Dans l’industrie chimique, WhatsApp est déjà utilisé par les clients, les commerciaux, les techniciens d’application, les fournisseurs et les transporteurs. Avec Ugo, il devient un outil de travail : vous lui écrivez ou vous lui envoyez un vocal, et il retrouve fiches de données de sécurité, fiches techniques et certificats d’analyse, prépare les e-mails aux clients, met à jour le CRM, tient l’agenda des audits et des expéditions et signale les pannes à la maintenance. Avant chaque action, il vous demande confirmation.
Dans une entreprise de la chimie, les questions arrivent de partout, et souvent sur WhatsApp. Le client demande la FDS à jour de la résine, le peintre veut connaître le temps de séchage de l’apprêt, le commercial envoie une demande d’échantillon depuis le parking, le transporteur demande à quelle heure charger la citerne, le chef d’équipe photographie une pompe qui fuit. Les réponses sont ailleurs : dans les dossiers du service réglementaire et du laboratoire, dans l’ERP, dans les e-mails, dans les tableaux de la production.
Ugo est un contact WhatsApp relié aux outils que l’entreprise utilise déjà : Google Workspace ou Microsoft 365, la messagerie, les contacts, les dossiers sur Drive ou OneDrive, le CRM comme Odoo ou HubSpot, monday.com pour la maintenance et les projets, Zendesk pour l’assistance technique. Chacun l’utilise depuis son téléphone, avec ses propres comptes : le commercial pour les clients et les échantillons, le technico-commercial pour les essais d’application, le laboratoire pour les certificats, la maintenance pour les interventions. Avec les Automatisations sur le WhatsApp Business de l’entreprise, Ugo répond aussi aux clients, demande ce qui manque et prévient la bonne personne.
Ugo ne rédige ni ne valide les fiches de données de sécurité, ne classe ni substances ni mélanges et ne remplace ni le responsable HSE, ni le conseiller à la sécurité ADR, ni l’ERP. Il trouve, résume, prépare et rappelle. Chaque e-mail, message ou document ne part qu’après votre « Confirmer ».
Qui l’utilise dans l’entreprise
Chaque service a ses questions. Ugo répond à chacun avec ses propres outils.
Historique du client, devis, échantillons envoyés et essais d’application, sur WhatsApp entre deux visites. La demande d’échantillon dictée en voiture devient un e-mail pour le laboratoire et une activité dans le CRM.
FDS en plusieurs langues, déclarations REACH et RoHS, étiquettes CLP, questionnaires des clients : Ugo retrouve la version publiée et l’envoie après votre accord. Les rédiger et les mettre à jour reste votre travail.
Certificats d’analyse par lot, fiches techniques, résultats d’essais et échéances des étalonnages : retrouvés en une minute. Les non-conformités dictées à voix haute rejoignent le registre après votre confirmation.
Le chef d’équipe envoie un vocal sur la fuite de la pompe ou l’arrêt du réacteur et Ugo crée l’élément sur le tableau de la maintenance. Procédures, permis de travail et manuels se retrouvent depuis le téléphone.
Les rendez-vous de chargement dans l’agenda, les demandes des transporteurs et des clients sur les livraisons, les trajets vers les dépôts avec la circulation du moment. Les documents de transport restent entre les mains de ceux qui les remplissent.
Les offres des fournisseurs de matières premières résumées, les e-mails sur les livraisons retrouvés, les FDS et certificats à réception cherchés dans les bons dossiers. Pour savoir tout de suite ce qu’a écrit le fournisseur de solvants.
De vraies conversations, écrites à la va-vite, comme on écrit sur WhatsApp.
Le client demande la FDS d’un produit. Ugo la cherche dans le dossier du service réglementaire, vous indique la version, la date et la langue, et l’envoie par e-mail au client après votre confirmation.
Skills utilisées
La Carrosserie Blanc veut la FDS du diluant cellulosique DN-40, dernière version
Dans le dossier « Réglementaire/FDS/FR », il y a « FDS DN-40 Diluant cellulosique v7.2.pdf », révision du 3 juin 2026, en français. Voulez-vous que je l’envoie à Serge Blanc (contact@carrosserie-blanc.fr) avec la fiche technique ?
En sortant de chez le client, le technico-commercial envoie un vocal. Ugo prépare l’e-mail pour le laboratoire avec le produit, la quantité et les spécifications, crée l’opportunité dans le CRM et programme la relance après l’essai.
Skills utilisées
🎤 Message vocal (0:41)
Voici ce que je vais faire : • E-mail à labo@chimie-du-rhone.fr : « Meubles Rivière : échantillon de 5 kg de colle vinylique AV-210, version prise rapide, avec certificat d’analyse, envoi avant vendredi » • Opportunité « Meubles Rivière – colle ligne de placage de chants » dans Odoo • Activité « Appeler Rivière pour le résultat de l’essai » dans deux semaines Vous confirmez ?
Un client signale un problème d’application. Ugo retrouve le ticket dans Zendesk, vous résume la conversation et répond au client après votre confirmation, en ajoutant une note interne pour le laboratoire.
Skills utilisées
Qu’est-ce que dit Peintures Industrielles Colomb sur l’apprêt époxy ?
Ticket n° 4821, ouvert hier : l’apprêt FE-12 lot 26-0915 reste collant après 24 heures à 12 °C dans l’atelier. Je prépare : • Réponse à Colomb : « Pouvez-vous nous envoyer la température et l’humidité d’application et le rapport de catalyse utilisé ? Hélène Comte, du laboratoire, vous rappellera demain » • Note interne : « Vérifier le certificat d’analyse du lot 26-0915 » Vous confirmez ?
