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Come posso usare WhatsApp per il mio lavoro nel commercio all’ingrosso?

All’ingrosso WhatsApp è già il canale degli ordini: installatori, ristoranti e negozi scrivono a qualsiasi ora, gli agenti mandano le richieste dal cliente, gli autisti avvisano dei ritardi. Con Ugo diventa uno strumento di lavoro: legge listini e disponibilità dai file condivisi, raccoglie gli ordini dal numero aziendale e avvisa il banco, prepara le mail ai fornitori e aggiorna il CRM. Prima di ogni azione ti chiede conferma.

Prova UgoEsempi di uso di WhatsApp nel commercio all’ingrosso

In un ingrosso il telefono non smette mai di suonare. L’idraulico chiede se c’è il collettore da 1 pollice, il ristorante manda l’ordine della settimana alle undici di sera, l’agente vuole il prezzo netto per un cliente nuovo, il produttore conferma la consegna con una mail che nessuno ha letto, l’autista è fermo in tangenziale. Le risposte sono nel gestionale, nei listini in Excel e nella testa di chi sta al banco.

Ugo è un contatto su WhatsApp collegato agli strumenti che l’azienda usa già: Google Workspace o Microsoft 365, la posta, le cartelle su Drive o OneDrive con listini e cataloghi, il CRM come Odoo o HubSpot, le mappe per le consegne. Ognuno lo usa dal proprio telefono, con i propri account: il banco vendita, l’agente in giro, l’ufficio acquisti, l’amministrazione. Con le Automazioni sul WhatsApp Business dell’azienda, Ugo risponde ai clienti, raccoglie gli ordini e avvisa chi li inserisce.

Ugo non inserisce ordini nel gestionale e non conosce le giacenze in tempo reale se non sono in un file collegato. Trova, riassume, prepara e ricorda. Ogni mail, messaggio o documento parte solo dopo il tuo “Conferma”.

Chi lo usa in azienda

Chi usa WhatsApp con Ugo in un ingrosso

Dal banco al magazzino, ognuno ha le sue domande. Ugo risponde con i suoi strumenti.

Banco vendita e ufficio commerciale

Prezzi, codici e disponibilità letti dal listino e dal foglio delle giacenze condivisi, schede tecniche ritrovate in un minuto, ordini arrivati su WhatsApp già ordinati con cliente, articoli e quantità.

Agenti

Lo storico del cliente e i preventivi aperti prima della visita, l’ordine dettato in auto che diventa una mail per il banco, le note e le attività nel CRM dopo ogni incontro.

Acquisti e rapporti con i produttori

Le conferme d’ordine e le mail sui ritardi riassunte, i listini nuovi dei produttori ritrovati nella cartella giusta, le mail di sollecito preparate e mandate dopo il tuo ok.

Magazzino

Le richieste del banco arrivano scritte, con codice e quantità. Il magazziniere segnala a voce una rottura o un arrivo incompleto e Ugo prepara la mail per gli acquisti.

Consegne e autisti

Il giro delle consegne con il traffico, la Street View dell’ingresso del cantiere o del retro del ristorante, il messaggio al cliente quando l’autista è in ritardo.

Amministrazione e solleciti

Lo scadenzario dei clienti letto in chat, le mail di sollecito preparate dal modello, le risposte dei clienti riassunte. I promemoria arrivano su WhatsApp all’ora che scegli.

Esempi di uso di WhatsApp nel commercio all’ingrosso

Conversazioni vere, scritte di fretta come si scrive su WhatsApp.

Prezzo e disponibilità, dal file del magazzino

Al banco chiedono un articolo. Ugo legge il listino e il foglio delle giacenze aggiornato ogni mattina dal gestionale, e risponde con codice, prezzo e quantità.

Skill usate

Ugoonline

  1. Abbiamo il collettore da 1” a 6 vie con valvole? Prezzo per Termoidraulica Sala

  2. Nel file “Giacenze 14-10.xlsx”: codice COL-1-6V, 9 pezzi a Bra, 3 a Savigliano. Nel “Listino installatori 2026.xlsx” il prezzo è 142,80 €; Termoidraulica Sala è in fascia B, sconto 35%: 92,82 € più IVA. Il file delle giacenze è di stamattina alle 7:00.

L’ordine dell’agente, dettato in auto

Uscito dal cliente, l’agente manda un vocale con l’ordine. Ugo prepara la mail per il banco con articoli e quantità, aggiunge la nota nel CRM e fissa il richiamo.

