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Comment utiliser WhatsApp pour mon travail dans la grande distribution ?

Dans la grande distribution, tout le monde utilise déjà WhatsApp : directeurs de magasin, chefs de rayon, directeurs régionaux, acheteurs et fournisseurs. Avec Ugo, il devient un outil de travail : vous lui écrivez ou vous lui envoyez un vocal, et il retrouve planogrammes et prospectus, rédige le compte rendu des visites en magasin, résume les e-mails des fournisseurs, suit le calendrier promo et met à jour le CRM. Avant chaque action, il vous demande confirmation.

Essayer UgoExemples d’utilisation de WhatsApp dans la grande distribution

Dans une chaîne de supermarchés, l’information circule sur WhatsApp. Le directeur régional envoie la photo de la tête de gondole mal implantée, le directeur de magasin demande quand arrive le nouveau prospectus, le chef de rayon signale qu’une référence en promo manque, le KAM du fournisseur demande la date du prochain rendez-vous avec l’acheteur. Les réponses, elles, sont dans les dossiers du marketing, dans les e-mails de la centrale et dans les tableaux de ceux qui font les tournées.

Ugo est un contact WhatsApp relié aux outils que l’entreprise utilise déjà : Google Workspace ou Microsoft 365, la messagerie, l’agenda, les dossiers Drive ou OneDrive avec planogrammes et prospectus, monday.com pour les projets d’ouverture et de rénovation, le CRM comme HubSpot ou Odoo pour ceux qui vendent aux enseignes. Chacun l’utilise depuis son téléphone, avec ses propres comptes : l’animateur réseau en visite, l’acheteur entre deux rendez-vous, le KAM sur l’autoroute.

Ugo ne se connecte pas aux caisses, à l’EDI ni au réassort automatique, et ne change pas les prix en rayon. Il trouve, résume, prépare et rappelle. Chaque e-mail, message ou document part seulement après votre « Confirmer ».

Qui l’utilise dans l’entreprise

Qui utilise WhatsApp avec Ugo dans la grande distribution

Du siège au magasin, chacun a ses questions. Ugo répond avec ses outils.

Acheteurs et category managers

Les offres des fournisseurs résumées, les conditions de l’accord annuel retrouvées dans le contrat, les rendez-vous avec les KAM dans l’agenda. Les demandes de référencement arrivent déjà classées par catégorie.

Directeurs de magasin et chefs de rayon

Le planogramme à jour du rayon, les dates du prospectus, les consignes du siège pour l’implantation, cherchés depuis le téléphone dans l’allée. Les remontées du magasin deviennent des e-mails précis au siège.

Directeurs régionaux et animateurs réseau

La tournée des magasins avec le trafic, l’historique des visites précédentes et le compte rendu dicté sur le parking, qui atterrit dans le tableau des visites et dans l’e-mail au directeur de magasin.

Logistique et entrepôts

Les e-mails des transporteurs sur les livraisons en retard, les créneaux de réception dans l’agenda, les itinéraires vers les magasins et le Street View du quai de livraison.

Marketing, prospectus et promotions

Le calendrier promo lu dans la conversation, les maquettes des prospectus retrouvées dans le bon dossier, les éléments du tableau du prospectus mis à jour avec statut et échéances.

Fournisseurs et KAM

Pour ceux qui vendent aux enseignes : l’historique du client avant le rendez-vous avec l’acheteur, les notes de visite dans le CRM, les fiches produit et les propositions promo envoyées à la centrale après votre accord.

Exemples d’utilisation de WhatsApp dans la grande distribution

De vraies conversations, écrites vite, comme on écrit sur WhatsApp.

La visite en magasin, dictée à la voix

En sortant du magasin, le directeur régional dicte ce qu’il a vu. Ugo ajoute la ligne au tableau des visites, prépare l’e-mail au directeur de magasin avec les actions à mener et programme le contrôle.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. 🎤 Message vocal (0:52)

  2. Voici ce que je vais faire : • Ligne dans « Visites magasins 2026.xlsx » : magasin 214 Dijon, 14 octobre, note 7, fruits et légumes ok, rupture sur le lait UHT, tête de gondole promo biscuits non implantée • E-mail à Sophie Garnier, directrice du magasin : implanter la tête de gondole d’ici jeudi et vérifier la commande de lait • Rappel pour vous : contrôle du magasin 214 mardi 21 Vous confirmez ?

