Im technischen Kundendienst ist WhatsApp längst der Kanal aller: Kunden mit Heizungsstörung, Techniker im Servicewagen, Disposition und Lager. Mit Ugo wird es zum Arbeitswerkzeug: Der Techniker fragt nach dem Handbuch oder der Tagestour, diktiert den Servicebericht, aktualisiert das Ticket; die Firmennummer nimmt Kundenanfragen auf und informiert die Disposition. Vor jeder Aktion fragt Ugo Sie nach Ihrer Bestätigung.
In einem Serviceunternehmen ändert sich der Tag stündlich. Ein Kunde schreibt, dass die Heizung auf Störung steht, die Hausverwaltung meldet einen Aufzug, der zwischen zwei Etagen hängt, das Café ruft an, weil der Kaffeeautomat Wasser verliert, und der Techniker schickt ein Foto vom Typenschild und fragt, welches Ersatzteil er braucht. Die Disposition schiebt Einsätze per Telefon hin und her, das Büro läuft den Serviceberichten hinterher, und das richtige Handbuch liegt immer im Büro.
Ugo ist ein Kontakt auf WhatsApp, verbunden mit den Tools, die Ihr Unternehmen schon nutzt: Google Workspace oder Microsoft 365, E-Mail, Kalender, die Ordner in Drive oder OneDrive mit Handbüchern und Schaltplänen, Zendesk für die Tickets, monday.com für Aufträge und Projekte, Karten mit Verkehr in Echtzeit. Jede Person nutzt ihn auf dem eigenen Handy, mit den eigenen Konten: der Techniker im Servicewagen, die Disposition im Büro, die Serviceleitung aus der Besprechung. Mit den Automationen auf dem WhatsApp Business des Unternehmens antwortet Ugo den Kunden, stellt die richtigen Fragen und benachrichtigt die Person, die gerade Dienst hat.
Ugo ersetzt keine Field-Service-Software, unterschreibt keine Serviceberichte und gibt Kunden keine Sicherheitsanweisungen anstelle des Technikers. Er findet, fasst zusammen, bereitet vor und erinnert. Jede E-Mail, Nachricht, jedes Ticket und jeder Termin geht erst nach Ihrem „Bestätigen“ raus.
Wer es im Unternehmen nutzt
Vom Servicewagen bis ins Büro hat jeder seine Fragen. Ugo antwortet mit den eigenen Tools.
Die Tagestour mit aktuellem Verkehr, das Street View des Eingangs, das Handbuch der Maschine und die Historie der Anlage, auf dem Handy und direkt vor der Störung. Nach dem Einsatz wird der Servicebericht per Sprachnachricht diktiert.
Dringende Störungsmeldungen kommen schon mit Adresse, Modell und Fehlerbeschreibung an. Ugo findet die Lücken im Kalender, berechnet, wer am schnellsten vor Ort ist, und informiert den Kunden über die Uhrzeit, wenn Sie zustimmen.
Die Fälligkeiten der Wartungen aus der Vertragsliste gelesen, Kunden-E-Mails zusammengefasst, Serviceberichte in den Ordnern wiedergefunden, wenn ein Kunde einen Einsatz reklamiert.
Die Anfragen der Techniker kommen schriftlich, mit Artikelnummer und Seriennummer, statt am Telefon. Ugo sucht die Nummer in der Explosionszeichnung des Handbuchs und bereitet die Bestell-E-Mail an den Hersteller vor.
Jeden Morgen zur Uhrzeit Ihrer Wahl: offene Tickets, verspätete Einsätze und dringende Meldungen der Nacht. Die Zahlen aus der Einsatzliste direkt im Chat, ohne den Rechner aufzuklappen.
Die Einsatzhistorie vor dem Verlängerungsangebot, das Wartungsangebot aus der Vorlage ausgefüllt, Verkaufschancen und Aktivitäten im CRM nach dem Termin aktualisiert.
Echte Gespräche, schnell getippt, wie man eben auf WhatsApp schreibt.
Der Techniker fragt nach den Terminen des Tages. Ugo liest sie aus dem Kalender, schlägt die schnellste Reihenfolge mit dem aktuellen Verkehr vor und schickt das Street View der ersten Adresse.
Genutzte Skills
Wie sieht meine Tour heute aus? Ich fahr in Ludwigsburg los
Heute haben Sie 4 Einsätze. Die schnellste Reihenfolge mit dem aktuellen Verkehr: • 8:30 WEG Schillerstraße 14, Kornwestheim: Wartung Zentralheizung (12 Min.) • 10:30 Café Am Markt, Königstraße 22, Stuttgart: Klimagerät tropft (28 Min.) • 13:30 Zahnarztpraxis Dr. Keller, Fellbach: Wartung Split-Gerät (15 Min.) • 15:30 Familie Bauer, Waiblingen: Gastherme auf Störung F.28 (14 Min.) Soll ich Ihnen das Street View vom Eingang in der Schillerstraße schicken?
