Richieste di consulenza, controlli dopo l’intervento, giornate divise tra studio e sala operatoria. Ugo tiene l’agenda, accoglie i primi contatti dal tuo WhatsApp Business e prepara preventivi e documenti da mandare, mentre ogni valutazione resta tua, in visita. Prima di ogni azione ti chiede conferma.
Un’app per chirurghi estetici deve reggere giornate spezzate: consulenze in studio al mattino, interventi in clinica il pomeriggio, controlli il giorno dopo. Per questo Ugo lavora su WhatsApp: gli scrivi o gli mandi un vocale tra un impegno e l’altro, e lui usa l’agenda, la posta, la rubrica e le cartelle che hai collegato.
Molti pazienti fanno il primo passo con un messaggio: chiedono quanto costa, quando puoi riceverli, dove si trova lo studio. Dopo la consulenza arrivano il preventivo, i documenti informativi, gli esami da organizzare, la data in clinica. Dopo l’intervento, i controlli a scadenze precise. È una catena di appuntamenti e messaggi che, se si rompe, ricade su di te e sulla tua segreteria.
Ugo non fa valutazioni, non dà consigli sui trattamenti e non commenta risultati o foto: di questo si parla in consulenza, con te. Non scrive testi promozionali e non si collega al software della cartella clinica. Si occupa dell’organizzazione: fissa e sposta gli appuntamenti, compila i tuoi modelli di preventivo, manda i documenti che hai preparato tu e ti ricorda i controlli. Ogni cosa che invia o crea parte dopo il tuo “Conferma”.
Il tempo in sala è pianificato al minuto. Quello di segreteria, quasi mai.
Arrivano messaggi a ogni ora con domande su prezzi e disponibilità. Rispondere a tutti in modo corretto, senza promettere nulla per iscritto e portando chi è interessato a una consulenza, richiede tempo e attenzione.
Consulenze in studio, interventi in una o più strutture, controlli in un altro giorno ancora. Ogni spostamento di una sala si porta dietro altri appuntamenti da rivedere e pazienti da avvisare.
Una settimana, un mese, tre mesi: le scadenze dei controlli le decidi tu, ma vanno fissate, ricordate e spostate quando il paziente non può. Un controllo saltato è un problema per tutti.
Dopo la consulenza il paziente aspetta il preventivo e le informazioni scritte sull’intervento. Compilare il modello e ritrovare i documenti giusti, la sera, è lavoro che si accumula.
Organizzazione e documenti, mentre ogni valutazione resta in visita.
Con le Automazioni, chi scrive al tuo WhatsApp Business riceve una risposta sobria e tre bottoni: “Prima consulenza”, “Controllo” o “Altro”. Per le consulenze Ugo controlla l’agenda e propone un orario; alle domande su risultati o trattamenti non risponde e le lascia a te, tramite il ramo “Altro”.
Skill usate
Chiara Bonetti ha scritto al tuo numero e ha scelto “Prima consulenza”. Il primo posto libero di un’ora in studio è martedì 20 alle 17:00. Le fisso la consulenza e le mando indirizzo e costo della visita, come da listino. Confermi?
Dopo l’intervento detti a Ugo le scadenze dei controlli che hai deciso. Lui trova gli orari liberi nei giorni giusti, crea gli appuntamenti e prepara il messaggio per il paziente, che parte dal tuo numero dopo il tuo ok.
Skill usate
🎤 Vocale (0:08)
Ecco i controlli per Valeria Mancini: • Martedì 28 ottobre alle 10:00 • Martedì 18 novembre alle 10:30 • Giovedì 22 gennaio alle 11:00 Tutti nello studio di corso Vittorio. Li creo in agenda e le mando le date dal tuo numero?
Finita la consulenza detti a Ugo le voci: intervento, struttura, anestesia, giorni di degenza. Lui compila il tuo modello su Drive e prepara la mail con il preventivo e i documenti informativi che hai scritto tu. Il consenso informato lo raccogli in visita, come sempre.
