Transkribiert auf Ugos Servern
Die Transkription läuft auf einem eigenen Server von Ugo, ohne das Audio an externe Transkriptionsdienste zu schicken.
Anrufe & Meetings
Du sprichst mit dem Kunden. Ugo schreibt mit.
Schreib Ugo „nimm das Meeting auf“: Er schickt dir einen Link mit einem großen roten Knopf. Nach dem Termin hast du das Transkript mit wer was gesagt hat, die Zusammenfassung und die To-dos, direkt auf WhatsApp.
Meeting mit Becker GmbH
Aufnahme läuft
12:47
Tippe auf das Quadrat zum Beenden
·
Aufnahme hochladen
Transkript fertig: 2 Stimmen, 3 To-dos
- Nimm das Meeting mit Becker auf
- Was hat Jonas zum Preis gesagt?
- Was muss ich nach dem Anruf von gestern tun?
- Hak das Angebot als erledigt ab
- Hier ist die Aufnahme vom Vor-Ort-Termin
- Wer wollte die Preisliste schicken?
- Fass mir das Meeting vom Montag zusammen
- Was habe ich Schulz versprochen?
In Meetings wird Wichtiges entschieden, und danach ist die Hälfte weg: Wer sollte was schicken, bis wann, zu welchem Preis. Mitschreiben, während du mit einem Kunden sprichst, ist umständlich, und eine Stunde Audio hört sich niemand noch einmal an.
Mit Ugo legst du das Handy auf den Tisch und tippst auf REC. Nach dem Termin transkribiert Ugo alles, unterscheidet die Stimmen und schreibt dir auf WhatsApp die Zusammenfassung und die To-dos, mit wer sie erledigt und bis wann. Die Aufnahme bleibt im Portal, mit dem Transkript nach Sprecher getrennt und Wort für Wort durchsuchbar.
Das klappt bei Meetings vor Ort, bei Telefonaten über Lautsprecher und bei Aufnahmen, die du schon auf dem Handy hast: Du lädst sie über denselben Link hoch.
Vier Schritte, keine App zu installieren
Alles beginnt mit einer Nachricht an Ugo und endet mit einer Nachricht von Ugo.
Link anfordern
Schreib Ugo „nimm den Anruf auf“ oder „nimm das Meeting mit Becker auf“. Er antwortet mit einem persönlichen Link, der sieben Tage gilt.
REC tippen
Öffne den Link auf dem Handy oder Computer und tippe auf den roten Knopf. Du kannst pausieren und bis zu zwei Stunden am Stück aufnehmen, 30 Stunden im Monat. Oder du lädst eine vorhandene Datei hoch.
Ugo transkribiert
Das Audio kommt schon während der Aufnahme bei Ugo an. Ugo transkribiert es auf seinen eigenen Servern, unterscheidet die Stimmen und erkennt Namen daran, wie sich die Leute ansprechen.
Zusammenfassung und To-dos erhalten
Auf WhatsApp bekommst du Titel, Zusammenfassung und To-dos mit Verantwortlichem und Termin. Alles Weitere steht im Portal, unter Anrufe & Meetings.
Wer was gesagt hat und was noch zu tun ist
Im Portal hat jede Aufnahme ihren Player, das Transkript nach Sprecher getrennt und To-dos zum Abhaken. Du sagst Ugo, wer jede Stimme ist: du, ein Kontakt aus dem Adressbuch oder einfach ein Name.
Angebot Lieferung 2027
38:12Thema: EinkaufBetreff: Angebot Nr. 52
0:04
Anna (du)
Also, fangen wir mit dem Angebot fürs nächste Jahr an: Bleiben die Mengen wie dieses Jahr?
0:11
Jonas Becker
Ungefähr, aber den gereiften Bergkäse erhöhen wir um 20 %. Ich brauche den Preis bis Freitag.
0:23
Anna (du)
Perfekt, ich schicke es dir am Donnerstag. Inzwischen frage ich im Lager nach den Lieferterminen.
Anna (du)Das bin ich
Jonas BeckerKontakt · Becker GmbH
To-dos
- Aktualisiertes Angebot schickenAnna · Do., 23. Okt.
- Im Lager nach Lieferterminen fragenAnna
- Mengen beim Bergkäse bestätigenJonas Becker · Fr., 24. Okt.
Vom Chat ins Meeting und zurück
Den Link holst du dir bei Ugo, die Zusammenfassung schickt dir Ugo, und danach kannst du ihn alles zum Gesagten fragen.
In 5 Minuten habe ich das Meeting mit Becker, nimm es auf
Hier ist dein Link: app.ciaougo.com/rec/… 🎙️ Öffne ihn, tippe auf den roten Knopf und lass die Seite offen. Wenn du fertig bist, tippe auf das Quadrat: Ich schreibe dir mit der Zusammenfassung.
🎙️ Ich habe „Angebot Lieferung 2027“ transkribiert (38 Minuten). To-dos: • Aktualisiertes Angebot schicken (Anna) — 23. Okt. • Im Lager nach Lieferterminen fragen (Anna) • Mengen beim Bergkäse bestätigen (Jonas) — 24. Okt.
