Antwort
Ein fester Text oder eine Nachricht, die Ugo nach deinen Anweisungen schreibt. Auf Wunsch mit dem Link „Zum Kalender hinzufügen“ für den gerade vereinbarten Termin.
Der WhatsApp Autoresponder, der versteht, was deine Kunden wollen
Ein Kunde schreibt dir „Wann können wir uns treffen?“, und Ugo fragt nach Tag und Uhrzeit, prüft deinen Kalender, trägt den Termin ein und bedankt sich. Von deiner WhatsApp-Business-Nummer, während du arbeitest. Die Automationen baust du aus Bausteinen, ganz ohne Programmieren.
Die Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten von WhatsApp Business schicken immer denselben Satz, an jeden. Die Automationen von Ugo machen etwas anderes: Sie lesen die Nachricht, verstehen, worum es geht, und tun, was du tun würdest. Fragt Thomas nach einem Termin, trägt Ugo ihn in deinen Kalender ein. Möchte Sabine das Angebot, sucht Ugo es im richtigen Google-Drive-Ordner und schickt es ihr.
Jede Automation gilt für einen bestimmten Kontakt oder für alle anderen und für eine Art von Anfrage: Termin, Datei-Anfrage, Information, Bestellung, Support oder eine Regel, die du in eigenen Worten beschreibst. Darin setzt du die Bausteine, die du brauchst, einen nach dem anderen: antworten, warten, einen Skill nutzen, mit Buttons eine Auswahl abfragen, den einen oder den anderen Weg nehmen.
Ugo antwortet als dein Assistent, nie an deiner Stelle. Wichtige Aktionen können auf dein „Bestätigen“ warten, und sobald du selbst vom Handy antwortest, stoppt die Automation für dieses Gespräch von allein.
So funktioniert eine Automation
Vier Schritte, von der Kundennachricht bis zur passenden Antwort.
- 1
Der Kunde schreibt dir
An deine WhatsApp-Business-Nummer, die deine Kunden schon kennen. Die App auf dem Handy nutzt du weiter wie gewohnt.
- 2
Ugo versteht, was er will
Er liest die Nachricht und wählt die passende Automation für diesen Kontakt und diese Art von Anfrage. Ist es nur ein Gruß, macht er nichts.
- 3
Die Bausteine erledigen die Arbeit
Antworten, nach Fehlendem fragen, den Kalender prüfen, die Verkaufschance im CRM anlegen, die Datei schicken. Ein Baustein nach dem anderen, immer auf dem richtigen Zweig.
- 4
Du behältst das Steuer
Aktionen zum Bestätigen bekommst du auf WhatsApp, du kannst jederzeit eingreifen und findest alles im Portal.
Ein Baustein-Editor, so einfach wie eine Skizze
Du ziehst Bausteine auf die Fläche, verbindest sie mit einer Linie und schreibst in eigenen Worten, was Ugo tun soll. Wo eine Entscheidung ansteht, teilt sich der Weg.
💬 Der Kunde schreibt: „Ich hätte eine Frage“
🔘 Ugo fragt: „Worum geht es?“
AngebotTermin
Angebot
Sucht das Angebot in Drive
Lässt es dich bestätigen
Schickt es dem Kunden
Termin
Fragt nach Tag und Uhrzeit
Prüft deinen Kalender
Trägt ein und schickt den Kalenderlink
Die verfügbaren Bausteine
Wenige Bausteine, die zusammen fast jede Antwort abdecken, die du heute von Hand tippst.
Frage mit Auswahl
Bis zu 3 Buttons oder eine Liste mit bis zu 10 Einträgen. Jede Auswahl führt zu einem eigenen Zweig, dazu einer für den Fall, dass der Kunde etwas anderes schreibt.
Skill
Ugo nutzt deine Tools: Kalender, CRM wie Odoo und HubSpot, Google Drive, Firmenwebsite. Bevor er handelt, fragt er den Kunden nach dem, was noch fehlt.
Ja/Nein-Frage
Ugo stellt sich eine Frage zum Gespräch, etwa „Hat er Tag und Uhrzeit schon genannt?“, und nimmt den Ja- oder den Nein-Zweig.
Warten
Eine Pause vor dem nächsten Schritt, bis zu 12 Stunden. Praktisch für eine Erinnerung oder um den Kunden später noch einmal anzuschreiben.
Benachrichtigung
Eine Nachricht an dich, im Chat mit Ugo, oder an den Kunden. Damit du sofort weißt, dass eine wichtige Anfrage reingekommen ist.
Frag die KI
Ugo schreibt etwas nach deinen Anweisungen: eine Zusammenfassung der Anfrage, einen Antwortentwurf, eine Notiz für die nächsten Bausteine.
Drei Automationen, aus Sicht des Kunden
Die blauen Blasen sind der Kunde, die weißen die Antworten, die von deiner Nummer kommen.
Der Termin, der sich selbst einträgt
Bausteine: Skill Kalender, dann Antwort mit dem Kalenderlink.
Hallo, wann könnten wir den Vor-Ort-Termin machen?
Hallo Thomas, ich bin der Assistent von Stefan. An welchem Tag und um welche Uhrzeit würde es dir passen?
