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L’assistente AI per centri benessere e SPA, su WhatsApp

Ingressi da prenotare, massaggi da incastrare tra cabine e operatori, buoni regalo da preparare per il weekend. Ugo risponde alle richieste dal tuo WhatsApp Business, tiene l’agenda e prepara messaggi e documenti, mentre tu ti occupi degli ospiti. Prima di ogni azione ti chiede conferma.

Prova UgoEsempi di lavoro con l’assistente AI per centri benessere e SPA

Un’app per centri benessere deve lavorare mentre la reception è occupata con gli ospiti. Per questo Ugo lavora su WhatsApp: gli scrivi o gli mandi un vocale, e lui usa l’agenda, la posta, la rubrica e le cartelle che hai collegato. Va bene per la day spa di città, per il centro benessere con piscina e sauna, e per la SPA di un piccolo hotel.

Gli ospiti prenotano sempre più spesso su WhatsApp: un ingresso per due il sabato, un massaggio di coppia, un buono regalo da ritirare entro domani. Intanto ci sono cabine e operatori da organizzare, pacchetti da scalare, orari che cambiano con la stagione e i ponti. Sono messaggi brevi, ma arrivano tutti nelle ore di punta.

Ugo non dà consigli sulla salute e non dice se un trattamento è adatto a qualcuno: per gravidanza, problemi di salute o controindicazioni rimanda al medico dell’ospite e al tuo personale. Si occupa dell’organizzazione: prenota, sposta, ricorda, compila i buoni regalo dal tuo modello e ti dice quali pacchetti stanno per scadere. Ogni cosa che invia o crea parte dopo il tuo “Conferma”, o in automatico solo dove hai deciso tu.

Cosa toglie tempo a un centro benessere

L’accoglienza è il cuore del lavoro. Le prenotazioni, spesso, la interrompono.

Prenotazioni nelle ore di punta

Il venerdì pomeriggio la reception accoglie gli ospiti, risponde al telefono e intanto WhatsApp si riempie di richieste per il weekend. Chi non riceve risposta in fretta prenota altrove.

Cabine e operatori da incastrare

Un massaggio di coppia richiede la cabina doppia e due operatori liberi nello stesso momento. Ogni spostamento rischia di scombinare il resto della giornata.

Buoni regalo e pacchetti

Sotto le feste i buoni regalo vanno preparati in fretta, con nome e codice giusti. I pacchetti di trattamenti scadono senza che l’ospite se ne ricordi, e poi nascono discussioni.

Le stesse domande, ogni giorno

Orari, prezzi degli ingressi, cosa portare, se serve la cuffia in piscina. Sono informazioni che hai già scritto sul sito, ma qualcuno deve rispondere ogni volta.

Esempi di lavoro con l’assistente AI per centri benessere e SPA

Prenotazioni, buoni e scadenze, senza togliere tempo agli ospiti.

La prenotazione con i bottoni, dal tuo numero

Con le Automazioni, quando un ospite scrive al tuo WhatsApp Business, Ugo gli chiede cosa desidera con tre bottoni: “Ingresso SPA”, “Massaggio” o “Buono regalo”. Per ingressi e massaggi chiede giorno e numero di persone, guarda l’agenda e conferma il posto; per i buoni regalo avvisa te.

Skill usate

Ugoonline

  1. Cosa è arrivato sul numero del centro stamattina?

  2. Tre richieste dall’automazione “Prenotazioni”: • Giorgia Ferraro: ingresso SPA per due, sabato alle 15:00. Fissato in agenda. • Matteo Rinaldi: massaggio di coppia domenica alle 11:00. Fissato in agenda nella cabina doppia. • Simona Riva: ha scelto “Buono regalo” e ti aspetta per i dettagli.

Il buono regalo compilato dal tuo modello

Un cliente chiede un buono per un percorso SPA da regalare. Detti a Ugo i dati: compila il tuo modello su Drive con nome, percorso, scadenza e codice, lo salva come PDF e lo manda per mail dopo il tuo ok.

Skill usate

Ugoonline

  1. Buono regalo per Simona Riva: percorso SPA per due con massaggio, da regalare a Paola, validità 6 mesi

  2. Ho compilato il modello “Buono regalo” con: • Per: Paola • Da parte di: Simona • Percorso SPA per due con massaggio • Valido fino al 13 aprile 2027 • Codice BR-2026-148 Lo salvo in “Buoni regalo/2026” come PDF e lo mando a Simona per mail?

I pacchetti che stanno per scadere

Tieni pacchetti e ingressi residui in un foglio Excel su OneDrive. Ugo ti dice chi ha trattamenti da usare in scadenza e prepara per ciascuno un promemoria cortese, da mandare dal tuo numero.

Skill usate

Ugoonline

  1. Chi ha un pacchetto in scadenza entro fine novembre?

  2. Nel file “Pacchetti.xlsx” scadono entro il 30 novembre: 1. Laura Bianchi – 2 massaggi su 5 2. Federica Neri – 3 ingressi su 10 3. Davide Costa – 1 trattamento viso su 4 Vuoi che scriva a ciascuno un promemoria con i trattamenti rimasti e la data di scadenza?

