Una toma de datos para un certificado energético, una inspección de un edificio, una obra que dirigir, el cliente que pregunta qué documentos tiene que traer. Ugo lleva la agenda, encuentra los documentos de cada expediente, responde a los clientes desde tu número con las Automatizaciones y prepara los emails. Antes de cada acción te pide confirmación.
Un asistente IA para aparejadores tiene que funcionar en el coche, en la obra y con el medidor láser en la mano. Por eso Ugo trabaja en WhatsApp: le escribes o le mandas un audio, y él usa la agenda, el correo, los contactos y las carpetas de los expedientes en Google Drive u OneDrive que has conectado. Ningún programa nuevo que aprender: es un contacto más en tu chat.
El trabajo del arquitecto técnico es de los más variados: dirección de ejecución de obra y control de calidad, coordinación de seguridad y salud, certificados de eficiencia energética, inspecciones técnicas de edificios, informes y peritajes, tasaciones, proyectos de reforma y licencias de actividad. Cada expediente tiene sus documentos que pedir al cliente, sus plazos y sus interlocutores: Ayuntamiento, notarías, constructoras, comunidades de propietarios. Y los clientes escriben sin parar para saber cómo va lo suyo.
Ugo no calcula la calificación energética ni la registra, no redacta informes de inspección, tasaciones ni planes de seguridad, no hace mediciones ni presupuestos y no presenta nada ante el Ayuntamiento o el Catastro: eso sigue siendo tu trabajo profesional, con tus programas y tu firma. Ugo organiza: agenda, emails, documentos, recordatorios y mensajes a los clientes. Todo lo que envía o crea sale después de tu «Confirmar».
El trabajo técnico es preciso. Es la gestión de alrededor la que se dispersa.
El certificado energético para vender el piso, la inspección del edificio, la licencia de la reforma: cada cliente quiere saber cuándo estará, y escribe o llama mientras estás en una obra o haciendo una toma de datos.
Escrituras, planos, recibos del IBI, certificados de las instalaciones, autorizaciones. El cliente trae la mitad, la otra mitad llega por email semanas después, y saber qué falta en cada expediente lleva tiempo.
Una inspección fuera de la ciudad, la visita de obra, el cliente en el despacho a las 17:00. Encajarlo todo, con los tiempos de trayecto correctos, es difícil cuando una cita se cae.
Avisos de notificaciones del Ayuntamiento, comunicaciones de la constructora, notarías que piden documentos para la firma. Si un email se queda atrás, un plazo corre el riesgo de vencer.
Mensajes rápidos, también de voz, entre una visita y otra.
Una automatización en tu WhatsApp Business responde a los clientes con una lista: Cita, Documentos que traer, Estado del expediente. Para los documentos Ugo manda la lista desde la carpeta del despacho, para las citas mira tu agenda, para el estado del expediente te avisa de que el cliente espera una respuesta.
Skills que usa
🔔 Automatización «Clientes despacho» Antonio Molina ha elegido «Estado del expediente»: pregunta cómo va el certificado energético del piso de su madre y si hacen falta más documentos. Le he respondido que le contactas hoy.
Escríbele que solo falta el último recibo del IBI del piso de Getafe
Mando a Antonio Molina desde tu número: «Buenos días, Antonio, para terminar el expediente solo falta el último recibo del IBI del piso de Getafe. En cuanto me lo mande, sigo adelante. ¡Gracias!» ¿Confirmas?
Para cada expediente tienes una carpeta con la lista de documentos necesarios. Ugo compara la lista con los archivos que hay y te dice qué falta, y luego prepara el email para pedírselo al cliente.
Skills que usa
¿Qué falta en el expediente Ramírez de Leganés?
En la carpeta «2026-047 Ramírez Leganés», comparada con «Documentos necesarios.docx», faltan: • Copia de la escritura de compraventa de 1998 • DNI de Sara Ramírez • Autorización firmada ¿Quieres que escriba a Luis Ramírez para pedírselos?
Un cliente te pide una toma de datos para el certificado energético de un chalet. Ugo mira la agenda, calcula los tiempos de trayecto desde las otras citas y te manda la imagen de Street View de la zona, y luego crea la cita después de tu confirmación.
Skills que usa
¿Cuándo puedo ir a Torrelodones por el chalet de Bermejo?