Skill usate

Ugoonline

  1. 🎤 Vocale (0:41)

  2. Ecco cosa farò: • Mail a banco@elettroforniture.it: “Ordine Impianti Gallo, Alba: 10 matasse cavo FS17 1,5 mm² blu, 6 matasse FS17 2,5 mm² nero, 40 scatole da incasso 503, ritiro venerdì” • Nota su Impianti Gallo in Odoo • Attività “Mandare offerta quadri cantiere via Roma” per lunedì Confermi?

Il produttore in ritardo, sollecitato

Gli acquisti chiedono a che punto è un ordine. Ugo trova la conferma del produttore nella posta, dice cosa manca e prepara il sollecito.

Skill usate

Ugoonline

  1. Il Pastificio Monviso ha confermato la consegna di ottobre?

  2. Sì, il 2 ottobre: consegna giovedì 9, 48 cartoni tra penne, fusilli e spaghetti. Il 9 sono arrivati 36 cartoni, mancano i 12 di spaghetti n. 5, e non ci sono altre mail. Vuoi che scriva a Laura Bertola, ufficio vendite, per sapere quando arrivano?

  3. Sì, entro mercoledì ci servono

  4. Mando a laura.bertola@pastificiomonviso.it: “Buongiorno Laura, nella consegna del 9 ottobre mancavano 12 cartoni di spaghetti n. 5. Ci conferma che arrivano entro mercoledì 15? Grazie.” La mando?

Il giro delle consegne e il cliente avvisato

L’autista è in ritardo. Ugo ricalcola i tempi con il traffico e, dopo il suo ok, avvisa i clienti successivi dal numero aziendale.

Skill usate

Ugoonline

  1. Sono fermo in tangenziale a Torino, quanto ci metto per Trattoria del Ponte a Chieri?

  2. Con il traffico di adesso 38 minuti (21 km): arrivi verso le 11:25 invece delle 10:45. Vuoi che avvisi Franco della Trattoria del Ponte?

  3. Sì

  4. Mando a Franco Ghione (+39 347 218 5530) dal numero dell’azienda: “Buongiorno Franco, la consegna di oggi arriva verso le 11:25 per traffico in tangenziale. Ci scusi.” Confermi?

Automazioni sul tuo numero

I clienti mandano l’ordine su WhatsApp, Ugo lo raccoglie

Ristoranti, negozi e installatori scrivono al WhatsApp Business dell’ingrosso. Un’automazione chiede se è un ordine, una disponibilità o altro; per un ordine raccoglie articoli, quantità e giorno di consegna, e manda una notifica al banco che lo inserisce nel gestionale. Ugo non conferma prezzi o disponibilità che non trova nei file collegati.

Le bolle blu sono il cliente, quelle bianche le risposte che partono dal numero WhatsApp Business dell’azienda.

Scopri le automazioni WhatsApp

  1. Buonasera, vorrei fare l’ordine per sabato

  2. Buonasera, sono l’assistente di Ingrosso Langhe. Di cosa ha bisogno?

  3. Ordine

  4. Perfetto. Mi scrive gli articoli con le quantità e il nome del locale?

  5. Osteria Il Glicine, Barolo. 6 cartoni passata 700 g, 2 latte olio extravergine 5 l, 10 kg farina 00

  6. Grazie, ecco il riepilogo: • 6 cartoni passata 700 g • 2 latte olio extravergine 5 l • 10 kg farina 00 Consegna sabato a Osteria Il Glicine. L’ordine passa al nostro banco, che domattina le conferma prezzi e orario.

Idee per usare le skill di Ugo nel commercio all’ingrosso

Ogni skill è uno strumento collegato. Ecco come rende di più in questo settore.

WhatsApp BusinessIl tuo WhatsApp Business

Gli ordini dei clienti, anche di sera

Le Automazioni rispondono a chi scrive al numero dell’ingrosso, raccolgono articoli e quantità con domande e liste di scelta, e mandano una notifica al banco. Con “Chiedimi conferma prima”, nessuna risposta parte senza il tuo ok.

Scopri Il tuo WhatsApp Business
OneDriveOneDrive, Word ed Excel

Listini e giacenze in Excel

Se il gestionale esporta ogni mattina giacenze e listini in una cartella collegata, Ugo li legge e risponde a banco e agenti. Aggiunge anche righe, per esempio i resi o le richieste di articoli non a catalogo.

