Une manucure à déplacer, une épilation à caser, la cliente qui écrit pendant que vous avez les mains prises. Ugo répond aux réservations sur votre WhatsApp Business, tient l’agenda et envoie les rappels, pendant que vous êtes en cabine. Avant chaque action, il vous demande confirmation, ou il agit seul uniquement là où vous l’avez décidé.
Une application pour esthéticienne doit fonctionner quand vous portez des gants et qu’une cliente est sur la table. C’est pourquoi Ugo travaille sur WhatsApp : vous lui envoyez un vocal entre deux soins, et il utilise l’agenda, la messagerie, les contacts et les dossiers que vous avez connectés. Il convient à l’esthéticienne qui travaille seule, à l’institut avec plusieurs cabines comme à celle qui se déplace aussi à domicile.
Les clientes réservent presque toutes sur WhatsApp : « Vous avez une place samedi pour un semi-permanent ? », « Je peux décaler l’épilation à jeudi ? », « Combien coûte le soin du visage ? ». Répondre, c’est interrompre le soin en cours ou tout reporter au soir, quand les demandes sont déjà vingt. Et chaque soin a sa durée, qu’il faut bien caser dans l’agenda.
Ugo ne donne pas de conseils esthétiques ou sur la peau, ne dit pas quel soin convient et ne commente pas les résultats : ces évaluations, c’est vous qui les faites, avec la cliente en face de vous. Il s’occupe de l’organisation : il réserve avec la bonne durée, déplace, rappelle les rendez-vous, envoie la carte des soins et vous dit qui n’est pas venue depuis un moment. Tout ce qu’il envoie ou crée part après votre « Confirmer », ou automatiquement seulement là où vous l’avez choisi.
Les soins, vous savez les faire. C’est le téléphone qui ne s’arrête jamais.
Vous avez les mains prises et le téléphone vibre. Si vous ne répondez pas, la cliente réserve ailleurs ; si vous répondez, vous interrompez celle qui est en cabine. Le soir, vous rattrapez tout, une conversation à la fois.
Une manucure, un soin du visage, une épilation complète : chaque soin a son temps. Un mauvais enchaînement et la journée prend du retard, ou il reste un trou d’une demi-heure inutilisable.
La cliente qui ne vient pas, c’est un créneau perdu, souvent aux heures les plus demandées. Rappeler à toutes le rendez-vous du lendemain, c’est encore un travail à faire en fin de journée.
Celle qui venait chaque mois n’est pas revenue depuis trois. Vous vous en rendez compte par hasard, et entre-temps vous ne savez plus quand vous l’avez vue la dernière fois ni ce qu’elle avait fait.
Réservations et rappels, pendant que vous restez en cabine.
Avec les Automatisations, quand une cliente écrit à votre WhatsApp Business pour réserver, Ugo lui envoie la liste des soins : soin du visage, manucure, semi-permanent, beauté des pieds, épilation, modelage, autre. Pour chaque soin, il connaît la durée, cherche le premier créneau libre dans l’agenda et lui propose un horaire.
Skills utilisées
Qui a réservé aujourd’hui sur le numéro de l’institut ?
Deux réservations par l’automatisation « Rendez-vous » : • Manon Gauthier a choisi « Semi-permanent » : fixé samedi à 10 h, 45 minutes. • Inès Serre a choisi « Soin du visage » : fixé jeudi à 17 h 30, une heure. Toutes les deux ont reçu la confirmation avec l’adresse de l’institut.
Une cliente demande à décaler son épilation. Vous envoyez un vocal à Ugo : il regarde l’agenda, trouve un créneau de la bonne durée et prépare la réponse, qui part de votre numéro après votre confirmation.
Skills utilisées
🎤 Message vocal (0:06)
Je déplace « Épilation jambes – Françoise Lefort » de mercredi 18 h à jeudi 18 h 30, le seul créneau libre de 40 minutes en soirée, et je lui écris depuis votre numéro : « Bonjour Françoise, je vous ai décalée à jeudi 18 h 30. À jeudi ! » Vous confirmez ?
Le soir, vous demandez à Ugo de rappeler leur rendez-vous aux clientes du lendemain. Il prépare un message avec l’heure et le soin pour chacune et l’envoie depuis votre WhatsApp Business après votre accord.
