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Wie kann ich WhatsApp für meine Arbeit im Großhandel nutzen?

Im Großhandel ist WhatsApp längst der Bestellkanal: Installateure, Restaurants und Läden schreiben zu jeder Uhrzeit, der Außendienst schickt Anfragen direkt vom Kunden, die Fahrer melden Verspätungen. Mit Ugo wird es zum Arbeitswerkzeug: Er liest Preislisten und Bestände aus geteilten Dateien, nimmt Bestellungen über die Firmennummer auf und informiert die Theke, bereitet E-Mails an Lieferanten vor und aktualisiert das CRM. Vor jeder Aktion fragt er Sie nach Ihrer Bestätigung.

Ugo testenBeispiele für WhatsApp im Großhandel

In einem Großhandel hört das Telefon nie auf zu klingeln. Der Installateur fragt, ob der Heizkreisverteiler 1 Zoll da ist, das Restaurant schickt die Wochenbestellung um elf Uhr abends, der Außendienstler will den Nettopreis für einen Neukunden, der Hersteller bestätigt die Lieferung in einer E-Mail, die niemand gelesen hat, und der Fahrer steht auf dem Ring im Stau. Die Antworten stecken in der Warenwirtschaft, in Excel-Preislisten und im Kopf der Leute an der Theke.

Ugo ist ein Kontakt auf WhatsApp, verbunden mit den Tools, die Ihr Unternehmen schon nutzt: Google Workspace oder Microsoft 365, E-Mail, die Ordner in Drive oder OneDrive mit Preislisten und Katalogen, ein CRM wie Odoo oder HubSpot, Karten für die Auslieferung. Jede Person nutzt ihn auf dem eigenen Handy, mit den eigenen Konten: die Verkaufstheke, der Außendienst unterwegs, der Einkauf, die Buchhaltung. Mit den Automationen auf dem WhatsApp Business des Unternehmens antwortet Ugo den Kunden, nimmt Bestellungen auf und benachrichtigt die Person, die sie erfasst.

Ugo erfasst keine Bestellungen in der Warenwirtschaft und kennt die Bestände nicht in Echtzeit, solange sie nicht in einer verbundenen Datei stehen. Er findet, fasst zusammen, bereitet vor und erinnert. Jede E-Mail, Nachricht oder jedes Dokument geht erst nach Ihrem „Bestätigen“ raus.

Wer es im Unternehmen nutzt

Wer im Großhandel WhatsApp mit Ugo nutzt

Von der Theke bis ins Lager hat jeder seine Fragen. Ugo antwortet mit den eigenen Tools.

Verkaufstheke und Innendienst

Preise, Artikelnummern und Verfügbarkeit aus der geteilten Preisliste und Bestandsliste gelesen, technische Datenblätter in einer Minute gefunden, Bestellungen über WhatsApp schon sortiert nach Kunde, Artikel und Menge.

Außendienst

Die Kundenhistorie und offene Angebote vor dem Besuch, die im Auto diktierte Bestellung als E-Mail an die Theke, Notizen und Aktivitäten im CRM nach jedem Termin.

Einkauf und Herstellerbeziehungen

Auftragsbestätigungen und E-Mails zu Verspätungen zusammengefasst, neue Preislisten der Hersteller im richtigen Ordner gefunden, Nachfass-E-Mails vorbereitet und nach Ihrem Okay verschickt.

Lager

Die Anfragen der Theke kommen schriftlich, mit Artikelnummer und Menge. Der Lagerist meldet Bruch oder eine unvollständige Lieferung per Sprachnachricht, und Ugo bereitet die E-Mail an den Einkauf vor.

Auslieferung und Fahrer

Die Liefertour mit aktuellem Verkehr, das Street View der Baustellenzufahrt oder des Hintereingangs vom Restaurant, die Nachricht an den Kunden, wenn der Fahrer sich verspätet.

Buchhaltung und Mahnwesen

Die offenen Posten der Kunden im Chat gelesen, Zahlungserinnerungen aus der Vorlage vorbereitet, Antworten der Kunden zusammengefasst. Erinnerungen kommen auf WhatsApp, zur Uhrzeit Ihrer Wahl.

