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Der KI-Assistent für Architekten, auf WhatsApp

Der Bauherr, der es sich mit der Küche anders überlegt, die Baufirma, die ein Detail braucht, der Fliesenlieferant, der Muster schickt, der Bauantrag, zu dem das Bauamt Unterlagen nachfordert. Der Entwurf gehört dir. Ugo führt Kalender, Postfach und Projektunterlagen, antwortet dir auch per Sprache von der Baustelle und fragt vor jeder Aktion nach deiner Bestätigung.

Ugo testenArbeitsbeispiele mit dem KI-Assistenten für Architekten

Ein KI-Assistent für Architekten zeichnet nicht und entwirft nicht: Er verschafft dir die Zeit dafür. Ugo ist ein Kontakt auf WhatsApp, verbunden mit deinem Kalender, deinem Postfach, deinen Kontakten und den Projektordnern in Google Drive oder OneDrive. Du fragst ihn nach dem letzten Planstand, nach dem Absatz zu den Fenstern in der Baubeschreibung oder nach der ersten freien Lücke für einen Ortstermin, und er antwortet mit dem, was er in deinen Tools findet.

Der Tag eines Architekten besteht aus sehr unterschiedlichen Menschen: private Bauherren, die abends schreiben, Baufirmen und Handwerker mit Rückfragen von der Baustelle, Lieferanten für Materialien und Möbel, Tragwerks- und TGA-Planer, das Bauamt. Umbauten, Neubauten, Innenarchitektur, Bauanträge: Jedes Projekt erzeugt Planstände, Protokolle, Leistungsverzeichnisse, Fotos und E-Mails, durch alle Leistungsphasen der HOAI. Mit den Automationen auf deinem WhatsApp Business bekommen auch Kundenanfragen eine Antwort von deiner Nummer, während du auf der Baustelle bist.

Ugo entwirft nicht, rechnet keine Statik und keinen Wärmeschutznachweis, reicht keine Bauvorlagen ein und unterschreibt nichts: Entscheidungen, Unterschriften und Verantwortung bleiben bei dir als bauvorlageberechtigter Person. Ugo organisiert: Er findet den richtigen Planstand, bereitet die E-Mail an den Bauherrn vor, füllt das Baustellenprotokoll aus deiner Vorlage aus und legt Termine an. Alles, was er verschickt oder erstellt, geht erst nach deinem „Bestätigen“ raus.

Was im Architekturbüro Zeit vom Entwurf abzieht

Der Entwurf ist die Arbeit, die du dir ausgesucht hast. Dem Rest läufst du hinterher.

Bauherren, die immer erreichbar sein wollen

Der private Bauherr schreibt am Sonntagabend wegen der Fliesenfarbe, am Montag, um zu fragen, wann die Baustelle fertig ist. Allen sofort und präzise zu antworten, frisst die Stunden fürs Entwerfen.

Änderungen und Planstände, die zusammenpassen müssen

Eine verschobene Wand ändert den Plan, das Leistungsverzeichnis und die Baubeschreibung. Herauszufinden, welchen Stand die Baufirma hat und welchen der Bauherr, wird zur eigenen Aufgabe.

Die Baustelle ruft an, während du im Büro bist

Der Polier fragt nach einem Maß, der Fliesenleger nach der Verlegerichtung, der Lieferant nach der Auftragsbestätigung. Ohne aktuelle Unterlagen zur Hand ist die schnelle Antwort oft die falsche.

Bauamt, Fristen und Bauherren

Nachforderungen zum Bauantrag, Fristen, die einzuhalten sind, Unterlagen, die du beim Bauherrn oder beim Vermesser anfordern musst. Eine Woche voller Baustellen reicht, um ein Datum zu verpassen.

Arbeitsbeispiele mit dem KI-Assistenten für Architekten

Kurze Fragen, Antworten aus deinen eigenen Unterlagen.

Kundentermine, vereinbart von den Automationen

Eine Automation auf deinem WhatsApp Business antwortet allen, die dem Büro schreiben, mit drei Buttons: Neues Projekt, Laufende Baustelle, Sonstiges. Bei einem neuen Projekt fragt Ugo, worum es geht und wann es passt, prüft deinen Kalender, vereinbart das Erstgespräch und benachrichtigt dich.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Wer hat heute Morgen an die Büronummer geschrieben?

