Beratungsanfragen, Nachkontrollen nach dem Eingriff, Tage zwischen Praxis und OP. Ugo führt den Kalender, nimmt Erstanfragen über dein WhatsApp Business entgegen und bereitet Kostenvoranschläge und Unterlagen zum Verschicken vor, während jede Einschätzung bei dir bleibt, im Beratungsgespräch. Vor jeder Aktion fragt er nach deiner Bestätigung.
Eine App für Ästhetische Chirurgen muss zerstückelte Tage aushalten: Beratungen in der Praxis am Vormittag, Eingriffe in der Klinik am Nachmittag, Nachkontrollen am Tag danach. Deshalb arbeitet Ugo in WhatsApp: Du schreibst ihm oder schickst eine Sprachnachricht zwischen zwei Terminen, und er nutzt den Kalender, das Postfach, die Kontakte und die Ordner, die du verbunden hast.
Viele Patienten machen den ersten Schritt mit einer Nachricht: Sie fragen, was es kostet, wann du sie empfangen kannst, wo die Praxis ist. Nach der Beratung kommen der Kostenvoranschlag, die Informationsunterlagen, die Voruntersuchungen, der OP-Termin in der Klinik. Nach dem Eingriff die Nachkontrollen in festen Abständen. Das ist eine Kette aus Terminen und Nachrichten, und wenn sie reißt, landet es bei dir und deinem Praxisteam.
Ugo gibt keine Einschätzungen ab, berät nicht zu Behandlungen und kommentiert weder Ergebnisse noch Fotos: Darüber sprichst du im Beratungsgespräch, persönlich. Er schreibt keine Werbetexte und verbindet sich nicht mit deiner Praxissoftware. Er kümmert sich um die Organisation: Er vereinbart und verschiebt Termine, füllt deine Vorlagen für Kostenvoranschläge aus, verschickt die Unterlagen, die du vorbereitet hast, und erinnert dich an Nachkontrollen. Alles, was er verschickt oder erstellt, geht erst nach deinem „Bestätigen“ raus.
Die Zeit im OP ist auf die Minute geplant. Die am Empfang fast nie.
Zu jeder Uhrzeit kommen Nachrichten mit Fragen zu Preisen und freien Terminen. Allen korrekt zu antworten, nichts schriftlich zu versprechen und Interessierte zu einem Beratungsgespräch zu führen, braucht Zeit und Sorgfalt.
Beratungen in der Praxis, Eingriffe in einer oder mehreren Kliniken, Nachkontrollen an einem anderen Tag. Jede Verschiebung eines OP-Termins zieht weitere Termine zum Überarbeiten und Patienten zum Informieren nach sich.
Eine Woche, ein Monat, drei Monate: Die Abstände der Nachkontrollen legst du fest, aber sie müssen vereinbart, erinnert und verschoben werden, wenn der Patient nicht kann. Eine ausgefallene Nachkontrolle ist für alle ein Problem.
Nach der Beratung wartet der Patient auf den Kostenvoranschlag und die schriftlichen Informationen zum Eingriff. Abends die Vorlage auszufüllen und die richtigen Unterlagen zu suchen, ist Arbeit, die sich stapelt.
Organisation und Unterlagen, während jede Einschätzung im Beratungsgespräch bleibt.
Mit den Automationen bekommt, wer deinem WhatsApp Business schreibt, eine sachliche Antwort und drei Buttons: „Erstberatung“, „Nachkontrolle“ oder „Sonstiges“. Für Beratungen prüft Ugo den Kalender und schlägt eine Uhrzeit vor; auf Fragen zu Ergebnissen oder Behandlungen antwortet er nicht und überlässt sie dir, über den Zweig „Sonstiges“.
Genutzte Skills
Julia Schneider hat deiner Nummer geschrieben und „Erstberatung“ gewählt. Der erste freie Termin mit einer Stunde in der Praxis ist Dienstag, der 21., um 17:00 Uhr. Ich gebe ihr den Beratungstermin und schicke ihr Adresse und Honorar für die Beratung laut Preisliste. Bestätigst du?
Nach dem Eingriff diktierst du Ugo die Abstände der Nachkontrollen, die du festgelegt hast. Er findet freie Zeiten an den richtigen Tagen, legt die Termine an und bereitet die Nachricht für den Patienten vor, die nach deinem Okay von deiner Nummer rausgeht.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:08)
Hier die Nachkontrollen für Katharina Weber: • Dienstag, 28. Oktober, 10:00 Uhr • Dienstag, 18. November, 10:30 Uhr • Donnerstag, 22. Januar, 11:00 Uhr Alle in der Praxis in der Königsallee. Soll ich sie im Kalender anlegen und ihr die Termine von deiner Nummer schicken?
Nach der Beratung diktierst du Ugo die Positionen: Eingriff, Klinik, Anästhesie, Aufenthaltsdauer. Er füllt deine Vorlage in Drive aus und bereitet die E-Mail mit dem Kostenvoranschlag und den Informationsunterlagen vor, die du geschrieben hast. Die Aufklärung führst du wie immer im persönlichen Gespräch.
