In Getränkefirmen ist WhatsApp längst der Kanal von Gastronomen, Weinhändlern, Importeuren, Außendienst und Spediteuren. Mit Ugo wird es zum Arbeitswerkzeug: Sie schreiben ihm oder schicken eine Sprachnachricht, und er findet Datenblätter und Analysen, bereitet E-Mails an Kunden und Importeure vor, aktualisiert das CRM, führt den Kalender für Abfüllungen, Messen und Weinproben und antwortet von der Firmennummer. Vor jeder Aktion fragt er nach Ihrer Bestätigung.
In einem Weingut, einer Brauerei oder einem Mineralbrunnen kommen alle Anfragen über WhatsApp. Der Gastronom will das Datenblatt des Spätburgunders für die neue Weinkarte, der Einkäufer der Handelskette fragt nach der Aktionspreisliste für den Sommer, der niederländische Importeur wartet auf die Analysen für die Muster, der Außendienstler schickt die Bestellung beim Verlassen der Weinhandlung, der Spediteur meldet, dass der Sattelzug eine Stunde früher kommt. Die Antworten liegen woanders: in den Ordnern des Kellermeisters, in der Warenwirtschaft, in den E-Mails, in der Kontingentliste.
Ugo ist ein Kontakt auf WhatsApp, verbunden mit den Tools, die das Unternehmen schon nutzt: Google Workspace oder Microsoft 365, E-Mail, Kontakte, Ordner in Drive oder OneDrive, ein CRM wie HubSpot oder Odoo, monday.com für Projekte. Jeder nutzt ihn vom eigenen Handy, mit den eigenen Konten: der Vertrieb für Kunden, der Exportleiter für Importeure, der Keller für Abfüllungen und Wartung, das Gästeteam für Führungen. Mit den Automationen auf dem WhatsApp Business des Unternehmens antwortet Ugo auch Kunden und Besuchern, fragt nach, was fehlt, und benachrichtigt die richtige Person.
Ugo ersetzt weder das Kellerbuch noch die Verbrauchsteuer-Software oder die Produktionssoftware, und er unterschreibt keine Dokumente anstelle des Kellermeisters oder der Qualitätsleitung. Er findet, fasst zusammen, bereitet vor und erinnert. Jede E-Mail, Nachricht oder Datei geht erst nach Ihrem „Bestätigen“ raus.
Wer es im Unternehmen nutzt
Jede Abteilung hat ihre eigenen Fragen. Ugo antwortet jeder mit ihren eigenen Tools.
Preislisten, Produktdatenblätter, Kundenhistorie und mit den Handelsketten vereinbarte Aktionen, per WhatsApp zwischen zwei Besuchen. Die im Auto diktierte Bestellung wird zu einer E-Mail für den Innendienst und einer Aktivität im CRM.
E-Mails der Importeure zusammengefasst, Muster nachverfolgt, englische Datenblätter und Analysen im Handumdrehen gefunden. Mit der richtigen Zeitzone im Kalender für Calls mit den USA oder Japan.
Der Abfüllplan, die Arbeitsanweisungen, die Handbücher von Füller und Etikettiermaschine auf dem Handy. Der Schichtleiter meldet die Störung per Sprache, und Ugo legt das Element auf dem Instandhaltungs-Board an.
Chemische Analysen, Bio-Zertifikate, Konformitätserklärungen der Kontaktmaterialien, Fristen für Kalibrierungen und Audits: in einer Minute gefunden und nach Ihrem Okay an den Kunden geschickt.
Anfragen von Spediteuren und Getränkefachgroßhändlern, Ladetermine im Kalender, Routen zu den Zentrallagern des LEH mit aktuellem Verkehr.
Buchungen von Führungen und Weinproben über das WhatsApp Business des Unternehmens: Die Automation schlägt die Angebote vor, fragt nach Datum und Personenzahl und benachrichtigt das Gästeteam.
Echte Gespräche, schnell getippt, wie man eben auf WhatsApp schreibt.
Der Gastronom möchte das Datenblatt eines Weins für die neue Karte. Ugo sucht es im Ordner des Kellermeisters, nennt Ihnen Jahrgang und wichtigste Daten und schickt es nach Ihrer Bestätigung per E-Mail.