Scopri OneDrive, Word ed Excel
Google DriveGoogle Drive

Cataloghi e schede tecniche dei produttori

Ugo cerca nei cataloghi e nelle schede tecniche per codice o descrizione, legge i PDF e compila i modelli aziendali, come l’offerta per il cantiere o la lettera di sollecito.

Scopri Google Drive
OdooOdoo

Clienti, preventivi e opportunità

L’agente chiede lo storico di un cliente prima della visita, legge preventivi e ordini di vendita e lascia note, attività e opportunità in Odoo dopo l’incontro.

Scopri Odoo
Google MapsMappe

Il giro delle consegne e degli agenti

L’ordine più rapido per le consegne o le visite, i tempi con il traffico di quel momento, la Street View dell’ingresso e i potenziali clienti in una zona, come gli idraulici di un comune.

Scopri Mappe
Siti aziendali (conoscenza)

I siti dei produttori

Aggiungi il sito dell’ingrosso e quelli dei marchi trattati: Ugo ci cerca caratteristiche, compatibilità e ricambi, e risponde al banco e alle automazioni con le informazioni pubblicate.

Scopri Siti aziendali (conoscenza)

Cosa Ugo non fa

Ugo organizza messaggi, agenda, mail e documenti. Per il resto ci sono i tuoi sistemi e le tue persone.

  • Non inserisce ordini nel gestionale o nell’ERP: raccoglie l’ordine e prepara la mail o la notifica per chi lo inserisce, e in Odoo crea opportunità, note e attività.
  • Non conosce le giacenze in tempo reale: legge i file che il gestionale esporta in una cartella collegata, aggiornati quanto lo sono loro.
  • Non fa preventivi o prezzi da solo: legge listini e condizioni nei file che indichi, e il prezzo finale lo conferma il banco.
  • Non fa campagne di massa su WhatsApp: le automazioni rispondono a chi scrive, nella finestra di 24 ore prevista da WhatsApp.

Le skill da attivare

Le funzionalità di Ugo più utili in questo settore, dalla prima da accendere. Ogni persona le attiva dal portale in pochi minuti.

Ugo per chi lavora nel settore

Le pagine dedicate ai mestieri di questo settore, con esempi più specifici.

Domande su WhatsApp e Ugo nel commercio all’ingrosso

Come si usa WhatsApp per lavoro in un ingrosso?

Per ricevere gli ordini dei clienti, rispondere su prezzi e disponibilità, coordinare agenti, magazzino e autisti e sentire i produttori. Con Ugo ognuno può anche chiedere listini, schede e storico dei clienti in chat, e il numero WhatsApp Business dell’ingrosso raccoglie gli ordini e avvisa il banco.

Ugo sa cosa c’è in magazzino?

Solo se le giacenze sono in un file collegato, per esempio un Excel che il gestionale esporta ogni mattina in una cartella di OneDrive o Google Drive. In quel caso Ugo le legge e dice sempre di quando è il file. Non si collega direttamente al gestionale di magazzino.

Ugo può prendere gli ordini dei clienti su WhatsApp?

Può raccoglierli: un’automazione sul WhatsApp Business dell’azienda chiede articoli, quantità e consegna, e manda una notifica a chi li inserisce nel gestionale. Ugo non inserisce l’ordine e non conferma prezzi che non trova nei file collegati.

Ugo si collega al nostro gestionale?

Si collega a Odoo (dalla versione 14 alla 19) come CRM, a HubSpot, Zoho CRM e Agile CRM, a monday.com e Zendesk, e a qualsiasi app con un server MCP. Con gli altri gestionali lavora attraverso mail e file: legge le esportazioni e prepara le mail d’ordine.

Quanto costa usare Ugo per tutta l’azienda?

Ugo costa 50 € al mese per persona, oppure 550 € all’anno, IVA esclusa, con tutte le skill incluse. Si attiva solo per chi lo usa: per esempio il banco e gli agenti, non per forza tutto il magazzino. I dati restano su server a Francoforte.

Riferimenti utili

Associazioni, enti e fonti ufficiali del settore: siti esterni, che non dipendono da Ugo.

Il banco sempre aperto, le risposte su WhatsApp

Collega listini, posta, CRM e il WhatsApp Business dell’ingrosso in pochi minuti. Banco, agenti e clienti trovano le risposte in chat.

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