En papeterie et en cartonnerie, WhatsApp est déjà utilisé par les clients, les commerciaux, les fournisseurs de pâte et de vieux papiers, les transporteurs et les chefs d’équipe. Avec Ugo, il devient un outil de travail : vous lui écrivez ou vous lui envoyez un vocal, et il retrouve fiches techniques et certificats, prépare les e-mails aux clients, met à jour le CRM, tient l’agenda des audits et des chargements et signale les pannes à la maintenance. Avant chaque action, il vous demande confirmation.
Dans une papeterie ou une cartonnerie, les questions arrivent de partout, et presque toujours sur WhatsApp. Le transformateur demande la fiche du carton plat 300 g, le client de l’agroalimentaire veut le certificat pour le contact alimentaire, le commercial envoie les dimensions de la nouvelle caisse, le fournisseur de vieux papiers prévient que le chargement est décalé, le chef d’équipe photographie une casse de la feuille sur la machine à papier. Les réponses sont ailleurs : dans les dossiers du bureau d’études, dans l’ERP, dans les e-mails, dans les tableaux de la qualité.
Ugo est un contact WhatsApp relié aux outils que l’entreprise utilise déjà : Google Workspace ou Microsoft 365, la messagerie, les contacts, les dossiers sur Drive ou OneDrive, le CRM comme Odoo ou HubSpot, monday.com pour la maintenance et les projets. Chacun l’utilise depuis son téléphone, avec ses propres comptes : le commercial pour les clients et les devis, le bureau d’études pour les spécifications, la maintenance pour les interventions, les achats pour les fournisseurs. Avec les Automatisations sur le WhatsApp Business de l’entreprise, Ugo répond aussi aux clients, demande ce qui manque et prévient la bonne personne.
Ugo ne planifie pas la production et ne remplace ni l’ERP, ni le MES, ni le système de conduite de la machine à papier, et ne signe aucun certificat à la place de la qualité. Il trouve, résume, prépare et rappelle. Chaque e-mail, message ou document ne part qu’après votre « Confirmer ».
Qui l’utilise dans l’entreprise
Chaque service a ses questions. Ugo répond à chacun avec ses propres outils.
Historique du client, devis envoyés, échantillons et comptes rendus de visite, sur WhatsApp entre deux rendez-vous. La demande d’une nouvelle caisse dictée en voiture devient un e-mail pour le bureau d’études et une activité dans le CRM.
Grammages, épaisseurs, résistances, ECT et BCT, formes de découpe et plans : Ugo retrouve la bonne fiche ou la bonne spécification et l’envoie au client après votre accord, ou remplit le modèle d’offre technique.
Le chef d’équipe envoie un vocal sur la casse de la feuille ou l’arrêt de l’onduleuse et Ugo crée l’élément sur le tableau de la maintenance. Le technicien retrouve le manuel de la bobineuse ou de la plieuse-colleuse sur son téléphone.
Les offres des fournisseurs de pâte et de papiers à recycler résumées, les e-mails sur les chargements retrouvés, les certificats d’origine cherchés dans les bons dossiers. Pour savoir tout de suite ce qu’a écrit le fournisseur.
Les rendez-vous de chargement dans l’agenda, les demandes des transporteurs, les trajets vers les clients avec la circulation du moment et le Street View de l’entrée marchandises.
Certificats FSC et PEFC, déclarations de conformité pour le contact alimentaire, rapports d’essais de laboratoire : retrouvés en une minute. Les échéances des audits et des étalonnages arrivent dans la conversation avant qu’il ne soit trop tard.
De vraies conversations, écrites à la va-vite, comme on écrit sur WhatsApp.
Le client demande la fiche d’un carton plat et le certificat FSC. Ugo les cherche dans les dossiers du bureau d’études et de la qualité, vous donne la version et l’échéance, et les envoie après votre confirmation.
Skills utilisées
Cartonnages Morel veut la fiche du GC2 300 g et le certificat FSC
J’ai trouvé : • « Fiche GC2 300 g rev03.pdf » (Bureau d’études/Fiches), mise à jour le 8 juillet : épaisseur 420 µm, rigidité SM 18 mNm • « Certificat FSC CoC.pdf » (Qualité/Certifications), valable jusqu’au 14 mars 2028 Voulez-vous que je les envoie à Paul Morel (achats@cartonnages-morel.fr) ?
En sortant de chez le client, le commercial envoie un vocal avec les dimensions et les quantités. Ugo prépare l’e-mail pour le bureau d’études, crée l’opportunité dans le CRM et programme la relance pour le devis.
Skills utilisées
🎤 Message vocal (0:44)
Voici ce que je vais faire : • E-mail à bureau-etudes@cartonnerie-serre.fr : « Distillerie Vallet : caisse américaine 400×300×250 mm, cannelure BC, impression flexo 2 couleurs, 8 000 pièces, échantillon avant le 30 octobre » • Opportunité « Distillerie Vallet – caisses d’expédition » dans Odoo • Activité « Envoyer le devis » dans une semaine Vous confirmez ?
Le responsable des achats demande ce qui arrive. Ugo lit l’agenda des chargements et les derniers e-mails des fournisseurs, et signale les retards et les variations de prix.
Skills utilisées
Qu’est-ce qui arrive cette semaine en vieux papiers et en pâte ?
