Des consultations à fixer et à déplacer, des patients qui écrivent à toute heure, deux ou trois cabinets où vous consultez. Ugo tient l’agenda, répond aux demandes de rendez-vous sur votre WhatsApp Business et prépare les rappels, tandis que la partie médicale reste là où elle doit être : entre vous et le patient. Avant chaque action, il vous demande confirmation.
Une application pour médecin spécialiste doit enlever du secrétariat, pas ajouter un logiciel de plus. C’est pourquoi Ugo travaille sur WhatsApp : vous lui écrivez ou vous lui envoyez un vocal entre deux consultations, et il utilise l’agenda, la messagerie, les contacts et les dossiers que vous avez connectés. Il convient au spécialiste installé dans son cabinet, à celui qui partage sa semaine entre plusieurs cabinets, un centre médical et une clinique, comme au cabinet de groupe.
En libéral, le secrétariat, c’est souvent vous : les patients écrivent sur WhatsApp pour prendre rendez-vous, le déplacer, demander l’adresse ou comment se préparer à un examen. Au milieu, il y a les consultations qui débordent, les cabinets à rejoindre à des horaires différents, les e-mails des congrès et des formations DPC, les documents à envoyer. Chaque message est court, mais tous ensemble ils dévorent les pauses et les soirées.
Ugo ne pose pas de diagnostic, ne donne pas de conseils médicaux et ne lit pas les comptes rendus d’examens : pour toute question de santé, il renvoie vers vous. Il ne se connecte pas au logiciel médical, qui reste le bon endroit pour le dossier des patients. Il s’occupe de ce qui gravite autour : rendez-vous, rappels avec date, heure et adresse, consignes pratiques que vous avez rédigées, tarifs et documents du cabinet. Tout ce qu’il envoie ou crée part après votre « Confirmer ».
La consultation, c’est votre métier. Tout ce qui se passe avant et après retombe souvent sur vous.
Un patient écrit à 22 heures pour une première consultation, un autre demande à déplacer le contrôle de demain. Répondre à tout le monde, c’est ouvrir l’agenda dix fois par jour, même pendant les consultations.
Le mardi dans un cabinet, le jeudi dans un centre médical, le samedi matin dans un autre. Caser consultations et trajets sans chevauchement, et donner à chaque patient la bonne adresse, est un travail à part.
Un patient qui ne vient pas, c’est un créneau perdu et une place qui aurait pu servir à quelqu’un d’autre. Envoyer les rappels un par un, la veille au soir, c’est encore une chose à faire en fin de journée.
Comment se préparer à l’examen, quoi apporter à la première consultation, où se garer, quel est le tarif. Ce sont des informations que vous avez déjà rédigées, mais il faut les retrouver et les envoyer à chaque fois.
L’organisation du cabinet, sans données de santé dans la conversation.
Avec les Automatisations, quand un patient écrit au numéro du cabinet pour prendre rendez-vous, Ugo lui demande quel type de rendez-vous il cherche avec trois boutons : « 1re consultation », « Contrôle » ou « Autre ». Pour les consultations, il regarde votre agenda et propose le premier créneau libre ; si vous avez choisi « Me demander confirmation avant », le rendez-vous n’est fixé qu’après votre accord. Les autres demandes prennent la branche « Autre » et vous reviennent.
Skills utilisées
Anne Gaillard a écrit au numéro du cabinet et a choisi « 1re consultation ». Le premier créneau libre de 40 minutes est jeudi 15 à 15 h 20, au cabinet de la rue Garibaldi. Je lui fixe le rendez-vous et je lui envoie l’adresse et ce qu’il faut apporter (carte Vitale, courrier du médecin traitant si elle en a un, examens antérieurs éventuels). Vous confirmez ?
Le soir, vous demandez à Ugo de rappeler leur rendez-vous aux patients du lendemain. Il prépare un message sobre pour chacun, avec la date, l’heure et l’adresse et aucun détail médical, qui part de votre WhatsApp Business après votre confirmation.
Skills utilisées
Envoie le rappel aux patients de demain
Demain, vous avez 9 rendez-vous, dont 8 avec un numéro dans les contacts. Le message sera : « Bonjour, je vous rappelle votre rendez-vous de demain à {{heure}} au cabinet du {{adresse}}. En cas d’empêchement, merci de me l’écrire ici. Dr Marchand » Je l’envoie aux 8 patients depuis votre numéro ?
Vous consultez à trois endroits. Vous demandez à Ugo comment se présente la journée : il vous liste les consultations cabinet par cabinet, vous dit combien de temps prend le trajet avec la circulation du moment et vous prévient si un rendez-vous est trop proche du déplacement.
Skills utilisées
Comment se présente jeudi ?
