L’ascenseur en panne, l’infiltration par la toiture-terrasse, l’assemblée générale à convoquer, le devis de l’entreprise à transmettre au conseil syndical. Ugo recueille les signalements des copropriétaires sur votre numéro, tient l’agenda des immeubles, retrouve procès-verbaux et contrats et prépare les communications. Avant chaque action, il vous demande confirmation.
Un logiciel de syndic sert d’abord à la comptabilité : appels de fonds, comptes, répartition des charges. Ugo couvre l’autre moitié du métier, celle qui passe par le téléphone. C’est un contact WhatsApp relié à votre agenda, à votre messagerie, à vos contacts et aux dossiers des immeubles sur Google Drive ou OneDrive. Vous lui écrivez ou vous lui envoyez un vocal, et il vous répond avec ce qu’il trouve dans vos outils.
Quand on gère dix ou cinquante copropriétés, on le sait : les copropriétaires écrivent à toute heure, pour une panne, pour un appel de fonds, pour savoir quand se tient l’assemblée générale. Pendant ce temps, il y a les entreprises à appeler et à relancer, les devis à comparer, les AG à convoquer et les procès-verbaux à notifier, les échéances des contrats d’entretien et du carnet d’entretien. Avec les Automatisations sur votre WhatsApp Business, Ugo répond aux copropriétaires depuis votre numéro, demande ce qui s’est passé et où, et ne vous prévient que quand c’est utile.
Ugo ne tient pas la comptabilité de la copropriété, ne prépare ni les comptes, ni le budget prévisionnel, ni la répartition des charges, et ne donne pas d’avis juridique : pour cela, il y a votre logiciel de gestion, votre expert-comptable et votre expérience de la loi de 1965. Ugo organise : signalements, rendez-vous, e-mails, documents, rappels. Chaque e-mail, message ou fichier qu’il crée part après votre « Confirmer », et dans les automatisations c’est vous qui décidez quelles étapes attendent votre accord.
Les chiffres, votre logiciel les gère. Le téléphone, c’est vous qui le gérez.
L’interphone en panne à 21 heures, la lumière de l’escalier éteinte le dimanche, la question sur l’appel de fonds le samedi matin. Chaque message doit être lu, compris et orienté, et les plus importants se perdent entre deux remerciements.
Un signalement devient un appel à l’entreprise, une visite, un devis, une intervention et un avis aux copropriétaires. Garder le fil de dix sinistres ouverts dans des immeubles différents est un travail à part entière.
La salle à réserver, l’ordre du jour à arrêter avec le conseil syndical, la convocation à notifier dans les délais, le procès-verbal à rédiger et à envoyer. Multiplié par chaque immeuble, chaque année.
Contrats d’entretien, polices d’assurance, procès-verbaux d’AG, devis, diagnostics techniques. Quand un copropriétaire ou un membre du conseil syndical demande un document, le retrouver hors du cabinet est presque impossible.
Des signalements des copropriétaires aux assemblées générales, un message à la fois.
Une automatisation sur votre WhatsApp Business répond aux copropriétaires avec trois boutons : Panne, Charges, Assemblée. Pour une panne, Ugo demande l’immeuble, l’escalier et ce qui s’est passé, répond que vous avez bien reçu le signalement et vous envoie une notification, avec la proposition d’écrire à l’entreprise après votre accord.
Skills utilisées
🔔 Automatisation « Signalements copropriétaires » Julie Roussel (Résidence 45 rue de Nice, bâtiment B) a choisi « Panne » : l’ascenseur est bloqué au troisième étage depuis ce matin, personne n’est coincé à l’intérieur. Je lui ai répondu que vous aviez bien reçu le signalement.
Écris à l’ascensoriste de la rue de Nice
J’envoie à Ascenseurs Mercier (assistance@ascenseurs-mercier.fr) depuis votre boîte : « Bonjour, à la Résidence du 45 rue de Nice, bâtiment B, l’ascenseur est bloqué au troisième étage depuis ce matin. Merci d’intervenir dès que possible. Cordialement. » Vous confirmez ?
Vous dictez à Ugo la date, le lieu et l’ordre du jour. Il remplit votre modèle de convocation sur Drive avec les informations de l’immeuble, l’enregistre dans le dossier de la copropriété et crée le rendez-vous dans l’agenda, prêt à relire et à notifier dans les formes prévues par la loi.
Skills utilisées
🎤 Message vocal (0:41)
Voici ce que je vais faire : • Créer « Convocation AG ordinaire – Résidence Les Tilleuls » à partir de votre modèle, dans le dossier « Les Tilleuls/AG 2026 » • Ordre du jour : approbation des comptes 2025, budget prévisionnel 2026, ravalement de la façade côté cour • Assemblée générale le jeudi 12 novembre à 18 h 30, salle municipale du 8 rue Garibaldi • Créer le rendez-vous dans l’agenda le 12 Vous confirmez ?
Un membre du conseil syndical vous demande l’échéance du contrat de nettoyage pendant que vous êtes dans un autre immeuble. Ugo cherche dans le dossier de la copropriété, vous répond avec la date et le fichier, et le transmet par e-mail après votre confirmation.
Skills utilisées
Quand se termine le contrat de nettoyage du 112 cours Gambetta ?
