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Comment utiliser WhatsApp pour mon travail dans l’industrie des boissons ?

Dans les entreprises de boissons, WhatsApp est déjà le canal des restaurateurs, des cavistes, des importateurs, des commerciaux et des transporteurs. Avec Ugo, il devient un outil de travail : vous lui écrivez ou vous lui envoyez un vocal, et il retrouve fiches techniques et analyses, prépare les e-mails pour les clients et les importateurs, met à jour le CRM, tient l’agenda des mises en bouteille, des salons et des visites et répond depuis le numéro de l’entreprise. Avant chaque action, il vous demande confirmation.

Essayer UgoExemples d’utilisation de WhatsApp dans l’industrie des boissons

Dans un domaine, une brasserie ou une entreprise d’eaux et de sodas, les demandes arrivent toutes sur WhatsApp. Le restaurateur veut la fiche du Givry pour sa nouvelle carte, l’acheteur de l’enseigne demande le tarif promotionnel de l’été, l’importateur allemand attend les analyses pour les échantillons, le commercial envoie la commande en sortant de chez le caviste, le transporteur prévient que le semi arrive une heure plus tôt. Les réponses sont ailleurs : dans les dossiers de l’œnologue, dans l’ERP, dans les e-mails, dans le tableau des allocations.

Ugo est un contact WhatsApp relié aux outils que l’entreprise utilise déjà : Google Workspace ou Microsoft 365, la messagerie, les contacts, les dossiers sur Drive ou OneDrive, le CRM comme HubSpot ou Odoo, monday.com pour les projets. Chacun l’utilise depuis son téléphone, avec ses propres comptes : le commercial pour ses clients, le responsable export pour les importateurs, la cave pour les mises en bouteille et la maintenance, l’accueil pour les visites. Avec les Automatisations sur le WhatsApp Business de l’entreprise, Ugo répond aussi aux clients et aux visiteurs, demande ce qui manque et prévient la bonne personne.

Ugo ne remplace ni le registre de cave, ni le logiciel de déclarations douanières, ni le logiciel de production, et ne signe aucun document à la place de l’œnologue ou du responsable qualité. Il trouve, résume, prépare et rappelle. Chaque e-mail, message ou document ne part qu’après votre « Confirmer ».

Qui l’utilise dans l’entreprise

Qui utilise WhatsApp avec Ugo dans une entreprise de boissons

Chaque service a ses questions. Ugo répond à chacun avec ses propres outils.

Commerciaux CHR et GMS

Tarifs, fiches produits, historique du client et promotions négociées avec les enseignes, sur WhatsApp entre deux visites. La commande dictée en voiture devient un e-mail pour l’ADV et une activité dans le CRM.

Export

Les e-mails des importateurs résumés, les envois d’échantillons suivis, les fiches techniques en anglais et les analyses retrouvées en un instant. Avec le bon fuseau horaire dans l’agenda pour les appels avec les États-Unis ou le Japon.

Cave, production et mise en bouteille

Le planning des mises en bouteille, les fiches de travail, les manuels de la tireuse et de l’étiqueteuse sur le téléphone. Le chef d’équipe signale la panne à voix haute et Ugo crée l’élément sur le tableau de la maintenance.

Qualité et laboratoire

Analyses chimiques, certificats bio, fiches de sécurité des matériaux au contact, échéances des étalonnages et des audits : retrouvés en une minute et envoyés au client après votre accord.

Logistique et expéditions

Les demandes des transporteurs et des distributeurs, les rendez-vous de chargement dans l’agenda, les trajets vers les plateformes de la grande distribution avec la circulation du moment.

Œnotourisme et visites

Réservations de visites et de dégustations depuis le WhatsApp Business de l’entreprise : l’automatisation propose les formules, recueille la date et le nombre de personnes et prévient l’accueil.

Exemples d’utilisation de WhatsApp dans l’industrie des boissons

De vraies conversations, écrites à la va-vite, comme on écrit sur WhatsApp.

La fiche technique pour la carte des vins

Le restaurateur demande la fiche d’un vin pour sa nouvelle carte. Ugo la cherche dans le dossier de l’œnologue, vous donne le millésime et les données principales et l’envoie par e-mail après votre confirmation.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Tu me trouves la fiche du Givry 1er cru 2022 ? C’est pour l’Auberge du Château

  2. Dans le dossier « Œnologie/Fiches techniques », il y a « Givry 1er cru 2022 – fiche FR.pdf », mise à jour le 12 mai. 13,5 % vol., 12 mois en fûts de chêne, 8 400 bouteilles. Voulez-vous que je l’envoie à Marc Fournier (aubergeduchateau@gmail.com) avec le tarif CHR 2026 ?