Jeudi 15 : • 9 h – 13 h Centre médical de la rue Paul-Bert, Lyon : 6 consultations • 15 h – 19 h Cabinet de la rue Garibaldi, Vienne : 5 consultations De Lyon à Vienne, il faut environ 35 minutes en ce moment. La dernière consultation du matin se termine à 13 h, vous avez donc le temps de faire une pause.
Les consignes pratiques pour se préparer aux examens, vous les avez rédigées une fois et elles sont dans un dossier sur Drive. Quand un patient les demande, Ugo retrouve le bon document et l’envoie par e-mail, après votre accord.
Skills utilisées
Envoie à Luc Bertin les consignes pour l’échographie abdominale
J’ai trouvé « Préparation échographie abdominale.pdf » dans le dossier « Cabinet/Consignes patients ». Je l’envoie à luc.bertin@email.fr avec l’objet « Consignes pour votre échographie du mardi 20 ». Vous confirmez ?
Entre consultations et cabinets, avec le secrétariat dans le téléphone.
Ugo vous envoie les consultations du jour, cabinet par cabinet, avec les temps de trajet.
Pendant que vous consultez, l’automatisation sur votre WhatsApp Business recueille les demandes de rendez-vous et vous demande confirmation pour les nouveaux.
À la pause, un patient demande à déplacer son contrôle : Ugo trouve un autre créneau et lui répond depuis votre numéro après votre accord.
Ugo envoie les consignes d’un examen à ceux qui les ont demandées, à partir du document que vous avez rédigé.
Vous demandez les rappels pour les patients de demain : date, heure et adresse, rien d’autre.
Le vendredi, une tâche programmée vous résume les e-mails de congrès et de formations DPC de la semaine.
Agenda, messages et documents du cabinet. Le dossier médical reste dans votre logiciel.
Rendez-vous, changements et rappels partent du numéro du cabinet que les patients connaissent déjà. Avec les Automatisations, Ugo répond aux demandes d’organisation, et si vous répondez vous-même depuis le téléphone, il s’arrête pour cette conversation.
Google Agenda ou Outlook, avec un calendrier par cabinet si vous consultez à plusieurs endroits. Si votre agenda en ligne ou votre logiciel synchronise les rendez-vous avec l’un d’eux, Ugo travaille sur celui-là.
Sur Google Drive ou OneDrive : tarifs et dépassements d’honoraires affichés, consignes de préparation aux examens, plan d’accès au cabinet, mentions d’information. Aucun compte rendu ni donnée de santé : ils restent dans le logiciel médical.
Les contacts pour retrouver le numéro d’un patient à partir de son nom, la messagerie pour envoyer des documents et lire les e-mails des congrès et des fournisseurs. Ugo n’écrit qu’après votre « Confirmer ».
Les fonctionnalités d’Ugo les plus utiles pour ce métier, de la première à activer à la dernière. Vous les activez depuis le portail en quelques minutes.
Chaque secteur a ses clients, ses produits et ses rythmes : choisissez le vôtre.
Pour le dossier patient, les prescriptions et la télétransmission, il faut un logiciel médical dédié, choisi selon votre spécialité. Ugo ne le remplace pas : il couvre le secrétariat qui l’entoure, c’est-à-dire l’agenda, les prises de rendez-vous, les rappels et les documents du cabinet, tout depuis WhatsApp et sans nouveau logiciel à apprendre.
Non. Ugo ne donne pas de conseils médicaux, n’interprète ni symptômes ni examens et ne commente pas les traitements. Les automatisations sur votre WhatsApp Business s’occupent des demandes d’organisation, comme les rendez-vous, les horaires et les consignes que vous avez rédigées ; tout le reste prend la branche « Autre » et vous revient.
Nous vous le déconseillons. Les données de santé sont une catégorie particulière au sens du RGPD, soumise à des règles d’hébergement spécifiques en France, et leur place est dans votre logiciel médical. Avec Ugo, utilisez les noms, les coordonnées et les rendez-vous, et dans les messages aux patients gardez seulement la date, l’heure et l’adresse, sans mention de pathologie ni d’acte.
Ils partent de votre numéro WhatsApp Business, avec le texte que vous avez approuvé, et seulement après votre « Confirmer ». Vous pouvez vous faire préparer la liste chaque soir avec une tâche programmée et décider vous-même de les envoyer.
Les serveurs et la base de données d’Ugo sont à Francfort, dans l’Union européenne. Ugo ne répond qu’aux numéros WhatsApp vérifiés et ne travaille sur vos fichiers que dans les dossiers que vous choisissez. En tant que responsable de traitement, c’est à vous de définir quelles données du cabinet passent par Ugo.
Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants d’Ugo.
Connectez agenda, contacts et votre WhatsApp Business en quelques minutes. Les demandes de rendez-vous arrivent en ordre, les rappels partent quand vous le décidez.
