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Wie kann ich WhatsApp für meine Arbeit in der IT-Branche nutzen?

In der IT nutzen alle schon WhatsApp: Kunden, die ein Problem melden, der Vertrieb zwischen zwei Demos, Techniker unterwegs bei Kunden. Mit Ugo wird es zum Arbeitswerkzeug: Sie schreiben ihm oder schicken eine Sprachnachricht, und er fasst Zendesk-Tickets zusammen und beantwortet sie, aktualisiert das CRM, legt Issues in Linear an, behält Projekte und Verlängerungen im Blick und antwortet Kunden von der Firmennummer. Vor jeder Aktion fragt er Sie um Bestätigung.

Ugo testenBeispiele für WhatsApp in der IT-Branche

In einem IT-Unternehmen hört das Handy nie auf zu vibrieren. Der Kunde schreibt auf WhatsApp, dass der Netzwerkdrucker nicht geht, der Vertrieb fragt, ob die Demo am Donnerstag steht, der Techniker ist beim Kunden und findet das NAS-Passwort nicht an der richtigen Stelle, der Projektleiter will wissen, welche Bugs das Release blockieren, die Buchhaltung erinnert daran, dass Ende des Monats dreißig Lizenzen auslaufen. Die Antworten verteilen sich auf Helpdesk, CRM, Projekt-Boards und Verlängerungslisten.

Ugo ist ein Kontakt auf WhatsApp, verbunden mit den Tools, die das Unternehmen schon nutzt: Google Workspace oder Microsoft 365, E-Mail, Kalender, Zendesk für den Support, HubSpot oder ein anderes CRM für den Vertrieb, monday.com für Projekte, und Notion, Linear oder jede App mit einem MCP-Server für die Entwicklung. Jede Person nutzt ihn vom eigenen Handy, mit den eigenen Konten und Berechtigungen. Mit den Automationen auf dem WhatsApp Business des Unternehmens nimmt Ugo auch Kundenanfragen auf und eröffnet das Ticket.

Ugo greift nicht auf Server oder PCs der Kunden zu, führt keine Befehle auf Systemen aus und ersetzt weder RMM noch PSA noch das Monitoring. Er findet, fasst zusammen, bereitet vor und erinnert. Jede Antwort an den Kunden, jedes Issue und jedes Update geht erst nach Ihrem „Bestätigen“ raus.

Wer es im Unternehmen nutzt

Wer in einem IT-Unternehmen WhatsApp mit Ugo nutzt

Vom Vertrieb bis zum Support hat jeder seine eigenen Fragen. Ugo antwortet jedem mit dessen Tools.

Vertrieb und Presales

Kundenhistorie, offene Deals und Aufgaben vor einer Demo, Notizen und Phase direkt danach aktualisiert. Ugo beantwortet auch Fragen zu Produktfunktionen, indem er die Website und die öffentliche Dokumentation liest.

Projektleitung

Was in Verzug ist, was das Release blockiert, wie weit die Migration beim Kunden ist: Ugo fasst die Boards in monday.com und die Issues zusammen und aktualisiert Status und Termine nach Ihrem Okay.

Helpdesk und Support

Die Tickets, die in Zendesk auf Sie warten, das dringendste zuerst, lange Verläufe in drei Zeilen zusammengefasst. Ugo schreibt die Antwort an den Kunden oder die interne Notiz und ändert den Ticketstatus.

Entwicklung

Die Ihnen zugewiesenen Issues in Linear, die Spezifikationen in Notion, der vom Kunden gemeldete Bug als Issue mit Schritten zur Reproduktion. Alles über WhatsApp, ohne den Laptop aufzuklappen.

Techniker vor Ort

Die Route zum Kunden mit aktuellem Verkehr, die Street View des Eingangs, das Einsatzticket zusammengefasst, bevor Sie reingehen, und die Abschlussnotiz beim Rausgehen per Sprachnachricht diktiert.

Verwaltung und Verlängerungen

Auslaufende Lizenzen, Wartungsverträge, Domains und Zertifikate: Ugo liest die Fristenliste, erinnert Sie rechtzeitig und bereitet die Verlängerungs-E-Mails an Kunden nach Ihrer Bestätigung vor.

Beispiele für WhatsApp in der IT-Branche

Echte Gespräche, schnell getippt, wie man eben auf WhatsApp schreibt.

Das dringende Ticket, vom Handy aus bearbeitet

Sie sind außer Haus und ein dringendes Ticket kommt rein. Ugo fasst Ihnen den Verlauf zusammen, schreibt die Antwort an den Kunden und setzt das Ticket auf wartend, nach Ihrer Bestätigung.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Was will die Kanzlei Gerber im dringenden Ticket?

  2. Ticket #4517, Kanzlei Gerber: Seit heute Morgen sehen drei Arbeitsplätze den freigegebenen Ordner „Mandate“ auf dem NAS nicht mehr. Die PCs wurden schon neu gestartet. Soll ich antworten, dass Lukas Sauer heute um 15 Uhr vorbeikommt, und das Ticket auf Wartend setzen?