Um wie viel wollte Jonas den Bergkäse erhöhen?
Um 20 % gegenüber diesem Jahr, und er will den Preis bis Freitag. Soll ich es dir zu den To-dos für Donnerstag schreiben?
Wo es dir hilft
Überall, wo über die Arbeit gesprochen wird und du dir danach merken musst, was entschieden wurde.
Beim Kunden, im Büro, auf der Messe: Leg das Handy auf den Tisch und tippe auf REC. Ugo erkennt, wer spricht, auch wenn ihr zu dritt oder zu viert seid.
Stell den Anruf auf Lautsprecher neben das Handy, das aufnimmt, oder lade die Aufnahme aus Zoom, Teams oder Meet hoch: Die Datei geht über denselben Link.
Während du durch die Baustelle oder den Laden gehst, redest du frei mit dem Kunden. Im Büro stehen Maße, Wünsche und Zusagen schon da.
Vorstellungsgespräche, Montagsrunden, Übergaben: wer dabei war, was entschieden wurde und wer was erledigt.
Kurse, Webinare und Lieferantenpräsentationen: Das Transkript ist durchsuchbar, und Ugo beantwortet deine Fragen zu dem, was erklärt wurde.
Deine Meetings bleiben deine
Ein Gespräch aufzunehmen ist eine ernste Sache, und Ugo behandelt es so.
Daten in Europa
Audio und Transkripte liegen auf Servern in der Europäischen Union, in privatem, verschlüsseltem Speicher, den nur du siehst.
Jederzeit löschen
Löschst du eine Aufnahme im Portal, sind Audio, Transkript und To-dos endgültig weg.
Sag Bescheid, wenn du aufnimmst
Sag den Anwesenden vor der Aufnahme Bescheid: Das gehört sich so, und in Deutschland ist eine heimliche Aufnahme strafbar. Ugo nimmt nie auf, ohne dass du auf REC tippst.
Häufige Fragen
Wie nehme ich ein Meeting mit Ugo auf?
Schreib Ugo auf WhatsApp „nimm das Meeting auf“ (oder „den Anruf“). Er schickt dir einen Link: Öffne ihn auf dem Handy oder Computer, tippe auf den roten REC-Knopf und am Ende auf das Quadrat zum Beenden. Ugo schreibt dir, wenn das Transkript fertig ist.
Kann ich eine vorhandene Aufnahme hochladen?
Ja. Auf derselben Seite gibt es „Aufnahme hochladen“: Wähle die Datei auf dem Handy oder Computer (m4a, mp3, wav, ogg, auch mp4-Video), bis zu zwei Stunden lang. Ugo transkribiert sie, als hättest du sie dort aufgenommen.
Wie lang darf eine Aufnahme sein?
Bis zu zwei Stunden. Eine lange Aufnahme braucht etwas Zeit zum Transkribieren: Du musst nicht auf der Seite warten, Ugo schreibt dir auf WhatsApp, wenn er fertig ist.
Wie viele Stunden kann ich pro Monat aufnehmen?
Jede Person kann bis zu 30 Stunden Anrufe und Meetings pro Monat aufnehmen, im Preis inbegriffen. Die Stunden erneuern sich am 1. jedes Monats, und im Portal siehst du immer, wie viele dir noch bleiben.
Erkennt Ugo, wer spricht?
Er unterscheidet die Stimmen und nummeriert sie (Sprecher 1, Sprecher 2…) und versucht, die Namen daraus abzuleiten, wie sich die Leute ansprechen. Im Portal sagst du, wer jede Stimme ist: du, ein Kontakt aus dem Adressbuch oder einfach ein Name. Dann erscheint der Anruf auch auf der Seite des Kontakts.
Funktioniert das mit Telefonaten und mit Zoom, Teams oder Meet?
Ugo nimmt nicht an Anrufen teil. Du kannst das Telefonat über Lautsprecher mit einem zweiten Gerät aufnehmen oder die Aufnahme aus Zoom, Teams, Meet oder deinem Handy hochladen.
Muss die Seite während der Aufnahme offen bleiben?
Ja: Lass die Seite offen und das Handy entsperrt. Die Seite hält den Bildschirm an und schickt das Audio laufend an Ugo, sodass du die Aufnahme nicht verlierst, wenn die Verbindung abbricht.
Wo landen Audio und Transkript?
Auf Servern in der Europäischen Union, in privatem, verschlüsseltem Speicher. Die Transkription läuft auf einem Server von Ugo, ohne externe Dienste. Nur du siehst sie, und du löschst sie jederzeit im Portal.
Darf ich ein Meeting aufnehmen?
In Deutschland nur mit Zustimmung aller Beteiligten: Eine heimliche Aufnahme des nicht öffentlich gesprochenen Worts ist strafbar. Sag also immer Bescheid, dass du aufnimmst, und nimm nur auf, was du für die Arbeit brauchst. Ugo nimmt nur auf, wenn du auf REC tippst.
Beim nächsten Meeting: REC tippen
Registrier dich in ein paar Minuten, verbinde dein WhatsApp und hol dir bei Ugo deinen ersten Link.