Le bon planogramme, dans l’allée

Le chef de rayon doit réimplanter son linéaire. Ugo cherche le planogramme dans le dossier du siège, indique la version et la date d’application, et l’envoie dans la conversation.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Il me faut le nouveau planogramme des pâtes, module de 5 mètres

  2. 📎 PLN Pâtes sèches 5m rev04.pdf Il est dans le dossier « Category/Planogrammes/Épicerie », version du 6 octobre, à appliquer d’ici lundi 20. Par rapport à la rev03 : 2 références complètes en plus sur la deuxième étagère, suppression des formats 1 kg de la marque de distributeur.

Le calendrier promo, sans ouvrir le fichier

Le directeur de magasin demande ce qui démarre la semaine prochaine. Ugo lit le calendrier promo partagé et répond avec les dates, les mécaniques et les rayons concernés.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Quelles promos démarrent lundi ?

  2. Dans le fichier « Calendrier promo T4.xlsx », du 20 octobre au 2 novembre : • Prospectus « Saveurs d’automne » : 64 références, prix choc • Pâtes et sauces : 3 achetés, le 3e offert sur 12 références • Lessives : −30 % avec la carte de fidélité La PLV arrive vendredi, d’après l’e-mail du siège d’hier.

Le rendez-vous avec l’acheteur, préparé en voiture

Le KAM d’un fournisseur se rend à la centrale d’achat. Ugo résume l’historique du client dans le CRM et les derniers e-mails, puis après le rendez-vous ajoute la note et fait avancer l’affaire.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Je vois l’acheteur des Marchés du Val dans une demi-heure, qu’est-ce que je dois savoir ?

  2. Marchés du Val : acheteur Antoine Mercier, produits frais. Affaire « Référencement yaourt à la grecque 2027 » à l’étape Proposition, 85 000 € par an, 120 magasins. Dans son dernier e-mail, du 9 octobre, il demande une participation pour deux prospectus et la date de livraison des nouveaux formats. Dernière note : « Veut un prix bloqué jusqu’en mars ».

  3. C’est fait : référencement ok à partir de janvier avec un prospectus. Mets à jour et passe en Négociation

  4. 1. J’ajoute la note « Référencement ok à partir de janvier, un prospectus avec participation » à l’affaire 2. Je passe « Référencement yaourt à la grecque 2027 » en Négociation Vous confirmez ?

Automatisations sur votre numéro

Les clients écrivent au numéro du supermarché, Ugo répond

Les clients écrivent au WhatsApp Business du magasin. Une automatisation répond avec trois boutons : Horaires, Prospectus, Autre. Pour les horaires et le prospectus, Ugo cherche les informations sur le site de l’enseigne ; pour tout le reste, il prévient le magasin par une notification.

Les bulles bleues sont le client, les blanches les réponses envoyées depuis le numéro WhatsApp Business de l’entreprise.

Découvrir les automatisations WhatsApp

  1. Bonjour, vous êtes ouverts dimanche ?

  2. Bonjour ! Je suis l’assistant des Marchés du Val de Dijon. Comment puis-je vous aider ?

  3. Horaires

  4. Le dimanche, nous sommes ouverts de 9 h à 12 h 30. Du lundi au samedi, de 8 h 30 à 20 h, sans interruption.

  5. Et le nouveau prospectus, il sort quand ?

  6. Le prospectus « Saveurs d’automne » est valable du 20 octobre au 2 novembre : vous le trouvez sur notre site, rubrique Prospectus. Puis-je vous aider pour autre chose ?

Idées pour utiliser les skills d’Ugo dans la grande distribution

Chaque skill est un outil connecté. Voici comment en tirer le meilleur dans ce secteur.

OneDriveOneDrive, Word et Excel

Le tableau des visites, mis à jour depuis le parking

Ugo ajoute une ligne pour chaque visite en magasin, avec la note, les ruptures et les actions, et met à jour les cellules quand le directeur de magasin confirme que c’est corrigé.

Découvrir OneDrive, Word et Excel
Google DriveGoogle Drive

Planogrammes, prospectus et notes du siège

Ugo cherche dans les dossiers du siège par nom ou par contenu, lit les PDF et remplit les modèles, comme le compte rendu de visite ou la demande de référencement d’un nouveau fournisseur.

Découvrir Google Drive
Google MapsCartes

La tournée des magasins

L’ordre le plus rapide pour visiter les magasins du secteur, avec le trafic du moment, le Street View du quai de livraison et les concurrents autour d’un nouveau magasin.

