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L’assistant IA pour centres de bien-être et spas, sur WhatsApp

Des accès à réserver, des modelages à caser entre cabines et praticiens, des cartes cadeaux à préparer pour le week-end. Ugo répond aux demandes sur votre WhatsApp Business, tient l’agenda et prépare messages et documents, pendant que vous vous occupez de vos clients. Avant chaque action, il vous demande confirmation.

Essayer UgoExemples de travail avec l’assistant IA pour centres de bien-être et spas

Une application pour centre de bien-être doit travailler pendant que l’accueil est occupé avec les clients. C’est pourquoi Ugo travaille sur WhatsApp : vous lui écrivez ou vous lui envoyez un vocal, et il utilise l’agenda, la messagerie, les contacts et les dossiers que vous avez connectés. Il convient au day spa en ville, au centre de bien-être avec piscine et sauna comme au spa d’un petit hôtel.

Les clients réservent de plus en plus souvent sur WhatsApp : un accès pour deux le samedi, un modelage en duo, une carte cadeau à retirer avant demain. Pendant ce temps, il y a les cabines et les praticiens à organiser, les forfaits à décompter, les horaires qui changent avec la saison et les ponts. Ce sont des messages courts, mais ils arrivent tous aux heures de pointe.

Ugo ne donne pas de conseils de santé et ne dit pas si un soin convient à quelqu’un : pour une grossesse, un problème de santé ou une contre-indication, il renvoie vers le médecin du client et vers votre équipe. Il s’occupe de l’organisation : il réserve, déplace, rappelle, remplit les cartes cadeaux à partir de votre modèle et vous dit quels forfaits arrivent à échéance. Tout ce qu’il envoie ou crée part après votre « Confirmer », ou automatiquement seulement là où vous l’avez décidé.

Ce qui prend du temps à un centre de bien-être

L’accueil est le cœur du métier. Les réservations, souvent, l’interrompent.

Des réservations aux heures de pointe

Le vendredi après-midi, l’accueil reçoit les clients, répond au téléphone, et pendant ce temps WhatsApp se remplit de demandes pour le week-end. Ceux qui n’ont pas de réponse rapide réservent ailleurs.

Des cabines et des praticiens à coordonner

Un modelage en duo demande la cabine double et deux praticiens libres au même moment. Chaque changement risque de bouleverser le reste de la journée.

Cartes cadeaux et forfaits

À l’approche des fêtes, les cartes cadeaux doivent être préparées vite, avec le bon nom et le bon code. Les forfaits de soins expirent sans que le client s’en souvienne, et les discussions commencent.

Les mêmes questions, tous les jours

Horaires, prix des accès, quoi apporter, si le bonnet est obligatoire à la piscine. Ce sont des informations déjà écrites sur votre site, mais quelqu’un doit répondre à chaque fois.

Exemples de travail avec l’assistant IA pour centres de bien-être et spas

Réservations, cartes cadeaux et échéances, sans prendre de temps aux clients.

La réservation avec des boutons, depuis votre numéro

Avec les Automatisations, quand un client écrit à votre WhatsApp Business, Ugo lui demande ce qu’il souhaite avec trois boutons : « Accès spa », « Modelage » ou « Carte cadeau ». Pour les accès et les modelages, il demande le jour et le nombre de personnes, regarde l’agenda et confirme la place ; pour les cartes cadeaux, il vous prévient.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Qu’est-ce qui est arrivé sur le numéro du spa ce matin ?

  2. Trois demandes par l’automatisation « Réservations » : • Margaux Ferrand : accès spa pour deux, samedi à 15 h. Inscrit dans l’agenda. • Mathieu Renard : modelage en duo dimanche à 11 h. Inscrit dans l’agenda, cabine double. • Sophie Rivière : a choisi « Carte cadeau » et attend vos précisions.

La carte cadeau remplie à partir de votre modèle

Une cliente demande une carte cadeau pour un parcours spa à offrir. Vous dictez les informations à Ugo : il remplit votre modèle sur Drive avec le nom, le parcours, la date de validité et le code, l’enregistre en PDF et l’envoie par e-mail après votre accord.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Carte cadeau pour Sophie Rivière : parcours spa pour deux avec modelage, à offrir à Pauline, valable 6 mois

  2. J’ai rempli le modèle « Carte cadeau » avec : • Pour : Pauline • De la part de : Sophie • Parcours spa pour deux avec modelage • Valable jusqu’au 13 avril 2027 • Code CC-2026-148 Je l’enregistre en PDF dans « Cartes cadeaux/2026 » et je l’envoie à Sophie par e-mail ?

Les forfaits qui arrivent à échéance

Vous tenez forfaits et entrées restantes dans un fichier Excel sur OneDrive. Ugo vous dit qui a des soins à utiliser bientôt et prépare pour chacun un rappel aimable, à envoyer depuis votre numéro.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Qui a un forfait qui expire d’ici fin novembre ?

  2. Dans le fichier « Forfaits.xlsx », expirent d’ici le 30 novembre : 1. Laure Blanchard – 2 modelages sur 5 2. Florence Noël – 3 accès sur 10 3. David Coste – 1 soin du visage sur 4 Vous voulez que j’écrive à chacun un rappel avec les soins restants et la date d’échéance ?

