Commerciaux et agents
Tarifs, fiches produits, historique du client et comptes rendus de visite, sur WhatsApp entre deux rendez-vous. La commande dictée en voiture devient un e-mail prêt pour l’ADV et une activité dans le CRM.
Comment utiliser WhatsApp pour mon travail dans l’industrie agroalimentaire ?
Dans l’agroalimentaire, tout le monde utilise déjà WhatsApp : clients, commerciaux, fournisseurs et chefs d’équipe. Avec Ugo, il devient un outil de travail : vous lui écrivez ou vous lui envoyez un vocal, et il retrouve fiches techniques et certificats, prépare les e-mails aux clients, met à jour le CRM, tient l’agenda des audits et des livraisons et répond aux clients depuis le numéro de l’entreprise. Avant chaque action, il vous demande confirmation.
Dans une entreprise agroalimentaire, les questions arrivent de partout, et presque toujours sur WhatsApp. L’acheteur de l’enseigne demande la fiche technique à jour, le restaurateur veut savoir si le produit contient des fruits à coque, le commercial envoie la commande depuis le parking, le transporteur prévient qu’il a du retard, le chef d’équipe photographie le convoyeur à l’arrêt. Les réponses, elles, sont ailleurs : dans les dossiers de la qualité, dans l’ERP, dans la messagerie, dans la tête de celui qui est en congé.
Ugo est un contact WhatsApp relié aux outils que l’entreprise utilise déjà : Google Workspace ou Microsoft 365, la messagerie, les contacts, les dossiers sur Drive ou OneDrive, le CRM comme Odoo ou HubSpot, monday.com pour les projets. Chacun l’utilise depuis son téléphone, avec ses propres comptes : le commercial pour ses clients, la qualité pour les documents, la maintenance pour les interventions. Avec les Automatisations sur le WhatsApp Business de l’entreprise, Ugo répond aussi aux clients, demande ce qui manque et prévient la bonne personne.
Ugo ne remplace ni le plan HACCP, ni l’ERP de production, ni le logiciel de traçabilité, et ne signe rien à la place du responsable qualité. Il trouve, résume, prépare et rappelle. Chaque e-mail, message ou document ne part qu’après votre « Confirmer ».
Qui l’utilise dans l’entreprise
Qui utilise WhatsApp avec Ugo dans une entreprise agroalimentaire
Chaque service a ses questions. Ugo répond à chacun avec ses propres outils.
Qualité et sécurité des aliments
Fiches techniques, déclarations allergènes, certificats IFS ou BRCGS, analyses de laboratoire : retrouvés en une minute et envoyés au client après votre accord. Les échéances des certifications arrivent dans la conversation avant qu’il ne soit trop tard.
Achats et matières premières
Les offres des fournisseurs résumées, les e-mails sur les livraisons retrouvés, les certificats des matières premières cherchés dans les bons dossiers. Pour savoir tout de suite ce qu’a écrit le moulin ou la laiterie.
Production et maintenance
Le chef d’équipe envoie un vocal sur l’arrêt de la ligne et Ugo crée l’élément sur le tableau de la maintenance. Le technicien retrouve le manuel de l’ensacheuse sur son téléphone, devant la machine.
Logistique et expéditions
Les demandes des transporteurs et des clients sur les livraisons, les trajets vers les magasins avec la circulation, les rendez-vous de déchargement dans l’agenda.
Dirigeant et direction
Chaque matin, à l’heure de votre choix, le résumé des rendez-vous, des e-mails importants et des affaires en cours. Des questions rapides sur les chiffres des tableurs partagés, sans ouvrir l’ordinateur.
Exemples d’utilisation de WhatsApp dans l’industrie agroalimentaire
De vraies conversations, écrites à la va-vite, comme on écrit sur WhatsApp.
La fiche technique avec les allergènes, envoyée au client
L’acheteur demande la fiche à jour d’un produit. Ugo la cherche dans le dossier de la qualité, vous indique la version et la date, et l’envoie par e-mail au client après votre confirmation.
Skills utilisées
Envoie-moi la fiche technique des gressins au romarin, la dernière version
Dans le dossier « Qualité/Fiches techniques », il y a « FT-112 Gressins romarin rev05.pdf », mise à jour le 2 septembre. Allergènes : gluten ; traces possibles de sésame et de soja. Voulez-vous que je l’envoie à Florence Garnier (Supermarchés Delta), qui vous l’a demandée ce matin ?
La commande du commercial, dictée en voiture
En sortant de chez le client, le commercial envoie un vocal avec la commande. Ugo prépare l’e-mail pour l’ADV avec les articles et les quantités, ajoute la note dans le CRM et programme le rappel pour le réassort.
Skills utilisées
🎤 Message vocal (0:36)
Voici ce que je vais faire : • E-mail à commandes@pates-borel.fr : « Commande Bar du Centre, Romans-sur-Isère : 20 cartons de tagliatelles 250 g, 15 cartons de ravioles, livraison mardi » • Note sur Bar du Centre dans Odoo • Activité « Rappeler pour le réassort » dans deux semaines Vous confirmez ?
