Sesiones movidas a última hora
Un cliente cancela a las 7 de la mañana, otro pide adelantar. Cada cambio significa mirar la agenda, contestar y acordarse de actualizarla, mientras estás entrenando a otra persona.
El asistente IA para gimnasios y entrenadores personales, en WhatsApp
Sesiones que mover, fichas que actualizar, cuotas y reconocimientos médicos que caducan. Ugo lleva la agenda, encuentra los datos de cada cliente, prepara los mensajes a los socios y te los deja enviar desde tu número, entre una serie y otra. Antes de cada acción te pide confirmación.
Una app para entrenadores personales tiene que funcionar en la sala, entre un cliente y otro, sin abrir el ordenador. Por eso Ugo trabaja en WhatsApp: le escribes o le mandas un audio, y él usa la agenda, el correo, los contactos y las carpetas que has conectado. Sirve para el entrenador personal que trabaja solo, para el estudio de entrenamiento y para el gimnasio con varios monitores.
Los clientes de un gimnasio ya se comunican por WhatsApp: piden cambiar la sesión, avisan de que no vienen, preguntan los horarios de las clases. Además están las fichas de entrenamiento que actualizar, los cuestionarios de salud que recoger, las cuotas que renovar y las clases colectivas que cambian con cada festivo. Es trabajo de secretaría, y normalmente lo haces tú, por la noche.
Ugo no escribe programas de entrenamiento en tu lugar ni da consejos médicos: la valoración del cliente y la programación siguen siendo tuyas. Ugo organiza: mueve las sesiones, te recuerda los objetivos de un cliente antes de que entre, te dice a quién le falta el cuestionario de salud o el reconocimiento médico que pide tu centro y prepara los mensajes. Todo lo que envía o crea sale después de tu «Confirmar».
Lo que les quita tiempo a gimnasios y entrenadores personales
Entrenar es el trabajo. Organizar, a menudo, es un segundo trabajo.
Reconocimientos y cuotas por renovar
Que falta el cuestionario de salud o que el reconocimiento médico ha caducado lo descubres cuando el cliente ya está en la sala. Las cuotas vencen sin que nadie se dé cuenta, y quien no recibe un mensaje a menudo no renueva.
Fichas y progresos dispersos
Cargas, medidas, objetivos, lesiones pasadas: un poco en una libreta, un poco en una app, un poco de memoria. Antes de una sesión lo necesitas todo, y al momento.
Comunicaciones a los socios
Horario reducido en agosto, una clase cambiada, el gimnasio cerrado por un puente. Avisar a todos, uno por uno o con un grupo que nadie lee, lleva tiempo y no llega a todo el mundo.
Ejemplos de trabajo con el asistente IA para gimnasios y entrenadores personales
Pequeñas cosas de cada día, resueltas sin salir de la sala.
La sesión movida, la clienta avisada
Una clienta te escribe que esta tarde no puede. Le pides a Ugo que la mueva: mira la agenda, te propone el primer hueco libre y prepara la respuesta, que sale desde tu WhatsApp Business después de tu confirmación.
Skills que usa
Mueve la sesión de Sara de esta tarde a mañana
Mañana estás libre a las 7:00, a las 13:00 y a las 19:00. Sara suele entrenar a las 19:00. Muevo «EP Sara López» a mañana a las 19:00 y le escribo desde tu número que la esperas. ¿Confirmas?
La ficha del cliente antes de que entre
Llevas un documento por cliente en Google Drive: objetivos, cargas, medidas, notas sobre lesiones. Antes de la sesión le pides a Ugo el resumen, y al terminar el entrenamiento le dictas las nuevas cargas que añadir.
Skills que usa
Recuérdame la ficha de David
De la ficha de David Romero: • Objetivo: preparar la media maratón de marzo • Última sentadilla: 4×6 con 80 kg • Nota: molestias en la rodilla derecha en septiembre, de momento sin saltos • Próxima medición de composición corporal: a final de mes
Los reconocimientos médicos por renovar
Si tu centro pide un reconocimiento médico periódico, llevas las fechas de reconocimientos y cuotas en un Excel. Ugo te dice a quién le vence en las próximas semanas y prepara un recordatorio amable para cada uno, para enviar desde tu número.
Skills que usa
¿A quién le caduca el reconocimiento médico antes de fin de mes?
En el archivo «Socios.xlsx» el reconocimiento caduca antes del 31 para: 1. Marta Ríos – 18 de octubre 2. Lucas Herrera – 24 de octubre 3. Elena Cortés – 29 de octubre ¿Quieres que escriba a cada uno un recordatorio para que traiga el nuevo?
El aviso de horarios de los festivos
Por el puente de diciembre el gimnasio cierra antes. Le dictas el mensaje a Ugo: lo reescribe de forma clara y lo manda por email a los socios, o desde tu WhatsApp Business a los clientes que elijas, después de tu ok.
