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Comment utiliser WhatsApp pour mon travail dans l’informatique et l’IT ?

Dans l’informatique, tout le monde utilise déjà WhatsApp : les clients qui signalent un problème, les commerciaux entre deux démos, les techniciens en déplacement chez les clients. Avec Ugo, il devient un outil de travail : vous lui écrivez ou vous lui envoyez un vocal, et il résume les tickets Zendesk et y répond, met à jour le CRM, ouvre des issues sur Linear, suit projets et renouvellements et répond aux clients depuis le numéro de l’entreprise. Avant chaque action, il vous demande confirmation.

Essayer UgoExemples d’utilisation de WhatsApp dans l’informatique et l’IT

Dans une entreprise informatique, le téléphone ne s’arrête jamais de vibrer. Le client écrit sur WhatsApp que l’imprimante réseau ne marche plus, le commercial demande si la démo de jeudi est confirmée, le technicien est chez le client et ne trouve pas le mot de passe du NAS là où il devrait être, le chef de projet veut savoir quels bugs bloquent la mise en production, la comptabilité rappelle que trente licences expirent à la fin du mois. Les réponses sont dispersées entre le helpdesk, le CRM, les tableaux de projets et les fichiers de renouvellements.

Ugo est un contact WhatsApp relié aux outils que l’entreprise utilise déjà : Google Workspace ou Microsoft 365, la messagerie, l’agenda, Zendesk pour le support, HubSpot ou un autre CRM pour les ventes, monday.com pour les projets, et Notion, Linear ou toute application dotée d’un serveur MCP pour le développement. Chacun l’utilise depuis son téléphone, avec ses propres comptes et droits. Avec les Automatisations sur le WhatsApp Business de l’entreprise, Ugo recueille aussi les demandes des clients et ouvre le ticket.

Ugo n’accède pas aux serveurs ni aux postes des clients, n’exécute aucune commande sur les systèmes et ne remplace pas le RMM, le PSA ou la supervision. Il trouve, résume, prépare et rappelle. Chaque réponse au client, issue ou mise à jour part seulement après votre « Confirmer ».

Qui l’utilise dans l’entreprise

Qui utilise WhatsApp avec Ugo dans une entreprise informatique

De la vente au support, chacun a ses questions. Ugo répond à chacun avec ses outils.

Commerciaux et avant-vente

Historique du client, affaires en cours et tâches avant une démo, notes et étape mises à jour juste après. Ugo répond aussi sur les fonctionnalités du produit en lisant le site et la documentation publique.

Chefs de projet

Ce qui est en retard, ce qui bloque la mise en production, où en est la migration du client : Ugo résume les tableaux monday.com et les issues, et met à jour statuts et dates après votre accord.

Helpdesk et support

Les tickets qui vous attendent sur Zendesk, du plus urgent au moins urgent, avec les longues conversations résumées en trois lignes. Ugo rédige la réponse au client ou la note interne et change le statut du ticket.

Développement

Les issues qui vous sont assignées sur Linear, les spécifications sur Notion, le bug signalé par le client transformé en issue avec les étapes pour le reproduire. Tout depuis WhatsApp, sans ouvrir le portable.

Techniciens sur site

L’itinéraire vers le client avec le trafic, le Street View de l’entrée, le ticket de l’intervention résumé avant d’entrer et la note de clôture dictée à voix haute en sortant.

Administration et renouvellements

Licences, contrats de maintenance, noms de domaine et certificats qui arrivent à échéance : Ugo lit l’échéancier, vous prévient à temps et prépare les e-mails de renouvellement aux clients après votre confirmation.

Exemples d’utilisation de WhatsApp dans l’informatique et l’IT

De vraies conversations, écrites à la va-vite comme on écrit sur WhatsApp.

Le ticket urgent, géré depuis le téléphone

Vous êtes hors du bureau et un ticket urgent arrive. Ugo vous résume la conversation, rédige la réponse au client et met le ticket en attente, après votre confirmation.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Que veut le cabinet Giraud dans le ticket urgent ?

  2. Ticket #4517, Cabinet Giraud : depuis ce matin, trois postes ne voient plus le dossier partagé « Dossiers clients » sur le NAS. Ils ont déjà redémarré les PC. Je réponds que Lucas Simon passe aujourd’hui à 15 h et je mets le ticket en attente ?

  3. Oui

  4. Je réponds au ticket #4517 : « Bonjour, Lucas Simon passera chez vous aujourd’hui à 15 h pour vérifier l’accès au dossier partagé. » Puis je le passe En attente. Vous confirmez ?