  3. Ja

  4. Ich antworte auf Ticket #4517: „Guten Tag, heute um 15 Uhr kommt Lukas Sauer bei Ihnen vorbei, um den Zugriff auf den freigegebenen Ordner zu prüfen.“ Danach setze ich es auf Wartend. Bestätigen Sie?

Die gerade beendete Demo, im CRM

Nach der Demo schickt der Vertrieb eine Sprachnachricht. Ugo ergänzt die Notiz am Deal in HubSpot, verschiebt ihn in die nächste Phase und legt die Aufgabe für das Angebot an.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. 🎤 Sprachnachricht (0:33)

  2. Das mache ich am Deal „Lagerverwaltung – Spedition Kurz“: • Notiz: „Demo gut gelaufen, Interesse am Inventurmodul mit Handscannern, 8 Nutzer, Start im Januar gewünscht“ • Ich verschiebe den Deal in die Phase Angebot • Aufgabe „Angebot an Kurz senden“ bis Freitag Bestätigen Sie?

Der Bug des Kunden, als Issue erfasst

Der Projektleiter leitet Ugo die Meldung des Kunden weiter. Ugo legt das Issue in Linear mit Titel, Schritten zur Reproduktion und Priorität an, über den MCP-Server von Linear.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Leg ein Issue an: In der App von Obsthof Bodensee schneidet der PDF-Export der Bestellungen die letzte Zeile ab, wenn es mehr als 40 Artikel sind

  2. Ich lege in Linear an, Team „Kunden-Apps“: • Titel: „PDF-Export Bestellungen: letzte Zeile ab 40 Artikeln abgeschnitten“ • Beschreibung: Kunde Obsthof Bodensee; Schritte: Bestellung mit 41 Artikeln → PDF exportieren • Priorität: hoch, Label „Bug“ Bestätigen Sie?

Der Vor-Ort-Einsatz, von der Anfahrt bis zum Abschluss

Der Techniker fragt, wie lange er braucht und wie er reinkommt. Beim Rausgehen diktiert er, wie es gelaufen ist: Ugo ergänzt die interne Notiz am Ticket und setzt es auf gelöst.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Wie lange brauche ich von hier zur Kanzlei Gerber?

  2. Beim aktuellen Verkehr 18 Minuten (9 km, über die B 27). Sie sind um 14:52 Uhr da. Soll ich Ihnen die Street View des Eingangs in der Marktstraße 12 schicken?

  3. 🎤 Sprachnachricht (0:29)

  4. Am Ticket #4517: • Interne Notiz: „Berechtigungen für den Ordner Mandate nach dem NAS-Update wiederhergestellt, Zugriff von allen drei Arbeitsplätzen geprüft“ • Status: Gelöst Bestätigen Sie?

Automatisierungen auf Ihrer Nummer

Kunden schreiben an die Support-Nummer, Ugo eröffnet das Ticket

Kunden und Anwender schreiben an das WhatsApp Business des Supports. Eine Automation antwortet mit drei Buttons: Neues Problem, Offenes Ticket, Vertrieb. Bei einem neuen Problem fragt Ugo nach Firma und Beschreibung, eröffnet das Ticket in Zendesk und antwortet mit der Nummer; mit „Frag mich vorher nach Bestätigung“ sehen Sie es zuerst. Bei einem offenen Ticket liest er den Status, beim Vertrieb benachrichtigt er den richtigen Kollegen.

Die blauen Blasen sind der Kunde, die weißen die Antworten von der WhatsApp-Business-Nummer des Unternehmens.

WhatsApp-Automatisierungen entdecken

  1. Guten Tag, wir haben ein Problem mit den E-Mails

  2. Guten Tag! Ich bin der Assistent von Neckar IT. Wie kann ich Ihnen helfen?

  3. Neues Problem

  4. Können Sie mir bitte den Namen der Firma nennen und sagen, was passiert? Wenn eine Fehlermeldung erscheint, schreiben Sie sie mir oder schicken Sie ein Foto.

  5. Eisenwaren Huber, seit heute Morgen fragt Outlook auf zwei PCs ständig nach dem Passwort

  6. Danke, ich habe das Ticket #4532 „Eisenwaren Huber – Outlook fragt auf zwei PCs nach dem Passwort“ eröffnet. Ein Techniker meldet sich innerhalb einer Stunde bei Ihnen. Für Updates können Sie mir hier mit der Ticketnummer schreiben.

Ideen für die Skills von Ugo in einem IT-Unternehmen

Jeder Skill ist ein verbundenes Tool. So bringt er in dieser Branche am meisten.

ZendeskZendesk

Der Helpdesk in der Tasche

Die Tickets, die auf Sie warten, die Anfragen eines Kunden im letzten Jahr, Antworten und interne Notizen aus WhatsApp geschrieben. Praktisch abends und am Wochenende, wenn Sie Rufbereitschaft haben, aber nicht am Rechner sitzen.

Zendesk entdecken
NotionNotion, Linear und Apps mit MCP-Server

Linear, Notion und die Tools des Teams

Ihnen zugewiesene Issues, neue Issues aus Kunden-Bugs, Spezifikationen und Runbooks in Notion. Und jedes andere Tool mit einem MCP-Server, vom PSA bis zur internen Software.