  2. Über die Automationen: 1. Lisa Neumann hat „Neues Projekt“ gewählt: Umbau einer Dreizimmerwohnung in der Gohliser Straße in Leipzig. Ich habe das Erstgespräch auf Donnerstag, 10:00 Uhr, im Büro gelegt und ihr den Kalenderlink geschickt. 2. Jan Werner hat „Laufende Baustelle“ gewählt: Er fragt, ob du am Freitag in der Mozartstraße vorbeikommst. Ich habe ihm gesagt, dass du ihm selbst antwortest.

  3. Schreib Werner, dass ich Freitag um 9 auf der Baustelle bin

  4. Ich schicke Jan Werner von deiner Nummer: „Guten Morgen Herr Werner, am Freitag um 9 Uhr bin ich auf der Baustelle in der Mozartstraße. Bis Freitag!“ Bestätigst du?

Das Baustellenprotokoll, im Auto diktiert

Du verlässt die Baustelle und schickst eine Sprachnachricht mit Anwesenden, Baufortschritt und Entscheidungen. Ugo füllt deine Protokollvorlage im Projektordner aus, bereit zum Gegenlesen und Verschicken an Baufirma und Bauherrn.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. 🎤 Sprachnachricht (0:58)

  2. Das mache ich in Google Drive: Ich erstelle „Baustellenprotokoll Nr. 6 – Haus Berger“ aus deiner Vorlage, im Ordner „2026-014 Haus Berger“, mit: • Anwesend: du, Tobias Fuchs (Baufirma), die Bauherren • Stand: Estrich fertig, Installationen im Obergeschoss laufen • Entscheidungen: Feinsteinzeug 60×120 hellgrau im Wohnbereich, Verlegung im Drittelverband • Offen: Fenstermuster bis zum 24. Bestätigst du?

Die Planänderung, dem Bauherrn erklärt

Der Bauherr fragt, was sich mit dem letzten Planstand ändert. Ugo liest die Planliste im Projektordner, sagt dir, welcher Index aktuell ist und was sich geändert hat, und bereitet dann die E-Mail vor.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Was ändert sich in Index D bei Haus Berger?

  2. In der „Planliste Index D.xlsx“, aktualisiert am 7.10., ändern sich: • Plan A-02: offene Küche, die Wand zum Wohnzimmer entfällt • Plan A-05: neues Fenster im Bad • Leistungsverzeichnis: Position Abbruch aktualisiert Soll ich das Elena Berger mit dem Link zum geteilten Ordner schreiben?

Die Nachforderung vom Bauamt, mit Erinnerung

Ugo fasst dir die E-Mails der Woche zusammen und legt bei einer Nachforderung mit Frist eine Erinnerung im Kalender an, mit dem Text der Nachforderung in der Beschreibung.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Ist diese Woche etwas vom Bauamt gekommen?

  2. Ja, eine E-Mail: Das Amt für Bauordnung der Stadt Leipzig fordert für den Bauantrag Karl-Liebknecht-Straße 21 Unterlagen nach, mit einer Liste der fehlenden Bauvorlagen. Soll ich die Erinnerung „Nachforderung Bauantrag Karl-Liebknecht-Straße“ am Montag, 26. Oktober, um 9:00 Uhr anlegen, mit dem Text der E-Mail?

Ein Tag im Architekturbüro mit Ugo

Von der ersten Baustelle bis zum letzten Bauherrn, ohne im Auto den Laptop aufzuklappen.

  1. 8:00

    Geplante Aufgabe: Ugo schickt dir Ortstermine und Besprechungen des Tages und die Anfragen, die über die Automationen gekommen sind.

  2. 9:30

    Auf der Baustelle diktierst du die Entscheidungen mit der Baufirma: Ugo bereitet den Protokollentwurf im Projektordner vor.

  3. 11:30

    Der Fliesenleger fragt nach der Verlegerichtung: Ugo findet den Absatz in der Baubeschreibung und den Plan mit der Zeichnung.

  4. 14:00

    Ein neuer Kunde wählt „Neues Projekt“ auf deinem WhatsApp Business, und Ugo vereinbart mit ihm das Erstgespräch.