Gli orari delle feste, comunicati a tutti

Per le feste il centro cambia orari. Detti a Ugo l’avviso: lo riscrive in modo chiaro e lo manda per mail alla lista clienti, dopo il tuo ok. Con Siti aziendali, poi, risponde allo staff su orari e listini pubblicati sul tuo sito.

Skill usate

Ugoonline

  1. Scrivi ai clienti che il 24 e il 31 dicembre chiudiamo alle 16

  2. Ecco il messaggio: “Buongiorno! Il 24 e il 31 dicembre il centro chiude alle 16:00. Negli altri giorni delle feste trovi gli orari di sempre. Ti aspettiamo per un momento di relax!” Lo mando per mail alla lista clienti?

Una giornata al centro benessere con Ugo

Ospiti, cabine e prenotazioni, con una segreteria che non si distrae.

  1. 8:30

    Ugo ti manda le prenotazioni del giorno, cabina per cabina e operatore per operatore.

  2. 10:00

    L’automazione sul tuo WhatsApp Business risponde alle richieste di ingresso e fissa i posti liberi.

  3. 12:30

    Un operatore è in malattia: Ugo ti mostra i massaggi del pomeriggio da riassegnare e prepara i messaggi per gli ospiti da spostare.

  4. 15:00

    Un cliente al telefono vuole un buono regalo: Ugo lo compila dal modello e lo manda per mail dopo il tuo ok.

  5. 18:00

    Un membro dello staff chiede i prezzi del nuovo percorso: Ugo risponde dal listino pubblicato sul sito.

  6. 20:00

    Il primo del mese, un’attività programmata ti elenca i pacchetti che scadono nelle prossime settimane.

Cosa collegare all’assistente AI per centri benessere e SPA

Il gestionale del centro resta. Ugo lavora su agenda, file e messaggi.

Il tuo WhatsApp Business

Con le Automazioni Ugo risponde alle richieste di prenotazione con bottoni e liste, dal numero che gli ospiti conoscono già. Quando rispondi tu dall’app, per quella conversazione si ferma.

Un calendario per cabine e operatori

Google Calendar o Outlook, con un calendario per cabina o per operatore. Se il tuo software di prenotazione non si sincronizza con uno di questi, Ugo non ci si collega.

Modelli e fogli su Drive o OneDrive

Il modello del buono regalo, il listino, il foglio di pacchetti e ingressi residui. Ugo li legge, li compila e aggiorna le righe dopo la tua conferma.

Il sito del centro

Con Siti aziendali Ugo legge le pagine del tuo sito e risponde a te e allo staff su percorsi, orari e prezzi pubblicati, indicando la pagina da cui prende l’informazione.

Le skill da attivare

Le funzionalità di Ugo più utili per questo lavoro, dalla prima da accendere. Le attivi dal portale in pochi minuti.

Ugo per ogni specializzazione

Ogni settore ha clienti, prodotti e ritmi diversi: scegli il tuo.

Domande frequenti dei centri benessere e delle SPA

Qual è il miglior software per centri benessere e SPA?

Per cassa, magazzino e fidelity c’è il gestionale del centro. Ugo copre la parte di segreteria: risponde alle prenotazioni dal tuo WhatsApp Business, tiene l’agenda di cabine e operatori, compila buoni regalo e ti ricorda pacchetti e scadenze, tutto da WhatsApp.

Ugo può prenotare da solo, senza che io confermi?

Sì, se lo decidi tu. In ogni automazione scegli se un’azione, come fissare un ingresso in agenda, parte subito o aspetta il tuo “Conferma”. Le automazioni rispondono solo a chi ti ha scritto, e quando rispondi tu dal telefono si fermano per quella conversazione.

Cosa risponde Ugo se un ospite chiede se può fare la sauna in gravidanza?

Nessun parere: Ugo non dà indicazioni sulla salute e non valuta controindicazioni. Domande come questa prendono il ramo “Altro” dell’automazione e arrivano a te o al tuo staff, che indicherete all’ospite di sentire il proprio medico.

Si collega al mio software di prenotazione?

Non ai gestionali specifici per centri benessere. Ugo lavora con Google Calendar o Outlook, con Drive o OneDrive e con il tuo WhatsApp Business. Molti software esportano o sincronizzano le prenotazioni su un calendario, e Ugo lavora su quello.

Va bene anche per la SPA di un hotel?

Sì: ogni persona della reception o della SPA può avere il suo Ugo nello stesso team, con l’agenda condivisa delle cabine e le cartelle comuni di listini e modelli.

Riferimenti utili

Associazioni, enti e fonti ufficiali del settore: siti esterni, che non dipendono da Ugo.

Gli ospiti a te, le prenotazioni a Ugo

Collega agenda, cartelle e il tuo WhatsApp Business in pochi minuti. Le richieste del weekend trovano risposta anche quando la reception è piena.

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