Reservas en las horas punta
El viernes por la tarde la recepción atiende a los clientes, contesta al teléfono y mientras tanto WhatsApp se llena de peticiones para el fin de semana. Quien no recibe respuesta rápido reserva en otro sitio.
El asistente IA para centros de bienestar y spa, en WhatsApp
Circuitos que reservar, masajes que encajar entre cabinas y terapeutas, tarjetas regalo que preparar para el fin de semana. Ugo responde a las peticiones desde tu WhatsApp Business, lleva la agenda y prepara mensajes y documentos, mientras tú te ocupas de los clientes. Antes de cada acción te pide confirmación.
Una app para centros de bienestar tiene que trabajar mientras la recepción está ocupada con los clientes. Por eso Ugo trabaja en WhatsApp: le escribes o le mandas un audio, y él usa la agenda, el correo, los contactos y las carpetas que has conectado. Sirve para el spa urbano, para el centro de bienestar con piscina y sauna y para el spa de un hotel pequeño.
Los clientes reservan cada vez más por WhatsApp: un circuito para dos el sábado, un masaje en pareja, una tarjeta regalo que recoger antes de mañana. Mientras tanto hay cabinas y terapeutas que organizar, bonos que descontar, horarios que cambian con la temporada y los puentes. Son mensajes cortos, pero llegan todos en las horas punta.
Ugo no da consejos de salud ni dice si un tratamiento es adecuado para alguien: ante un embarazo, problemas de salud o contraindicaciones remite al médico del cliente y a tu personal. Se ocupa de la organización: reserva, mueve, recuerda, rellena las tarjetas regalo con tu plantilla y te dice qué bonos están a punto de caducar. Todo lo que envía o crea sale después de tu «Confirmar», o de forma automática solo donde lo has decidido tú.
Lo que le quita tiempo a un centro de bienestar
La acogida es el corazón del trabajo. Las reservas, a menudo, la interrumpen.
Cabinas y terapeutas que encajar
Un masaje en pareja necesita la cabina doble y dos terapeutas libres a la vez. Cada cambio puede descuadrar el resto del día.
Tarjetas regalo y bonos
En las fiestas las tarjetas regalo hay que prepararlas deprisa, con el nombre y el código correctos. Los bonos de tratamientos caducan sin que el cliente se acuerde, y luego llegan las discusiones.
Las mismas preguntas, cada día
Horarios, precios del circuito, qué traer, si hace falta gorro en la piscina. Es información que ya has escrito en la web, pero alguien tiene que contestar cada vez.
Ejemplos de trabajo con el asistente IA para centros de bienestar y spa
Reservas, tarjetas y vencimientos, sin quitar tiempo a los clientes.
La reserva con botones, desde tu número
Con las Automatizaciones, cuando un cliente escribe a tu WhatsApp Business, Ugo le pregunta qué desea con tres botones: «Circuito spa», «Masaje» o «Tarjeta regalo». Para circuitos y masajes pregunta el día y el número de personas, mira la agenda y confirma la plaza; para las tarjetas regalo te avisa a ti.
Skills que usa
¿Qué ha llegado al número del centro esta mañana?
Tres peticiones de la automatización «Reservas»: • Sofía Herrero: circuito spa para dos, el sábado a las 15:00. Fijado en la agenda. • Mateo Rubio: masaje en pareja el domingo a las 11:00. Fijado en la agenda en la cabina doble. • Silvia Ríos: ha elegido «Tarjeta regalo» y espera que le des los detalles.
La tarjeta regalo rellenada con tu plantilla
Una clienta pide una tarjeta para regalar un circuito spa. Le dictas los datos a Ugo: rellena tu plantilla en Drive con nombre, circuito, caducidad y código, la guarda como PDF y la manda por email después de tu ok.
Skills que usa
Tarjeta regalo para Silvia Ríos: circuito spa para dos con masaje, para regalar a Paula, validez 6 meses
He rellenado la plantilla «Tarjeta regalo» con: • Para: Paula • De parte de: Silvia • Circuito spa para dos con masaje • Válida hasta el 13 de abril de 2027 • Código TR-2026-148 ¿La guardo en «Tarjetas regalo/2026» como PDF y se la mando a Silvia por email?
Los bonos que están a punto de caducar
Llevas los bonos y las sesiones pendientes en un Excel en OneDrive. Ugo te dice quién tiene tratamientos por usar a punto de caducar y prepara para cada uno un recordatorio amable, para enviar desde tu número.
Skills que usa
¿Quién tiene un bono que caduca antes de final de noviembre?
En el archivo «Bonos.xlsx» caducan antes del 30 de noviembre: 1. Laura Blanco – 2 masajes de 5 2. Fernanda Nieto – 3 circuitos de 10 3. David Costa – 1 tratamiento facial de 4 ¿Quieres que escriba a cada uno un recordatorio con los tratamientos que le quedan y la fecha de caducidad?
Los horarios de las fiestas, comunicados a todos
En las fiestas el centro cambia de horario. Le dictas el aviso a Ugo: lo reescribe de forma clara y lo manda por email a la lista de clientes, después de tu ok. Con Webs de empresa, además, responde al equipo sobre horarios y tarifas publicados en tu web.