L’audit qui approche, avec les documents prêts
Ugo vous rappelle la visite de l’organisme certificateur, vérifie les échéances dans le tableau des certifications et vous dit ce qui manque, pour que tout soit prêt à temps.
Skills utilisées
C’est quand l’audit IFS et qu’est-ce qui expire en premier ?
L’audit IFS Food est le mardi 18 novembre, à partir de 9 h, dans l’agenda. Dans le fichier « Échéancier certifications.xlsx » : • Analyses de l’eau de process : expirées le 30 septembre • Étalonnage du détecteur de métaux ligne 2 : expire le 10 novembre • Formation HACCP équipe de nuit : 3 personnes à mettre à jour Voulez-vous un rappel lundi matin ?
L’arrêt de ligne, signalé par un vocal
Le chef d’équipe décrit la panne à voix haute. Ugo crée l’élément sur le tableau de la maintenance dans monday.com avec la ligne, la machine et la priorité, et l’attribue au technicien de garde.
Skills utilisées
🎤 Message vocal (0:22)
Je crée dans monday.com, tableau « Maintenance usine » : • Élément : « Ligne 3 – operculeuse barquettes, soudure irrégulière » • Priorité : haute, statut « À faire » • Attribué à David Lemoine Vous confirmez ?
Automatisations sur votre numéro
Les clients écrivent au numéro de l’entreprise, Ugo trie les demandes
Bars, restaurants et commerces écrivent au WhatsApp Business de l’entreprise. Une automatisation répond avec trois boutons : Commande, Fiche technique et allergènes, Autre. Pour une fiche technique, Ugo la cherche dans le dossier de la qualité et l’envoie après votre accord ; pour une commande, il recueille les détails et prévient le service commercial.
Les bulles bleues sont le client, les blanches les réponses envoyées depuis le numéro WhatsApp Business de l’entreprise.
Découvrir les automatisations WhatsAppBonjour, j’aurais besoin d’un renseignement sur vos gressins
Bonjour ! Je suis l’assistant de la Biscuiterie du Val. À quel sujet nous écrivez-vous ?
Fiche technique
Bien sûr, pour quel produit ? Si vous m’indiquez aussi le format, je vous envoie la bonne fiche.
Gressins au romarin, le paquet de 250 g
📎 FT-112 Gressins romarin rev05.pdf Voici la fiche à jour, avec les allergènes et les valeurs nutritionnelles. Je reste à votre disposition pour toute question.
Idées pour utiliser les skills d’Ugo dans une entreprise agroalimentaire
Chaque skill est un outil connecté. Voici comment en tirer le meilleur dans ce secteur.
Votre WhatsApp BusinessDes réponses aux clients depuis le numéro de l’entreprise
Horaires de livraison, commandes, demandes de fiches techniques : les Automatisations répondent depuis le WhatsApp Business que les clients connaissent déjà et ne vous préviennent que quand c’est utile.
Découvrir Votre WhatsApp Business
Google DriveLe dossier de la qualité, toujours dans la poche
Fiches techniques, déclarations allergènes, certificats et procédures : Ugo cherche par nom ou par contenu, lit les PDF et remplit vos modèles, comme le courrier de non-conformité au fournisseur.
Découvrir Google Drive
OneDrive, Word et ExcelÉchéanciers et registres dans Excel
Ugo lit l’échéancier des certifications ou le tableau des réclamations et ajoute des lignes après votre confirmation, par exemple une réclamation dictée à voix haute avec le lot et le client.
Découvrir OneDrive, Word et Excel
OdooClients et opportunités dans le CRM
Le commercial demande à Ugo l’historique d’un client avant la visite, consulte devis et bons de commande et laisse notes et activités dans Odoo après le rendez-vous.
Découvrir OdooSites d’entreprise (connaissances)
Le catalogue du site de l’entreprise
Ajoutez le site avec le catalogue : Ugo y cherche formats, ingrédients et gammes et répond aux commerciaux et aux automatisations avec les informations publiées.
Découvrir Sites d’entreprise (connaissances)
CartesLa tournée des clients et des livraisons
L’ordre le plus rapide pour visiter les magasins ou rejoindre la plateforme de l’enseigne, avec la circulation du moment, et le Street View de l’entrée marchandises.
Découvrir CartesCe que Ugo ne fait pas
Ugo organise les messages, l’agenda, les e-mails et les documents. Le reste relève de vos systèmes et de vos équipes.
- Il ne remplace pas le plan HACCP, le plan de maîtrise sanitaire ou le logiciel de traçabilité des lots.
- Il n’approuve, ne signe et ne modifie ni fiches techniques ni étiquettes : il les retrouve et les envoie, dans la version choisie par la qualité.
