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Comment utiliser WhatsApp pour mon travail dans le commerce de gros ?

Chez un grossiste, WhatsApp est déjà le canal des commandes : installateurs, restaurants et commerces écrivent à toute heure, les commerciaux envoient les demandes depuis chez le client, les chauffeurs préviennent de leurs retards. Avec Ugo, il devient un outil de travail : il lit tarifs et disponibilités dans les fichiers partagés, recueille les commandes sur le numéro de l’entreprise et prévient le comptoir, prépare les e-mails aux fournisseurs et met à jour le CRM. Avant chaque action, il vous demande confirmation.

Essayer UgoExemples d’utilisation de WhatsApp dans le commerce de gros

Chez un grossiste, le téléphone ne s’arrête jamais de sonner. Le plombier demande s’il reste des collecteurs 1 pouce, le restaurant envoie la commande de la semaine à onze heures du soir, le commercial veut le prix net pour un nouveau client, le fabricant confirme la livraison par un e-mail que personne n’a lu, le chauffeur est bloqué sur le périphérique. Les réponses sont dans l’ERP, dans les tarifs sous Excel et dans la tête de ceux qui tiennent le comptoir.

Ugo est un contact WhatsApp relié aux outils que l’entreprise utilise déjà : Google Workspace ou Microsoft 365, la messagerie, les dossiers Drive ou OneDrive avec tarifs et catalogues, le CRM comme Odoo ou HubSpot, les cartes pour les livraisons. Chacun l’utilise depuis son téléphone, avec ses propres comptes : le comptoir, le commercial en tournée, le service achats, la comptabilité. Avec les Automatisations sur le WhatsApp Business de l’entreprise, Ugo répond aux clients, recueille les commandes et prévient la personne qui les saisit.

Ugo ne saisit pas les commandes dans l’ERP et ne connaît pas les stocks en temps réel s’ils ne sont pas dans un fichier connecté. Il trouve, résume, prépare et rappelle. Chaque e-mail, message ou document part seulement après votre « Confirmer ».

Qui l’utilise dans l’entreprise

Qui utilise WhatsApp avec Ugo chez un grossiste

Du comptoir à l’entrepôt, chacun a ses questions. Ugo répond avec ses outils.

Comptoir et service commercial

Prix, références et disponibilités lus dans le tarif et le fichier des stocks partagés, fiches techniques retrouvées en une minute, commandes arrivées sur WhatsApp déjà classées par client, article et quantité.

Commerciaux

L’historique du client et les devis en cours avant la visite, la commande dictée en voiture qui devient un e-mail pour le comptoir, les notes et les activités dans le CRM après chaque rendez-vous.

Achats et relations fabricants

Les accusés de réception de commande et les e-mails sur les retards résumés, les nouveaux tarifs des fabricants retrouvés dans le bon dossier, les e-mails de relance préparés et envoyés après votre accord.

Entrepôt

Les demandes du comptoir arrivent par écrit, avec la référence et la quantité. Le magasinier signale à la voix une casse ou une livraison incomplète, et Ugo prépare l’e-mail pour les achats.

Livraisons et chauffeurs

La tournée des livraisons avec le trafic, le Street View de l’entrée du chantier ou de l’arrière du restaurant, le message au client quand le chauffeur est en retard.

Comptabilité et relances

L’échéancier clients lu dans la conversation, les e-mails de relance préparés à partir du modèle, les réponses des clients résumées. Les rappels arrivent sur WhatsApp à l’heure que vous choisissez.

Exemples d’utilisation de WhatsApp dans le commerce de gros

De vraies conversations, écrites vite, comme on écrit sur WhatsApp.

Prix et disponibilité, depuis le fichier de l’entrepôt

Au comptoir, on demande un article. Ugo lit le tarif et le fichier des stocks exporté chaque matin par l’ERP, et répond avec la référence, le prix et la quantité.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. On a le collecteur 1” 6 départs avec vannes ? Prix pour Thermique Roux

  2. Dans le fichier « Stocks 14-10.xlsx » : référence COL-1-6V, 9 pièces à Toulouse, 3 à Montauban. Dans le « Tarif installateurs 2026.xlsx », le prix est de 142,80 € ; Thermique Roux est en catégorie B, remise de 35 % : 92,82 € HT. Le fichier des stocks date de ce matin à 7 h.

