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¿Cómo puedo usar WhatsApp para mi trabajo en el comercio mayorista?

En el comercio mayorista WhatsApp ya es el canal de los pedidos: instaladores, restaurantes y tiendas escriben a cualquier hora, los comerciales mandan las peticiones desde el cliente, los repartidores avisan de los retrasos. Con Ugo se convierte en una herramienta de trabajo: lee tarifas y existencias en los archivos compartidos, recoge los pedidos desde el número de la empresa y avisa al mostrador, prepara los emails a los proveedores y actualiza el CRM. Antes de cada acción te pide confirmación.

Prueba UgoEjemplos de uso de WhatsApp en el comercio mayorista

En un almacén mayorista el teléfono no para de sonar. El fontanero pregunta si queda el colector de 1 pulgada, el restaurante manda el pedido de la semana a las once de la noche, el comercial quiere el precio neto para un cliente nuevo, el fabricante confirma la entrega con un email que nadie ha leído, el repartidor está parado en la circunvalación. Las respuestas están en el ERP, en las tarifas en Excel y en la cabeza de quien atiende el mostrador.

Ugo es un contacto de WhatsApp conectado a las herramientas que la empresa ya usa: Google Workspace o Microsoft 365, el correo, las carpetas en Drive u OneDrive con tarifas y catálogos, el CRM como Odoo o HubSpot, los mapas para las entregas. Cada persona lo usa desde su móvil, con sus propias cuentas: el mostrador, el comercial en ruta, compras, administración. Con las Automatizaciones en el WhatsApp Business de la empresa, Ugo responde a los clientes, recoge los pedidos y avisa a quien los introduce.

Ugo no introduce pedidos en el ERP y no conoce las existencias en tiempo real si no están en un archivo conectado. Encuentra, resume, prepara y recuerda. Cada email, mensaje o documento sale solo después de tu «Confirmar».

Quién lo usa en la empresa

Quién usa WhatsApp con Ugo en un almacén mayorista

Del mostrador al almacén, cada uno tiene sus preguntas. Ugo responde a cada uno con sus herramientas.

Mostrador y departamento comercial

Precios, referencias y existencias leídos en la tarifa y en la hoja de stock compartidas, fichas técnicas encontradas en un minuto, pedidos llegados por WhatsApp ya ordenados con cliente, artículos y cantidades.

Comerciales

El historial del cliente y los presupuestos abiertos antes de la visita, el pedido dictado en el coche que se convierte en un email para el mostrador, las notas y las actividades en el CRM después de cada reunión.

Compras y relación con los fabricantes

Las confirmaciones de pedido y los emails sobre retrasos resumidos, las tarifas nuevas de los fabricantes encontradas en la carpeta correcta, los emails de reclamación preparados y enviados después de tu ok.

Almacén

Las peticiones del mostrador llegan por escrito, con referencia y cantidad. El mozo de almacén avisa por voz de una rotura o de una entrega incompleta y Ugo prepara el email para compras.

Reparto y repartidores

La ruta de reparto con el tráfico, el Street View de la entrada de la obra o de la puerta trasera del restaurante, el mensaje al cliente cuando el repartidor va con retraso.

Administración y cobros

Los vencimientos de los clientes leídos en el chat, los emails de reclamación de cobro preparados con la plantilla, las respuestas de los clientes resumidas. Los recordatorios llegan a WhatsApp a la hora que elijas.

Ejemplos de uso de WhatsApp en el comercio mayorista

Conversaciones reales, escritas deprisa como se escribe en WhatsApp.

Precio y existencias, desde el archivo del almacén

En el mostrador preguntan por un artículo. Ugo lee la tarifa y la hoja de stock que el ERP actualiza cada mañana, y responde con referencia, precio y cantidad.

Skills usadas

Ugoen línea

  1. ¿Tenemos el colector de 1” de 6 vías con válvulas? Precio para Fontanería Sáenz

  2. En el archivo «Stock 14-10.xlsx»: referencia COL-1-6V, 9 unidades en Logroño, 3 en Haro. En la «Tarifa instaladores 2026.xlsx» el precio es 142,80 €; Fontanería Sáenz está en la categoría B, descuento del 35%: 92,82 € más IVA. El archivo de stock es de esta mañana a las 7:00.

El pedido del comercial, dictado en el coche

Al salir del cliente, el comercial manda un audio con el pedido. Ugo prepara el email para el mostrador con artículos y cantidades, añade la nota en el CRM y fija la próxima llamada.

