Aller au contenu

L’assistant IA pour salles de sport et coachs sportifs, sur WhatsApp

Des séances à déplacer, des programmes à mettre à jour, des abonnements et des certificats qui arrivent à échéance. Ugo tient l’agenda, retrouve les informations de chaque client, prépare les messages aux adhérents et vous les fait envoyer depuis votre numéro, entre deux séries. Avant chaque action, il vous demande confirmation.

Essayer UgoExemples de travail avec l’assistant IA pour salles de sport et coachs sportifs

Une application pour coach sportif doit fonctionner en salle, entre deux clients, sans ouvrir l’ordinateur. C’est pourquoi Ugo travaille sur WhatsApp : vous lui écrivez ou vous lui envoyez un vocal, et il utilise l’agenda, la messagerie, les contacts et les dossiers que vous avez connectés. Il convient au coach qui travaille seul, au studio de small group training comme à la salle avec plusieurs coachs.

Les clients d’une salle de sport communiquent déjà sur WhatsApp : ils demandent à décaler leur séance, préviennent qu’ils ne viendront pas, demandent les horaires des cours. À cela s’ajoutent les programmes d’entraînement à mettre à jour, les certificats médicaux ou questionnaires de santé à recueillir selon vos règles, les abonnements à renouveler et les cours collectifs qui changent à chaque jour férié. C’est du travail de secrétariat, et en général c’est vous qui le faites, le soir.

Ugo n’écrit pas de programmes d’entraînement à votre place et ne donne pas de conseils médicaux : l’évaluation du client et la programmation restent les vôtres. Ugo organise : il déplace les séances, vous rappelle les objectifs d’un client avant qu’il arrive, vous dit qui a un certificat qui expire et prépare les messages. Tout ce qu’il envoie ou crée part après votre « Confirmer ».

Ce qui prend du temps aux salles de sport et aux coachs

Entraîner, c’est le métier. Organiser, c’est souvent un deuxième métier.

Des séances décalées à la dernière minute

Un client annule à 7 heures du matin, un autre demande à avancer. Chaque changement oblige à vérifier l’agenda, répondre et penser à le mettre à jour, pendant que vous suivez quelqu’un d’autre.

Des certificats et des abonnements qui expirent

Le certificat médical expiré, vous le découvrez quand le client est déjà en salle. Les abonnements arrivent à échéance sans que personne ne s’en aperçoive, et ceux qu’on ne recontacte pas renouvellent rarement.

Des fiches et des progrès éparpillés

Charges, mensurations, objectifs, anciennes blessures : un peu dans un carnet, un peu dans une appli, un peu de mémoire. Avant une séance, il faut tout, tout de suite.

Les communications aux adhérents

Horaires réduits en août, un cours déplacé, la salle fermée un jour férié. Prévenir tout le monde, un par un ou dans un groupe que personne ne lit, prend du temps et ne touche pas tout le monde.

Exemples de travail avec l’assistant IA pour salles de sport et coachs sportifs

Les petites choses de tous les jours, réglées sans quitter la salle.

La séance décalée, la cliente prévenue

Une cliente vous écrit qu’elle ne peut pas venir ce soir. Vous demandez à Ugo de la décaler : il regarde l’agenda, vous propose le premier créneau libre et prépare la réponse, qui part depuis votre WhatsApp Business après votre confirmation.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Décale la séance de Sarah de ce soir à demain

  2. Demain, vous êtes libre à 7 h, à 13 h et à 19 h. Sarah s’entraîne d’habitude à 19 h. Je déplace « Coaching Sarah Lemoine » à demain 19 h et je lui écris depuis votre numéro que vous l’attendez. Vous confirmez ?

La fiche du client avant qu’il arrive

Vous tenez un document par client sur Google Drive : objectifs, charges, mensurations, notes sur les blessures. Avant la séance, vous demandez le résumé à Ugo, et en fin d’entraînement vous lui dictez les nouvelles charges à ajouter.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Rappelle-moi la fiche de David

  2. D’après la fiche de David Rolland : • Objectif : préparer le semi-marathon de mars • Dernier squat : 4×6 à 80 kg • Note : gêne au genou droit en septembre, pas de sauts pour l’instant • Prochaine mesure de la composition corporelle : fin du mois

Les certificats médicaux qui expirent

Vous tenez les échéances des certificats et des abonnements dans un fichier Excel. Ugo vous dit qui arrive à échéance dans les prochaines semaines et prépare un rappel aimable pour chacun, à envoyer depuis votre numéro.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Qui a son certificat médical qui expire d’ici la fin du mois ?

  2. Dans le fichier « Adhérents.xlsx », le certificat expire d’ici le 31 pour : 1. Marine Richard – 18 octobre 2. Lucas Fabre – 24 octobre 3. Hélène Carré – 29 octobre Vous voulez que j’écrive à chacun un rappel pour apporter un nouveau certificat ?

