Messaggi di prenotazione a tutte le ore
Il paziente scrive alle 22 per fissare una prima visita, un altro chiede di spostare il controllo di domani. Rispondere a tutti vuol dire aprire l’agenda dieci volte al giorno, anche durante le visite.
L’assistente AI per medici specialisti, su WhatsApp
Visite da fissare e spostare, pazienti che scrivono a tutte le ore, due o tre studi in cui ricevi. Ugo tiene l’agenda, risponde alle richieste di prenotazione dal tuo WhatsApp Business e prepara i promemoria, mentre la parte clinica resta dove deve stare: tra te e il paziente. Prima di ogni azione ti chiede conferma.
Un’app per medici specialisti deve togliere lavoro di segreteria, non aggiungere un altro programma. Per questo Ugo lavora su WhatsApp: gli scrivi o gli mandi un vocale tra una visita e l’altra, e lui usa l’agenda, la posta, la rubrica e le cartelle che hai collegato. Va bene per lo specialista che riceve in uno studio privato, per chi divide la settimana tra più studi e poliambulatori, e per lo studio associato.
In libera professione la segreteria spesso sei tu: i pazienti scrivono su WhatsApp per prenotare, spostare, chiedere l’indirizzo o come prepararsi a un esame. In mezzo ci sono le visite che sforano, gli studi da raggiungere in orari diversi, le mail di congressi e corsi ECM, i moduli da mandare. Ogni messaggio è breve, ma tutti insieme si mangiano le pause e le serate.
Ugo non fa diagnosi, non dà consigli medici e non legge referti: per qualsiasi domanda sulla salute rimanda a te. Non si collega al software della cartella clinica, che resta il posto giusto per i dati dei pazienti. Si occupa di quello che sta intorno: appuntamenti, promemoria con data, ora e indirizzo, istruzioni pratiche che hai scritto tu, listini e moduli dello studio. Ogni cosa che invia o crea parte dopo il tuo “Conferma”.
Cosa toglie tempo a un medico specialista
La visita è il tuo lavoro. Tutto quello che c’è prima e dopo, spesso, ricade su di te.
Più studi, un’agenda sola
Martedì in uno studio, giovedì in un poliambulatorio, il sabato mattina in un altro. Incastrare visite e spostamenti senza sovrapposizioni, e dire a ogni paziente l’indirizzo giusto, è un lavoro a parte.
Appuntamenti dimenticati
Un paziente che non si presenta è un’ora persa e un posto che poteva andare a qualcun altro. Mandare i promemoria uno per uno, la sera prima, è l’ennesima cosa da fare a fine giornata.
Le stesse istruzioni, cento volte
Come prepararsi all’esame, cosa portare alla prima visita, dov’è il parcheggio, quanto costa la visita. Sono informazioni che hai già scritto, ma vanno ritrovate e mandate ogni volta.
Esempi di lavoro con l’assistente AI per medici specialisti
Organizzazione dello studio, senza dati clinici in chat.
La prenotazione dal tuo WhatsApp Business
Con le Automazioni, quando un paziente scrive al numero dello studio per prenotare, Ugo gli chiede che tipo di appuntamento cerca con tre bottoni: “Prima visita”, “Controllo” o “Altro”. Per le visite guarda la tua agenda e propone il primo orario libero; se hai scelto “Chiedimi conferma prima”, l’appuntamento parte solo dopo il tuo ok. Le altre richieste prendono il ramo “Altro” e restano a te.
Skill usate
Anna Gallo ha scritto al numero dello studio e ha scelto “Prima visita”. Il primo posto libero di 40 minuti è giovedì 15 alle 15:20, nello studio di via Garibaldi. Le fisso l’appuntamento e le mando indirizzo e cosa portare (impegnativa, se ce l’ha, ed eventuali esami precedenti). Confermi?
I promemoria per i pazienti di domani
La sera chiedi a Ugo di ricordare l’appuntamento ai pazienti del giorno dopo. Prepara un messaggio essenziale per ciascuno, con data, ora e indirizzo e nessun dettaglio clinico, che parte dal tuo WhatsApp Business dopo la tua conferma.
Skill usate
Manda il promemoria ai pazienti di domani
Domani hai 9 appuntamenti, 8 con un numero in rubrica. Il messaggio sarà: “Buongiorno, le ricordo l’appuntamento di domani alle {{ora}} nello studio di {{indirizzo}}. Se non può venire, me lo scriva qui. Dott.ssa Marchetti” Lo mando agli 8 pazienti dal tuo numero?
La settimana tra più studi
Ricevi in tre posti diversi. Chiedi a Ugo com’è la giornata: ti elenca le visite studio per studio, ti dice quanto ci vuole a spostarti con il traffico di quel momento e ti avvisa se un appuntamento è troppo a ridosso del trasferimento.
Skill usate
Com’è messo giovedì?
Giovedì 16: • 9:00–13:00 Poliambulatorio di via Dante, Novara: 6 visite • 15:00–19:00 Studio di via Garibaldi, Vercelli: 5 visite Da Novara a Vercelli ci vogliono circa 30 minuti adesso. L’ultima visita del mattino finisce alle 13:00, quindi hai margine per la pausa.
Le istruzioni per l’esame, mandate in un attimo
Le indicazioni pratiche per prepararsi agli esami le hai scritte tu, una volta, e sono in una cartella su Drive. Quando un paziente le chiede, Ugo ritrova il documento giusto e lo manda per mail, dopo il tuo ok.