Skills usadas

Ugoen línea

  1. 🎤 Mensaje de voz (0:41)

  2. Esto es lo que haré: • Email a mostrador@suministroselectricosebro.es: «Pedido Instalaciones Gallardo, Calahorra: 10 rollos de cable H07Z1-K 1,5 mm² azul, 6 rollos H07Z1-K 2,5 mm² negro, 40 cajas de empotrar universales, recogida el viernes» • Nota en Instalaciones Gallardo en Odoo • Actividad «Mandar oferta de cuadros obra calle Portales» para el lunes ¿Confirmas?

El fabricante que se retrasa, reclamado

Compras pregunta cómo va un pedido. Ugo encuentra la confirmación del fabricante en el correo, dice qué falta y prepara la reclamación.

Skills usadas

Ugoen línea

  1. ¿Pastas Moncayo ha confirmado la entrega de octubre?

  2. Sí, el 2 de octubre: entrega el jueves 9, 48 cajas entre macarrones, hélices y espaguetis. El 9 llegaron 36 cajas, faltan las 12 de espaguetis n.º 5, y no hay más emails. ¿Quieres que escriba a Laura Bermejo, departamento comercial, para saber cuándo llegan?

  3. Sí, las necesitamos antes del miércoles

  4. Mando a laura.bermejo@pastasmoncayo.es: «Buenos días, Laura: en la entrega del 9 de octubre faltaban 12 cajas de espaguetis n.º 5. ¿Nos confirmas que llegan antes del miércoles 15? Gracias.» ¿Lo envío?

La ruta de reparto y el cliente avisado

El repartidor va con retraso. Ugo recalcula los tiempos con el tráfico y, después de su ok, avisa a los siguientes clientes desde el número de la empresa.

Skills usadas

Ugoen línea

  1. Estoy parado en la circunvalación de Logroño, ¿cuánto tardo hasta Mesón del Puente en Navarrete?

  2. Con el tráfico de ahora 38 minutos (14 km): llegas hacia las 11:25 en vez de a las 10:45. ¿Quieres que avise a Paco, del Mesón del Puente?

  3. Sí

  4. Mando a Paco Jiménez (+34 647 218 553) desde el número de la empresa: «Buenos días, Paco: la entrega de hoy llegará hacia las 11:25 por el tráfico en la circunvalación. Disculpa las molestias.» ¿Confirmas?

Automatizaciones en tu número

Los clientes mandan el pedido por WhatsApp, Ugo lo recoge

Restaurantes, tiendas e instaladores escriben al WhatsApp Business del almacén. Una automatización pregunta si es un pedido, una consulta de existencias u otra cosa; para un pedido recoge artículos, cantidades y día de entrega, y manda una notificación al mostrador, que lo introduce en el ERP. Ugo no confirma precios ni existencias que no encuentra en los archivos conectados.

Las burbujas azules son el cliente; las blancas, las respuestas que salen del número de WhatsApp Business de la empresa.

Descubre las automatizaciones de WhatsApp

  1. Buenas noches, quería hacer el pedido para el sábado

  2. Buenas noches, soy el asistente de Distribuciones Rioja Alta. ¿Qué necesita?

  3. Pedido

  4. Perfecto. ¿Me escribe los artículos con las cantidades y el nombre del local?

  5. Asador Los Arcos, Haro. 6 cajas de tomate triturado 700 g, 2 garrafas de aceite de oliva virgen extra 5 l, 10 kg de harina de trigo

  6. Gracias, este es el resumen: • 6 cajas de tomate triturado 700 g • 2 garrafas de aceite de oliva virgen extra 5 l • 10 kg de harina de trigo Entrega el sábado en Asador Los Arcos. El pedido pasa a nuestro mostrador, que mañana por la mañana le confirma precios y horario.

Ideas para usar las skills de Ugo en el comercio mayorista

Cada skill es una herramienta conectada. Así rinde más en este sector.

WhatsApp BusinessTu WhatsApp Business

Los pedidos de los clientes, también por la noche

Las Automatizaciones responden a quien escribe al número del almacén, recogen artículos y cantidades con preguntas y listas de opciones, y mandan una notificación al mostrador. Con «Pedirme confirmación antes», ninguna respuesta sale sin tu ok.

Descubre Tu WhatsApp Business
OneDriveOneDrive, Word y Excel

Tarifas y stock en Excel

Si el ERP exporta cada mañana stock y tarifas a una carpeta conectada, Ugo los lee y responde al mostrador y a los comerciales. También añade filas, por ejemplo las devoluciones o las peticiones de artículos fuera de catálogo.