  5. 16:30

    Mit Firmenwebsites fragst du Ugo nach den angegebenen Oberflächen einer Fensterserie auf der Website des Herstellers.

  6. 19:00

    Vor Feierabend lässt du dir die offenen Antworten an Bauherren und Baufirmen auflisten.

Was du mit dem KI-Assistenten deines Architekturbüros verbindest

CAD, BIM und Visualisierungen bleiben, wo sie sind. Ugo arbeitet mit allem, was drumherum liegt.

Dein WhatsApp Business, mit den Automationen

Wer dem Büro schreibt, wählt per Button, was er braucht, und Ugo legt das Erstgespräch in deinen Kalender oder benachrichtigt dich. Antwortest du selbst aus der App, stoppt die Automation.

Die Projektordner

In Google Drive oder OneDrive: Planlisten, Baubeschreibungen, Leistungsverzeichnisse in Excel, Protokolle. Ugo sucht und liest nur in dem Ordner, den du wählst, und füllt deine Vorlagen mit {{Bauherr}} und {{Projekt}} aus.

E-Mail und Kontakte

Jedes IMAP-Postfach, ob GMX, WEB.DE, IONOS oder T-Online, oder Outlook. In den Kontakten Bauherren, Baufirmen und Lieferanten: Ugo reicht der Name.

Die Websites der Hersteller

Mit Firmenwebsites liest Ugo die Websites der Hersteller von Materialien, Fenstern und Möbeln und antwortet dir zu angegebenen Produktlinien und Oberflächen, mit der Seite, von der sie stammen. Maßgeblich bleiben die technischen Datenblätter.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.

Häufige Fragen von Architekten

Welche Software ist die beste, um ein Architekturbüro zu organisieren?

Meistens braucht es mehrere: CAD oder BIM für den Entwurf, eine AVA-Software für Ausschreibung und Abrechnung, eine Bürosoftware für Projekte und Honorare nach HOAI. Die Schwachstelle bleibt alles, was über das Telefon läuft: Bauherren, Baufirmen, Kalender, E-Mails. Ugo deckt diesen Teil über WhatsApp ab und verbindet sich mit den Tools, die du schon nutzt.

Kann Ugo entwerfen oder rechnen?

Nein. Ugo entwirft nicht, rechnet weder Statik noch Wärmeschutz und legt keine Normen oder Bauordnungen an deiner Stelle aus. Er kann einen Plan wiederfinden, dir einen Absatz aus deiner Baubeschreibung vorlesen und die Schreiben vorbereiten, die das Projekt begleiten.

Reicht Ugo Bauanträge beim Bauamt ein?

Nein. Bauanträge, Bauanzeigen und Genehmigungsfreistellungen erstellst und unterschreibst du und reichst sie auf dem Weg ein, den deine Gemeinde vorsieht, ob auf Papier oder digital. Ugo fasst dir die E-Mails zusammen, die du bekommst, legt Erinnerungen für Fristen an und hilft dir, fehlende Unterlagen beim Bauherrn anzufordern.

Wie funktionieren die Automationen für die Kunden des Büros?

Du verbindest deine WhatsApp-Business-Nummer und baust die Automation aus Bausteinen: zum Beispiel eine Frage mit den Buttons „Neues Projekt, Laufende Baustelle, Sonstiges“, dann einen Zweig, der das Treffen in deinen Kalender einträgt. Die Antworten kommen von deiner Nummer, und bei jedem Baustein, der etwas tut, kannst du festlegen, dass Ugo auf dein „Bestätigen“ wartet.

Was kostet Ugo für einen Architekten, der allein arbeitet?

Ugo kostet 50 € im Monat oder 550 € im Jahr, zzgl. MwSt., mit allen Skills. In einem Büro mit mehreren Leuten hat jeder sein eigenes Abo und verbindet seine eigenen Konten.

Nützliche Anlaufstellen

Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.

Der Entwurf für dich, die Organisation für Ugo

Verbinde Kalender, Postfach, Projektordner und dein WhatsApp Business in wenigen Minuten. Protokolle diktierst du von der Baustelle, und neue Kunden haben schon einen Termin.

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