L’annonce des horaires d’un jour férié

Pour le 11 novembre, la salle ferme plus tôt. Vous dictez le message à Ugo : il le reformule clairement et l’envoie par e-mail aux adhérents, ou depuis votre WhatsApp Business aux clients que vous choisissez, après votre accord.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Écris aux adhérents que le 11 novembre on est ouverts seulement de 9 h à 13 h

  2. Voici le message : « Bonjour ! Le mercredi 11 novembre, la salle est ouverte uniquement de 9 h à 13 h. Les cours de l’après-midi reprennent jeudi 12. À très vite ! » Je l’envoie par e-mail à la liste des adhérents ?

Une journée en salle avec Ugo

Entre séances, cours et adhérents, avec le secrétariat sur le téléphone.

  1. 6 h 45

    Ugo vous envoie les séances du jour et les clients qui ont demandé à décaler pendant la nuit.

  2. 8 h 00

    Avant le premier client, vous demandez sa fiche : objectifs, dernières charges, notes.

  3. 10 h 30

    En fin de séance, vous dictez les nouvelles charges et Ugo les ajoute à la fiche sur Drive.

  4. 13 h 00

    Une cliente annule : Ugo trouve un autre créneau et lui répond depuis votre numéro après votre accord.

  5. 17 h 00

    Ugo vous rappelle les certificats qui expirent dans la semaine et prépare les rappels.

  6. 21 h 00

    Le lundi, une tâche programmée vous liste les abonnements qui arrivent à échéance dans les quinze prochains jours.

Ce que vous pouvez connecter à l’assistant IA pour salles de sport et coachs sportifs

Le logiciel de gestion de la salle reste en place. Ugo travaille sur l’agenda, les fichiers et les messages.

Votre WhatsApp Business

Confirmations, changements et rappels partent du numéro que les clients connaissent déjà. Vous voyez tout dans l’application sur votre téléphone.

Un fichier des adhérents et des échéances

Sur OneDrive ou Google Drive : abonnements, certificats médicaux, carnets de séances. Ugo le lit, vous dit qui arrive à échéance et met à jour les dates après votre confirmation.

Les fiches des clients

Un document par client avec objectifs, charges et notes. Ugo les résume avant la séance et les met à jour avec ce que vous lui dictez.

Le calendrier des séances

Google Agenda ou Outlook pour les séances individuelles et les cours. Si vous utilisez un logiciel de réservation de la salle, Ugo ne s’y connecte pas : il travaille sur le calendrier que vous synchronisez.

Les skills à activer

Les fonctionnalités d’Ugo les plus utiles pour ce métier, de la première à activer à la dernière. Vous les activez depuis le portail en quelques minutes.

Questions fréquentes des salles de sport et des coachs sportifs

Quelle est la meilleure application pour coach sportif ?

Pour écrire les programmes, il existe des applications dédiées que les clients utilisent en salle. Ugo couvre l’autre moitié du travail : agenda, messages, fiches, échéances. Il fonctionne sur WhatsApp, là où vos clients vous écrivent déjà, et comprend aussi les vocaux.

Ugo peut-il créer les programmes d’entraînement ?

Non, et il n’est pas fait pour ça : la programmation dépend de l’évaluation du client, et c’est votre métier. Ugo lit et met à jour les fiches que vous écrivez, vous rappelle objectifs et notes avant la séance et enregistre les nouvelles charges que vous lui dictez.

Se connecte-t-il au logiciel de gestion de ma salle ?

Pas aux logiciels spécifiques aux salles de sport. Ugo travaille avec Google ou Outlook pour l’agenda et les contacts, avec Drive ou OneDrive pour les fichiers et les documents, et avec votre WhatsApp Business pour les messages. Beaucoup de salles exportent adhérents et échéances dans un fichier que Ugo lit.

Peut-il envoyer des messages à tous les adhérents en même temps ?

Il peut préparer et envoyer un e-mail à votre liste d’adhérents, après votre confirmation. Sur WhatsApp, il écrit depuis votre numéro Business aux clients que vous indiquez, un par un, dans le respect des règles de WhatsApp : ce n’est pas un outil de campagnes de masse.

Convient-il à une salle avec plusieurs coachs ?

Oui : chaque coach peut avoir son Ugo dans la même équipe, avec son agenda et ses clients, tandis que les dossiers partagés restent ceux de la salle.

Références utiles

Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants d’Ugo.

L’entraînement pour vous, le secrétariat pour Ugo

Connectez agenda, fiches et votre WhatsApp Business en quelques minutes. Les séances se déplacent en un message, les échéances ne vous échappent plus.

Essayer UgoParlons-en

Intégré avec