Découvrir Cartes
monday.commonday.com

Ouvertures, rénovations et prospectus

Les tableaux des projets, de l’ouverture d’un magasin au bouclage du prospectus : Ugo crée des éléments, change statuts et dates et écrit des mises à jour, par exemple « maquettes validées par le category ».

Découvrir monday.com
HubSpotHubSpot

Les enseignes dans le CRM du fournisseur

Pour ceux qui vendent à la GMS : l’historique des affaires avec chaque enseigne avant le rendez-vous avec l’acheteur, puis notes, tâches et affaires qui changent d’étape, après votre accord.

Découvrir HubSpot
WhatsApp BusinessVotre WhatsApp Business

Des réponses aux clients du magasin

Horaires, prospectus, services comme le drive : les Automatisations répondent à ceux qui écrivent au numéro du magasin et envoient une notification au magasin pour les demandes particulières.

Découvrir Votre WhatsApp Business

Ce que Ugo ne fait pas

Ugo organise les messages, l’agenda, les e-mails et les documents. Le reste relève de vos systèmes et de vos équipes.

  • Il ne se connecte pas aux caisses, à l’EDI ni au réassort automatique : il lit les tableaux et les documents que vous mettez dans les dossiers connectés.
  • Il ne gère pas et ne modifie pas les prix en rayon ou en caisse, et n’approuve pas les planogrammes : il les retrouve et les envoie, dans la version choisie par le siège.
  • Il ne saisit ni commandes ni conditions commerciales dans le logiciel de gestion : il prépare l’e-mail ou la note pour la personne qui les saisit, et dans le CRM il crée contacts, affaires, notes et tâches.
  • Il ne fait pas de campagnes de masse sur WhatsApp : les automatisations répondent à ceux qui écrivent, dans la fenêtre de 24 heures prévue par WhatsApp.

Les skills à activer

Les fonctionnalités de Ugo les plus utiles dans ce secteur, de la première à activer. Chacun les active depuis le portail en quelques minutes.

Ugo pour les métiers du secteur

Les pages consacrées aux métiers de ce secteur, avec des exemples plus précis.

Questions sur WhatsApp et Ugo dans la grande distribution

Comment utiliser WhatsApp au travail dans la grande distribution ?

Pour coordonner les magasins et le siège, envoyer des photos des rayons, signaler les ruptures et échanger avec les fournisseurs. Avec Ugo, chacun peut aussi demander planogrammes, promotions et rendez-vous dans la conversation, dicter ses comptes rendus de visite, et le numéro WhatsApp Business du magasin répond tout seul aux questions les plus fréquentes des clients.

Ugo peut-il rédiger les comptes rendus de visite en magasin ?

Oui. Le directeur régional dicte un vocal ou écrit deux lignes, et Ugo ajoute la ligne au tableau des visites sur OneDrive ou crée le compte rendu à partir d’un modèle sur Google Drive, puis prépare l’e-mail au directeur de magasin. Tout part après votre « Confirmer ».

Ugo se connecte-t-il aux caisses, à l’EDI ou au logiciel de gestion de l’enseigne ?

Non. Il se connecte à Google Workspace et Microsoft 365, à Odoo, HubSpot, Zoho CRM et Agile CRM, à monday.com et Zendesk, et à n’importe quelle application dotée d’un serveur MCP. Avec les autres systèmes, il passe par les e-mails et les fichiers : par exemple, il lit une extraction des ventes enregistrée dans un dossier connecté.

Est-ce que ça marche aussi pour les fournisseurs de la GMS ?

Oui, c’est l’un des usages les plus courants : KAM et commerciaux préparent leurs rendez-vous avec les acheteurs, retrouvent fiches et tarifs, mettent à jour le CRM après chaque visite et organisent leur tournée des magasins avec le trafic.

Combien coûte Ugo pour toute l’entreprise ?

Ugo coûte 50 € HT par mois ou 550 € HT par an par personne, toutes les skills incluses. Il s’active seulement pour ceux qui l’utilisent : par exemple les directeurs régionaux, les acheteurs et le marketing, pas forcément tous les magasins. Les données restent sur des serveurs à Francfort.

Références utiles

Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants de Ugo.

Les magasins sur le terrain, les réponses sur WhatsApp

Connectez les dossiers du siège, la messagerie, l’agenda et le WhatsApp Business des magasins en quelques minutes. Siège, magasins et fournisseurs trouvent les réponses dans la conversation.

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