El ascensor parado, la filtración desde la azotea, la junta que convocar, el presupuesto de la empresa que pasar al presidente. Ugo recoge los avisos de los propietarios desde tu número, lleva la agenda de las comunidades, encuentra actas y contratos y prepara las comunicaciones. Antes de cada acción te pide confirmación.
Un software para administradores de fincas suele servir para las cuentas: presupuestos de la comunidad, cuotas, recibos, liquidaciones. Ugo cubre la otra mitad del oficio, la que pasa por el móvil. Es un contacto de WhatsApp conectado a tu agenda, a tu correo, a tus contactos y a las carpetas de las comunidades en Google Drive u OneDrive. Le escribes o le mandas un audio, y él te responde con lo que encuentra en tus herramientas.
Quien administra diez o cincuenta comunidades lo sabe: los propietarios escriben a cualquier hora, por una avería, por un recibo, para saber cuándo es la junta. Mientras tanto hay empresas a las que llamar y reclamar, presupuestos que comparar, juntas que convocar y actas que redactar, vencimientos de mantenimientos y contratos. Con las Automatizaciones en tu WhatsApp Business, Ugo responde a los propietarios desde tu número, pregunta qué ha pasado y dónde, y te avisa solo cuando hace falta.
Ugo no lleva la contabilidad de la comunidad, no prepara presupuestos anuales, liquidaciones ni modelos fiscales y no da asesoramiento jurídico: para eso siguen estando tu programa de gestión, tu asesoría y tu experiencia. Ugo organiza: avisos, citas, emails, documentos, recordatorios. Cada email, mensaje o archivo que crea sale después de tu «Confirmar», y en las automatizaciones eres tú quien decide qué pasos esperan tu ok.
Los números los lleva el programa de gestión. El móvil, en cambio, lo llevas tú.
El portero automático roto a las 21:00, la luz de la escalera fundida el domingo, la pregunta sobre el recibo el sábado por la mañana. Cada mensaje hay que leerlo, entenderlo y derivarlo, y los importantes se pierden entre los saludos.
Un aviso se convierte en una llamada a la empresa, una visita, un presupuesto, una intervención y una comunicación a los vecinos. Llevar el hilo de diez averías abiertas en comunidades distintas es un trabajo en sí mismo.
El local que reservar, el orden del día que acordar con el presidente, la convocatoria que enviar a tiempo, el acta que redactar y notificar. Multiplicado por cada comunidad, cada año.
Contratos de mantenimiento, pólizas, actas, presupuestos, certificados de las instalaciones. Cuando un propietario o el presidente pide un documento, encontrarlo fuera del despacho es casi imposible.
De los avisos de los propietarios a las juntas, mensaje a mensaje.
Una automatización en tu WhatsApp Business responde a los propietarios con tres botones: Avería, Recibos, Junta. Para una avería Ugo pregunta comunidad, escalera y qué ha pasado, responde que has recibido el aviso y te manda una notificación, con la propuesta de escribir a la empresa después de tu ok.
Skills que usa
🔔 Automatización «Avisos propietarios» Lucía Romero (Comunidad calle Ríos Rosas 45, escalera B) ha elegido «Avería»: el ascensor está parado en el tercero desde esta mañana, no hay nadie dentro. Le he respondido que has recibido el aviso.
Escribe a la empresa de ascensores de Ríos Rosas
Mando a Ascensores Molina (asistencia@ascensoresmolina.es) desde tu buzón: «Buenos días, en la Comunidad de calle Ríos Rosas 45, escalera B, el ascensor está parado en el tercer piso desde esta mañana. Les pido una intervención lo antes posible. Gracias.» ¿Confirmas?
Le dictas a Ugo fecha, lugar y orden del día. Él rellena tu plantilla de convocatoria en Drive con los datos de la comunidad, la guarda en su carpeta y crea la cita en la agenda, lista para repasar y enviar por los medios que corresponden.
Skills que usa
🎤 Mensaje de voz (0:41)
Esto es lo que haré: • Creo «Convocatoria junta ordinaria – Comunidad Los Robles» con tu plantilla, en la carpeta «Los Robles/Juntas 2026» • Orden del día: aprobación de cuentas 2025, presupuesto 2026, rehabilitación de la fachada del patio • 13 de noviembre, primera convocatoria a las 18:00 y segunda a las 18:30, en el salón parroquial de la calle Embajadores 8 • Creo la cita en la agenda para el 13 ¿Confirmas?
El presidente te pregunta cuándo vence el contrato de limpieza mientras estás en otra comunidad. Ugo busca en la carpeta de la comunidad, te responde con la fecha y el archivo, y se lo reenvía al presidente por email después de tu confirmación.
