Réponse
Un texte fixe ou un message rédigé par Ugo selon vos instructions. Il peut ajouter le lien « ajouter à l’agenda » pour le rendez-vous qui vient d’être pris.
La réponse automatique WhatsApp qui comprend ce qu’on vous demande
Un client vous écrit « On se voit quand ? » : Ugo lui demande le jour et l’heure, vérifie votre agenda, cale le rendez-vous et le remercie. Depuis votre numéro WhatsApp Business, pendant que vous travaillez. Vos automatisations se construisent en blocs, sans écrire une ligne de code.
Les messages d’accueil et d’absence de WhatsApp Business renvoient toujours la même phrase, à tout le monde. Les automatisations d’Ugo font autre chose : elles lisent le message, comprennent de quoi il s’agit et font ce que vous auriez fait. Si Thomas demande un rendez-vous, Ugo l’inscrit dans votre agenda. Si Camille réclame son devis, Ugo le retrouve dans le bon dossier Google Drive et le lui envoie.
Chaque automatisation s’applique à un contact précis ou à tous les autres, et à un type de demande : rendez-vous, demande de fichier, renseignements, commande, assistance, ou une règle que vous décrivez avec vos mots. À l’intérieur, vous enchaînez les blocs utiles : répondre, attendre, utiliser une compétence, proposer un choix avec des boutons, partir dans une direction ou dans l’autre.
Ugo répond en tant que votre assistant, jamais à votre place. Les actions importantes peuvent attendre votre « Confirmer », et dès que vous répondez vous-même depuis votre téléphone, l’automatisation s’arrête d’elle-même pour cette conversation.
Comment fonctionne une automatisation
Quatre étapes, du message du client à la bonne réponse.
- 1
Le client vous écrit
Sur votre numéro WhatsApp Business, celui que vos clients connaissent déjà. Vous continuez à utiliser l’appli sur votre téléphone comme d’habitude.
- 2
Ugo comprend ce qu’il veut
Il lit le message et choisit la bonne automatisation pour ce contact et ce type de demande. Si le message n’est qu’un simple bonjour, il ne fait rien.
- 3
Les blocs font le travail
Il répond, demande ce qui manque, vérifie l’agenda, crée l’opportunité dans le CRM, envoie le fichier. Un bloc après l’autre, en suivant la bonne branche.
- 4
Vous gardez la main
Vous recevez sur WhatsApp les actions à confirmer, vous pouvez intervenir quand vous voulez et vous retrouvez tout sur le portail.
Un éditeur en blocs, aussi simple qu’un schéma
Vous faites glisser les blocs, vous les reliez d’un trait et vous décrivez avec vos mots ce qu’Ugo doit faire. Quand il faut choisir, le chemin se divise.
💬 Le client écrit : « J’aurais besoin d’un renseignement »
🔘 Ugo demande : « C’est à quel sujet ? »
DevisRendez-vous
Devis
Cherche le devis sur Drive
Vous le fait confirmer
L’envoie au client
Rendez-vous
Demande le jour et l’heure
Vérifie votre agenda
Cale le rendez-vous et envoie le lien agenda
Les blocs disponibles
Une poignée de blocs qui, combinés, couvrent presque toutes les réponses que vous tapez aujourd’hui à la main.
Question à choix
Jusqu’à 3 boutons ou une liste de 10 lignes maximum. Chaque choix mène à sa propre branche, plus une branche « Autre » quand le client écrit autre chose.
Compétence
Ugo utilise vos outils : agenda, CRM comme Odoo et HubSpot, Google Drive, site de l’entreprise. Il demande au client ce qui manque avant d’agir.
Question Oui/Non
Ugo se pose une question sur la conversation, par exemple « a-t-il déjà donné le jour et l’heure ? », et prend la branche Oui ou la branche Non.
Attente
Une pause avant l’étape suivante, jusqu’à 12 heures. Pratique pour un rappel ou pour relancer le client plus tard.
Notification
Un message pour vous, dans votre conversation avec Ugo, ou pour le client. Pour savoir tout de suite qu’une demande importante vient d’arriver.
Demander à l’IA
Ugo rédige quelque chose à partir de vos instructions : un résumé de la demande, un brouillon de réponse, une note pour les blocs suivants.
Trois automatisations, vues depuis la conversation du client
Les bulles bleues sont celles du client, les blanches les réponses envoyées depuis votre numéro.
Le rendez-vous qui se cale tout seul
Blocs : Compétence agenda, puis Réponse avec le lien agenda.
Bonjour, quand est-ce qu’on peut se voir pour la visite technique ?
Bonjour Thomas, je suis l’assistant d’Alexandre. Quel jour et à quelle heure vous arrangeraient ?