Skill usate
Manda a Luca Bertolini le istruzioni per l’ecografia dell’addome
Ho trovato “Preparazione ecografia addome.pdf” nella cartella “Studio/Istruzioni pazienti”. Lo mando a luca.bertolini@email.it con oggetto “Indicazioni per l’ecografia di martedì 20”. Confermi?
Una giornata da medico specialista con Ugo
Tra visite e studi diversi, con la segreteria nel telefono.
- 7:30
Ugo ti manda le visite del giorno, studio per studio, con i tempi di spostamento.
- 9:00
Mentre visiti, l’automazione sul tuo WhatsApp Business raccoglie le richieste di prenotazione e ti chiede conferma per i nuovi appuntamenti.
- 13:10
In pausa, un paziente chiede di spostare il controllo: Ugo trova un altro orario e gli risponde dal tuo numero dopo il tuo ok.
- 15:30
Ugo manda le istruzioni per un esame a chi le ha chieste, dal documento che hai scritto tu.
- 19:00
Chiedi i promemoria per i pazienti di domani: data, ora e indirizzo, nient’altro.
- 21:00
Il venerdì, un’attività programmata ti riassume le mail di congressi e corsi ECM della settimana.
Cosa collegare all’assistente AI per medici specialisti
Agenda, messaggi e documenti dello studio. La cartella clinica resta nel tuo software.
Il tuo WhatsApp Business
Prenotazioni, spostamenti e promemoria partono dal numero dello studio che i pazienti conoscono già. Con le Automazioni Ugo risponde alle richieste organizzative, e se rispondi tu dal telefono si ferma per quella conversazione.
L’agenda delle visite
Google Calendar o Outlook, con un calendario per studio se ricevi in più posti. Se il tuo gestionale sincronizza gli appuntamenti con uno di questi, Ugo lavora su quello.
Una cartella di documenti per i pazienti
Su Google Drive o OneDrive: listino delle prestazioni, istruzioni per gli esami, indicazioni per raggiungere lo studio, modelli di informativa. Niente referti né dati clinici: quelli restano nel software della cartella clinica.
Rubrica e posta
I contatti per trovare il numero di un paziente dal nome, la posta per mandare documenti e leggere le mail di congressi e fornitori. Ugo scrive solo dopo il tuo “Conferma”.
Le skill da attivare
Le funzionalità di Ugo più utili per questo lavoro, dalla prima da accendere. Le attivi dal portale in pochi minuti.
Ugo per ogni specializzazione
Ogni settore ha clienti, prodotti e ritmi diversi: scegli il tuo.
Domande frequenti dei medici specialisti
Qual è il miglior software per studi medici?
Per la cartella clinica, le prescrizioni e la fatturazione sanitaria serve un gestionale medico dedicato, scelto in base alla tua specialità. Ugo non lo sostituisce: copre la segreteria che gli sta intorno, cioè agenda, prenotazioni, promemoria e documenti dello studio, tutto da WhatsApp e senza un programma nuovo da imparare.
Ugo risponde ai pazienti su domande di salute?
No. Ugo non dà consigli medici, non interpreta sintomi o esami e non commenta terapie. Le automazioni sul tuo WhatsApp Business si occupano di richieste organizzative, come prenotazioni, orari e istruzioni che hai scritto tu; tutto il resto prende il ramo “Altro” e arriva a te.
Posso mandare a Ugo referti o dati clinici dei pazienti?
Ti consigliamo di no. I dati sulla salute sono una categoria particolare per il GDPR, e il posto giusto per loro è il software della cartella clinica, con le sue misure di sicurezza. Con Ugo usa nomi, contatti e appuntamenti, e nei messaggi ai pazienti tieni solo data, ora e indirizzo, senza riferimenti a patologie o prestazioni.
I promemoria ai pazienti partono da soli?
Partono dal tuo numero WhatsApp Business, con il testo che hai approvato, e solo dopo il tuo “Conferma”. Puoi farti preparare l’elenco ogni sera con un’attività programmata e decidere tu se mandarli.
Dove sono conservati i dati?
Server e database di Ugo sono a Francoforte, nell’Unione europea. Ugo risponde solo ai numeri WhatsApp verificati e sui file lavora soltanto nelle cartelle che scegli. Come titolare del trattamento, resta a te definire quali dati dello studio far passare da Ugo.
Riferimenti utili
Associazioni, enti e fonti ufficiali del settore: siti esterni, che non dipendono da Ugo.
- FNOMCeO – Federazione degli Ordini dei MediciLa federazione degli Ordini dei medici chirurghi e degli odontoiatri, con il Codice di deontologia medica.portale.fnomceo.it
- Ministero della SaluteNorme e indicazioni ufficiali su professioni sanitarie, formazione ECM e sanità digitale.salute.gov.it
- Garante per la protezione dei dati personaliProvvedimenti e indicazioni sul trattamento dei dati sanitari da parte dei professionisti.garanteprivacy.it
- ENPAML’ente di previdenza e assistenza dei medici e degli odontoiatri, anche per la libera professione.enpam.it
Le visite a te, la segreteria a Ugo
Collega agenda, rubrica e il tuo WhatsApp Business in pochi minuti. Le prenotazioni arrivano in ordine, i promemoria partono quando dici tu.