Skills que usa
Escribe a los socios que el 8 de diciembre abrimos solo de 9 a 13
Este es el mensaje: «¡Hola! El martes 8 de diciembre el gimnasio abre solo de 9:00 a 13:00. Las clases de la tarde vuelven el miércoles 9. ¡Feliz puente!» ¿Lo mando por email a la lista de socios?
Un día en el gimnasio con Ugo
Entre sesiones, clases y socios, con la secretaría en el móvil.
- 6:45
Ugo te manda las sesiones del día y quién ha pedido cambiar durante la noche.
- 8:00
Antes del primer cliente pides su ficha: objetivos, últimas cargas, notas.
- 10:30
Al terminar la sesión dictas las nuevas cargas y Ugo las añade a la ficha en Drive.
- 13:00
Una clienta cancela: Ugo encuentra otra hora y le responde desde tu número después de tu ok.
- 17:00
Ugo te recuerda los reconocimientos que caducan esta semana y prepara los recordatorios.
- 21:00
Los lunes, una tarea programada te enumera las cuotas que vencen en los próximos quince días.
Qué conectar al asistente IA para gimnasios y entrenadores personales
El programa de gestión del gimnasio se queda. Ugo trabaja con agenda, archivos y mensajes.
Tu WhatsApp Business
Confirmaciones, cambios y recordatorios salen desde el número que los clientes ya conocen. Tú lo ves todo en la app del móvil.
Una hoja con socios y vencimientos
En OneDrive o Google Drive: cuotas, cuestionarios de salud, reconocimientos médicos, bonos de sesiones. Ugo la lee, te dice a quién le vence y actualiza las fechas después de tu confirmación.
Las fichas de los clientes
Un documento por cliente con objetivos, cargas y notas. Ugo las resume antes de la sesión y las actualiza con lo que le dictas.
El calendario de las sesiones
Google Calendar u Outlook para sesiones individuales y clases. Si usas un software de reservas del gimnasio, Ugo no se conecta a él: trabaja con el calendario que sincronizas.
Las skills que conviene activar
Las funciones de Ugo más útiles para este trabajo, empezando por la primera que conviene encender. Las activas desde el portal en pocos minutos.
Tu WhatsApp Business
Descubre Tu WhatsApp Business
Google Calendar
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Google Drive
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OneDrive, Word y Excel
Descubre OneDrive, Word y ExcelMensajes de voz
Descubre Mensajes de vozEmail (IMAP y SMTP)
Descubre Email (IMAP y SMTP)
Google Contacts
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Outlook Calendar
Descubre Outlook Calendar
Preguntas frecuentes de gimnasios y entrenadores personales
¿Cuál es la mejor app para entrenadores personales?
Para escribir los programas hay apps específicas que los clientes usan en la sala. Ugo cubre la otra mitad del trabajo: agenda, mensajes, fichas, vencimientos. Funciona en WhatsApp, donde tus clientes ya te escriben, y entiende también los audios.
¿Ugo puede crear las fichas de entrenamiento?
No, y no está pensado para eso: la programación depende de la valoración del cliente, y es tu oficio. Ugo lee y actualiza las fichas que escribes tú, te recuerda objetivos y notas antes de la sesión y apunta las nuevas cargas que le dictas.
¿Se conecta al programa de gestión de mi gimnasio?
No a los programas específicos para gimnasios. Ugo trabaja con Google u Outlook para agenda y contactos, con Drive u OneDrive para hojas y documentos, y con tu WhatsApp Business para los mensajes. Muchos gimnasios exportan socios y vencimientos a una hoja que Ugo lee.
¿Puede mandar mensajes a todos los socios a la vez?
Puede preparar y mandar un email a tu lista de socios, después de tu confirmación. En WhatsApp escribe desde tu número Business a los clientes que indiques, uno por uno, respetando las normas de WhatsApp: no es una herramienta para campañas masivas.
¿Sirve también para un gimnasio con varios monitores?
Sí: cada monitor puede tener su Ugo en el mismo equipo, con su agenda y sus clientes, mientras las carpetas compartidas siguen siendo las del gimnasio.
Referencias útiles
Asociaciones, organismos y fuentes oficiales del sector: webs externas, que no dependen de Ugo.
- Consejo Superior de DeportesEl organismo del Gobierno para el deporte, con federaciones, estudios de hábitos deportivos y promoción de la actividad física.csd.gob.es
- Ministerio de Sanidad – Actividad físicaRecomendaciones oficiales de actividad física para la salud en cada etapa de la vida.sanidad.gob.es
- Consejo COLEFEl Consejo General de la Educación Física y Deportiva, que agrupa a los colegios de profesionales de la actividad física y el deporte.consejo-colef.es
El entrenamiento para ti, la secretaría para Ugo
Conecta la agenda, las fichas y tu WhatsApp Business en pocos minutos. Las sesiones se mueven con un mensaje, los vencimientos ya no se escapan.
