Transcrites sur les serveurs d’Ugo
La transcription tourne sur un serveur dédié d’Ugo, sans envoyer l’audio à des services de transcription externes.
Appels et réunions
Vous parlez avec le client. Ugo prend les notes.
Écrivez à Ugo « enregistre la réunion » : il vous envoie un lien avec un grand bouton rouge. À la fin du rendez-vous, vous recevez la transcription avec qui a dit quoi, le résumé et les tâches, directement sur WhatsApp.
Réunion avec Moreau SARL
Enregistrement en cours
12:47
Touchez le carré pour arrêter
·
Envoyer un enregistrement
Transcription prête : 2 voix, 3 tâches
- Enregistre la réunion avec Moreau
- Qu’a dit Julien sur le prix ?
- Que dois-je faire après l’appel d’hier ?
- Marque le devis comme fait
- Je t’envoie l’enregistrement de la visite
- Qui devait envoyer la grille tarifaire ?
- Résume-moi la réunion de lundi
- Qu’ai-je promis à Lefèvre ?
C’est en réunion que se décident les choses importantes, et puis la moitié s’évapore : qui devait envoyer quoi, pour quand, à quel prix. Prendre des notes en parlant à un client n’est pas pratique, et personne ne réécoute une heure d’audio.
Avec Ugo, vous posez le téléphone sur la table et vous appuyez sur REC. Une fois le rendez-vous terminé, Ugo transcrit tout, distingue les voix et vous écrit sur WhatsApp le résumé et les tâches, avec qui doit les faire et pour quand. L’enregistrement reste dans le portail, avec la transcription découpée par intervenant et consultable mot par mot.
Cela fonctionne pour les réunions en présentiel, pour les appels en haut-parleur et pour les enregistrements que vous avez déjà sur votre téléphone : vous les envoyez depuis le même lien.
Quatre étapes, aucune application à installer
Tout commence par un message à Ugo et se termine par un message d’Ugo.
Demandez le lien
Écrivez à Ugo « enregistre l’appel » ou « enregistre la réunion avec Moreau ». Il vous répond avec un lien personnel, valable sept jours.
Appuyez sur REC
Ouvrez le lien sur votre téléphone ou votre ordinateur et touchez le bouton rouge. Vous pouvez faire une pause et enregistrer jusqu’à deux heures d’affilée, 30 heures par mois. Ou envoyer un fichier que vous avez déjà.
Ugo transcrit
L’audio arrive chez Ugo pendant que vous enregistrez. Ugo le transcrit sur ses propres serveurs, distingue les voix et devine les prénoms à la façon dont les gens s’appellent.
Recevez résumé et tâches
Sur WhatsApp, vous recevez le titre, le résumé et les tâches avec responsable et échéance. Le reste est dans le portail, dans Appels et réunions.
Qui a dit quoi, et ce qu’il reste à faire
Dans le portail, chaque enregistrement a son lecteur, sa transcription découpée par intervenant et ses tâches à cocher. Vous indiquez à Ugo qui est chaque voix : vous, un contact du carnet d’adresses ou simplement un nom.
Devis approvisionnement 2027
38:12Thème: ApprovisionnementObjet: Devis n° 52
0:04
Claire (vous)
Alors, commençons par le devis de l’an prochain : les quantités sont les mêmes que cette année ?
0:11
Julien Moreau
À peu près, mais on augmente le comté affiné de 20 %. Il me faut le prix d’ici vendredi.
0:23
Claire (vous)
Parfait, je vous l’envoie jeudi. En attendant, je demande les dates de livraison à l’entrepôt.
Claire (vous)C’est moi
Julien MoreauContact · Moreau SARL
Tâches
- Envoyer le devis mis à jourClaire · Jeu. 23 oct.
- Demander les dates de livraison à l’entrepôtClaire
- Confirmer les quantités de comtéJulien Moreau · Ven. 24 oct.
De la conversation à la réunion, et retour
Vous demandez le lien à Ugo, Ugo vous envoie le résumé, et ensuite vous pouvez lui demander n’importe quoi sur ce qui s’est dit.
J’ai la réunion avec Moreau dans 5 minutes, enregistre-la
Voici votre lien : app.ciaougo.com/rec/… 🎙️ Ouvrez-le, touchez le bouton rouge et gardez la page ouverte. Quand vous avez fini, touchez le carré : je vous écris avec le résumé.
🎙️ J’ai transcrit « Devis approvisionnement 2027 » (38 minutes). À faire : • Envoyer le devis mis à jour (Claire) — 23 oct. • Demander les dates de livraison à l’entrepôt (Claire) • Confirmer les quantités de comté (Julien) — 24 oct.