Genutzte Skills
Kostenvoranschlag für Julia Schneider: Eingriff in der Klinik am Rheinufer, ambulant, örtliche Betäubung mit Dämmerschlaf
Ich habe die Vorlage „Kostenvoranschlag Eingriff“ für Julia Schneider mit deinen Positionen und den Preisen aus deiner Preisliste ausgefüllt. Soll ich sie als PDF in „Patienten/2026/Schneider“ speichern und ihr zusammen mit „Informationen vor dem Eingriff.pdf“ per E-Mail schicken?
Die Klinik verlegt deinen OP-Termin auf den Nachmittag. Du sagst es Ugo: Er zeigt dir, welche Beratungen sich überschneiden, schlägt neue Uhrzeiten vor und bereitet die Nachrichten an die betroffenen Patienten vor.
Genutzte Skills
Am Freitag ist der OP um 14 statt um 8
Ich verschiebe „OP – Klinik am Rheinufer“ auf Freitag, 14:00 Uhr. Zwei Beratungen in der Praxis überschneiden sich, um 15:00 und 16:00 Uhr: Ich kann sie auf den Vormittag legen, um 9:00 und 10:00 Uhr, und den beiden Patienten von deiner Nummer schreiben. Von der Praxis zur Klinik brauchst du etwa 25 Minuten. Bestätigst du?
Zwischen Praxis, Klinik und Nachkontrollen, mit dem Empfang immer in der Tasche.
Ugo schickt dir den Tag: Beratungen in der Praxis, OP in der Klinik, Nachkontrollen, mit den Fahrzeiten.
Die Automation auf deinem WhatsApp Business nimmt neue Anfragen entgegen und fragt dich bei Beratungsterminen nach deiner Bestätigung.
Nach einer Beratung diktierst du die Positionen, und Ugo bereitet Kostenvoranschlag und Informationsunterlagen vor.
Während du im OP bist, warten Anfragen, die nichts mit Terminen zu tun haben, auf dich.
Du diktierst die Abstände der Nachkontrollen für den Eingriff von heute, und Ugo trägt sie in den Kalender ein.
Montags listet dir eine geplante Aufgabe die Kostenvoranschläge auf, die seit mehr als zwei Wochen unbeantwortet sind.
Kalender, Nachrichten und Unterlagen. Patientenakten und Patientenfotos bleiben in deinen Systemen.
Patienten bekommen Bestätigungen, Termine für Nachkontrollen und Erinnerungen von der Praxisnummer. Mit den Automationen kümmert sich Ugo um Terminanfragen, und wenn du selbst antwortest, stoppt er für dieses Gespräch.
Google Calendar oder Outlook: Praxis, Kliniken und OP in getrennten Kalendern. Ugo liest sie zusammen und warnt dich, wenn sich zwei Termine überschneiden.
In Google Drive oder OneDrive: Vorlage für den Kostenvoranschlag mit {{Patient}} und {{Eingriff}}, Preisliste, von dir geschriebene Informationen vor und nach dem Eingriff. Keine Fotos und keine Gesundheitsdaten: Die bleiben in der Patientenakte.
Wenn du Erstanfragen in HubSpot oder Zoho CRM verfolgst, ergänzt Ugo nach deiner Bestätigung Notizen und Aufgaben beim Kontakt, damit du weißt, wo jede Anfrage steht.
Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.
Für Patientenakte, Fotos und medizinische Dokumentation brauchst du eine spezielle Praxissoftware. Ugo deckt den organisatorischen Teil ab: Beratungen und Nachkontrollen im Kalender, Erstanfragen über dein WhatsApp Business, Kostenvoranschläge und Unterlagen zum Verschicken. Er funktioniert in WhatsApp, wo viele Patienten schon schreiben.
Nein. Ugo gibt keine Hinweise zu Behandlungen, Risiken oder Ergebnissen und kommentiert keine Fotos: Das sind Themen für das Beratungsgespräch, mit dir. In den Automationen kannst du Terminanfragen mit Buttons abwickeln; alles andere nimmt den Zweig „Sonstiges“ und bleibt bei dir.
Ugo ist kein Marketingwerkzeug und verschickt keine Kampagnen. Werbung für Schönheitsoperationen unterliegt in Deutschland dem Heilmittelwerbegesetz, das zum Beispiel Vorher-Nachher-Bilder bei solchen Eingriffen verbietet, und der ärztlichen Berufsordnung: Die Nachrichten, die Ugo von deiner Nummer schickt, sind organisatorisch, antworten denen, die dir geschrieben haben, und gehen mit dem Text raus, den du freigegeben hast.
Nein. Die Aufklärung erfolgt im persönlichen Gespräch mit dem Patienten, rechtzeitig vor dem Eingriff, und die Einwilligung wird nach deinen Abläufen dokumentiert. Ugo kann vorab die Informationsunterlagen verschicken, die du vorbereitet hast, und dich daran erinnern, wer sie noch unterschrieben mitbringen muss.
Wir raten davon ab. Fotos und medizinische Daten sind Gesundheitsdaten, eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO, und gehören in die dafür vorgesehenen Systeme der Praxis. Mit Ugo nutzt du Namen, Kontakte, Termine und Verwaltungsunterlagen.
Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.
Verbinde Kalender, Ordner und dein WhatsApp Business in wenigen Minuten. Beratungen werden geordnet vergeben, Nachkontrollen nicht vergessen.