Dans l’agenda : • Mardi : 3 semis de PCR 1.05 de Recyclage Sud-Ouest • Jeudi : 120 t de fibres longues depuis le port de Rouen Dans les e-mails : • Recyclage Sud-Ouest a écrit hier que le troisième semi est décalé à vendredi • Le négociant en pâte annonce +30 €/t à partir de novembre Voulez-vous un résumé à transmettre au directeur d’usine ?
Le chef d’équipe décrit le problème à voix haute. Ugo crée l’élément sur le tableau de la maintenance dans monday.com avec la machine, la section et la priorité, et l’attribue au technicien de garde.
Skills utilisées
🎤 Message vocal (0:27)
Je crée dans monday.com, tableau « Maintenance MP2 » : • Élément : « Sécherie, cylindre 14 – bruit de roulement côté commande, casses répétées de la feuille » • Priorité : haute, statut « À faire » • Attribué à Lucas Gaillard Vous confirmez ?
Automatisations sur votre numéro
Transformateurs, imprimeurs et clients finaux écrivent au WhatsApp Business de la cartonnerie. Une automatisation répond avec trois boutons : Devis, Documents et certificats, Suivi de livraison. Pour un certificat, Ugo le cherche dans le dossier de la qualité et l’envoie après votre accord ; pour un devis, il recueille les dimensions et les quantités et prévient le service commercial.
Les bulles bleues sont le client, les blanches les réponses envoyées depuis le numéro WhatsApp Business de l’entreprise.
Découvrir les automatisations WhatsAppBonjour, je voudrais un devis pour des cartons
Bonjour ! Je suis l’assistant de la Cartonnerie Serre. Comment pouvons-nous vous aider ?
Devis
Bien sûr. Pouvez-vous m’indiquer le type de caisse, les dimensions intérieures, la quantité et si une impression est nécessaire ?
Caisse américaine 300×200×150, simple cannelure, 5 000 pièces, logo une couleur
Merci, j’ai transmis votre demande au service commercial. Claire Ferrand vous contactera d’ici demain avec le devis.
Chaque skill est un outil connecté. Voici comment en tirer le meilleur dans ce secteur.
Votre WhatsApp BusinessDevis, certificats, suivi des livraisons : les Automatisations répondent depuis le WhatsApp Business que les clients connaissent déjà, recueillent dimensions et quantités et ne vous préviennent que quand c’est utile.
Découvrir Votre WhatsApp Business
Google DriveFiches techniques, plans des formes de découpe, certificats FSC et PEFC, déclarations pour le contact alimentaire : Ugo cherche par nom ou par contenu, lit les PDF et remplit vos modèles, comme l’offre technique.
Découvrir Google Drive
OneDrive, Word et ExcelUgo lit le registre des réclamations ou le tableau des essais et ajoute des lignes après votre confirmation, par exemple une non-conformité dictée à voix haute avec la bobine, le client et le défaut.
Découvrir OneDrive, Word et Excel
OdooLe commercial demande à Ugo l’historique d’un client avant la visite, consulte devis et bons de commande et laisse notes, opportunités et activités dans Odoo après le rendez-vous.
Découvrir Odoo
monday.comArrêts, interventions programmées, changements de feutres et de toiles, nouvelles installations : Ugo crée les éléments, change statuts et dates et rédige les mises à jour, pour que tout le service voie tout sur le tableau.
Découvrir monday.com
CartesL’ordre le plus rapide pour visiter les transformateurs d’un secteur ou rejoindre l’entrepôt du client avec un semi de bobines, avec la circulation du moment et le Street View de l’entrée.
Découvrir CartesUgo organise les messages, l’agenda, les e-mails et les documents. Le reste relève de vos systèmes et de vos équipes.
Les fonctionnalités de Ugo les plus utiles dans ce secteur, de la première à activer. Chacun les active depuis le portail en quelques minutes.
Pour répondre aux clients, recevoir les demandes des commerciaux, suivre les fournisseurs de pâte et de vieux papiers, coordonner les chargements et signaler les arrêts en production. Avec Ugo, chacun peut aussi demander fiches, certificats, rendez-vous et données clients dans la conversation, et le WhatsApp Business de l’entreprise répond tout seul aux demandes les plus fréquentes.
Oui. Il les cherche dans le dossier que vous indiquez sur Google Drive ou OneDrive et les envoie par e-mail ou depuis le WhatsApp Business de l’entreprise, après votre confirmation. Ugo envoie le fichier qu’il trouve : tenir à jour versions et échéances reste le travail de la qualité.
Il se connecte à Odoo (de la version 14 à la 19) comme CRM, à HubSpot, Zoho CRM et Agile CRM, à monday.com et Zendesk, et à toute appli qui propose un serveur MCP. Avec les autres systèmes, il passe par les e-mails et les documents : par exemple, il prépare la demande pour la personne qui la saisit dans l’ERP.
Oui, avec les vocaux jusqu’à 90 secondes : Ugo les transcrit sur ses serveurs en Europe, ne garde que le texte et les traite comme des messages écrits. Le chef d’équipe décrit la panne à voix haute et Ugo prépare le signalement pour la maintenance.
Ugo coûte 50 € HT par mois ou 550 € HT par an par personne, toutes les skills incluses. Il s’active uniquement pour ceux qui l’utilisent : par exemple les commerciaux, le bureau d’études et la maintenance, pas forcément toute l’usine.
Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants de Ugo.
Connectez les dossiers du bureau d’études, la messagerie et le WhatsApp Business de l’entreprise en quelques minutes. Clients, commerciaux et services trouvent les réponses dans la conversation.