Genutzte Skills
Findest du das Datenblatt vom Spätburgunder 2022? Das Gasthaus zum Schloss will es haben
Im Ordner „Önologie/Datenblätter“ liegt „Spätburgunder trocken 2022 – Datenblatt DE.pdf“, aktualisiert am 12. Mai. 13,5 % vol, 12 Monate im großen Holzfass, 8.400 Flaschen. Soll ich es an Markus Engel (gasthaus-zum-schloss@web.de) schicken, zusammen mit der Gastro-Preisliste 2026?
Der Importeur bittet um Muster und Analysen. Ugo findet die letzte E-Mail, bereitet die Antwort mit den Analysen im Anhang vor, legt den Deal im CRM an und plant den Rückruf nach Eintreffen der Muster.
Genutzte Skills
Antworte Wijnhuis De Vries: Wir schicken Montag 6 Muster, häng die Analysen vom Grauburgunder 2025 an
Das mache ich: • Antwort an Jeroen de Vries (Wijnhuis De Vries, Utrecht): „6 Muster gehen am Montag, 19. Oktober, per Express raus“, Anhang „Analyse Grauburgunder 2025.pdf“ • Deal „Wijnhuis De Vries – Preisliste Niederlande“ in HubSpot, Phase „Muster“ • Aufgabe „Bei De Vries wegen der Muster nachhaken“ am 28. Oktober Bestätigen Sie?
Der Kellermeister fragt, was ansteht. Ugo liest den Kalender und die Tabelle der Abfüllmengen und meldet, was für den Start noch fehlt, etwa Etiketten oder Verschlüsse.
Genutzte Skills
Was füllen wir diese Woche ab und fehlt noch was?
Im Kalender: • Dienstag: Riesling trocken 2025, 12.000 Flaschen • Donnerstag: Weißburgunder 2025, 6.500 Flaschen In der Datei „Trockenstoffe.xlsx“: • Etiketten Weißburgunder: 4.000 auf Lager, 6.500 werden gebraucht • Schraubverschlüsse Riesling: kommen morgen vom Lieferanten Soll ich der Druckerei wegen der Etiketten schreiben?
Der Schichtleiter beschreibt das Problem mündlich. Ugo legt das Element auf dem Instandhaltungs-Board in monday.com mit Linie, Maschine und Priorität an und weist es dem Techniker der Schicht zu.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:31)
Ich lege in monday.com an, Board „Instandhaltung Abfüllung“: • Element: „PET-Linie 1,5 l – Etikettiermaschine, schiefe Etiketten beim Format Classic“ • Priorität: hoch, Status „Offen“ • Zugewiesen an Stefan Braun Bestätigen Sie?
Automatisierungen auf Ihrer Nummer
Gastronomen, Weinhändler und Weinliebhaber schreiben an das WhatsApp Business des Weinguts. Eine Automation antwortet mit drei Buttons: Bestellung, Führung und Weinprobe, Sonstiges. Für eine Führung schlägt Ugo die Angebote vor, fragt nach Datum und Personenzahl und benachrichtigt das Gästeteam; für eine Bestellung sammelt er die Details und gibt sie an den Vertrieb weiter.
Die blauen Blasen sind der Kunde, die weißen die Antworten von der WhatsApp-Business-Nummer des Unternehmens.
WhatsApp-Automatisierungen entdeckenGuten Tag, kann man das Weingut besichtigen?
Guten Tag! Ich bin der Assistent des Weinguts Rotberg. Worum geht es?
Führung und Weinprobe
Sehr gern! Welches Angebot möchten Sie?
Große Lagen, 6 Weine. Samstag, 25. Oktober, wir sind zu viert
Prima, ich habe notiert: Lagenprobe, Samstag, 25. Oktober, 4 Personen. Julia aus unserem Gästeteam meldet sich gleich bei Ihnen, um die Uhrzeit zu bestätigen.
Jeder Skill ist ein verbundenes Tool. So bringt er in dieser Branche am meisten.
Dein WhatsApp BusinessBuchungen von Weinproben, Öffnungszeiten der Vinothek, Anfragen nach Preislisten: Die Automationen antworten vom WhatsApp Business, das Kunden und Besucher schon kennen, und melden sich nur bei Ihnen, wenn es nötig ist.
Dein WhatsApp Business entdecken
Google DriveDatenblätter auf Deutsch und Englisch, Analysen, Bio-Zertifikate und Prämierungen: Ugo sucht nach Name oder Inhalt, liest PDFs und füllt Ihre Vorlagen aus, etwa den Vorschlag für die Weinkarte oder das Schreiben an den Importeur.