- Il ne saisit pas les commandes dans l’ERP : il prépare l’e-mail ou la note pour la personne qui les saisit, et dans Odoo il crée opportunités, notes et activités.
- Il ne fait pas de campagnes de masse sur WhatsApp : les automatisations répondent à ceux qui écrivent, dans la fenêtre de 24 heures prévue par WhatsApp.
Les skills à activer
Les fonctionnalités de Ugo les plus utiles dans ce secteur, de la première à activer. Chacun les active depuis le portail en quelques minutes.
Ugo pour les métiers du secteur
Les pages consacrées aux métiers de ce secteur, avec des exemples plus précis.
Agents commerciaux agroalimentaires
Pour ceux qui vendent de l’alimentaire en CHR, en GMS, au commerce de proximité et aux grossistes : tarifs des mandants, tournées, commandes et CRM gérés depuis WhatsApp, même à la voix.
Découvrir Ugo pour agents commerciaux agroalimentairesAgents pour la boulangerie, la pizza et la viennoiserie
Pour ceux qui vendent farines, levures, produits intermédiaires et surgelés de panification aux boulangeries, pizzerias, pâtisseries et bars : fiches techniques, essais en fournil et réservations pour les fêtes.
Découvrir Ugo pour agents pour la boulangerie, la pizza et la viennoiserieAgents en produits laitiers et fromages
Pour ceux qui représentent fromageries et laiteries auprès des crémeries, rayons fromage, pizzerias, bars et restaurants : AOP, affinages, mozzarella pour pizza, DLC et retours gérés depuis WhatsApp.
Découvrir Ugo pour agents en produits laitiers et fromagesAgents en produits frais
Pour ceux qui vendent charcuterie, viandes, fruits et légumes et produits traiteur aux boucheries, charcuteries, restaurants et rayons à la coupe : commandes à heure fixe, DLC courtes, chaîne du froid et réclamations à traiter tout de suite.
Découvrir Ugo pour agents en produits frais
Questions sur WhatsApp et Ugo dans l’industrie agroalimentaire
Comment utiliser WhatsApp au travail dans une entreprise agroalimentaire ?
Pour répondre aux clients, recevoir les commandes des commerciaux, coordonner livraisons et fournisseurs et signaler les problèmes en production. Avec Ugo, chacun peut aussi demander documents, rendez-vous et données clients dans la conversation, et le numéro WhatsApp Business de l’entreprise répond tout seul aux demandes les plus fréquentes, comme les fiches techniques.
Ugo peut-il envoyer les fiches techniques et les déclarations allergènes aux clients ?
Oui. Il les cherche dans le dossier que vous indiquez sur Google Drive ou OneDrive et les envoie par e-mail ou depuis le WhatsApp Business de l’entreprise. Si vous choisissez « Me demander confirmation avant » dans l’automatisation, aucun document ne part sans votre accord. Ugo envoie toujours le fichier qu’il trouve : tenir les versions à jour reste le travail de la qualité.
Ugo se connecte-t-il à notre ERP ?
Il se connecte à Odoo (de la version 14 à la 19) comme CRM, à HubSpot, Zoho CRM et Agile CRM, à monday.com et Zendesk, et à toute appli qui propose un serveur MCP. Avec les autres logiciels, il passe par les e-mails et les documents : par exemple, il prépare l’e-mail de commande pour la personne qui la saisit dans le système.
Puis-je utiliser Ugo en production, où l’on n’écrit pas sur son téléphone ?
Oui, avec les vocaux jusqu’à 90 secondes : Ugo les transcrit sur ses serveurs en Europe, ne garde que le texte et les traite comme des messages écrits. Le chef d’équipe décrit la panne à voix haute et Ugo prépare le signalement.
Combien coûte Ugo pour toute l’entreprise ?
Ugo coûte 50 € HT par mois ou 550 € HT par an par personne, toutes les skills incluses. Il s’active uniquement pour ceux qui l’utilisent : par exemple les commerciaux et la qualité, pas forcément toute l’usine.
Références utiles
Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants de Ugo.
- ANIA – Association nationale des industries alimentairesL’organisation qui représente l’industrie alimentaire française, avec des données sur le secteur et ses fédérations professionnelles.ania.net
- Ministère de l’Agriculture et de la Souveraineté alimentaireRéglementation, contrôles officiels, alertes et informations sur l’hygiène des aliments et le plan de maîtrise sanitaire.agriculture.gouv.fr
- ANSES – Agence nationale de sécurité sanitaireLes avis scientifiques français sur la sécurité des aliments, les allergènes et les contaminants.anses.fr
- EFSA – Autorité européenne de sécurité des alimentsLes avis scientifiques européens sur les ingrédients, les additifs, les allergènes et les contaminants.efsa.europa.eu
La qualité dans vos dossiers, les réponses sur WhatsApp
Connectez les dossiers de la qualité, la messagerie et le WhatsApp Business de l’entreprise en quelques minutes. Clients, commerciaux et services trouvent les réponses dans la conversation.