La commande du commercial, dictée en voiture

En sortant de chez le client, le commercial envoie un vocal avec la commande. Ugo prépare l’e-mail pour le comptoir avec les articles et les quantités, ajoute la note dans le CRM et programme le rappel.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. 🎤 Message vocal (0:41)

  2. Voici ce que je vais faire : • E-mail à comptoir@elec-garonne.fr : « Commande Électricité Fabre, Albi : 10 couronnes de fil H07V-U 1,5 mm² bleu, 6 couronnes H07V-U 2,5 mm² noir, 40 boîtes d’encastrement simples, enlèvement vendredi » • Note sur Électricité Fabre dans Odoo • Activité « Envoyer l’offre tableaux chantier avenue de Toulouse » pour lundi Vous confirmez ?

Le fabricant en retard, relancé

Les achats demandent où en est une commande. Ugo retrouve l’accusé de réception du fabricant dans la messagerie, dit ce qui manque et prépare la relance.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Les Pâtes Rivière ont confirmé la livraison d’octobre ?

  2. Oui, le 2 octobre : livraison jeudi 9, 48 cartons entre penne, fusilli et spaghetti. Le 9, 36 cartons sont arrivés, il manque les 12 de spaghetti n° 5, et il n’y a pas d’autre e-mail. Vous voulez que j’écrive à Laure Bertrand, service commercial, pour savoir quand ils arrivent ?

  3. Oui, il nous les faut avant mercredi

  4. J’envoie à laure.bertrand@pates-riviere.fr : « Bonjour Laure, il manquait 12 cartons de spaghetti n° 5 dans la livraison du 9 octobre. Pouvez-vous nous confirmer qu’ils arriveront d’ici mercredi 15 ? Merci. » Je l’envoie ?

La tournée des livraisons et le client prévenu

Le chauffeur est en retard. Ugo recalcule les temps avec le trafic et, après son accord, prévient les clients suivants depuis le numéro de l’entreprise.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Je suis bloqué sur le périph de Toulouse, combien de temps pour l’Auberge du Pont à Muret ?

  2. Avec le trafic actuel, 38 minutes (21 km) : vous arrivez vers 11 h 25 au lieu de 10 h 45. Vous voulez que je prévienne Francis de l’Auberge du Pont ?

  3. Oui

  4. J’envoie à Francis Delmas (+33 6 47 21 85 53) depuis le numéro de l’entreprise : « Bonjour Francis, la livraison d’aujourd’hui arrivera vers 11 h 25 à cause des bouchons sur le périphérique. Toutes nos excuses. » Vous confirmez ?

Automatisations sur votre numéro

Les clients envoient leur commande sur WhatsApp, Ugo la recueille

Restaurants, commerces et installateurs écrivent au WhatsApp Business du grossiste. Une automatisation demande s’il s’agit d’une commande, d’une disponibilité ou d’autre chose ; pour une commande, elle recueille les articles, les quantités et le jour de livraison, et envoie une notification au comptoir qui la saisit dans l’ERP. Ugo ne confirme pas de prix ou de disponibilités qu’il ne trouve pas dans les fichiers connectés.

Les bulles bleues sont le client, les blanches les réponses envoyées depuis le numéro WhatsApp Business de l’entreprise.

Découvrir les automatisations WhatsApp

  1. Bonsoir, je voudrais passer la commande pour samedi

  2. Bonsoir, je suis l’assistant de Distri Garonne. De quoi avez-vous besoin ?

  3. Commande

  4. Parfait. Pouvez-vous m’écrire les articles avec les quantités et le nom de votre établissement ?

  5. Bistrot des Vignes, Gaillac. 6 cartons de coulis de tomate 700 g, 2 bidons d’huile d’olive vierge extra 5 l, 10 kg de farine T45

  6. Merci, voici le récapitulatif : • 6 cartons de coulis de tomate 700 g • 2 bidons d’huile d’olive vierge extra 5 l • 10 kg de farine T45 Livraison samedi au Bistrot des Vignes. La commande part à notre comptoir, qui vous confirme demain matin les prix et l’horaire.

Idées pour utiliser les skills d’Ugo dans le commerce de gros

Chaque skill est un outil connecté. Voici comment en tirer le meilleur dans ce secteur.

WhatsApp BusinessVotre WhatsApp Business

Les commandes des clients, même le soir

Les Automatisations répondent à ceux qui écrivent au numéro du grossiste, recueillent articles et quantités avec des questions et des listes de choix, et envoient une notification au comptoir. Avec « Me demander de confirmer avant », aucune réponse ne part sans votre accord.

Découvrir Votre WhatsApp Business
OneDriveOneDrive, Word et Excel

Tarifs et stocks sous Excel

Si l’ERP exporte chaque matin stocks et tarifs dans un dossier connecté, Ugo les lit et répond au comptoir et aux commerciaux. Il ajoute aussi des lignes, par exemple les retours ou les demandes d’articles hors catalogue.