Notion, Linear und Apps mit MCP-Server entdecken
HubSpotHubSpot

Deals, Demos und Follow-ups im CRM

Vor der Demo sagt Ugo Ihnen alles über den Interessenten, danach erfasst er Notizen, verschiebt den Deal in die nächste Phase und legt die Aufgabe für das Angebot an. Funktioniert auch mit Zoho CRM, Odoo und Agile CRM.

HubSpot entdecken
monday.commonday.com

Projekte und Migrationen auf den Boards

Onboardings, Migrationen und Releases als Einträge auf einem Board: Ugo sagt Ihnen, was in Verzug ist, ändert Status und Termine und schreibt die Updates für Kunde und Team.

monday.com entdecken
OneDriveOneDrive, Word und Excel

Die Fristenliste für Lizenzen und Verträge

Ugo liest die Excel-Tabelle mit Lizenzen, Wartungsverträgen, Domains und Zertifikaten, erinnert Sie an Fristen und aktualisiert die Zellen, wenn eine Verlängerung erledigt ist.

OneDrive, Word und Excel entdecken
Website-Vorschauen

Die Website des Kunden, vor dem Anruf

Wie die Website des Interessenten auf dem Handy aussieht, ob die Seite, die der Kunde meldet, wirklich falsch dargestellt wird: Ugo schickt Ihnen in wenigen Sekunden ein Bild der öffentlichen Seite.

Website-Vorschauen entdecken

Was Ugo nicht macht

Ugo organisiert Nachrichten, Kalender, E-Mails und Dokumente. Alles andere bleibt bei Ihren Systemen und Ihren Leuten.

  • Er greift nicht auf Server, PCs oder Netzwerke der Kunden zu und führt keine Befehle oder Skripte auf Systemen aus.
  • Er ersetzt weder RMM noch PSA noch das Monitoring und verschickt keine automatischen Störungsalarme: Er arbeitet mit den Tickets und Boards, die Sie verbunden haben.
  • Er verwahrt keine Passwörter und Zugangsdaten von Kunden: Die bleiben im Passwortmanager des Unternehmens.
  • Er verschickt keine Massenkampagnen über WhatsApp: Die Automationen antworten denen, die schreiben, im 24-Stunden-Fenster von WhatsApp.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Funktionen von Ugo in dieser Branche, beginnend mit der ersten. Jede Person aktiviert sie in wenigen Minuten im Portal.

Ugo für Berufe der Branche

Die Seiten für die Berufe dieser Branche, mit genaueren Beispielen.

Fragen zu WhatsApp und Ugo in der IT-Branche

Wie nutzt man WhatsApp beruflich in einem IT-Unternehmen?

Um Meldungen von Kunden zu empfangen, Techniker vor Ort zu koordinieren, Demos und Deals zu verfolgen und Kunden über Projekte auf dem Laufenden zu halten. Mit Ugo kann außerdem jeder Tickets, Deals, Issues und Fristen im Chat bearbeiten, und das WhatsApp Business des Supports nimmt Anfragen auf und eröffnet Tickets selbst.

Kann Ugo Tickets in Zendesk eröffnen und bearbeiten?

Ja. Er listet die Tickets auf, die auf Sie warten, sucht nach Kunde oder Stichworten, fasst Verläufe zusammen, antwortet Kunden, ergänzt interne Notizen, eröffnet neue Tickets und ändert den Status. Jede Aktion geht erst nach Ihrem „Bestätigen“ raus. Ugo arbeitet mit den Berechtigungen Ihres Agentenkontos.

Verbindet er sich mit Linear, Notion oder unserem PSA?

Ja, mit Notion und Linear über Ihr Konto, und mit jedem Tool, das einen aus dem Internet erreichbaren MCP-Server anbietet: Sie fügen die Adresse ein, und Ugo lernt, es zu nutzen. Lesen darf er frei, aber jede Aktion, die etwas anlegt oder ändert, zeigt er Ihnen vorher.

Kann Ugo auf Systemen der Kunden eingreifen?

Nein. Ugo verbindet sich nicht mit Servern, PCs oder Netzwerken, führt keine Befehle aus und ist kein Monitoring-System. Er kümmert sich um alles rund um den Einsatz: Tickets, Kalender, Routen, Notizen, Kommunikation mit dem Kunden.

Was kostet Ugo für das ganze Unternehmen?

Ugo kostet 50 € im Monat oder 550 € im Jahr pro Person, zzgl. MwSt., mit allen Skills inklusive. Er wird nur für die Personen aktiviert, die ihn nutzen: zum Beispiel Helpdesk, Techniker und Vertrieb. Die Daten bleiben auf den Servern in Frankfurt.

Nützliche Quellen

Verbände, Behörden und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, unabhängig von Ugo.

Die Tickets im System, die Antworten auf WhatsApp

Verbinden Sie Zendesk, das CRM, die Boards und das WhatsApp Business des Supports in wenigen Minuten. Techniker, Vertrieb und Entwicklung arbeiten aus dem Chat.

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