El miércoles estás en la obra de Las Rozas hasta las 11:00: de ahí a Torrelodones hay unos 15 minutos. Estás libre hasta las 15:00. ¿Creo «Toma de datos CEE chalet Bermejo – Torrelodones» el miércoles de 11:30 a 13:00?
Sales de la obra en la que llevas la dirección de ejecución y mandas un audio. Ugo rellena tu plantilla de acta con los datos de la obra y la guarda en la carpeta correcta, para repasarla y firmarla en el despacho.
Skills que usa
🎤 Mensaje de voz (0:47)
Esto es lo que haré en OneDrive: Creo «Acta de visita de obra – Ampliación Giménez» con tu plantilla, en la carpeta «2026-033 Giménez Majadahonda», con: • Asistentes: tú, Francisco Bosch (constructora) • Estado: hormigonado del forjado de planta primera terminado • Pendiente: entrega de los certificados de los materiales antes del viernes ¿Confirmas?
Entre obras, visitas y despacho, con la secretaría en el móvil.
Tarea programada: Ugo te manda las citas del día, con los tiempos de trayecto, y las peticiones que han llegado por las Automatizaciones.
Durante una toma de datos un cliente pregunta qué documentos tiene que traer: la automatización le manda la lista desde la carpeta del despacho.
Sales de la obra y dictas el acta: Ugo la prepara con tu plantilla en la carpeta de la obra.
En la pausa le pides a Ugo un resumen de los emails de la mañana: Ayuntamiento, notaría, constructora.
Antes de llamar a un cliente le preguntas a Ugo qué falta en su expediente.
Ugo te enumera los expedientes que esperan documentos desde hace más de dos semanas y prepara los recordatorios.
Los programas técnicos y de certificación se quedan donde están. Ugo trabaja con todo lo demás.
Los clientes escriben al número del despacho y eligen de una lista lo que necesitan. Ugo responde, manda la lista de documentos o fija la cita, y te avisa cuando hace falta una respuesta tuya.
En Google Drive u OneDrive: documentos del cliente, listas, actas, correspondencia. Ugo te dice qué hay y qué falta, y rellena tus plantillas con {{cliente}} y {{expediente}}.
El correo del despacho o cualquier buzón IMAP, u Outlook. En los contactos, clientes, constructoras y notarías: a Ugo le basta el nombre para encontrar dirección y número.
Google Calendar u Outlook para visitas, obras y citas en el despacho. Con Mapas Ugo calcula los tiempos de trayecto con el tráfico y te manda la imagen de Street View de un sitio antes de ir.
Las funciones de Ugo más útiles para este trabajo, empezando por la primera que conviene encender. Las activas desde el portal en pocos minutos.
Para mediciones y presupuestos, certificación energética, planos y planes de seguridad hacen falta los programas técnicos específicos, que siguen siendo insustituibles. Ugo cubre la parte que los rodea: clientes, agenda, correo, documentos de los expedientes y recordatorios, todo desde WhatsApp y también por voz, sin instalar nada nuevo.
No. Ugo no calcula la calificación energética, no registra certificados en la comunidad autónoma y no presenta declaraciones ante el Catastro. Puede recordarte los plazos, decirte qué documentos faltan en un expediente y preparar los emails a los clientes para pedírselos.
Con las Automatizaciones en tu WhatsApp Business: quien te escribe elige de una lista entre cita, documentos que traer o estado del expediente, y Ugo responde desde tu número, mira tu agenda o te avisa. Si respondes tú desde la app, la automatización se detiene en esa conversación.
Sí. Mandas un audio de hasta 90 segundos, Ugo lo transcribe sin guardar el audio y, si tienes una plantilla de acta en Google Drive o en Word con marcadores, la rellena y la guarda en la carpeta de la obra. Repasarla y firmarla sigue siendo cosa tuya.
Ugo solo responde a los números de WhatsApp verificados, los servidores y la base de datos están en Fráncfort y con los archivos trabaja solo en las carpetas que eliges. No envía nada ni crea documentos sin enseñarte antes lo que va a hacer.
Asociaciones, organismos y fuentes oficiales del sector: webs externas, que no dependen de Ugo.
Conecta agenda, correo, carpetas de los expedientes y tu WhatsApp Business en pocos minutos. Los clientes saben qué traer, tú sabes qué falta.
