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L’assistente AI per amministratori di condominio, su WhatsApp

L’ascensore fermo, l’infiltrazione dal terrazzo, l’assemblea da convocare, il preventivo della ditta da girare al consigliere. Ugo raccoglie le segnalazioni dei condòmini dal tuo numero, tiene l’agenda degli stabili, ritrova verbali e contratti e prepara le comunicazioni. Prima di ogni azione ti chiede conferma.

Prova UgoEsempi di lavoro con l’assistente AI per amministratori di condominio

Un software per amministratori di condominio di solito serve a fare i conti: bilanci, riparti, rate. Ugo copre l’altra metà del mestiere, quella che passa dal telefono. È un contatto su WhatsApp collegato alla tua agenda, alla posta e alla PEC, alla rubrica e alle cartelle degli stabili su Google Drive o OneDrive. Gli scrivi o gli mandi un vocale, e lui ti risponde con quello che trova nei tuoi strumenti.

Chi amministra dieci o cinquanta condomini lo sa: i condòmini scrivono a ogni ora, per un guasto, per una rata, per sapere quando si fa l’assemblea. Intanto ci sono le ditte da chiamare e sollecitare, i preventivi da confrontare, le assemblee da convocare e verbalizzare, le scadenze di manutenzioni e contratti. Con le Automazioni sul tuo WhatsApp Business, Ugo risponde ai condòmini dal tuo numero, chiede cosa è successo e dove, e ti avvisa solo quando serve.

Ugo non fa la contabilità del condominio, non prepara bilanci, riparti o dichiarazioni fiscali e non dà pareri legali: per questo restano il tuo gestionale, il tuo commercialista e la tua esperienza. Ugo organizza: segnalazioni, appuntamenti, mail, documenti, promemoria. Ogni mail, messaggio o file che crea parte dopo il tuo “Conferma”, e nelle automazioni sei tu a decidere quali passaggi aspettano il tuo ok.

Cosa porta via tempo a un amministratore di condominio

I numeri li gestisce il gestionale. Il telefono, invece, lo gestisci tu.

Condòmini che scrivono a ogni ora

Il citofono rotto alle 21, la luce delle scale spenta la domenica, la domanda sulla rata il sabato mattina. Ogni messaggio va letto, capito e smistato, e quelli importanti si perdono tra i saluti.

Guasti da seguire fino alla fine

Una segnalazione diventa una chiamata alla ditta, un sopralluogo, un preventivo, un intervento e un avviso ai condòmini. Tenere il filo di dieci guasti aperti in stabili diversi è un lavoro a sé.

Assemblee da preparare e verbalizzare

La sala da prenotare, l’ordine del giorno da concordare con il consiglio, la convocazione da mandare in tempo, il verbale da scrivere e trasmettere. Moltiplicato per ogni stabile, ogni anno.

Documenti sparsi tra mail, PEC e cartelle

Contratti di manutenzione, polizze, verbali, preventivi, certificazioni degli impianti. Quando un condòmino o un consigliere chiede un documento, ritrovarlo fuori ufficio è quasi impossibile.

Esempi di lavoro con l’assistente AI per amministratori di condominio

Dalle segnalazioni dei condòmini alle assemblee, un messaggio alla volta.

Le segnalazioni dei condòmini, raccolte dalle Automazioni

Un’automazione sul tuo WhatsApp Business risponde ai condòmini con tre bottoni: Guasto, Pagamenti, Assemblea. Per un guasto Ugo chiede stabile, scala e cosa è successo, risponde che hai ricevuto la segnalazione e ti manda una notifica, con la proposta di scrivere alla ditta dopo il tuo ok.

Skill usate

Ugoonline

  1. 🔔 Automazione “Segnalazioni condòmini” Giulia Russo (Condominio via Nizza 45, scala B) ha scelto “Guasto”: l’ascensore è fermo al terzo piano da stamattina, nessuno bloccato dentro. Le ho risposto che hai ricevuto la segnalazione.

  2. Scrivi alla ditta ascensori di via Nizza

  3. Mando ad Ascensori Ferrero (assistenza@ascensoriferrero.it) dalla tua casella: “Buongiorno, nel Condominio di via Nizza 45, scala B, l’ascensore è fermo al terzo piano da stamattina. Vi chiedo un intervento appena possibile. Grazie.” Confermi?

La convocazione dell’assemblea, dal tuo modello

Detti a Ugo data, luogo e ordine del giorno. Lui compila il tuo modello di convocazione su Drive con i dati dello stabile, lo salva nella cartella del condominio e crea l’appuntamento in agenda, pronto da rileggere e inviare nei modi previsti.

Skill usate

Ugoonline

  1. 🎤 Vocale (0:41)

  2. Ecco cosa farò: • Creo “Convocazione assemblea ordinaria – Condominio Le Querce” dal tuo modello, nella cartella “Le Querce/Assemblee 2026” • Ordine del giorno: rendiconto 2025, preventivo 2026, rifacimento facciata lato cortile • Prima convocazione 12 novembre, seconda 13 novembre alle 18:30, sala parrocchiale di via Garibaldi 8 • Creo l’appuntamento in agenda per il 13 Confermi?

Il contratto o la polizza, ritrovati dal telefono

Un consigliere ti chiede la scadenza del contratto di pulizie mentre sei in un altro stabile. Ugo cerca nella cartella del condominio, ti risponde con la data e il file, e lo gira al consigliere per mail dopo la tua conferma.

Skill usate

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  1. Quando scade il contratto delle pulizie di corso Francia 112?