Découvrir OneDrive, Word et Excel
Google DriveGoogle Drive

Catalogues et fiches techniques des fabricants

Ugo cherche dans les catalogues et les fiches techniques par référence ou par description, lit les PDF et remplit les modèles de l’entreprise, comme l’offre pour un chantier ou la lettre de relance.

Découvrir Google Drive
OdooOdoo

Clients, devis et opportunités

Le commercial demande l’historique d’un client avant la visite, consulte devis et commandes clients, et laisse notes, activités et opportunités dans Odoo après le rendez-vous.

Découvrir Odoo
Google MapsCartes

La tournée des livraisons et des commerciaux

L’ordre le plus rapide pour les livraisons ou les visites, les temps avec le trafic du moment, le Street View de l’entrée et les clients potentiels d’un secteur, comme les plombiers d’une commune.

Découvrir Cartes
Sites d’entreprise (connaissances)

Les sites des fabricants

Ajoutez le site du grossiste et ceux des marques distribuées : Ugo y cherche caractéristiques, compatibilités et pièces détachées, et répond au comptoir et aux automatisations avec les informations publiées.

Découvrir Sites d’entreprise (connaissances)

Ce que Ugo ne fait pas

Ugo organise les messages, l’agenda, les e-mails et les documents. Le reste relève de vos systèmes et de vos équipes.

  • Il ne saisit pas les commandes dans l’ERP ou le logiciel de gestion : il recueille la commande et prépare l’e-mail ou la notification pour la personne qui la saisit, et dans Odoo il crée opportunités, notes et activités.
  • Il ne connaît pas les stocks en temps réel : il lit les fichiers que l’ERP exporte dans un dossier connecté, à jour autant qu’eux.
  • Il ne fait pas de devis ni de prix tout seul : il lit tarifs et conditions dans les fichiers que vous indiquez, et c’est le comptoir qui confirme le prix final.
  • Il ne fait pas de campagnes de masse sur WhatsApp : les automatisations répondent à ceux qui écrivent, dans la fenêtre de 24 heures prévue par WhatsApp.

Les skills à activer

Les fonctionnalités de Ugo les plus utiles dans ce secteur, de la première à activer. Chacun les active depuis le portail en quelques minutes.

Ugo pour les métiers du secteur

Les pages consacrées aux métiers de ce secteur, avec des exemples plus précis.

Questions sur WhatsApp et Ugo dans le commerce de gros

Comment utiliser WhatsApp au travail chez un grossiste ?

Pour recevoir les commandes des clients, répondre sur les prix et les disponibilités, coordonner commerciaux, entrepôt et chauffeurs et échanger avec les fabricants. Avec Ugo, chacun peut aussi demander tarifs, fiches et historique des clients dans la conversation, et le numéro WhatsApp Business du grossiste recueille les commandes et prévient le comptoir.

Ugo sait-il ce qu’il y a en stock ?

Seulement si les stocks sont dans un fichier connecté, par exemple un Excel que l’ERP exporte chaque matin dans un dossier OneDrive ou Google Drive. Dans ce cas, Ugo le lit et indique toujours la date du fichier. Il ne se connecte pas directement au logiciel de gestion des stocks.

Ugo peut-il prendre les commandes des clients sur WhatsApp ?

Il peut les recueillir : une automatisation sur le WhatsApp Business de l’entreprise demande les articles, les quantités et la livraison, et envoie une notification à la personne qui les saisit dans l’ERP. Ugo ne saisit pas la commande et ne confirme pas de prix qu’il ne trouve pas dans les fichiers connectés.

Ugo se connecte-t-il à notre ERP ?

Il se connecte à Odoo (des versions 14 à 19) comme CRM, à HubSpot, Zoho CRM et Agile CRM, à monday.com et Zendesk, et à n’importe quelle application dotée d’un serveur MCP. Avec les autres logiciels de gestion, il passe par les e-mails et les fichiers : il lit les exports et prépare les e-mails de commande.

Combien coûte Ugo pour toute l’entreprise ?

Ugo coûte 50 € HT par mois ou 550 € HT par an par personne, toutes les skills incluses. Il s’active seulement pour ceux qui l’utilisent : par exemple le comptoir et les commerciaux, pas forcément tout l’entrepôt. Les données restent sur des serveurs à Francfort.

Références utiles

Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants de Ugo.

Le comptoir toujours ouvert, les réponses sur WhatsApp

Connectez tarifs, messagerie, CRM et le WhatsApp Business du grossiste en quelques minutes. Comptoir, commerciaux et clients trouvent les réponses dans la conversation.

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