Descubre OneDrive, Word y Excel
Google DriveGoogle Drive

Catálogos y fichas técnicas de los fabricantes

Ugo busca en los catálogos y en las fichas técnicas por referencia o descripción, lee los PDF y rellena las plantillas de la empresa, como la oferta para una obra o la carta de reclamación.

Descubre Google Drive
OdooOdoo

Clientes, presupuestos y oportunidades

El comercial pide el historial de un cliente antes de la visita, lee presupuestos y pedidos de venta y deja notas, actividades y oportunidades en Odoo después de la reunión.

Descubre Odoo
Google MapsMapas

La ruta de reparto y de los comerciales

El orden más rápido para las entregas o las visitas, los tiempos con el tráfico de ese momento, el Street View de la entrada y los clientes potenciales de una zona, como los fontaneros de un municipio.

Descubre Mapas
Webs de empresa (conocimiento)

Las webs de los fabricantes

Añade la web del almacén y las de las marcas que distribuyes: Ugo busca en ellas características, compatibilidades y repuestos, y responde al mostrador y a las automatizaciones con la información publicada.

Descubre Webs de empresa (conocimiento)

Lo que Ugo no hace

Ugo organiza mensajes, agenda, correos y documentos. Lo demás queda en tus sistemas y en tu equipo.

  • No introduce pedidos en el ERP: recoge el pedido y prepara el email o la notificación para quien lo introduce, y en Odoo crea oportunidades, notas y actividades.
  • No conoce el stock en tiempo real: lee los archivos que el ERP exporta a una carpeta conectada, tan actualizados como lo estén ellos.
  • No hace presupuestos ni fija precios por su cuenta: lee tarifas y condiciones en los archivos que indiques, y el precio final lo confirma el mostrador.
  • No hace campañas masivas por WhatsApp: las automatizaciones responden a quien escribe, dentro de la ventana de 24 horas que establece WhatsApp.

Las skills que conviene activar

Las funciones de Ugo más útiles en este sector, empezando por la primera. Cada persona las activa desde el portal en pocos minutos.

Ugo para quien trabaja en el sector

Las páginas dedicadas a los oficios de este sector, con ejemplos más concretos.

Preguntas sobre WhatsApp y Ugo en el comercio mayorista

¿Cómo se usa WhatsApp para trabajar en un almacén mayorista?

Para recibir los pedidos de los clientes, responder sobre precios y existencias, coordinar comerciales, almacén y repartidores y hablar con los fabricantes. Con Ugo cada persona puede además pedir tarifas, fichas e historial de los clientes en el chat, y el número de WhatsApp Business del almacén recoge los pedidos y avisa al mostrador.

¿Ugo sabe lo que hay en el almacén?

Solo si el stock está en un archivo conectado, por ejemplo un Excel que el ERP exporta cada mañana a una carpeta de OneDrive o Google Drive. En ese caso Ugo lo lee y siempre dice de cuándo es el archivo. No se conecta directamente al programa de gestión de almacén.

¿Ugo puede tomar los pedidos de los clientes por WhatsApp?

Puede recogerlos: una automatización en el WhatsApp Business de la empresa pide artículos, cantidades y entrega, y manda una notificación a quien los introduce en el ERP. Ugo no introduce el pedido y no confirma precios que no encuentra en los archivos conectados.

¿Ugo se conecta a nuestro ERP?

Se conecta a Odoo (de la versión 14 a la 19) como CRM, a HubSpot, Zoho CRM y Agile CRM, a monday.com y Zendesk, y a cualquier app con un servidor MCP. Con los demás programas de gestión trabaja a través de emails y archivos: lee las exportaciones y prepara los emails de pedido.

¿Cuánto cuesta usar Ugo en toda la empresa?

Ugo cuesta 50 € al mes o 550 € al año por persona, IVA no incluido, con todas las skills incluidas. Se activa solo para quien lo usa: por ejemplo el mostrador y los comerciales, no necesariamente todo el almacén. Los datos se quedan en servidores en Fráncfort.

Referencias útiles

Asociaciones, organismos y fuentes oficiales del sector: webs externas, independientes de Ugo.

El mostrador siempre abierto, las respuestas en WhatsApp

Conecta tarifas, correo, CRM y el WhatsApp Business del almacén en pocos minutos. Mostrador, comerciales y clientes encuentran las respuestas en el chat.

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