Skills que usa
¿Cuándo vence el contrato de limpieza de avenida de Brasil 12?
En la carpeta «Avenida de Brasil 12/Contratos» está «Contrato limpieza Brillo 2024.pdf»: duración de dos años desde el 1 de enero de 2024, así que vence el 31 de diciembre de 2026, con preaviso de tres meses para no renovarlo. ¿Quieres que se lo mande por email a Pedro Gil, el presidente?
Tienes tres comunidades que ver con las empresas. Ugo te propone el orden más rápido con el tráfico de ese momento y te manda la imagen de Street View del portal de una finca que todavía no conoces.
Skills que usa
¿En qué orden hago las visitas de esta mañana?
Con el tráfico de ahora, saliendo del despacho: 1. Ríos Rosas 45, ascensor con la empresa: 10 min 2. Los Robles, calle Arturo Soria 30, filtración de la azotea: 14 min 3. Avenida de Brasil 12, presupuesto de la puerta del garaje: 18 min Unos 42 minutos de conducción en total. ¿Te mando la imagen de Street View del portal de avenida de Brasil?
Entre comunidades, empresas y juntas por la tarde, con la secretaría en el móvil.
Tarea programada: Ugo te manda las citas del día y los avisos que han llegado durante la noche por las Automatizaciones.
Un propietario avisa de una filtración: la automatización recoge comunidad, piso y fotos y te avisa. Ugo escribe a la empresa después de tu ok.
En la visita dictas un audio con lo que has visto y Ugo lo guarda como nota en la carpeta de la comunidad.
El presidente pide el último presupuesto de la fachada: Ugo lo encuentra en Drive y se lo reenvía por email.
Dictas el orden del día y Ugo rellena la convocatoria con tu plantilla.
Después de la junta dictas los acuerdos adoptados: Ugo prepara el borrador del acta para repasarlo mañana.
El programa de gestión de las cuentas se queda donde está. Ugo trabaja con mensajes, agenda y documentos.
Los propietarios escriben al número que ya conocen. Las Automatizaciones responden con botones o listas, piden los detalles y te avisan. Cuando respondes tú desde la app, la automatización se detiene en esa conversación.
En Google Drive u OneDrive: actas, contratos, pólizas, presupuestos, certificados. Ugo busca y lee solo ahí dentro y rellena tus plantillas con {{comunidad}} y {{dirección}}.
El correo del despacho o cualquier buzón IMAP, u Outlook con Microsoft 365. En los contactos tienes empresas, presidentes y propietarios: a Ugo le basta el nombre para encontrar dirección y número.
Google Calendar u Outlook para juntas, visitas y vencimientos. Con las tareas programadas Ugo te escribe primero, por ejemplo cada lunes con los vencimientos de la semana.
Las funciones de Ugo más útiles para este trabajo, empezando por la primera que conviene encender. Las activas desde el portal en pocos minutos.
Para la contabilidad, los presupuestos de la comunidad, los recibos y las obligaciones fiscales hace falta un programa de gestión de fincas, y hay varios buenos. Ugo no lo sustituye: cubre la parte que el programa no sigue, es decir, mensajes de los propietarios, empresas, juntas, agenda y documentos, todo desde WhatsApp y también por voz.
Con las Automatizaciones en tu WhatsApp Business, sí, pero como asistente tuyo: responde desde tu número, pregunta qué ha pasado con botones como «Avería, Recibos, Junta» y te manda una notificación. Decides tú qué pasos esperan tu «Confirmar», y si respondes tú desde la app la automatización se detiene.
No. Contabilidad, liquidaciones, presupuestos anuales y obligaciones fiscales siguen en tu programa de gestión y con tu asesoría. Ugo puede encontrar un documento contable guardado en la carpeta de la comunidad y recordarte un vencimiento que has puesto en la agenda, pero no hace cálculos ni presenta nada ante Hacienda.
Ugo prepara la comunicación y la manda por email a la lista que indiques, después de tu confirmación. En WhatsApp escribe desde tu número Business a los contactos que elijas, respetando las normas de WhatsApp: no es una herramienta para campañas masivas. Para las convocatorias de junta, el medio sigue siendo el que tú elijas conforme a la Ley de Propiedad Horizontal.
Ugo solo responde a los números de WhatsApp verificados, los servidores y la base de datos están en Fráncfort y con los archivos trabaja solo en las carpetas que eliges. No envía nada ni crea documentos sin enseñarte antes lo que va a hacer.
Asociaciones, organismos y fuentes oficiales del sector: webs externas, que no dependen de Ugo.
Conecta tu WhatsApp Business, la agenda y las carpetas de las comunidades en pocos minutos. Los avisos llegan ya completos, las juntas se preparan con un audio.