Google Drive entdecken
OneDrive, Word und ExcelUgo liest die Kontingentliste oder die Tabelle mit Flaschen, Verschlüssen und Etiketten und aktualisiert nach Ihrer Bestätigung die Zellen, zum Beispiel die per Sprache diktierten Kisten für einen Kunden.
OneDrive, Word und Excel entdecken
HubSpotVor dem Call mit dem Importeur fasst Ugo Ihnen den Deal und die letzten Notizen zusammen; nach der Messe legt er Kontakte, Deals und Aufgaben für die Nachfassaktionen an, damit keine Visitenkarte in der Schublade liegen bleibt.
HubSpot entdeckenFügen Sie die Firmenwebsite hinzu: Ugo sucht dort Lagen, Gebinde, Speiseempfehlungen und Besuchszeiten und antwortet Vertrieb und Automationen mit den veröffentlichten Informationen.
Firmenwebsites (Wissen) entdecken
KartenDie schnellste Reihenfolge für die Kunden einer Region oder den Weg zum Zentrallager der Kette, mit aktuellem Verkehr, und das Street View der Rampe zum Entladen.
Karten entdeckenUgo organisiert Nachrichten, Kalender, E-Mails und Dokumente. Alles andere bleibt bei Ihren Systemen und Ihren Leuten.
Die nützlichsten Funktionen von Ugo in dieser Branche, beginnend mit der ersten. Jede Person aktiviert sie in wenigen Minuten im Portal.
Die Seiten für die Berufe dieser Branche, mit genaueren Beispielen.
Für alle, die Wein, Bier, Spirituosen, Softdrinks und Mineralwasser an Weinhandlungen, Restaurants, Bars und den Getränkefachgroßhandel verkaufen: Datenblätter, Weinkarten, Verkostungen und Zuteilungen über WhatsApp.
Ugo für handelsvertreter für wein und getränke entdeckenFür alle, die Lebensmittel an Gastronomie, LEH, Fachhandel und Großhandel verkaufen: Preislisten der Hersteller, Tourenplanung, Bestellungen und CRM über WhatsApp, auch per Sprachnachricht.
Ugo für handelsvertreter lebensmittel entdeckenUm Gastronomen und Weinhändlern zu antworten, Bestellungen vom Außendienst zu erhalten, Importeure und Spediteure zu betreuen, Führungen zu buchen und Probleme bei der Abfüllung zu melden. Mit Ugo kann außerdem jeder im Chat nach Datenblättern, Terminen und Kundendaten fragen, und das WhatsApp Business des Unternehmens beantwortet die häufigsten Anfragen von selbst, etwa zu Besichtigungen.
Ja. Er sucht sie in dem Ordner, den Sie in Google Drive oder OneDrive angeben, und schickt sie nach Ihrer Bestätigung per E-Mail oder vom WhatsApp Business des Unternehmens. Ugo schickt die Datei, die er findet: Jahrgänge und Versionen aktuell zu halten, bleibt Aufgabe von Kellermeister oder Qualitätsleitung.
Nein. Kellerbuch, Verbrauchsteuern und e-VD bleiben in der Fachsoftware. Ugo hilft Ihnen rund um diese Dokumente: Er findet die E-Mails des Spediteurs, erinnert Sie im Kalender an Fristen und bereitet die Nachrichten für die Personen vor, die sie ausfüllen.
Ja, mit Sprachnachrichten bis zu 90 Sekunden: Ugo transkribiert sie auf seinen Servern in Europa, behält nur den Text und behandelt sie wie geschriebene Nachrichten. Der Schichtleiter beschreibt die Störung mündlich, und Ugo bereitet die Meldung vor.
Ugo kostet 50 € im Monat oder 550 € im Jahr pro Person, zzgl. MwSt., mit allen Skills inklusive. Er wird nur für die Personen aktiviert, die ihn nutzen: zum Beispiel Vertrieb, Export und Gästeteam, nicht unbedingt der ganze Betrieb.
Verbände, Behörden und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, unabhängig von Ugo.
Verbinden Sie die Ordner des Kellers, das Postfach und das WhatsApp Business des Unternehmens in wenigen Minuten. Kunden, Importeure und Abteilungen finden die Antworten im Chat.