Dans le dossier « 112 cours Gambetta/Contrats », il y a « Contrat nettoyage Net’Services 2024.pdf » : deux ans à compter du 1er janvier 2024, il se termine donc le 31 décembre 2026, avec un préavis de résiliation de trois mois. Vous voulez que je l’envoie par e-mail à Paul Garnier, président du conseil syndical ?
Vous avez trois copropriétés à visiter avec les entreprises. Ugo vous propose l’ordre le plus rapide avec la circulation du moment et vous envoie le Street View de l’entrée d’un immeuble que vous ne connaissez pas encore.
Skills utilisées
Dans quel ordre je fais les visites de ce matin ?
Avec la circulation actuelle, au départ du cabinet : 1. 45 rue de Nice, ascenseur avec l’ascensoriste : 10 min 2. Les Tilleuls, 30 rue Pierre-Corneille, infiltration toiture-terrasse : 14 min 3. 112 cours Gambetta, devis portail : 18 min Environ 42 minutes de route en tout. Je vous envoie le Street View du portail du cours Gambetta ?
Entre immeubles, entreprises et AG en soirée, avec le secrétariat dans le téléphone.
Tâche programmée : Ugo vous envoie les rendez-vous du jour et les signalements arrivés dans la nuit par les Automatisations.
Un copropriétaire signale une infiltration : l’automatisation recueille l’immeuble, l’étage et les photos et vous prévient. Ugo écrit à l’entreprise après votre accord.
Pendant la visite, vous dictez ce que vous avez constaté et Ugo l’enregistre en note dans le dossier de l’immeuble.
Un membre du conseil syndical demande le dernier devis de ravalement : Ugo le retrouve sur Drive et le lui transmet par e-mail.
Vous dictez l’ordre du jour et Ugo remplit la convocation à partir de votre modèle.
Après l’assemblée générale, vous dictez les résolutions votées : Ugo prépare le projet de procès-verbal à relire demain matin.
Le logiciel de gestion et l’extranet restent en place. Ugo travaille sur les messages, l’agenda et les documents.
Les copropriétaires écrivent au numéro qu’ils connaissent déjà. Les Automatisations répondent avec des boutons ou des listes, demandent les détails et vous préviennent. Quand vous répondez vous-même depuis l’application, l’automatisation s’arrête pour cette conversation.
Sur Google Drive ou OneDrive : procès-verbaux, contrats, polices d’assurance, devis, diagnostics. Ugo cherche et lit seulement là-dedans et remplit vos modèles avec {{immeuble}} et {{adresse}}.
N’importe quelle boîte IMAP, ou Outlook avec Microsoft 365. Dans vos contacts, gardez entreprises, conseillers syndicaux et copropriétaires : il suffit d’un nom à Ugo pour trouver l’adresse et le numéro.
Google Agenda ou Outlook pour les assemblées générales, les visites et les échéances. Avec les tâches programmées, Ugo vous écrit en premier, par exemple chaque lundi avec les échéances de la semaine.
Les fonctionnalités d’Ugo les plus utiles pour ce métier, de la première à activer à la dernière. Vous les activez depuis le portail en quelques minutes.
Pour la comptabilité, les appels de fonds, la répartition des charges et l’extranet, il faut un logiciel de gestion de copropriété, et il en existe plusieurs de qualité. Ugo ne le remplace pas : il couvre ce que le logiciel ne suit pas, c’est-à-dire les messages des copropriétaires, les entreprises, les assemblées générales, l’agenda et les documents, tout depuis WhatsApp et même à la voix.
Avec les Automatisations sur votre WhatsApp Business, oui, mais en tant que votre assistant : il répond depuis votre numéro, demande ce qui s’est passé avec des boutons comme « Panne, Charges, Assemblée » et vous envoie une notification. C’est vous qui décidez quelles étapes attendent votre « Confirmer », et si vous répondez vous-même depuis l’application, l’automatisation s’arrête.
Non. Comptabilité, comptes annuels, budget prévisionnel et répartition des charges restent dans votre logiciel de gestion et avec votre expert-comptable. Ugo peut retrouver un document comptable enregistré dans le dossier de l’immeuble et vous rappeler une échéance que vous avez mise dans l’agenda, mais il ne fait ni calculs ni déclarations.
Ugo prépare la communication et l’envoie par e-mail à la liste que vous indiquez, après votre confirmation. Sur WhatsApp, il écrit depuis votre numéro Business aux contacts que vous choisissez, dans le respect des règles de WhatsApp : ce n’est pas un outil de campagnes de masse. Pour les convocations et la notification des procès-verbaux, le mode prévu par la loi, recommandé papier ou électronique, reste votre choix.
Ugo ne répond qu’aux numéros WhatsApp vérifiés, ses serveurs et sa base de données sont à Francfort, et il ne travaille sur vos fichiers que dans les dossiers que vous choisissez. Il n’envoie rien et ne crée aucun document sans vous montrer d’abord ce qu’il s’apprête à faire.
Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants d’Ugo.
Connectez votre WhatsApp Business, l’agenda et les dossiers des copropriétés en quelques minutes. Les signalements arrivent complets, les assemblées générales se préparent avec un vocal.