Donnerstagvormittag so gegen 10, etwa eine Stunde
Super, Stefan hat Zeit: Ich habe dich für Donnerstag, den 15., von 10 bis 11 Uhr eingetragen. Bis dann! 📅 Zu deinem Kalender hinzufügen: calendar.google.com/…
Die Auswahl per Button
Bausteine: Frage mit Auswahl, dann ein Zweig pro Button.
Guten Tag, ich bräuchte eine Auskunft
Guten Tag! Worum geht es?
Support
Danke, ich habe den Techniker informiert: Er ruft dich heute Nachmittag zurück.
Das Angebot, verschickt nach deiner Bestätigung
Bausteine: Skill Google Drive auf dem Ordner Angebote, mit „Frag mich vorher nach Bestätigung“.
Kannst du mir das Angebot für die Website noch mal schicken?
Klar, ich schicke es dir gleich.
📎 Angebot Website Wagner.pdf Hier ist das Angebot. Bei Fragen bin ich für dich da.
Automatisch, aber unter deiner Kontrolle
Eine Automation arbeitet für dich, nicht an deiner Stelle.
Bestätigung, wann du willst
Bei jedem Baustein, der etwas tut, kannst du „Frag mich vorher nach Bestätigung“ aktivieren: Ugo schreibt dir mit Bestätigen und Abbrechen, und der Kunde bekommt nichts, bis du entschieden hast.
Du antwortest, sie stoppt
Schreibst du dem Kunden selbst aus der WhatsApp-Business-App, stoppt die Automation für dieses Gespräch. Keine doppelten Antworten.
Nur für die, die du wählst
Jede Automation gilt für einen Kontakt oder für alle anderen und startet nur bei der Art von Anfrage, die du festgelegt hast. Mit einem Klick schaltest du sie ab.
Daten in Europa
Server und Datenbank stehen in Frankfurt am Main. Ugo arbeitet nur mit den Skills und Ordnern, die du selbst verbunden hast.
Wer sie nutzt, und wofür
Ein paar Ideen zum Start, passend zu deinem Beruf anzupassen.
Handelsvertreter
Der Kunde fragt nach der Preisliste oder dem letzten Angebot: Ugo findet es in Drive, schickt es ihm und legt die Anfrage als Verkaufschance im CRM an.
Kanzleien und Selbstständige
Wer einen Termin möchte, wählt per Button zwischen Beratung, Verlängerung oder Sonstiges, und Ugo trägt das Treffen in deinen Kalender ein.
Handwerker und Installateure
Bei einer Störung fragt Ugo nach Adresse und Dringlichkeit, informiert dich und sagt dem Kunden, wann du vorbeikommst.
Fitnessstudios und Personal Trainer
Wer eine Session verschieben will, wählt die neue Uhrzeit aus einer Liste, und Ugo aktualisiert den Kalender.
Häufige Fragen zu WhatsApp-Automationen
Was ist der Unterschied zur Abwesenheitsnachricht von WhatsApp Business?
Die Abwesenheitsnachricht schickt immer denselben Satz an alle. Die Automationen von Ugo verstehen, was der Kunde möchte, stellen Rückfragen, nutzen deinen Kalender, dein CRM und deine Dokumente und antworten je nach Anfrage anders.
Brauche ich eine neue Nummer?
Nein. Du verbindest deine WhatsApp-Business-Nummer im Ugo-Portal und nutzt die App auf dem Handy weiter. Die automatischen Antworten kommen von dieser Nummer, die deine Kunden schon kennen.
Kann Ugo meinen Kunden Buttons und Listen schicken?
Ja. Mit dem Baustein „Frage mit Auswahl“ schickst du bis zu 3 Buttons oder eine Liste mit bis zu 10 Einträgen und legst für jede Auswahl fest, was danach passiert. Schreibt der Kunde etwas anderes, nimmt die Automation den Zweig „Sonstiges“.
Handeln die Automationen selbstständig oder fragen sie mich vorher?
Das entscheidest du, Baustein für Baustein. Mit „Frag mich vorher nach Bestätigung“ schickt dir Ugo die Aktion in seinen Chat, mit Bestätigen und Abbrechen, und wartet. Ohne handelt er sofort, zum Beispiel um einen Termin einzutragen, wenn du Zeit hast.
Was passiert, wenn ich dem Kunden selbst antworte?
Die Automation stoppt für dieses Gespräch und überlässt es dir. Ugo antwortet nie über deinen Kopf hinweg.
Muss ich programmieren können?
Nein. Du wählst die Bausteine aus einer Liste, verbindest sie mit einer Linie und schreibst in eigenen Worten, was Ugo tun soll. Für die häufigsten Bausteine gibt es fertige Vorschläge.
Hält sich das an die Regeln von WhatsApp?
Ja. Die Automationen antworten nur Kunden, die dir geschrieben haben, innerhalb des 24-Stunden-Fensters von WhatsApp, und sind nicht für Massen-Kampagnen gedacht.
Lass Ugo antworten, und zwar richtig
Verbinde dein WhatsApp Business, erstelle deine erste Automation in wenigen Minuten und sieh zu, wie Ugo deinen Kunden antwortet, während du arbeitest.