  2. Nella cartella “Corso Francia 112/Contratti” c’è “Contratto pulizie Brillo 2024.pdf”: durata due anni dal 1° gennaio 2024, quindi scade il 31 dicembre 2026, con disdetta da inviare tre mesi prima. Vuoi che lo mandi a Paolo Gallo, il consigliere, per mail?

Il giro dei sopralluoghi negli stabili

Hai tre condomini da vedere con le ditte. Ugo ti propone l’ordine più rapido con il traffico di quel momento e ti manda la Street View dell’ingresso di uno stabile che non conosci ancora.

Skill usate

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  1. In che ordine faccio i sopralluoghi di stamattina?

  2. Con il traffico di adesso, partendo dallo studio: 1. Via Nizza 45, ascensore con la ditta: 10 min 2. Le Querce, via Pio VII 30, infiltrazione terrazzo: 14 min 3. Corso Francia 112, preventivo cancello: 18 min Circa 42 minuti di guida in tutto. Ti mando la Street View del cancello di corso Francia?

Una giornata da amministratore di condominio con Ugo

Tra stabili, ditte e assemblee serali, con la segreteria nel telefono.

  1. 7:45

    Attività programmata: Ugo ti manda appuntamenti del giorno e segnalazioni arrivate durante la notte dalle Automazioni.

  2. 9:30

    Un condòmino segnala un’infiltrazione: l’automazione raccoglie stabile, piano e foto e ti avvisa. Ugo scrive all’impresa dopo il tuo ok.

  3. 11:00

    In sopralluogo detti un vocale con quello che hai visto e Ugo lo salva come nota nella cartella dello stabile.

  4. 14:30

    Un consigliere chiede l’ultimo preventivo della facciata: Ugo lo ritrova su Drive e glielo gira per mail.

  5. 17:00

    Detti l’ordine del giorno e Ugo compila la convocazione dal tuo modello.

  6. 21:30

    Dopo l’assemblea detti i punti approvati: Ugo prepara la bozza di verbale da rileggere domattina.

Cosa collegare all’assistente AI per amministratori di condominio

Il gestionale per i conti resta dov’è. Ugo lavora su messaggi, agenda e documenti.

Il tuo WhatsApp Business, con le Automazioni

I condòmini scrivono al numero che conoscono già. Le Automazioni rispondono con bottoni o liste, chiedono i dettagli e ti avvisano. Quando rispondi tu dall’app, l’automazione si ferma per quella conversazione.

Una cartella per ogni stabile

Su Google Drive o OneDrive: verbali, contratti, polizze, preventivi, certificazioni. Ugo cerca e legge solo lì dentro e compila i tuoi modelli con {{condominio}} e {{indirizzo}}.

PEC, mail e rubrica

La PEC dello studio o qualsiasi casella IMAP, oppure Outlook con Microsoft 365. Nei contatti tieni ditte, consiglieri e condòmini: a Ugo basta il nome per trovare indirizzo e numero.

Agenda di assemblee e sopralluoghi

Google Calendar o Outlook per assemblee, sopralluoghi e scadenze. Con le attività programmate Ugo ti scrive per primo, per esempio ogni lunedì con le scadenze della settimana.

Le skill da attivare

Le funzionalità di Ugo più utili per questo lavoro, dalla prima da accendere. Le attivi dal portale in pochi minuti.

Domande frequenti degli amministratori di condominio

Qual è il miglior software per amministratori di condominio?

Per contabilità, bilanci, riparti e adempimenti fiscali serve un gestionale condominiale, e ce ne sono diversi validi. Ugo non lo sostituisce: copre la parte che il gestionale non segue, cioè messaggi dei condòmini, ditte, assemblee, agenda e documenti, tutto da WhatsApp e anche a voce.

Ugo può rispondere ai condòmini al posto mio?

Con le Automazioni sul tuo WhatsApp Business, sì, ma come tuo assistente: risponde dal tuo numero, chiede cosa è successo con bottoni come “Guasto, Pagamenti, Assemblea” e ti manda una notifica. Decidi tu quali passaggi aspettano il tuo “Conferma”, e se rispondi tu dall’app l’automazione si ferma.

Ugo fa bilanci, riparti o la dichiarazione del condominio?

No. Contabilità, rendiconti, riparti e adempimenti fiscali restano nel tuo gestionale e con il tuo commercialista. Ugo può ritrovare un documento contabile salvato nella cartella dello stabile e ricordarti una scadenza che hai messo in agenda, ma non fa calcoli né invii fiscali.

Posso mandare comunicazioni a tutti i condòmini?

Ugo prepara la comunicazione e la manda per mail o PEC alla lista che indichi, dopo la tua conferma. Su WhatsApp scrive dal tuo numero Business ai contatti che scegli, nel rispetto delle regole di WhatsApp: non è uno strumento per campagne di massa. Per le convocazioni d’assemblea resta tua la scelta del mezzo previsto dalla legge.

I dati dei condòmini sono al sicuro?

Ugo risponde solo ai numeri WhatsApp verificati, server e database sono a Francoforte e sui file lavora solo nelle cartelle che scegli tu. Non invia niente e non crea documenti senza mostrarti prima cosa sta per fare.

Riferimenti utili

Associazioni, enti e fonti ufficiali del settore: siti esterni, che non dipendono da Ugo.

Gli stabili a te, i messaggi a Ugo

Collega il tuo WhatsApp Business, l’agenda e le cartelle dei condomini in pochi minuti. Le segnalazioni arrivano già complete, le assemblee si preparano con un vocale.

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