Le chef d’équipe décrit le problème à voix haute. Ugo crée l’élément sur le tableau de la maintenance dans monday.com avec l’installation, le composant et la priorité, et l’attribue au technicien de garde.
Skills utilisées
🎤 Message vocal (0:25)
Je crée dans monday.com, tableau « Maintenance atelier mélange » : • Élément : « Mélangeur M4 – pompe de transfert, goutte-à-goutte à la garniture mécanique » • Priorité : haute, statut « À faire » • Attribué à Robert Salles Vous confirmez ?
Automatisations sur votre numéro
Carrosseries, entreprises de propreté et revendeurs écrivent au WhatsApp Business de l’entreprise. Une automatisation répond avec trois boutons : Commande, FDS et fiches techniques, Assistance technique. Pour une fiche, Ugo la cherche dans le dossier du service réglementaire et l’envoie après votre accord ; pour l’assistance, il recueille le produit et le lot et prévient le technicien.
Les bulles bleues sont le client, les blanches les réponses envoyées depuis le numéro WhatsApp Business de l’entreprise.
Découvrir les automatisations WhatsAppBonjour, j’ai besoin de la fiche de sécurité d’un de vos détergents
Bonjour ! Je suis l’assistant de Détergents Alpins. À quel sujet nous écrivez-vous ?
FDS et fiches techniques
Bien sûr, pour quel produit ? Si vous m’indiquez aussi le conditionnement, je vous envoie la bonne fiche.
Dégraissant alcalin SG-50, bidon de 25 kg
📎 FDS SG-50 Dégraissant alcalin v4.1.pdf Voici la fiche de données de sécurité à jour. Pour toute question sur l’utilisation du produit, choisissez « Assistance technique » et un de nos techniciens vous recontactera.
Chaque skill est un outil connecté. Voici comment en tirer le meilleur dans ce secteur.
Votre WhatsApp BusinessDemandes de FDS, commandes des revendeurs, signalements techniques : les Automatisations répondent depuis le WhatsApp Business que les clients connaissent déjà et ne vous préviennent que quand c’est utile.
Découvrir Votre WhatsApp Business
Google DriveFiches de données de sécurité en plusieurs langues, fiches techniques, certificats d’analyse et déclarations : Ugo cherche par nom ou par contenu, lit les PDF et remplit vos modèles, comme la réponse au questionnaire fournisseur.
Découvrir Google Drive
ZendeskUgo liste les tickets ouverts, résume les conversations, répond aux clients et ajoute des notes internes pour le laboratoire après votre confirmation, même depuis le site du client.
Découvrir Zendesk
OdooLe commercial demande à Ugo l’historique d’un client avant la visite, consulte devis et bons de commande et laisse notes, opportunités et activités dans Odoo après l’essai d’application.
Découvrir Odoo
OneDrive, Word et ExcelUgo lit le registre des non-conformités ou le tableau des échantillons envoyés et ajoute des lignes après votre confirmation, par exemple une réclamation dictée à voix haute avec le lot, le client et le défaut.
Découvrir OneDrive, Word et ExcelAjoutez le site avec le catalogue : Ugo y cherche gammes, conditionnements et domaines d’application et répond aux commerciaux et aux automatisations avec les informations publiées.
Découvrir Sites d’entreprise (connaissances)Ugo organise les messages, l’agenda, les e-mails et les documents. Le reste relève de vos systèmes et de vos équipes.
Les fonctionnalités de Ugo les plus utiles dans ce secteur, de la première à activer. Chacun les active depuis le portail en quelques minutes.
Les pages consacrées aux métiers de ce secteur, avec des exemples plus précis.
Pour répondre aux clients, recevoir les demandes d’échantillons des commerciaux, suivre fournisseurs et transporteurs et signaler les problèmes dans les ateliers. Avec Ugo, chacun peut aussi demander fiches, rendez-vous et données clients dans la conversation, et le WhatsApp Business de l’entreprise répond tout seul aux demandes les plus fréquentes, comme les fiches de données de sécurité.
Oui. Il les cherche dans le dossier que vous indiquez sur Google Drive ou OneDrive et les envoie par e-mail ou depuis le WhatsApp Business de l’entreprise. Si vous choisissez « Me demander confirmation avant » dans l’automatisation, aucune fiche ne part sans votre accord. Ugo envoie le fichier qu’il trouve : rédiger et mettre à jour les FDS reste le travail du service réglementaire.
Non, pas à la place de la FDS ou de votre technicien. Il peut retrouver la bonne fiche et en citer le contenu, mais les consignes de manipulation, de protection et de premiers secours doivent toujours être lues dans la FDS et, si des précisions sont nécessaires, données par le responsable HSE ou le service réglementaire.
Il se connecte à Odoo (de la version 14 à la 19) comme CRM, à HubSpot, Zoho CRM et Agile CRM, à monday.com et Zendesk, et à toute appli qui propose un serveur MCP. Avec les autres systèmes, il passe par les e-mails et les documents : par exemple, il prépare l’e-mail de commande pour la personne qui la saisit dans l’ERP.
Ugo coûte 50 € HT par mois ou 550 € HT par an par personne, toutes les skills incluses. Il s’active uniquement pour ceux qui l’utilisent : par exemple les commerciaux, le service réglementaire et l’assistance technique, pas forcément toute l’usine.
Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants de Ugo.
Connectez les dossiers du service réglementaire et du laboratoire, la messagerie et le WhatsApp Business de l’entreprise en quelques minutes. Clients, commerciaux et services trouvent les réponses dans la conversation.