Skill usate
Preventivo per Chiara Bonetti: intervento in clinica di corso Francia, day hospital, anestesia locale con sedazione
Ho compilato il modello “Preventivo intervento” per Chiara Bonetti con le voci che mi hai detto e i prezzi del tuo listino. Lo salvo in “Pazienti/2026/Bonetti” come PDF e glielo mando per mail insieme a “Informazioni pre-intervento.pdf”?
La clinica ti sposta la sala al pomeriggio. Lo dici a Ugo: ti mostra quali consulenze si sovrappongono, propone nuovi orari e prepara i messaggi per i pazienti coinvolti.
Skill usate
Venerdì la sala è alle 14 invece che alle 8
Sposto “Sala operatoria – Clinica corso Francia” a venerdì alle 14:00. Si sovrappongono due consulenze in studio, alle 15:00 e alle 16:00: le posso spostare al mattino, alle 9:00 e alle 10:00, e scrivere ai due pazienti dal tuo numero. Dallo studio alla clinica ci vogliono circa 25 minuti. Confermi?
Tra studio, clinica e controlli, con la segreteria sempre in tasca.
Ugo ti manda la giornata: consulenze in studio, sala in clinica, controlli, con i tempi di spostamento.
L’automazione sul tuo WhatsApp Business accoglie i nuovi contatti e ti chiede conferma per le consulenze da fissare.
Finita una consulenza, detti le voci e Ugo prepara preventivo e documenti informativi.
Mentre sei in sala, le richieste che non riguardano gli appuntamenti restano in attesa per te.
Detti le scadenze dei controlli dell’intervento di oggi e Ugo le mette in agenda.
Il lunedì, un’attività programmata ti elenca i preventivi mandati senza risposta da più di due settimane.
Agenda, messaggi e documenti. Le cartelle cliniche e le foto dei pazienti restano nei tuoi sistemi.
I pazienti ricevono conferme, date dei controlli e promemoria dal numero dello studio. Con le Automazioni Ugo gestisce le richieste di appuntamento, e se rispondi tu si ferma per quella conversazione.
Google Calendar o Outlook: studio, cliniche e sala operatoria in calendari separati. Ugo li legge insieme e ti avvisa se due impegni si sovrappongono.
Su Google Drive o OneDrive: modello di preventivo con {{paziente}} e {{intervento}}, listino, informazioni pre e post intervento scritte da te. Niente foto o dati clinici: quelli restano nella cartella clinica.
Se segui i primi contatti in HubSpot o Zoho CRM, Ugo aggiunge note e attività sulla scheda del contatto dopo la tua conferma, così sai a che punto è ogni richiesta.
Le funzionalità di Ugo più utili per questo lavoro, dalla prima da accendere. Le attivi dal portale in pochi minuti.
Per cartella clinica, foto e documentazione sanitaria serve un gestionale medico dedicato. Ugo copre la parte organizzativa: consulenze e controlli in agenda, primi contatti dal tuo WhatsApp Business, preventivi e documenti da mandare. Funziona su WhatsApp, dove molti pazienti scrivono già.
No. Ugo non dà indicazioni su trattamenti, rischi o risultati e non commenta foto: sono temi da affrontare in consulenza, con te. Nelle automazioni puoi gestire con i bottoni le richieste di appuntamento; tutto il resto prende il ramo “Altro” e resta a te.
Ugo non è uno strumento di marketing e non manda campagne. La pubblicità sanitaria in Italia ha regole precise, anche deontologiche: i messaggi che Ugo manda dal tuo numero sono organizzativi, rispondono a chi ti ha scritto e partono con il testo che hai approvato.
No. Il consenso informato si costruisce nel colloquio con il paziente e si firma secondo le tue procedure. Ugo può mandare in anticipo i documenti informativi che hai preparato tu, e ricordarti chi deve ancora portarli firmati.
Ti consigliamo di no. Foto e dati clinici sono dati sanitari, una categoria particolare per il GDPR, e vanno conservati nei sistemi dello studio pensati per questo. Con Ugo usa nomi, contatti, appuntamenti e documenti amministrativi.
Associazioni, enti e fonti ufficiali del settore: siti esterni, che non dipendono da Ugo.
Collega agenda, cartelle e il tuo WhatsApp Business in pochi minuti. Le consulenze si fissano in ordine, i controlli non si dimenticano.