Nach dem Einsatz beschreibt der Techniker per Sprachnachricht, was er gemacht hat. Ugo erstellt den Servicebericht aus der Firmenvorlage, ergänzt die interne Notiz im Ticket und setzt es auf gelöst.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:48)
Das mache ich: • Ich erstelle „Servicebericht 2026-418 Bauer.docx“ aus der Vorlage „Servicebericht“: Vaillant ecoTEC, Fehler F.28, Zündelektrode getauscht, Abgasmessung in Ordnung, 1 Std. 15 Min. • Interne Notiz im Ticket #3271 mit derselben Zusammenfassung • Ticket #3271 auf Gelöst Bestätigen Sie?
Vor einem Automaten, den er seit Monaten nicht gesehen hat, fragt der Techniker, was ein Alarmcode bedeutet. Ugo sucht im Servicehandbuch im Technik-Ordner und antwortet mit Seite und Vorgehen.
Genutzte Skills
Der Kalea im Café Am Markt zeigt Boileralarm, was prüfe ich?
Im „Servicehandbuch Kalea rev3.pdf“ (Ordner „Technik/Vending“), Seite 47: Der Boileralarm kommt, wenn das Wasser nicht in der vorgesehenen Zeit auf Temperatur ist. Empfohlene Prüfungen: • Heizelement und Sicherheitsthermostat • Temperaturfühler, mit den Werten aus der Tabelle auf Seite 48 • Anschlüsse an der Leistungsplatine Soll ich Ihnen die Artikelnummer des Heizelements aus der Explosionszeichnung auf Seite 82 heraussuchen?
Ein Aufzug steht. Die Disposition fragt, wer am nächsten ist, verschiebt den Termin und informiert den Kunden über die Firmennummer, alles nach ihrer Bestätigung.
Genutzte Skills
Aufzug steht in der Neckarstraße 88, wer ist schneller da, Markus oder Lukas?
Markus ist in der Olgastraße: Mit dem aktuellen Verkehr ist er in 11 Minuten dort. Lukas ist in Esslingen, 27 Minuten. Markus hat um 11 Uhr die geplante Wartung in der Hauptstätter Straße, die sich auf 14:30 Uhr verschieben lässt.
Schick Markus hin, verschieb die Wartung und gib der Hausverwaltung Bescheid
Das mache ich: • Neuer Termin für Markus um 10:20 Uhr: „Aufzugsstörung, Neckarstraße 88“ • Wartung Hauptstätter Straße auf 14:30 Uhr verschoben • Nachricht an Thomas Weber, Hausverwaltung: „Guten Tag, unser Techniker Markus ist bis 10:30 Uhr in der Neckarstraße 88.“ Bestätigen Sie?
Automatisierungen auf Ihrer Nummer
Kunden schreiben an das WhatsApp Business des Unternehmens. Eine Automation fragt nach der Art der Anfrage, dann nach Adresse, Hersteller und Fehlercode, und schickt der Disposition eine Benachrichtigung mit allem, was sie für die Planung braucht. Technische oder Sicherheitsanweisungen gibt Ugo nicht: Dafür ist der Techniker da.
Die blauen Blasen sind der Kunde, die weißen die Antworten von der WhatsApp-Business-Nummer des Unternehmens.
WhatsApp-Automatisierungen entdeckenGuten Tag, unsere Heizung ist auf Störung und wir haben kein warmes Wasser
Guten Tag, ich bin der Assistent von Wärmeservice Schwaben. Worum geht es?
Störung
Schreiben Sie mir bitte Adresse, Hersteller der Heizung und den Code auf dem Display? Wenn möglich, schicken Sie auch ein Foto vom Typenschild.
Bahnhofstraße 31, Waiblingen. Ist eine Vaillant, auf dem Display steht F28
Danke, ich habe Ihre Anfrage an unsere Disposition weitergegeben. Sie meldet sich innerhalb einer Stunde bei Ihnen, um den Termin zu vereinbaren.
Jeder Skill ist ein verbundenes Tool. So bringt er in dieser Branche am meisten.
Dein WhatsApp BusinessDie Automationen fragen mit Buttons und Rückfragen nach Adresse, Modell und Fehlercode und benachrichtigen die Disposition. Mit „Frag mich vorher nach Bestätigung“ geht jede Antwort an den Kunden erst über Sie.
Dein WhatsApp Business entdecken
ZendeskDer Techniker ruft die offenen Tickets des Kunden ab, ergänzt interne Notizen, antwortet und ändert den Status, ohne den Laptop aufzuklappen. Der Innendienst sieht alles in Echtzeit.