Beispiele für WhatsApp im Großhandel

Echte Gespräche, schnell getippt, wie man eben auf WhatsApp schreibt.

Preis und Verfügbarkeit, aus der Lagerdatei

An der Theke wird nach einem Artikel gefragt. Ugo liest die Preisliste und die Bestandsliste, die jeden Morgen aus der Warenwirtschaft aktualisiert wird, und antwortet mit Artikelnummer, Preis und Menge.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Haben wir den Heizkreisverteiler 1” mit 6 Abgängen und Ventilen? Preis für Haustechnik Huber

  2. In der Datei „Bestand 14-10.xlsx“: Artikel HKV-1-6V, 9 Stück in Rosenheim, 3 in Traunstein. In der „Preisliste Installateure 2026.xlsx“ liegt der Preis bei 142,80 €; Haustechnik Huber ist in Rabattgruppe B mit 35 %: 92,82 € zzgl. MwSt. Die Bestandsdatei ist von heute Morgen, 7:00 Uhr.

Die Bestellung des Außendienstes, im Auto diktiert

Nach dem Kundenbesuch schickt der Außendienstler eine Sprachnachricht mit der Bestellung. Ugo bereitet die E-Mail an die Theke mit Artikeln und Mengen vor, ergänzt die Notiz im CRM und plant den Rückruf.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. 🎤 Sprachnachricht (0:41)

  2. Das mache ich: • E-Mail an theke@elektro-inntal.de: „Bestellung Elektro Maier, Wasserburg: 10 Ringe NYM-J 3x1,5 mm², 6 Ringe NYM-J 5x2,5 mm², 40 Schalterdosen, Abholung Freitag“ • Notiz bei Elektro Maier in Odoo • Aktivität „Angebot Verteiler Baustelle Bahnhofstraße schicken“ für Montag Bestätigen Sie?

Der Hersteller im Verzug, freundlich erinnert

Der Einkauf fragt nach dem Stand einer Bestellung. Ugo findet die Bestätigung des Herstellers im Postfach, sagt, was fehlt, und bereitet die Nachfass-E-Mail vor.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Hat die Nudelmanufaktur Allgäu die Lieferung für Oktober bestätigt?

  2. Ja, am 2. Oktober: Lieferung Donnerstag, 9., 48 Kartons Penne, Fusilli und Spaghetti. Am 9. sind 36 Kartons angekommen, es fehlen die 12 Kartons Spaghetti Nr. 5, und weitere E-Mails gibt es nicht. Soll ich Katrin Vogt im Verkauf schreiben und fragen, wann sie kommen?

  3. Ja, bis Mittwoch brauchen wir sie

  4. Ich schicke an katrin.vogt@nudelmanufaktur-allgaeu.de: „Guten Tag Frau Vogt, in der Lieferung vom 9. Oktober fehlten 12 Kartons Spaghetti Nr. 5. Können Sie uns bestätigen, dass sie bis Mittwoch, 15., bei uns sind? Vielen Dank.“ Soll ich sie abschicken?

Die Liefertour und der Kunde, rechtzeitig informiert

Der Fahrer ist spät dran. Ugo berechnet die Zeiten mit dem Verkehr neu und informiert nach seinem Okay die nächsten Kunden über die Firmennummer.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Steh auf dem Mittleren Ring in München, wie lang brauch ich zum Gasthof Zur Post in Ebersberg?

  2. Mit dem aktuellen Verkehr 38 Minuten (34 km): Sie sind gegen 11:25 Uhr dort statt um 10:45 Uhr. Soll ich Franz vom Gasthof Zur Post Bescheid geben?

  3. Ja

  4. Ich schicke an Franz Obermaier (+49 151 2185 5530) von der Firmennummer: „Guten Tag Herr Obermaier, die Lieferung kommt heute wegen Stau auf dem Mittleren Ring gegen 11:25 Uhr. Bitte entschuldigen Sie.“ Bestätigen Sie?