Skills que usa
Escribe a los clientes que el 24 y el 31 de diciembre cerramos a las 16
Este es el mensaje: «¡Hola! El 24 y el 31 de diciembre el centro cierra a las 16:00. El resto de los días de fiesta mantenemos el horario de siempre. ¡Te esperamos para un momento de relax!» ¿Lo mando por email a la lista de clientes?
Un día en el centro de bienestar con Ugo
Clientes, cabinas y reservas, con una secretaría que no se distrae.
- 8:30
Ugo te manda las reservas del día, cabina por cabina y terapeuta por terapeuta.
- 10:00
La automatización de tu WhatsApp Business responde a las peticiones de circuito y fija las plazas libres.
- 12:30
Un terapeuta está de baja: Ugo te enseña los masajes de la tarde que reasignar y prepara los mensajes para los clientes que mover.
- 15:00
Un cliente al teléfono quiere una tarjeta regalo: Ugo la rellena con la plantilla y la manda por email después de tu ok.
- 18:00
Alguien del equipo pregunta los precios del nuevo circuito: Ugo responde con la tarifa publicada en la web.
- 20:00
El día 1 de cada mes, una tarea programada te enumera los bonos que caducan en las próximas semanas.
Qué conectar al asistente IA para centros de bienestar y spa
El programa de gestión del centro se queda. Ugo trabaja con agenda, archivos y mensajes.
Tu WhatsApp Business
Con las Automatizaciones Ugo responde a las peticiones de reserva con botones y listas, desde el número que los clientes ya conocen. Cuando respondes tú desde la app, se detiene en esa conversación.
Un calendario para cabinas y terapeutas
Google Calendar u Outlook, con un calendario por cabina o por terapeuta. Si tu programa de reservas no se sincroniza con uno de ellos, Ugo no se conecta a él.
Plantillas y hojas en Drive u OneDrive
La plantilla de la tarjeta regalo, las tarifas, la hoja de bonos y sesiones pendientes. Ugo las lee, las rellena y actualiza las filas después de tu confirmación.
La web del centro
Con Webs de empresa Ugo lee las páginas de tu web y responde a ti y al equipo sobre circuitos, horarios y precios publicados, indicando la página de donde saca la información.
Las skills que conviene activar
Las funciones de Ugo más útiles para este trabajo, empezando por la primera que conviene encender. Las activas desde el portal en pocos minutos.
Tu WhatsApp Business
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Google Calendar
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Google Drive
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OneDrive, Word y Excel
Descubre OneDrive, Word y ExcelEmail (IMAP y SMTP)
Descubre Email (IMAP y SMTP)Webs de empresa (conocimiento)
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Google Contacts
Descubre Google ContactsMensajes de voz
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Ugo para cada especialidad
Cada sector tiene clientes, productos y ritmos distintos: elige el tuyo.
Preguntas frecuentes de los centros de bienestar y spa
¿Cuál es el mejor software para centros de bienestar y spa?
Para caja, almacén y fidelización está el programa de gestión del centro. Ugo cubre la parte de secretaría: responde a las reservas desde tu WhatsApp Business, lleva la agenda de cabinas y terapeutas, rellena tarjetas regalo y te recuerda bonos y vencimientos, todo desde WhatsApp.
¿Ugo puede reservar solo, sin que yo confirme?
Sí, si lo decides tú. En cada automatización eliges si una acción, como fijar un circuito en la agenda, sale enseguida o espera tu «Confirmar». Las automatizaciones solo responden a quien te ha escrito, y cuando respondes tú desde el móvil se detienen en esa conversación.
¿Qué responde Ugo si un cliente pregunta si puede usar la sauna estando embarazada?
Ninguna opinión: Ugo no da indicaciones de salud ni valora contraindicaciones. Preguntas como esta van por la rama «Otro» de la automatización y te llegan a ti o a tu equipo, que le indicaréis al cliente que consulte a su médico.
¿Se conecta a mi programa de reservas?
No a los programas específicos para centros de bienestar. Ugo trabaja con Google Calendar u Outlook, con Drive u OneDrive y con tu WhatsApp Business. Muchos programas exportan o sincronizan las reservas con un calendario, y Ugo trabaja sobre ese.
¿Sirve también para el spa de un hotel?
Sí: cada persona de la recepción o del spa puede tener su Ugo en el mismo equipo, con la agenda compartida de las cabinas y las carpetas comunes de tarifas y plantillas.
Referencias útiles
Asociaciones, organismos y fuentes oficiales del sector: webs externas, que no dependen de Ugo.
- Ministerio de SanidadInformación oficial sobre salud ambiental, calidad del agua y seguridad de las instalaciones de uso público.sanidad.gob.es
- BOE – Criterios técnico-sanitarios de las piscinasEl Real Decreto 742/2013, con los requisitos de calidad del agua y del aire en piscinas y vasos de hidromasaje.boe.es
- Agencia Española de Protección de DatosLas reglas para tratar los datos de los clientes y para las comunicaciones informativas y comerciales.aepd.es
- Ministerio de ConsumoLos derechos de los consumidores, también para tarjetas regalo, bonos y reservas.consumo.gob.es
Los clientes para ti, las reservas para Ugo
Conecta la agenda, las carpetas y tu WhatsApp Business en pocos minutos. Las peticiones del fin de semana reciben respuesta también cuando la recepción está llena.