Skills utilisées
Rappelle les rendez-vous de demain
Demain, vous avez 7 rendez-vous. Le message sera : « Bonjour {{prénom}}, je vous rappelle votre rendez-vous de demain à {{heure}} pour {{soin}}. En cas d’imprévu, écrivez-moi ici. À demain ! » Je l’envoie aux 7 clientes depuis votre numéro ?
Ugo regarde dans l’agenda quand vous avez vu chaque cliente pour la dernière fois et vous dit qui n’est pas revenue depuis plus de deux mois. C’est vous qui décidez à qui écrire, et avec quels mots.
Skills utilisées
Qui n’est pas venue depuis plus de deux mois ?
D’après l’agenda, n’ont pas eu de rendez-vous depuis plus de deux mois : 1. Roseline Fontaine – dernière fois le 4 août, soin du visage 2. Alexia Barbier – 28 juillet, semi-permanent 3. Juliette Tessier – 21 juillet, beauté des pieds Vous voulez que je prépare un petit mot pour chacune, à envoyer depuis votre numéro ?
Soins, clientes et agenda, avec le secrétariat dans le téléphone.
Ugo vous envoie les rendez-vous du jour, avec le soin et la durée de chacun.
Pendant que vous êtes en cabine, l’automatisation sur votre WhatsApp Business envoie la liste des soins à celles qui veulent réserver et fixe les créneaux libres.
Une cliente demande à décaler : vous envoyez un vocal et Ugo trouve un créneau de la bonne durée.
Une nouvelle cliente demande les tarifs : Ugo lui envoie la carte des soins en PDF depuis votre dossier, après votre accord.
Vous demandez les rappels pour demain et Ugo les envoie depuis votre numéro.
En début de mois, une tâche programmée vous liste les clientes qui ne sont pas venues depuis plus de deux mois.
Peu d’outils, ceux que vous utilisez déjà. Ugo les rassemble sur WhatsApp.
Avec les Automatisations, Ugo répond aux réservations avec une liste de soins, jusqu’à 10 choix, depuis le numéro que vos clientes connaissent déjà. Si vous répondez vous-même depuis l’application, il s’arrête pour cette conversation.
Google Agenda ou Outlook, avec un calendrier par cabine ou par collaboratrice. Ugo crée les rendez-vous avec la durée de chaque soin et vous prévient des chevauchements.
Sur Google Drive ou OneDrive : carte des soins, offres du mois, fiches de consentement et fiches d’information que vous utilisez à l’institut. Ugo les retrouve et les envoie après votre confirmation.
Avec Sites d’entreprise, Ugo lit les pages des fabricants de cosmétiques et d’appareils et vous résume les informations publiées sur un produit, avec le lien vers la page.
Les fonctionnalités d’Ugo les plus utiles pour ce métier, de la première à activer à la dernière. Vous les activez depuis le portail en quelques minutes.
Tout dépend de votre façon de travailler. Les applications de réservation en ligne demandent aux clientes de télécharger quelque chose ou de créer un compte ; Ugo, lui, répond là où elles vous écrivent déjà, sur votre WhatsApp Business, avec la liste des soins et votre agenda Google ou Outlook. Pour la caisse et les stocks, votre logiciel de gestion reste en place.
Non. Ugo ne donne pas de conseils esthétiques, n’évalue pas la peau et ne dit pas quel soin convient : c’est vous qui le décidez, avec la cliente en face de vous. Si une cliente pose une question de ce type, l’automatisation prend la branche « Autre » et la conversation vous revient.
C’est vous qui choisissez, automatisation par automatisation : vous pouvez faire fixer le rendez-vous tout de suite ou demander votre « Confirmer » avant. Quand vous répondez vous-même depuis le téléphone, l’automatisation s’arrête pour cette conversation.
Ugo n’est pas un outil de campagnes de masse sur WhatsApp. Il peut envoyer un e-mail à votre liste, si les clientes ont donné leur consentement, et écrire depuis votre numéro aux clientes que vous indiquez, une par une, dans le respect des règles de WhatsApp.
C’est précisément pour ça qu’il est pensé : quand on travaille seule, on n’a pas de réceptionniste, et Ugo en tient lieu. Si vous vous déplacez à domicile, avec Cartes il calcule aussi les temps de trajet entre deux rendez-vous.
Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants d’Ugo.
Connectez agenda, carte des soins et votre WhatsApp Business en quelques minutes. Les clientes réservent pendant que vous travaillez, les rappels partent d’un geste.