La démo qui vient de finir, dans le CRM

En sortant de la démo, le commercial envoie un vocal. Ugo ajoute la note à l’affaire dans HubSpot, la fait passer à l’étape suivante et crée la tâche pour l’offre.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. 🎤 Message vocal (0:33)

  2. Voici ce que je vais faire sur l’affaire « Logiciel de gestion d’entrepôt – Transports Chevalier » : • Note : « Démo ok, intéressés par le module inventaire avec terminaux portables, 8 utilisateurs, veulent démarrer en janvier » • Je passe l’affaire en Proposition • Tâche « Envoyer l’offre à Chevalier » pour vendredi Vous confirmez ?

Le bug du client, devenu une issue

Le chef de projet transfère à Ugo le signalement du client. Ugo crée l’issue sur Linear avec titre, étapes pour reproduire et priorité, en passant par le serveur MCP de Linear.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Ouvre une issue : dans l’appli des Primeurs Lyonnais, l’export PDF des commandes coupe la dernière ligne au-delà de 40 articles

  2. Je crée sur Linear, équipe « Applis clients » : • Titre : « Export PDF commandes : dernière ligne coupée au-delà de 40 articles » • Description : client Primeurs Lyonnais ; étapes : commande de 41 articles → Exporter en PDF • Priorité : haute, étiquette « Bug » Vous confirmez ?

L’intervention sur site, de l’arrivée à la clôture

Le technicien demande combien de temps il lui faut pour arriver et comment entrer. En sortant, il dicte comment ça s’est passé : Ugo ajoute la note interne au ticket et le marque comme résolu.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Combien de temps d’ici au cabinet Giraud ?

  2. Avec le trafic actuel, 18 minutes (9 km, par le cours Lafayette). Vous arrivez à 14 h 52. Je vous envoie le Street View de l’entrée du 12 rue de la République ?

  3. 🎤 Message vocal (0:29)

  4. Sur le ticket #4517 : • Note interne : « Droits du dossier Dossiers clients rétablis après la mise à jour du NAS, accès vérifié depuis les trois postes » • Statut : Résolu Vous confirmez ?

Automatisations sur votre numéro

Les clients écrivent au numéro du support, Ugo ouvre le ticket

Clients et utilisateurs écrivent au WhatsApp Business du support. Une automatisation répond avec trois boutons : Nouveau problème, Ticket ouvert, Commercial. Pour un nouveau problème, Ugo demande l’entreprise et une description, ouvre le ticket sur Zendesk et répond avec le numéro ; avec « Me demander de confirmer avant », vous le voyez d’abord. Pour un ticket ouvert, il en lit le statut ; pour le commercial, il prévient le bon collègue.

Les bulles bleues sont le client, les blanches les réponses envoyées depuis le numéro WhatsApp Business de l’entreprise.

Découvrir les automatisations WhatsApp

  1. Bonjour, nous avons un problème avec la messagerie

  2. Bonjour ! Je suis l’assistant de Rhône Informatique. Comment puis-je vous aider ?

  3. Nouveau problème

  4. Pouvez-vous me donner le nom de l’entreprise et me dire ce qui se passe ? S’il y a un message d’erreur, écrivez-le-moi ou envoyez-moi une photo.

  5. Quincaillerie Bosc, depuis ce matin Outlook demande sans arrêt le mot de passe sur deux PC

  6. Merci, j’ai ouvert le ticket #4532 « Quincaillerie Bosc – Outlook demande le mot de passe sur deux PC ». Un technicien vous recontacte dans l’heure. Pour un suivi, vous pouvez m’écrire ici avec le numéro du ticket.

Idées pour utiliser les skills de Ugo dans une entreprise informatique

Chaque skill est un outil connecté. Voici comment en tirer le meilleur dans ce secteur.

ZendeskZendesk

Le helpdesk dans la poche

Les tickets qui vous attendent, les demandes d’un client sur la dernière année, les réponses et les notes internes écrites depuis WhatsApp. Utile le soir et le week-end, quand vous êtes d’astreinte mais pas devant l’ordinateur.

Découvrir Zendesk
NotionNotion, Linear et applis avec serveur MCP

Linear, Notion et les outils de l’équipe

Les issues qui vous sont assignées, de nouvelles issues à partir des bugs des clients, des pages de spécifications et des runbooks sur Notion. Et tout autre outil doté d’un serveur MCP, du PSA au logiciel de gestion interne.

