Vertrieb und Außendienst
Preislisten, Produktdatenblätter, Kundenhistorie und Besuchsnotizen, per WhatsApp zwischen zwei Terminen. Die im Auto diktierte Bestellung wird zu einer fertigen E-Mail für den Innendienst und einer Aktivität im CRM.
Wie kann ich WhatsApp für meine Arbeit in der Lebensmittelindustrie nutzen?
In der Lebensmittelindustrie nutzen alle schon WhatsApp: Kunden, Außendienst, Lieferanten und Schichtleiter. Mit Ugo wird es zum Arbeitswerkzeug: Sie schreiben ihm oder schicken eine Sprachnachricht, und er findet Spezifikationen und Zertifikate, bereitet E-Mails an Kunden vor, aktualisiert das CRM, führt den Kalender für Audits und Lieferungen und antwortet Kunden von der Firmennummer. Vor jeder Aktion fragt er nach Ihrer Bestätigung.
In einem Lebensmittelbetrieb kommen Fragen von allen Seiten, und fast immer über WhatsApp. Der Einkäufer der Handelskette will die aktuelle Spezifikation, der Gastronom fragt, ob das Produkt Schalenfrüchte enthält, der Außendienstler schickt die Bestellung vom Parkplatz, der Spediteur meldet Verspätung, der Schichtleiter fotografiert das stehende Band. Die Antworten liegen aber woanders: in den Ordnern der Qualitätssicherung, in der Warenwirtschaft, im Postfach, im Kopf der Kollegin, die gerade Urlaub hat.
Ugo ist ein Kontakt auf WhatsApp, verbunden mit den Tools, die das Unternehmen schon nutzt: Google Workspace oder Microsoft 365, E-Mail, Kontakte, Ordner in Drive oder OneDrive, ein CRM wie Odoo oder HubSpot, monday.com für Projekte. Jeder im Unternehmen nutzt ihn vom eigenen Handy, mit den eigenen Konten: der Vertrieb für Kunden, die Qualitätssicherung für Dokumente, die Instandhaltung für Einsätze. Mit den Automationen auf dem WhatsApp Business des Unternehmens antwortet Ugo auch Kunden, fragt nach, was fehlt, und benachrichtigt die richtige Person.
Ugo ersetzt weder das HACCP-Handbuch noch die Produktionssoftware oder das Rückverfolgbarkeitssystem, und er unterschreibt nichts anstelle der QS-Leitung. Er findet, fasst zusammen, bereitet vor und erinnert. Jede E-Mail, Nachricht oder Datei geht erst nach Ihrem „Bestätigen“ raus.
Wer es im Unternehmen nutzt
Wer WhatsApp mit Ugo im Lebensmittelbetrieb nutzt
Jede Abteilung hat ihre eigenen Fragen. Ugo antwortet jeder mit ihren eigenen Tools.
Qualitätssicherung und Lebensmittelsicherheit
Spezifikationen, Allergenerklärungen, IFS- oder BRCGS-Zertifikate, Laboranalysen: in einer Minute gefunden und nach Ihrem Okay an den Kunden geschickt. Ablaufende Zertifizierungen meldet Ugo im Chat, bevor es zu spät ist.
Einkauf und Rohwaren
Lieferantenangebote zusammengefasst, E-Mails zu Lieferungen wiedergefunden, Rohwarenzertifikate in den richtigen Ordnern gesucht. So wissen Sie sofort, was die Mühle oder die Molkerei geschrieben hat.
Produktion und Instandhaltung
Der Schichtleiter schickt eine Sprachnachricht zum Linienstillstand, und Ugo legt das Element auf dem Instandhaltungs-Board an. Der Techniker findet das Handbuch der Verpackungsmaschine auf dem Handy, direkt an der Anlage.
Logistik und Versand
Anfragen von Spediteuren und Kunden zu Lieferungen, Routen zu den Filialen mit aktuellem Verkehr, Entladetermine im Kalender.
Inhaber und Geschäftsführung
Jeden Morgen, zur Uhrzeit Ihrer Wahl, die Übersicht über Termine, wichtige E-Mails und offene Verhandlungen. Schnelle Fragen zu den Zahlen in geteilten Tabellen, ohne den Rechner aufzuklappen.