Automatisierungen auf Ihrer Nummer

Kunden schicken die Bestellung per WhatsApp, Ugo nimmt sie auf

Restaurants, Läden und Installateure schreiben an das WhatsApp Business des Großhändlers. Eine Automation fragt, ob es um eine Bestellung, eine Verfügbarkeit oder etwas anderes geht; bei einer Bestellung nimmt sie Artikel, Mengen und Liefertag auf und benachrichtigt die Theke, die sie in der Warenwirtschaft erfasst. Preise oder Verfügbarkeiten, die nicht in den verbundenen Dateien stehen, bestätigt Ugo nicht.

Die blauen Blasen sind der Kunde, die weißen die Antworten von der WhatsApp-Business-Nummer des Unternehmens.

WhatsApp-Automatisierungen entdecken

  1. Guten Abend, ich würde gern für Samstag bestellen

  2. Guten Abend, ich bin der Assistent von Großhandel Chiemgau. Worum geht es?

  3. Bestellung

  4. Sehr gern. Schreiben Sie mir bitte die Artikel mit Mengen und den Namen Ihres Betriebs?

  5. Wirtshaus Zum Hirschen, Prien. 6 Kartons passierte Tomaten 700 g, 2 Kanister Olivenöl nativ extra 5 l, 10 kg Mehl Type 405

  6. Danke, hier die Zusammenfassung: • 6 Kartons passierte Tomaten 700 g • 2 Kanister Olivenöl nativ extra 5 l • 10 kg Mehl Type 405 Lieferung am Samstag an das Wirtshaus Zum Hirschen. Die Bestellung geht an unsere Theke, die Ihnen morgen früh Preise und Lieferzeit bestätigt.

Ideen für die Skills von Ugo im Großhandel

Jeder Skill ist ein verbundenes Tool. So bringt er in dieser Branche am meisten.

WhatsApp BusinessDein WhatsApp Business

Kundenbestellungen, auch am Abend

Die Automationen antworten denen, die an die Nummer des Großhändlers schreiben, nehmen Artikel und Mengen mit Rückfragen und Auswahllisten auf und benachrichtigen die Theke. Mit „Frag mich vorher nach Bestätigung“ geht keine Antwort ohne Ihr Okay raus.

Dein WhatsApp Business entdecken
OneDriveOneDrive, Word und Excel

Preislisten und Bestände in Excel

Exportiert die Warenwirtschaft jeden Morgen Bestände und Preislisten in einen verbundenen Ordner, liest Ugo sie und antwortet Theke und Außendienst. Er ergänzt auch Zeilen, zum Beispiel Retouren oder Anfragen nach Artikeln, die nicht im Sortiment sind.

OneDrive, Word und Excel entdecken
Google DriveGoogle Drive

Kataloge und Datenblätter der Hersteller

Ugo sucht in Katalogen und technischen Datenblättern nach Artikelnummer oder Beschreibung, liest die PDFs und füllt Firmenvorlagen aus, etwa das Baustellenangebot oder die Zahlungserinnerung.

Google Drive entdecken
OdooOdoo

Kunden, Angebote und Verkaufschancen

Der Außendienstler fragt vor dem Besuch die Historie eines Kunden ab, liest Angebote und Aufträge und hinterlässt nach dem Termin Notizen, Aktivitäten und Verkaufschancen in Odoo.

Odoo entdecken
Google MapsKarten

Die Tour für Auslieferung und Außendienst

Die schnellste Reihenfolge für Lieferungen oder Besuche, Fahrzeiten mit dem Verkehr des Moments, das Street View der Zufahrt und potenzielle Kunden in einem Gebiet, etwa die Installateure einer Gemeinde.

Karten entdecken
Firmenwebsites (Wissen)

Die Websites der Hersteller

Fügen Sie die Website des Großhändlers und die der geführten Marken hinzu: Ugo sucht dort nach Eigenschaften, Kompatibilität und Ersatzteilen und antwortet der Theke und den Automationen mit den veröffentlichten Informationen.