Les échantillons pour l’importateur

L’importateur demande des échantillons et des analyses. Ugo retrouve le dernier e-mail, prépare la réponse avec les analyses en pièce jointe, crée l’opportunité dans le CRM et programme la relance après l’arrivée des échantillons.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Réponds à Weinhaus Becker : on envoie 6 échantillons lundi, joins les analyses du Mâcon-Villages 2025

  2. Voici ce que je vais faire : • Réponse à Jonas Becker (Weinhaus Becker, Munich) : « 6 échantillons expédiés lundi 19 octobre par express », pièce jointe « Analyses Mâcon-Villages 2025.pdf » • Transaction « Weinhaus Becker – tarif Allemagne » dans HubSpot, étape « Échantillons » • Tâche « Relancer Becker pour les échantillons » le 28 octobre Vous confirmez ?

Les mises en bouteille de la semaine

Le chef de cave demande ce qui est prévu. Ugo lit l’agenda et le tableau des tirages et signale ce qui manque pour démarrer, comme les étiquettes ou les bouchons.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. On met quoi en bouteille cette semaine et il manque quelque chose ?

  2. Dans l’agenda : • Mardi : Bourgogne Aligoté 2025, 12 000 bouteilles • Jeudi : Bourgogne Chardonnay 2025, 6 500 bouteilles Dans le fichier « Matières sèches.xlsx » : • Étiquettes Chardonnay : 4 000 en stock, il en faut 6 500 • Capsules à vis Aligoté : livrées demain par la verrerie Voulez-vous que j’écrive à l’imprimerie pour les étiquettes ?

La panne sur la ligne, signalée par un vocal

Le chef d’équipe décrit le problème à voix haute. Ugo crée l’élément sur le tableau de la maintenance dans monday.com avec la ligne, la machine et la priorité, et l’attribue au technicien de garde.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. 🎤 Message vocal (0:31)

  2. Je crée dans monday.com, tableau « Maintenance embouteillage » : • Élément : « Ligne PET 1,5 L – étiqueteuse, étiquettes de travers sur le format pétillant » • Priorité : haute, statut « À faire » • Attribué à Stéphane Brunet Vous confirmez ?

Automatisations sur votre numéro

Clients et visiteurs écrivent au numéro de l’entreprise, Ugo trie les demandes

Restaurateurs, cavistes et amateurs écrivent au WhatsApp Business du domaine. Une automatisation répond avec trois boutons : Commande, Visite et dégustation, Autre. Pour une visite, Ugo propose les formules, recueille la date et le nombre de personnes et prévient l’accueil ; pour une commande, il recueille les détails et les transmet au service commercial.

Les bulles bleues sont le client, les blanches les réponses envoyées depuis le numéro WhatsApp Business de l’entreprise.

Découvrir les automatisations WhatsApp

  1. Bonjour, est-ce qu’on peut venir visiter le domaine ?

  2. Bonjour ! Je suis l’assistant du Domaine de la Combe Rouge. À quel sujet nous écrivez-vous ?

  3. Visite et dégustation

  4. Avec plaisir ! Quelle formule préférez-vous ?

  5. Premiers crus, 6 vins. Samedi 25 octobre, nous serons 4

  6. Parfait, c’est noté : dégustation des premiers crus, samedi 25 octobre, 4 personnes. Julie, de l’accueil, vous écrira très vite pour confirmer l’horaire.

Idées pour utiliser les skills d’Ugo dans l’industrie des boissons

Chaque skill est un outil connecté. Voici comment en tirer le meilleur dans ce secteur.

WhatsApp BusinessVotre WhatsApp Business

Visites, commandes et renseignements depuis le numéro de l’entreprise

Réservations de dégustations, horaires du caveau, demandes de tarifs : les Automatisations répondent depuis le WhatsApp Business que clients et visiteurs connaissent déjà et ne vous préviennent que quand c’est utile.

Découvrir Votre WhatsApp Business
Google DriveGoogle Drive

Fiches techniques et analyses, toujours dans la poche

Fiches en français et en anglais, analyses, certificats bio et médailles : Ugo cherche par nom ou par contenu, lit les PDF et remplit vos modèles, comme la proposition pour une carte des vins ou le courrier à l’importateur.

Découvrir Google Drive
OneDriveOneDrive, Word et Excel

Allocations et matières sèches dans Excel

Ugo lit le tableau des allocations ou celui des bouteilles, bouchons et étiquettes, et met à jour les cellules après votre confirmation, par exemple les caisses attribuées à un client, dictées à voix haute.