Beispiele für WhatsApp in der Lebensmittelindustrie
Echte Gespräche, schnell getippt, wie man eben auf WhatsApp schreibt.
Die Spezifikation mit Allergenen, an den Kunden geschickt
Der Einkäufer will die aktuelle Spezifikation eines Produkts. Ugo sucht sie im Ordner der Qualitätssicherung, nennt Ihnen Version und Datum und schickt sie nach Ihrer Bestätigung per E-Mail an den Kunden.
Genutzte Skills
Schick mir die Spezifikation der Rosmarin-Cracker, die neueste Version
Im Ordner „Qualität/Spezifikationen“ liegt „SP-112 Rosmarin-Cracker Rev05.pdf“, aktualisiert am 2. September. Allergene: Gluten; kann Spuren von Sesam und Soja enthalten. Soll ich sie an Franziska Lange (Frischmarkt Nord) schicken, die heute Morgen danach gefragt hat?
Die Bestellung des Außendienstes, im Auto diktiert
Nach dem Kundenbesuch schickt der Außendienstler eine Sprachnachricht mit der Bestellung. Ugo bereitet die E-Mail für den Innendienst mit Artikeln und Mengen vor, legt die Notiz im CRM an und plant den Rückruf für die Nachbestellung.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:36)
Das mache ich: • E-Mail an bestellung@nudelmanufaktur-brenner.de: „Bestellung Café Central, Esslingen: 20 Kartons Eierspätzle 500 g, 15 Kartons Maultaschen, Lieferung Dienstag“ • Notiz zu Café Central in Odoo • Aktivität „Wegen Nachbestellung anrufen“ in zwei Wochen Bestätigen Sie?
Das anstehende Audit, mit fertigen Unterlagen
Ugo erinnert Sie an den Besuch der Zertifizierungsstelle, prüft die Fristen in der Zertifikatsliste und sagt Ihnen, was fehlt, damit Sie alles rechtzeitig vorbereiten.
Genutzte Skills
Wann ist das IFS-Audit und was läuft vorher ab?
Das IFS-Food-Audit ist am Dienstag, 18. November, ab 9:00 Uhr, im Kalender. In der Datei „Fristen Zertifizierungen.xlsx“: • Analyse Prozesswasser: abgelaufen am 30. September • Kalibrierung Metalldetektor Linie 2: läuft am 10. November ab • HACCP-Schulung Nachtschicht: 3 Personen aufzufrischen Soll ich Sie Montagmorgen daran erinnern?
Der Linienstillstand, per Sprachnachricht gemeldet
Der Schichtleiter beschreibt die Störung mündlich. Ugo legt das Element auf dem Instandhaltungs-Board in monday.com mit Linie, Maschine und Priorität an und weist es dem Techniker der Schicht zu.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:22)
Ich lege in monday.com an, Board „Instandhaltung Werk“: • Element: „Linie 3 – Schalensiegler, ungleichmäßige Siegelnaht“ • Priorität: hoch, Status „Offen“ • Zugewiesen an Dennis Hoffmann Bestätigen Sie?
Automatisierungen auf Ihrer Nummer
Kunden schreiben an die Firmennummer, Ugo verteilt die Anfragen
Cafés, Restaurants und Läden schreiben an das WhatsApp Business des Unternehmens. Eine Automation antwortet mit drei Buttons: Bestellung, Spezifikation und Allergene, Sonstiges. Für eine Spezifikation sucht Ugo sie im Ordner der Qualitätssicherung und schickt sie nach Ihrem Okay; für eine Bestellung sammelt er die Details und benachrichtigt den Vertrieb.
Die blauen Blasen sind der Kunde, die weißen die Antworten von der WhatsApp-Business-Nummer des Unternehmens.
WhatsApp-Automatisierungen entdeckenGuten Tag, ich hätte eine Frage zu Ihren Crackern
Guten Tag! Ich bin der Assistent der Bäckerei Lindner. Worum geht es?
Spezifikation
Gern, welches Produkt? Wenn Sie mir auch die Packungsgröße nennen, schicke ich Ihnen die richtige Spezifikation.
Rosmarin-Cracker, die 250-g-Packung
📎 SP-112 Rosmarin-Cracker Rev05.pdf Hier ist die aktuelle Spezifikation mit Allergenen und Nährwerten. Bei Fragen bin ich da.
