votre WhatsApp Business et prépare devis et documents à envoyer, tandis que toute évaluation reste la vôtre, en consultation. Avant chaque action, il vous demande confirmation.
Une application pour chirurgien esthétique doit tenir des journées morcelées : consultations au cabinet le matin, interventions en clinique l’après-midi, contrôles le lendemain. C’est pourquoi Ugo travaille sur WhatsApp : vous lui écrivez ou vous lui envoyez un vocal entre deux rendez-vous, et il utilise l’agenda, la messagerie, les contacts et les dossiers que vous avez connectés.
Beaucoup de patients font le premier pas par un message : ils demandent le tarif, quand vous pouvez les recevoir, où se trouve le cabinet. Après la consultation viennent le devis détaillé, les documents d’information, le délai de réflexion prévu par la loi, les examens à organiser, la date en clinique. Après l’intervention, les contrôles à échéances précises. C’est une chaîne de rendez-vous et de messages qui, si elle casse, retombe sur vous et votre secrétariat.
Ugo ne fait pas d’évaluation, ne donne pas de conseils sur les interventions et ne commente ni résultats ni photos : cela se discute en consultation, avec vous. Il n’écrit pas de textes promotionnels et ne se connecte pas au logiciel médical. Il s’occupe de l’organisation : il fixe et déplace les rendez-vous, remplit vos modèles de devis, envoie les documents que vous avez préparés et vous rappelle les contrôles. Tout ce qu’il envoie ou crée part après votre « Confirmer ».
Le temps au bloc est planifié à la minute. Celui du secrétariat, presque jamais.
Des messages arrivent à toute heure avec des questions sur les tarifs et les disponibilités. Répondre à chacun correctement, sans rien promettre par écrit et en orientant les personnes intéressées vers une consultation, demande du temps et de l’attention.
Consultations au cabinet, interventions dans un ou plusieurs établissements, contrôles un autre jour encore. Chaque changement de vacation au bloc entraîne d’autres rendez-vous à revoir et des patients à prévenir.
Une semaine, un mois, trois mois : les échéances des contrôles, c’est vous qui les fixez, mais il faut les caler, les rappeler et les déplacer quand le patient ne peut pas venir. Un contrôle manqué pose problème à tout le monde.
Après la consultation, le patient attend le devis détaillé et les informations écrites sur l’intervention. Remplir le modèle et retrouver les bons documents, le soir, c’est du travail qui s’accumule.
Organisation et documents, tandis que toute évaluation reste en consultation.
Avec les Automatisations, la personne qui écrit à votre WhatsApp Business reçoit une réponse sobre et trois boutons : « 1re consultation », « Contrôle » ou « Autre ». Pour les consultations, Ugo regarde l’agenda et propose un horaire ; aux questions sur les résultats ou les interventions, il ne répond pas et vous les laisse, par la branche « Autre ».
Skills utilisées
Chloé Bonnet a écrit à votre numéro et a choisi « 1re consultation ». Le premier créneau libre d’une heure au cabinet est mardi 20 à 17 h. Je lui fixe la consultation et je lui envoie l’adresse et le tarif de la consultation, selon votre grille. Vous confirmez ?
Après l’intervention, vous dictez à Ugo les échéances des contrôles que vous avez décidées. Il trouve les créneaux libres les bons jours, crée les rendez-vous et prépare le message pour le patient, qui part de votre numéro après votre accord.
Skills utilisées
🎤 Message vocal (0:08)
Voici les contrôles pour Valérie Morel : • Mardi 27 octobre à 10 h • Mardi 17 novembre à 10 h 30 • Jeudi 21 janvier à 11 h Tous au cabinet du cours Vitton. Je les crée dans l’agenda et je lui envoie les dates depuis votre numéro ?
La consultation terminée, vous dictez les postes à Ugo : intervention, établissement, anesthésie, durée d’hospitalisation. Il remplit votre modèle de devis sur Drive et prépare l’e-mail avec le devis et les documents d’information que vous avez rédigés. Le consentement éclairé et le délai de réflexion restent dans vos procédures, comme toujours.
Skills utilisées
Devis pour Chloé Bonnet : intervention à la clinique du Parc, en ambulatoire, anesthésie locale avec sédation
J’ai rempli le modèle « Devis intervention » pour Chloé Bonnet avec les postes que vous m’avez donnés et les tarifs de votre grille. Je l’enregistre en PDF dans « Patients/2026/Bonnet » et je le lui envoie par e-mail avec « Informations préopératoires.pdf » ?