Les horaires des fêtes, annoncés à tous

Pour les fêtes, le centre change d’horaires. Vous dictez l’annonce à Ugo : il la reformule clairement et l’envoie par e-mail à la liste des clients, après votre accord. Avec Sites d’entreprise, il répond ensuite à l’équipe sur les horaires et les tarifs publiés sur votre site.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Écris aux clients que le 24 et le 31 décembre on ferme à 16 h

  2. Voici le message : « Bonjour ! Les 24 et 31 décembre, le spa ferme à 16 h. Les autres jours des fêtes, nous vous accueillons aux horaires habituels. Au plaisir de vous offrir un moment de détente ! » Je l’envoie par e-mail à la liste des clients ?

Une journée au spa avec Ugo

Clients, cabines et réservations, avec un secrétariat qui ne se laisse pas distraire.

  1. 8 h 30

    Ugo vous envoie les réservations du jour, cabine par cabine et praticien par praticien.

  2. 10 h 00

    L’automatisation sur votre WhatsApp Business répond aux demandes d’accès et réserve les places libres.

  3. 12 h 30

    Un praticien est malade : Ugo vous montre les modelages de l’après-midi à réattribuer et prépare les messages pour les clients à décaler.

  4. 15 h 00

    Une cliente au téléphone veut une carte cadeau : Ugo la remplit à partir du modèle et l’envoie par e-mail après votre accord.

  5. 18 h 00

    Un membre de l’équipe demande le prix du nouveau parcours : Ugo répond à partir des tarifs publiés sur le site.

  6. 20 h 00

    Le 1er du mois, une tâche programmée vous liste les forfaits qui expirent dans les prochaines semaines.

Ce que vous pouvez connecter à l’assistant IA pour centres de bien-être et spas

Le logiciel de gestion du centre reste en place. Ugo travaille sur l’agenda, les fichiers et les messages.

Votre WhatsApp Business

Avec les Automatisations, Ugo répond aux demandes de réservation avec des boutons et des listes, depuis le numéro que vos clients connaissent déjà. Quand vous répondez vous-même depuis l’application, il s’arrête pour cette conversation.

Un calendrier pour les cabines et les praticiens

Google Agenda ou Outlook, avec un calendrier par cabine ou par praticien. Si votre logiciel de réservation ne se synchronise pas avec l’un d’eux, Ugo ne s’y connecte pas.

Modèles et fichiers sur Drive ou OneDrive

Le modèle de carte cadeau, la grille tarifaire, le fichier des forfaits et des entrées restantes. Ugo les lit, les remplit et met les lignes à jour après votre confirmation.

Le site du centre

Avec Sites d’entreprise, Ugo lit les pages de votre site et répond à vous et à l’équipe sur les parcours, les horaires et les tarifs publiés, en indiquant la page d’où il tire l’information.

Les skills à activer

Les fonctionnalités d’Ugo les plus utiles pour ce métier, de la première à activer à la dernière. Vous les activez depuis le portail en quelques minutes.

Ugo pour chaque spécialité

Chaque secteur a ses clients, ses produits et ses rythmes : choisissez le vôtre.

Questions fréquentes des centres de bien-être et des spas

Quel est le meilleur logiciel pour un centre de bien-être ou un spa ?

Pour la caisse, les stocks et la fidélité, il y a le logiciel de gestion du centre. Ugo couvre la partie secrétariat : il répond aux réservations sur votre WhatsApp Business, tient l’agenda des cabines et des praticiens, remplit les cartes cadeaux et vous rappelle forfaits et échéances, tout depuis WhatsApp.

Ugo peut-il réserver tout seul, sans que je confirme ?

Oui, si vous le décidez. Dans chaque automatisation, vous choisissez si une action, comme inscrire un accès dans l’agenda, part tout de suite ou attend votre « Confirmer ». Les automatisations ne répondent qu’à ceux qui vous ont écrit, et quand vous répondez vous-même depuis le téléphone, elles s’arrêtent pour cette conversation.

Que répond Ugo si une cliente demande si elle peut aller au sauna enceinte ?

Aucun avis : Ugo ne donne pas d’indications de santé et n’évalue pas les contre-indications. Les questions de ce type prennent la branche « Autre » de l’automatisation et arrivent à vous ou à votre équipe, qui conseillerez à la cliente d’en parler à son médecin.

Se connecte-t-il à mon logiciel de réservation ?

Pas aux logiciels spécifiques aux spas et centres de bien-être. Ugo travaille avec Google Agenda ou Outlook, avec Drive ou OneDrive et avec votre WhatsApp Business. Beaucoup de logiciels exportent ou synchronisent les réservations dans un calendrier, et Ugo travaille sur celui-là.

Convient-il aussi au spa d’un hôtel ?

Oui : chaque personne de l’accueil ou du spa peut avoir son Ugo dans la même équipe, avec l’agenda partagé des cabines et les dossiers communs des tarifs et des modèles.

Références utiles

Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants d’Ugo.

Les clients pour vous, les réservations pour Ugo

Connectez agenda, dossiers et votre WhatsApp Business en quelques minutes. Les demandes du week-end trouvent une réponse même quand l’accueil est plein.

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