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Der KI-Assistent für Fitnessstudios und Personal Trainer, auf WhatsApp

Sessions zum Verschieben, Trainingspläne zum Aktualisieren, Verträge und Gesundheitschecks, die auslaufen. Ugo führt den Kalender, findet die Daten jedes Kunden, bereitet Nachrichten an Mitglieder vor und lässt sie dich von deiner Nummer verschicken, zwischen zwei Sätzen. Vor jeder Aktion fragt er nach deiner Bestätigung.

Ugo testenArbeitsbeispiele mit dem KI-Assistenten für Fitnessstudios und Personal Trainer

Eine App für Personal Trainer muss auf der Trainingsfläche funktionieren, zwischen zwei Kunden, ohne den Computer aufzuklappen. Deshalb arbeitet Ugo in WhatsApp: Du schreibst ihm oder schickst eine Sprachnachricht, und er nutzt Kalender, Postfach, Kontakte und die Ordner, die du verbunden hast. Das passt für den Personal Trainer, der allein arbeitet, für das kleine Trainingsstudio und für das Fitnessstudio mit mehreren Trainern.

Die Kunden eines Studios schreiben schon auf WhatsApp: Sie wollen eine Session verschieben, sagen ab, fragen nach den Kurszeiten. Dazu kommen Trainingspläne, die aktualisiert werden müssen, Gesundheitsfragebögen, die eingesammelt werden wollen, Verträge und Zehnerkarten, die verlängert werden, und Gruppenkurse, die sich an jedem Feiertag ändern. Das ist Büroarbeit, und meistens machst du sie abends.

Ugo schreibt keine Trainingspläne an deiner Stelle und gibt keine medizinischen Ratschläge: Die Einschätzung des Kunden und die Trainingsplanung bleiben bei dir. Ugo organisiert: Er verschiebt Sessions, erinnert dich an die Ziele eines Kunden, bevor er reinkommt, sagt dir, wessen Gesundheitscheck fällig ist, und bereitet Nachrichten vor. Alles, was er verschickt oder anlegt, geht erst nach deinem „Bestätigen“ raus.

Was Fitnessstudios und Personal Trainern Zeit raubt

Trainieren ist der Job. Organisieren ist oft ein zweiter.

Sessions, die in letzter Minute verschoben werden

Ein Kunde sagt um 7 Uhr morgens ab, ein anderer will früher kommen. Jede Änderung heißt: Kalender prüfen, antworten und daran denken, ihn zu aktualisieren, während du gerade jemand anderen betreust.

Gesundheitschecks und Verträge, die auslaufen

Dass der Gesundheitsfragebogen veraltet ist, merkst du, wenn der Kunde schon auf der Fläche steht. Verträge laufen aus, ohne dass es jemand bemerkt, und wer nicht angesprochen wird, verlängert oft nicht.

Trainingspläne und Fortschritte verstreut

Gewichte, Maße, Ziele, alte Verletzungen: ein bisschen im Heft, ein bisschen in einer App, ein bisschen im Kopf. Vor einer Session brauchst du alles, sofort.

Mitteilungen an die Mitglieder

Kürzere Öffnungszeiten in den Sommerferien, ein verlegter Kurs, das Studio an einem Feiertag geschlossen. Allen Bescheid zu geben, einzeln oder in einer Gruppe, die keiner liest, kostet Zeit und erreicht nicht alle.

Arbeitsbeispiele mit dem KI-Assistenten für Fitnessstudios und Personal Trainer

Kleine Alltagsdinge, erledigt, ohne die Trainingsfläche zu verlassen.

Die Session verschoben, die Kundin informiert

Eine Kundin schreibt dir, dass sie es heute Abend nicht schafft. Du bittest Ugo, die Session zu verschieben: Er schaut in den Kalender, schlägt dir die erste freie Lücke vor und bereitet die Antwort vor, die nach deiner Bestätigung von deinem WhatsApp Business rausgeht.