Quelle hausse Julien a-t-il demandée sur le comté ?
20 % de plus que cette année, et il veut le prix d’ici vendredi. Je l’ajoute aux tâches de jeudi ?
Là où il vous sert
Partout où l’on parle travail et où il faut ensuite se souvenir de ce qui a été décidé.
Chez le client, au bureau, sur un salon : posez le téléphone sur la table et appuyez sur REC. Ugo distingue qui parle, même à trois ou quatre.
Mettez l’appel en haut-parleur à côté du téléphone qui enregistre, ou envoyez l’enregistrement fait avec Zoom, Teams ou Meet : le fichier passe par le même lien.
Pendant que vous faites le tour du chantier ou du magasin, vous parlez librement avec le client. Au bureau, mesures, demandes et promesses sont déjà écrites.
Recrutements, réunions du lundi, passations : qui était là, ce qui a été décidé et qui doit faire quoi.
Formations, webinaires et présentations de fournisseurs : la transcription est consultable, et Ugo répond à vos questions sur ce qui a été expliqué.
Vos réunions restent les vôtres
Enregistrer une conversation, c’est sérieux : Ugo le traite comme tel.
Données en Europe
L’audio et les transcriptions sont conservés sur des serveurs dans l’Union européenne, dans un stockage privé et chiffré, visible par vous seul.
Supprimez-les quand vous voulez
Supprimez un enregistrement depuis le portail : l’audio, la transcription et les tâches disparaissent définitivement.
Prévenez les personnes enregistrées
Avant d’enregistrer, dites-le aux personnes présentes : c’est correct et, en France comme dans beaucoup de pays, c’est la loi. Ugo n’enregistre jamais sans que vous appuyiez sur REC.
Questions fréquentes
Comment enregistrer une réunion avec Ugo ?
Écrivez à Ugo sur WhatsApp « enregistre la réunion » (ou « l’appel »). Il vous envoie un lien : ouvrez-le sur votre téléphone ou votre ordinateur, touchez le bouton rouge REC et, à la fin du rendez-vous, le carré pour arrêter. Ugo vous écrit quand la transcription est prête.
Puis-je envoyer un enregistrement que j’ai déjà ?
Oui. La même page propose « Envoyer un enregistrement » : choisissez le fichier sur votre téléphone ou votre ordinateur (m4a, mp3, wav, ogg, même une vidéo mp4), jusqu’à deux heures. Ugo le transcrit comme si vous l’aviez enregistré sur place.
Combien de temps peut durer un enregistrement ?
Jusqu’à deux heures. Un long enregistrement demande un peu de temps pour être transcrit : inutile d’attendre sur la page, Ugo vous écrit sur WhatsApp quand c’est fini.
Combien d’heures puis-je enregistrer par mois ?
Chaque personne peut enregistrer jusqu’à 30 heures d’appels et de réunions par mois, comprises dans le prix. Les heures se renouvellent le 1er de chaque mois, et le portail affiche toujours ce qu’il vous reste.
Ugo sait-il qui parle ?
Il distingue les différentes voix et les numérote (Intervenant 1, Intervenant 2…), et essaie de deviner les prénoms à la façon dont les gens s’appellent. Dans le portail, vous indiquez qui est chaque voix : vous, un contact du carnet d’adresses ou simplement un nom. L’appel apparaît alors aussi sur la fiche du contact.
Cela marche avec les appels et avec Zoom, Teams ou Meet ?
Ugo ne rejoint pas les appels à votre place. Vous pouvez enregistrer l’appel en haut-parleur avec un second appareil, ou envoyer l’enregistrement fait par Zoom, Teams, Meet ou votre téléphone.
Dois-je garder la page ouverte pendant l’enregistrement ?
Oui : gardez la page ouverte et le téléphone déverrouillé. La page garde l’écran allumé et envoie l’audio à Ugo au fur et à mesure, donc si la connexion coupe, vous ne perdez pas l’enregistrement.
Où vont l’audio et la transcription ?
Sur des serveurs dans l’Union européenne, dans un stockage privé et chiffré. La transcription se fait sur un serveur d’Ugo, sans service externe. Vous seul les voyez, et vous les supprimez quand vous voulez depuis le portail.
Est-il légal d’enregistrer une réunion ?
Cela dépend du pays et de la situation : la règle la plus sûre est de toujours prévenir les personnes présentes que vous enregistrez, et de n’enregistrer que ce qui vous sert pour le travail. Ugo n’enregistre que lorsque vous appuyez sur REC.
À votre prochaine réunion, appuyez sur REC
Inscrivez-vous en quelques minutes, connectez votre WhatsApp et demandez à Ugo votre premier lien.