Ideen für die Skills von Ugo im Lebensmittelbetrieb
Jeder Skill ist ein verbundenes Tool. So bringt er in dieser Branche am meisten.
Dein WhatsApp BusinessAntworten an Kunden von der Firmennummer
Lieferzeiten, Bestellungen, Anfragen nach Spezifikationen: Die Automationen antworten vom WhatsApp Business, das Ihre Kunden schon kennen, und melden sich nur bei Ihnen, wenn es nötig ist.
Dein WhatsApp Business entdecken
Google DriveDer QS-Ordner, immer in der Tasche
Spezifikationen, Allergenerklärungen, Zertifikate und Verfahrensanweisungen: Ugo sucht nach Name oder Inhalt, liest PDFs und füllt Ihre Vorlagen aus, etwa die Reklamation an den Lieferanten.
Google Drive entdecken
OneDrive, Word und ExcelFristenlisten und Register in Excel
Ugo liest die Fristenliste der Zertifizierungen oder die Reklamationsliste und fügt nach Ihrer Bestätigung Zeilen hinzu, zum Beispiel eine per Sprache diktierte Reklamation mit Charge und Kunde.
OneDrive, Word und Excel entdecken
OdooKunden und Verkaufschancen im CRM
Der Vertrieb lässt sich von Ugo vor dem Besuch die Kundenhistorie geben, liest Angebote und Aufträge und hinterlegt nach dem Termin Notizen und Aktivitäten in Odoo.
Odoo entdeckenFirmenwebsites (Wissen)
Der Katalog auf der Firmenwebsite
Fügen Sie die Website mit dem Katalog hinzu: Ugo sucht dort Packungsgrößen, Zutaten und Produktlinien und antwortet Vertrieb und Automationen mit den veröffentlichten Informationen.
Firmenwebsites (Wissen) entdecken
KartenDie Tour zu Kunden und Lieferadressen
Die schnellste Reihenfolge für Filialbesuche oder den Weg zum Zentrallager der Kette, mit aktuellem Verkehr, und das Street View der Warenannahme.
Karten entdeckenWas Ugo nicht macht
Ugo organisiert Nachrichten, Kalender, E-Mails und Dokumente. Alles andere bleibt bei Ihren Systemen und Ihren Leuten.
- Er ersetzt nicht das HACCP-Handbuch, das Eigenkontrollkonzept oder die Software zur Chargenrückverfolgung.
- Er gibt keine Spezifikationen und Etiketten frei, unterschreibt oder ändert sie nicht: Er findet und verschickt sie in der Version, die die Qualitätssicherung festlegt.
- Er erfasst keine Aufträge in der Warenwirtschaft oder im ERP: Er bereitet die E-Mail oder Notiz für die Person vor, die sie erfasst, und legt in Odoo Verkaufschancen, Notizen und Aktivitäten an.
- Er macht keine Massenkampagnen auf WhatsApp: Die Automationen antworten denen, die schreiben, im 24-Stunden-Fenster, das WhatsApp vorsieht.
Die Skills zum Aktivieren
Die nützlichsten Funktionen von Ugo in dieser Branche, beginnend mit der ersten. Jede Person aktiviert sie in wenigen Minuten im Portal.
Ugo für Berufe der Branche
Die Seiten für die Berufe dieser Branche, mit genaueren Beispielen.
Handelsvertreter Lebensmittel
Für alle, die Lebensmittel an Gastronomie, LEH, Fachhandel und Großhandel verkaufen: Preislisten der Hersteller, Tourenplanung, Bestellungen und CRM über WhatsApp, auch per Sprachnachricht.
Ugo für handelsvertreter lebensmittel entdeckenHandelsvertreter für Brot, Pizza und Backwaren
Für alle, die Mehle, Backmittel, Backmischungen und TK-Backwaren an Bäckereien, Konditoreien, Pizzerien und Cafés verkaufen: Datenblätter, Probebacken und Vorbestellungen für Weihnachten und Ostern.
Ugo für handelsvertreter für brot, pizza und backwaren entdeckenHandelsvertreter für Milchprodukte und Käse
Für alle, die Molkereien und Käsereien bei Käsetheken, Pizzerien, Cafés und Restaurants vertreten: g. U.-Käse, Reifegrade, Pizza-Mozzarella, MHD und Retouren über WhatsApp.