Firmenwebsites (Wissen) entdecken

Was Ugo nicht macht

Ugo organisiert Nachrichten, Kalender, E-Mails und Dokumente. Alles andere bleibt bei Ihren Systemen und Ihren Leuten.

  • Ugo erfasst keine Bestellungen in Warenwirtschaft oder ERP: Er nimmt die Bestellung auf und bereitet die E-Mail oder Benachrichtigung für die zuständige Person vor, und in Odoo legt er Verkaufschancen, Notizen und Aktivitäten an.
  • Ugo kennt die Bestände nicht in Echtzeit: Er liest die Dateien, die die Warenwirtschaft in einen verbundenen Ordner exportiert, und die sind so aktuell wie der letzte Export.
  • Ugo kalkuliert keine Angebote oder Preise selbst: Er liest Preislisten und Konditionen in den Dateien, die Sie angeben, und den Endpreis bestätigt die Theke.
  • Keine WhatsApp-Massenkampagnen: Die Automationen antworten denen, die schreiben, im 24-Stunden-Fenster, das WhatsApp vorsieht.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Funktionen von Ugo in dieser Branche, beginnend mit der ersten. Jede Person aktiviert sie in wenigen Minuten im Portal.

Ugo für Berufe der Branche

Die Seiten für die Berufe dieser Branche, mit genaueren Beispielen.

Fragen zu WhatsApp und Ugo im Großhandel

Wie nutzt man WhatsApp beruflich im Großhandel?

Um Kundenbestellungen anzunehmen, Fragen zu Preisen und Verfügbarkeit zu beantworten, Außendienst, Lager und Fahrer zu koordinieren und mit den Herstellern zu sprechen. Mit Ugo kann jede Person auch Preislisten, Datenblätter und Kundenhistorie im Chat abfragen, und die WhatsApp-Business-Nummer des Großhändlers nimmt Bestellungen auf und informiert die Theke.

Weiß Ugo, was auf Lager ist?

Nur wenn die Bestände in einer verbundenen Datei stehen, zum Beispiel in einer Excel-Datei, die die Warenwirtschaft jeden Morgen in einen Ordner auf OneDrive oder Google Drive exportiert. Dann liest Ugo sie und sagt immer dazu, von wann die Datei ist. Direkt mit dem Lagerverwaltungssystem verbindet er sich nicht.

Kann Ugo Kundenbestellungen über WhatsApp annehmen?

Er kann sie aufnehmen: Eine Automation auf dem WhatsApp Business des Unternehmens fragt nach Artikeln, Mengen und Lieferung und benachrichtigt die Person, die sie in der Warenwirtschaft erfasst. Ugo erfasst die Bestellung nicht selbst und bestätigt keine Preise, die nicht in den verbundenen Dateien stehen.

Verbindet sich Ugo mit unserer Warenwirtschaft?

Ugo verbindet sich mit Odoo (Version 14 bis 19) als CRM, mit HubSpot, Zoho CRM und Agile CRM, mit monday.com und Zendesk und mit jeder App, die einen MCP-Server hat. Mit anderen Warenwirtschaftssystemen arbeitet er über E-Mails und Dateien: Er liest die Exporte und bereitet Bestell-E-Mails vor.

Was kostet Ugo für das ganze Unternehmen?

Ugo kostet 50 € im Monat oder 550 € im Jahr pro Person, zzgl. MwSt., mit allen Skills inklusive. Sie aktivieren ihn nur für die Personen, die ihn nutzen: zum Beispiel für Theke und Außendienst, nicht unbedingt für das ganze Lager. Die Daten bleiben auf Servern in Frankfurt.

Nützliche Quellen

Verbände, Behörden und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, unabhängig von Ugo.

Die Theke immer offen, die Antworten auf WhatsApp

Verbinden Sie Preislisten, E-Mail, CRM und das WhatsApp Business des Großhändlers in wenigen Minuten. Theke, Außendienst und Kunden finden die Antworten im Chat.

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