Découvrir OneDrive, Word et Excel
HubSpotHubSpot

Importateurs et clients dans le CRM

Avant l’appel avec l’importateur, Ugo vous résume la transaction et les dernières notes ; après le salon, il crée contacts, transactions et tâches de relance, pour qu’aucune carte de visite ne reste au fond d’un tiroir.

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Sites d’entreprise (connaissances)

Le site avec les vins, les bières et les gammes

Ajoutez le site de l’entreprise : Ugo y cherche appellations, formats, accords mets-vins et horaires des visites et répond aux commerciaux et aux automatisations avec les informations publiées.

Découvrir Sites d’entreprise (connaissances)
Google MapsCartes

La tournée des cavistes, des bars et des plateformes

L’ordre le plus rapide pour visiter les clients d’un secteur ou rejoindre la plateforme de l’enseigne, avec la circulation du moment, et le Street View de l’entrée pour le déchargement.

Découvrir Cartes

Ce que Ugo ne fait pas

Ugo organise les messages, l’agenda, les e-mails et les documents. Le reste relève de vos systèmes et de vos équipes.

  • Il ne tient pas le registre de cave, ne gère ni la DRM ni les droits d’accise, et n’établit pas les documents d’accompagnement comme le DAE : ils restent dans les logiciels dédiés et entre les mains de ceux qui les remplissent.
  • Il n’approuve ni ne modifie fiches techniques, étiquettes et analyses : il les retrouve et les envoie, dans la version choisie par l’œnologue ou la qualité.
  • Il ne saisit pas les commandes dans l’ERP : il prépare l’e-mail ou la note pour la personne qui les saisit, et dans le CRM il crée contacts, transactions, notes et tâches.
  • Il ne fait pas de campagnes de masse sur WhatsApp : les automatisations répondent à ceux qui écrivent, dans la fenêtre de 24 heures prévue par WhatsApp.

Les skills à activer

Les fonctionnalités de Ugo les plus utiles dans ce secteur, de la première à activer. Chacun les active depuis le portail en quelques minutes.

Ugo pour les métiers du secteur

Les pages consacrées aux métiers de ce secteur, avec des exemples plus précis.

Questions sur WhatsApp et Ugo dans l’industrie des boissons

Comment utiliser WhatsApp au travail dans un domaine viticole ou une brasserie ?

Pour répondre aux restaurateurs et aux cavistes, recevoir les commandes des commerciaux, suivre importateurs et transporteurs, réserver des visites et signaler les problèmes de mise en bouteille. Avec Ugo, chacun peut aussi demander fiches, rendez-vous et données clients dans la conversation, et le WhatsApp Business de l’entreprise répond tout seul aux demandes les plus fréquentes, comme les visites du domaine.

Ugo peut-il envoyer fiches techniques et analyses aux importateurs ?

Oui. Il les cherche dans le dossier que vous indiquez sur Google Drive ou OneDrive et les envoie par e-mail ou depuis le WhatsApp Business de l’entreprise, après votre confirmation. Ugo envoie le fichier qu’il trouve : tenir à jour millésimes et versions reste le travail de l’œnologue ou de la qualité.

Ugo gère-t-il les droits d’accise, le registre de cave ou les documents de transport ?

Non. Registre de cave, DRM et DAE restent dans les logiciels dédiés. Ugo vous aide autour de ces documents : il retrouve les e-mails du transitaire, vous rappelle les échéances dans l’agenda et prépare les messages pour ceux qui les remplissent.

Puis-je utiliser Ugo en cave ou sur la ligne, où l’on n’écrit pas sur son téléphone ?

Oui, avec les vocaux jusqu’à 90 secondes : Ugo les transcrit sur ses serveurs en Europe, ne garde que le texte et les traite comme des messages écrits. Le chef d’équipe décrit la panne à voix haute et Ugo prépare le signalement.

Combien coûte Ugo dans une entreprise de boissons ?

Ugo coûte 50 € HT par mois ou 550 € HT par an par personne, toutes les skills incluses. Il s’active uniquement pour ceux qui l’utilisent : par exemple les commerciaux, l’export et l’accueil, pas forcément toute la cave.

Références utiles

Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants de Ugo.

Les fiches dans vos dossiers, les réponses sur WhatsApp

Connectez les dossiers de la cave, la messagerie et le WhatsApp Business de l’entreprise en quelques minutes. Clients, importateurs et services trouvent les réponses dans la conversation.

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