Genutzte Skills

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  1. Verschieb die Session von Sarah heute Abend auf morgen

  2. Morgen bist du um 7:00, 13:00 und 19:00 Uhr frei. Sarah trainiert normalerweise um 19:00 Uhr. Ich verschiebe „PT Sarah Krause“ auf morgen 19:00 Uhr und schreibe ihr von deiner Nummer, dass du sie erwartest. Bestätigst du?

Der Trainingsplan des Kunden, bevor er reinkommt

Du führst für jeden Kunden ein Dokument in Google Drive: Ziele, Gewichte, Maße, Hinweise zu Verletzungen. Vor der Session fragst du Ugo nach der Zusammenfassung, und nach dem Training diktierst du ihm die neuen Gewichte zum Ergänzen.

Genutzte Skills

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  1. Erinner mich an den Plan von David

  2. Aus dem Plan von David Schäfer: • Ziel: Vorbereitung auf den Halbmarathon im März • Letzte Kniebeugen: 4×6 mit 80 kg • Hinweis: Beschwerden im rechten Knie im September, vorerst keine Sprünge • Nächste Messung der Körperzusammensetzung: Ende des Monats

Die fälligen Gesundheitsfragebögen

Du führst die Fristen für Gesundheitsfragebögen und Verträge in einer Excel-Tabelle. Ugo sagt dir, bei wem in den nächsten Wochen etwas fällig ist, und bereitet für jeden eine freundliche Erinnerung vor, die du von deiner Nummer verschickst.

Genutzte Skills

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  1. Bei wem muss bis Monatsende der Gesundheitsfragebogen erneuert werden?

  2. In der Datei „Mitglieder.xlsx“ läuft der Gesundheitsfragebogen bis zum 31. ab bei: 1. Marie Vogel – 18. Oktober 2. Lukas Frank – 24. Oktober 3. Elena Kaiser – 29. Oktober Soll ich jedem eine Erinnerung schreiben, den Fragebogen beim nächsten Training neu auszufüllen?

Die Info zu den Feiertagszeiten

An Allerheiligen schließt das Studio früher. Du diktierst Ugo die Nachricht: Er formuliert sie klar und schickt sie nach deinem Okay per E-Mail an die Mitglieder oder von deinem WhatsApp Business an die Kunden, die du auswählst.

Genutzte Skills

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  1. Schreib den Mitgliedern, dass wir am 1. November nur von 9 bis 13 Uhr offen haben

  2. Hier ist die Nachricht: „Hallo! An Allerheiligen, Sonntag, 1. November, ist das Studio nur von 9 bis 13 Uhr geöffnet. Die Nachmittagskurse laufen ab Montag, 2. November, wieder wie gewohnt. Schönen Feiertag!“ Soll ich sie per E-Mail an die Mitgliederliste schicken?

Ein Tag im Studio mit Ugo

Zwischen Sessions, Kursen und Mitgliedern, mit dem Büro im Handy.

  1. 6:45

    Ugo schickt dir die Sessions des Tages und wer über Nacht um eine Verschiebung gebeten hat.

  2. 8:00

    Vor dem ersten Kunden fragst du nach seinem Plan: Ziele, letzte Gewichte, Hinweise.

  3. 10:30

    Nach der Session diktierst du die neuen Gewichte, und Ugo ergänzt sie im Plan in Drive.

  4. 13:00

    Eine Kundin sagt ab: Ugo findet eine andere Uhrzeit und antwortet ihr nach deinem Okay von deiner Nummer.

  5. 17:00

    Ugo erinnert dich an die Gesundheitsfragebögen, die diese Woche fällig sind, und bereitet die Erinnerungen vor.

  6. 21:00

    Montags listet dir eine geplante Aufgabe die Verträge auf, die in den nächsten zwei Wochen auslaufen.