Découvrir Notion, Linear et applis avec serveur MCP
HubSpotHubSpot

Affaires, démos et relances dans le CRM

Avant la démo, Ugo vous dit tout sur le prospect ; après, il enregistre les notes, fait avancer l’affaire d’étape et crée la tâche pour l’offre. Il fonctionne aussi avec Zoho CRM, Odoo et Agile CRM.

Découvrir HubSpot
monday.commonday.com

Projets et migrations sur les tableaux

Démarrages, migrations et mises en production comme éléments d’un tableau : Ugo vous dit ce qui est en retard, change statuts et dates et rédige les points pour le client et pour l’équipe.

Découvrir monday.com
OneDriveOneDrive, Word et Excel

L’échéancier des licences et des contrats

Ugo lit le fichier Excel des licences, contrats de maintenance, noms de domaine et certificats, vous prévient des échéances et met à jour les cellules quand un renouvellement est fait.

Découvrir OneDrive, Word et Excel
Aperçus de sites web

Le site du client, avant l’appel

À quoi ressemble le site du prospect sur mobile, si la page que le client signale s’affiche vraiment mal : Ugo vous envoie l’image de la page publique en quelques secondes.

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Ce que Ugo ne fait pas

Ugo organise les messages, l’agenda, les e-mails et les documents. Le reste relève de vos systèmes et de vos équipes.

  • Il n’accède pas aux serveurs, aux postes ou aux réseaux des clients et n’exécute aucune commande ni aucun script sur les systèmes.
  • Il ne remplace pas le RMM, le PSA ou l’outil de supervision, et n’envoie pas d’alertes automatiques sur les pannes : il travaille avec les tickets et les tableaux que vous avez connectés.
  • Il ne conserve pas les mots de passe et les identifiants des clients : ils restent dans le gestionnaire de mots de passe de l’entreprise.
  • Il ne fait pas de campagnes de masse sur WhatsApp : les automatisations répondent à ceux qui écrivent, dans la fenêtre de 24 heures prévue par WhatsApp.

Les skills à activer

Les fonctionnalités de Ugo les plus utiles dans ce secteur, de la première à activer. Chacun les active depuis le portail en quelques minutes.

Ugo pour les métiers du secteur

Les pages consacrées aux métiers de ce secteur, avec des exemples plus précis.

Questions sur WhatsApp et Ugo dans l’informatique et l’IT

Comment utiliser WhatsApp au travail dans une entreprise informatique ?

Pour recevoir les signalements des clients, coordonner les techniciens sur site, suivre démos et affaires et tenir les clients informés de l’avancement des projets. Avec Ugo, chacun peut aussi gérer tickets, affaires, issues et échéances dans la conversation, et le WhatsApp Business du support recueille les demandes et ouvre les tickets tout seul.

Ugo peut-il ouvrir et gérer des tickets sur Zendesk ?

Oui. Il liste les tickets qui vous attendent, cherche par client ou par mots-clés, résume les conversations, répond aux clients, ajoute des notes internes, ouvre de nouveaux tickets et change les statuts. Chaque action part après votre « Confirmer ». Ugo travaille avec les droits de votre compte agent.

Se connecte-t-il à Linear, à Notion ou à notre PSA ?

Oui, à Notion et Linear avec votre compte, et à tout outil qui propose un serveur MCP accessible depuis Internet : vous collez l’adresse et Ugo apprend à l’utiliser. Il lit librement, mais chaque action qui crée ou modifie quelque chose vous est montrée d’abord.

Ugo peut-il intervenir sur les systèmes des clients ?

Non. Ugo ne se connecte ni aux serveurs, ni aux postes, ni aux réseaux, n’exécute aucune commande et n’est pas un outil de supervision. Il s’occupe de tout ce qui entoure l’intervention : tickets, agenda, itinéraires, notes, communication avec le client.

Combien coûte Ugo pour toute l’entreprise ?

Ugo coûte 50 € HT par mois ou 550 € HT par an par personne, avec toutes les skills incluses. Il s’active seulement pour ceux qui l’utilisent : par exemple le helpdesk, les techniciens et les commerciaux. Les données restent sur les serveurs de Francfort.

Références utiles

Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants de Ugo.

Les tickets dans le système, les réponses sur WhatsApp

Connectez Zendesk, le CRM, les tableaux et le WhatsApp Business du support en quelques minutes. Techniciens, commerciaux et développeurs travaillent depuis la conversation.

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