Jeudi matin vers 10 h, pour une petite heure
Parfait, Alexandre est disponible : je vous ai réservé le jeudi 15 de 10 h à 11 h. À bientôt ! 📅 Ajoutez-le à votre agenda : calendar.google.com/…
Le choix par boutons
Blocs : Question à choix, puis une branche par bouton.
Bonjour, j’aurais besoin d’un renseignement
Bonjour ! C’est à quel sujet ?
Assistance
Merci, j’ai prévenu le technicien : il vous rappelle dans l’après-midi.
Le devis envoyé après votre feu vert
Blocs : Compétence Google Drive sur le dossier Devis, avec « Me demander de confirmer avant ».
Vous pourriez me renvoyer le devis pour le site ?
Bien sûr, je vous l’envoie dans un instant.
📎 Devis site Martin.pdf Voici le devis. Pour toute question, je suis là.
Automatique, mais sous votre contrôle
Une automatisation travaille pour vous, pas à votre place.
Une confirmation quand vous le voulez
Sur chaque bloc qui agit, vous pouvez activer « Me demander de confirmer avant » : Ugo vous écrit avec Confirmer et Annuler, et le client ne reçoit rien tant que vous n’avez pas décidé.
Vous répondez, elle s’arrête
Si vous écrivez au client depuis l’appli WhatsApp Business, l’automatisation s’arrête pour cette conversation. Pas de réponses en double.
Seulement pour qui vous choisissez
Chaque automatisation s’applique à un contact ou à tous les autres, et ne se déclenche que pour le type de demande que vous avez indiqué. Vous la désactivez en un clic.
Données en Europe
Les serveurs et la base de données sont à Francfort. Ugo ne travaille qu’avec les compétences et les dossiers que vous avez connectés.
Qui les utilise, et pour quoi faire
Quelques idées pour démarrer, à adapter à votre métier.
Agents commerciaux
Le client demande le catalogue tarifaire ou le dernier devis : Ugo le retrouve sur Drive, le lui envoie et enregistre la demande comme opportunité dans le CRM.
Cabinets et professions libérales
Celui qui demande un rendez-vous choisit d’un bouton entre consultation, renouvellement ou autre, et Ugo cale l’entretien dans votre agenda.
Artisans et installateurs
En cas de panne, Ugo demande l’adresse et le degré d’urgence, vous prévient et répond au client avec l’heure de votre passage.
Salles de sport et coachs sportifs
L’adhérent qui veut déplacer sa séance choisit le nouveau créneau dans une liste, et Ugo met l’agenda à jour.
Questions fréquentes sur les réponses automatiques WhatsApp
Quelle différence avec le message d’absence de WhatsApp Business ?
Le message d’absence envoie toujours la même phrase à tout le monde. Les automatisations d’Ugo comprennent ce que demande le client, lui posent des questions, utilisent votre agenda, votre CRM et vos documents, et répondent différemment selon la demande.
Faut-il un nouveau numéro ?
Non. Vous connectez votre numéro WhatsApp Business depuis le portail d’Ugo et vous continuez à utiliser l’appli sur votre téléphone. Les réponses automatiques partent de ce numéro, celui que vos clients connaissent déjà.
Ugo peut-il envoyer des boutons et des listes à mes clients ?
Oui. Avec le bloc « Question à choix », vous envoyez jusqu’à 3 boutons ou une liste de 10 lignes maximum, et vous décidez de la suite pour chaque choix. Si le client écrit autre chose, l’automatisation prend la branche « Autre ».
Les automatisations agissent-elles seules ou me demandent-elles la permission ?
C’est vous qui décidez, bloc par bloc. Avec « Me demander de confirmer avant », Ugo vous envoie l’action dans votre conversation avec lui, avec Confirmer et Annuler, et attend. Sans cette option, il agit tout de suite, par exemple pour caler un rendez-vous quand vous êtes disponible.
Que se passe-t-il si je réponds moi-même au client ?
L’automatisation s’arrête pour cette conversation et vous laisse la main. Ugo ne vous coupe jamais la parole.
Faut-il savoir programmer ?
Non. Vous choisissez les blocs dans une liste, vous les reliez d’un trait et vous décrivez avec vos mots ce qu’Ugo doit faire. Pour les blocs les plus courants, des suggestions toutes prêtes vous attendent.
Est-ce conforme aux règles de WhatsApp ?
Oui. Les automatisations ne répondent qu’aux clients qui vous ont écrit, dans la fenêtre de 24 heures prévue par WhatsApp, et ne servent pas à envoyer des campagnes de masse.
Laissez Ugo répondre, et répondre juste
Connectez votre WhatsApp Business, créez votre première automatisation en quelques minutes et regardez Ugo répondre à vos clients pendant que vous travaillez.