Was du mit dem KI-Assistenten für Fitnessstudios und Personal Trainer verbindest

Die Studiosoftware bleibt. Ugo arbeitet mit Kalender, Dateien und Nachrichten.

Dein WhatsApp Business

Bestätigungen, Verschiebungen und Erinnerungen gehen von der Nummer raus, die deine Kunden schon kennen. Du siehst alles in der App auf dem Handy.

Eine Tabelle mit Mitgliedern und Fristen

In OneDrive oder Google Drive: Verträge, Gesundheitsfragebögen, Zehnerkarten. Ugo liest sie, sagt dir, was ausläuft, und aktualisiert die Daten nach deiner Bestätigung.

Die Trainingspläne der Kunden

Ein Dokument pro Kunde mit Zielen, Gewichten und Hinweisen. Ugo fasst sie vor der Session zusammen und ergänzt, was du ihm diktierst.

Der Kalender der Sessions

Google Calendar oder Outlook für Einzelsessions und Kurse. Wenn du eine Buchungssoftware fürs Studio nutzt, verbindet sich Ugo nicht damit: Er arbeitet mit dem Kalender, den du synchronisierst.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.

Häufige Fragen von Fitnessstudios und Personal Trainern

Welche App ist die beste für Personal Trainer?

Zum Schreiben von Trainingsplänen gibt es spezielle Apps, die die Kunden auf der Fläche nutzen. Ugo deckt die andere Hälfte der Arbeit ab: Kalender, Nachrichten, Pläne, Fristen. Er funktioniert in WhatsApp, wo deine Kunden dir schon schreiben, und versteht auch Sprachnachrichten.

Kann Ugo Trainingspläne erstellen?

Nein, und dafür ist er auch nicht gedacht: Die Trainingsplanung hängt von der Einschätzung des Kunden ab und ist dein Handwerk. Ugo liest und aktualisiert die Pläne, die du schreibst, erinnert dich vor der Session an Ziele und Hinweise und trägt die neuen Gewichte ein, die du ihm diktierst.

Braucht es im Fitnessstudio ein ärztliches Attest?

Für das Training im Studio gibt es in Deutschland in der Regel keine allgemeine Attestpflicht. Viele Studios lassen aber einen Gesundheitsfragebogen ausfüllen und empfehlen bei Vorerkrankungen oder nach längerer Pause eine ärztliche Untersuchung. Was bei euch gilt, legst du fest. Ugo stellt keine medizinischen Einschätzungen an, sondern erinnert dich nur an die Fristen, die du in deiner Tabelle führst.

Verbindet sich Ugo mit meiner Studiosoftware?

Nicht mit spezieller Software für Fitnessstudios. Ugo arbeitet mit Google oder Outlook für Kalender und Kontakte, mit Drive oder OneDrive für Tabellen und Dokumente und mit deinem WhatsApp Business für Nachrichten. Viele Studios exportieren Mitglieder und Fristen in eine Tabelle, die Ugo liest.

Kann er Nachrichten an alle Mitglieder auf einmal schicken?

Er kann eine E-Mail an deine Mitgliederliste vorbereiten und nach deiner Bestätigung verschicken. Auf WhatsApp schreibt er von deiner Business-Nummer an die Kunden, die du angibst, einzeln und im Rahmen der WhatsApp-Regeln: Er ist kein Werkzeug für Massenkampagnen.

Passt Ugo auch für ein Studio mit mehreren Trainern?

Ja: Jeder Trainer kann seinen eigenen Ugo im selben Team haben, mit seinem Kalender und seinen Kunden, während die gemeinsamen Ordner die des Studios bleiben.

Nützliche Anlaufstellen

Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.

Das Training für dich, das Büro für Ugo

Verbinde Kalender, Trainingspläne und dein WhatsApp Business in wenigen Minuten. Sessions verschiebst du mit einer Nachricht, und keine Frist rutscht mehr durch.

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