Zendesk entdecken
KartenDie schnellste Reihenfolge der Einsätze, Fahrzeiten mit dem Verkehr des Moments, das Street View von Eingang oder Hofeinfahrt und der nächste Großhändler, wenn ein Teil fehlt.
Karten entdecken
Google DriveUgo sucht in Servicehandbüchern, Stromlaufplänen und Konformitätserklärungen im Technik-Ordner und füllt Firmenvorlagen wie den Servicebericht aus.
Google Drive entdeckenMit schmutzigen Händen oder im Auto diktiert der Techniker, was er gemacht hat, welche Teile getauscht wurden und wie lange es gedauert hat. Ugo transkribiert und bereitet das Dokument oder die Ticketnotiz vor.
Sprachnachrichten entdecken
monday.comInstallationen und Wartungstouren auf einem Board: Ugo legt Elemente an, ändert Status und Termine und schreibt Updates, zum Beispiel „Anlage abgenommen, Konformitätserklärung fehlt“.
monday.com entdeckenUgo organisiert Nachrichten, Kalender, E-Mails und Dokumente. Alles andere bleibt bei Ihren Systemen und Ihren Leuten.
Die nützlichsten Funktionen von Ugo in dieser Branche, beginnend mit der ersten. Jede Person aktiviert sie in wenigen Minuten im Portal.
Die Seiten für die Berufe dieser Branche, mit genaueren Beispielen.
Für Elektriker und Elektroinstallateure: Einsätze und Ortstermine im Kalender, Angebote und Prüfprotokolle geordnet, Kunden informiert über dein WhatsApp Business, auch per Sprachnachricht aus dem Transporter.
Ugo für elektriker entdeckenFür SHK-Betriebe, Sanitär- und Heizungsinstallateure: Notdienste und Heizungswartungen im Kalender, Angebote aus deiner Vorlage, Kunden informiert über dein WhatsApp Business, mit einer Sprachnachricht aus dem Transporter.
Ugo für sanitär- und heizungsinstallateure entdeckenFür TGA-Planer und Haustechnik-Planungsbüros: Ortstermine, Energieausweise und Berichte archiviert, Abstimmung mit Installateuren, Hausverwaltungen und Bauherren, alles aus WhatsApp.
Ugo für tga-planer entdeckenFür Elektroplaner und PV-Planer: Ortstermine, Schaltpläne und Planstände, Prüfprotokolle im Archiv, Elektrofirmen und Bauherren im Blick, direkt aus WhatsApp.
Ugo für elektroplaner entdeckenUm Störungsmeldungen der Kunden anzunehmen, die Techniker zu koordinieren, Ersatzteile anzufragen und Fotos von Anlagen und Typenschildern zu schicken. Mit Ugo fragen die Techniker auch Tour, Handbücher und Anlagenhistorie im Chat ab und diktieren ihre Serviceberichte, und die WhatsApp-Business-Nummer des Unternehmens nimmt Einsatzanfragen auf und informiert die Disposition.
Er unterstützt die Planung: Er liest die Kalender, findet freie Zeitfenster, berechnet Fahrzeiten mit dem Verkehr und legt Termine nach Ihrer Bestätigung an. Welcher Techniker fährt und was Vorrang hat, entscheidet weiter die Disposition.
Ugo verbindet sich mit Zendesk für Tickets, mit monday.com, Odoo, HubSpot, Zoho CRM und Agile CRM, mit Google Workspace und Microsoft 365 und mit jeder App, die einen MCP-Server hat. Mit anderer Software arbeitet er über E-Mails und Dokumente: Er bereitet zum Beispiel den Servicebericht oder die E-Mail für die Person vor, die ihn im System erfasst.
Ja, mit Sprachnachrichten bis 90 Sekunden: Ugo transkribiert sie auf seinen Servern in Europa, behält nur den Text und behandelt sie wie geschriebene Nachrichten. Der Techniker diktiert den Servicebericht oder fragt nach dem Handbuch, während er fährt, und liest die Antwort, wenn er hält.
Ugo kostet 50 € im Monat oder 550 € im Jahr pro Person, zzgl. MwSt., mit allen Skills inklusive. Sie aktivieren ihn nur für die Personen, die ihn nutzen: zum Beispiel für Techniker und Disposition, nicht unbedingt für das ganze Büro. Die Daten bleiben auf Servern in Frankfurt.
Verbände, Behörden und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, unabhängig von Ugo.
Verbinden Sie Kalender, Tickets, Technik-Ordner und das WhatsApp Business des Unternehmens in wenigen Minuten. Techniker, Disposition und Kunden finden die Antworten im Chat.