Ugo für handelsvertreter für milchprodukte und käse entdeckenHandelsvertreter für Frischeprodukte
Für alle, die Wurst, Fleisch, Obst, Gemüse und Feinkost an Metzgereien, Feinkostläden, Restaurants und Bedientheken verkaufen: Bestellschluss, kurze Haltbarkeit, Kühlkette und Reklamationen sofort im Griff.
Ugo für handelsvertreter für frischeprodukte entdecken
Fragen zu WhatsApp und Ugo in der Lebensmittelindustrie
Wie nutzt man WhatsApp beruflich in einem Lebensmittelbetrieb?
Um Kunden zu antworten, Bestellungen vom Außendienst zu erhalten, Lieferungen und Lieferanten zu koordinieren und Probleme in der Produktion zu melden. Mit Ugo kann außerdem jeder im Chat nach Dokumenten, Terminen und Kundendaten fragen, und die WhatsApp-Business-Nummer des Unternehmens beantwortet die häufigsten Anfragen von selbst, etwa nach Spezifikationen.
Kann Ugo Spezifikationen und Allergenerklärungen an Kunden schicken?
Ja. Er sucht sie in dem Ordner, den Sie in Google Drive oder OneDrive angeben, und schickt sie per E-Mail oder vom WhatsApp Business des Unternehmens. Wenn Sie in der Automation „Frag mich vorher nach Bestätigung“ aktivieren, geht kein Dokument ohne Ihr Okay raus. Ugo schickt immer die Datei, die er findet: Die Versionen aktuell zu halten, bleibt Aufgabe der Qualitätssicherung.
Verbindet sich Ugo mit unserer Warenwirtschaft oder unserem ERP?
Er verbindet sich mit Odoo (Version 14 bis 19) als CRM, mit HubSpot, Zoho CRM und Agile CRM, mit monday.com und Zendesk und mit jeder App, die einen MCP-Server hat. Mit anderen Systemen arbeitet er über E-Mails und Dokumente: Er bereitet zum Beispiel die Bestell-E-Mail für die Person vor, die sie im System erfasst.
Kann ich Ugo in der Produktion nutzen, wo niemand am Handy tippt?
Ja, mit Sprachnachrichten bis zu 90 Sekunden: Ugo transkribiert sie auf seinen Servern in Europa, behält nur den Text und behandelt sie wie geschriebene Nachrichten. Der Schichtleiter beschreibt die Störung mündlich, und Ugo bereitet die Meldung vor.
Was kostet Ugo für das ganze Unternehmen?
Ugo kostet 50 € im Monat oder 550 € im Jahr pro Person, zzgl. MwSt., mit allen Skills inklusive. Er wird nur für die Personen aktiviert, die ihn nutzen: zum Beispiel Vertrieb und Qualitätssicherung, nicht unbedingt das ganze Werk.
Nützliche Quellen
Verbände, Behörden und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, unabhängig von Ugo.
- BVE – Bundesvereinigung der Deutschen ErnährungsindustrieDer Spitzenverband der deutschen Lebensmittelhersteller, mit Branchenzahlen und Positionen zu Handel, Export und Regulierung.bve-online.de
- BVL – Bundesamt für Verbraucherschutz und LebensmittelsicherheitLebensmittelüberwachung, Warnmeldungen, Rückrufe und Informationen zu Hygiene und Kennzeichnung.bvl.bund.de
- BfR – Bundesinstitut für RisikobewertungWissenschaftliche Bewertungen zu Zutaten, Zusatzstoffen, Allergenen und Kontaminanten in Deutschland.bfr.bund.de
- EFSA – Europäische Behörde für LebensmittelsicherheitDie europäischen wissenschaftlichen Gutachten zu Zutaten, Zusatzstoffen, Allergenen und Kontaminanten.efsa.europa.eu
Die Qualität im Archiv, die Antworten auf WhatsApp
Verbinden Sie die QS-Ordner, das Postfach und das WhatsApp Business des Unternehmens in wenigen Minuten. Kunden, Außendienst und Abteilungen finden die Antworten im Chat.