La clinique déplace votre vacation au bloc à l’après-midi. Vous le dites à Ugo : il vous montre quelles consultations se chevauchent, propose de nouveaux horaires et prépare les messages pour les patients concernés.
Skills utilisées
Vendredi, le bloc est à 14 h au lieu de 8 h
Je déplace « Bloc opératoire – Clinique du Parc » à vendredi 14 h. Deux consultations au cabinet se chevauchent, à 15 h et à 16 h : je peux les avancer au matin, à 9 h et à 10 h, et écrire aux deux patients depuis votre numéro. Du cabinet à la clinique, il faut environ 25 minutes. Vous confirmez ?
Entre cabinet, clinique et contrôles, avec le secrétariat toujours en poche.
Ugo vous envoie la journée : consultations au cabinet, bloc en clinique, contrôles, avec les temps de trajet.
L’automatisation sur votre WhatsApp Business accueille les nouveaux contacts et vous demande confirmation pour les consultations à fixer.
Une consultation terminée, vous dictez les postes et Ugo prépare le devis et les documents d’information.
Pendant que vous êtes au bloc, les demandes qui ne concernent pas les rendez-vous restent en attente pour vous.
Vous dictez les échéances des contrôles de l’intervention du jour et Ugo les inscrit dans l’agenda.
Le lundi, une tâche programmée vous liste les devis envoyés sans réponse depuis plus de deux semaines.
Agenda, messages et documents. Les dossiers médicaux et les photos des patients restent dans vos systèmes.
Les patients reçoivent confirmations, dates des contrôles et rappels depuis le numéro du cabinet. Avec les Automatisations, Ugo gère les demandes de rendez-vous, et si vous répondez vous-même, il s’arrête pour cette conversation.
Google Agenda ou Outlook : cabinet, cliniques et bloc opératoire dans des calendriers séparés. Ugo les lit ensemble et vous prévient si deux rendez-vous se chevauchent.
Sur Google Drive ou OneDrive : modèle de devis avec {{patient}} et {{intervention}}, grille tarifaire, informations pré et postopératoires rédigées par vous. Aucune photo ni donnée de santé : elles restent dans le dossier médical.
Si vous suivez les premiers contacts dans HubSpot ou Zoho CRM, Ugo ajoute notes et activités sur la fiche du contact après votre confirmation, pour que vous sachiez où en est chaque demande.
Les fonctionnalités d’Ugo les plus utiles pour ce métier, de la première à activer à la dernière. Vous les activez depuis le portail en quelques minutes.
Pour le dossier médical, les photos et la documentation médicale, il faut un logiciel médical dédié. Ugo couvre la partie organisation : consultations et contrôles dans l’agenda, premiers contacts sur votre WhatsApp Business, devis et documents à envoyer. Il fonctionne sur WhatsApp, là où beaucoup de patients écrivent déjà.
Non. Ugo ne donne aucune indication sur les interventions, les risques ou les résultats et ne commente pas les photos : ce sont des sujets à aborder en consultation, avec vous. Dans les automatisations, vous gérez avec les boutons les demandes de rendez-vous ; tout le reste prend la branche « Autre » et vous revient.
Ugo n’est pas un outil de marketing et n’envoie pas de campagnes. En France, l’information que les médecins donnent au public est encadrée par le Code de la santé publique et le Code de déontologie médicale : elle doit rester loyale, mesurée et sans procédé commercial. Les messages qu’Ugo envoie depuis votre numéro sont des messages d’organisation, ils répondent à ceux qui vous ont écrit et partent avec le texte que vous avez approuvé.
Non. Le consentement éclairé se construit dans l’échange avec le patient et se signe selon vos procédures, après la remise du devis détaillé et le délai de réflexion prévus par la loi. Ugo peut envoyer à l’avance les documents d’information que vous avez préparés et vous rappeler qui doit encore les rapporter signés.
Nous vous le déconseillons. Les photos et les informations médicales sont des données de santé, une catégorie particulière au sens du RGPD, et doivent être conservées dans les systèmes du cabinet prévus pour cela. Avec Ugo, utilisez les noms, les coordonnées, les rendez-vous et les documents administratifs.
Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants d’Ugo.
Connectez agenda, dossiers et votre WhatsApp Business en quelques minutes. Les consultations se fixent en ordre, les contrôles ne s’oublient plus.
