Der Aufzug steht, Wasser dringt von der Dachterrasse ein, die Eigentümerversammlung muss einberufen werden, das Angebot der Dachdeckerfirma soll an den Beirat. Ugo sammelt die Meldungen der Eigentümer und Mieter über deine Nummer, führt den Kalender deiner Objekte, findet Protokolle und Verträge und bereitet die Schreiben vor. Vor jeder Aktion fragt er nach deiner Bestätigung.
Eine Software für Hausverwaltungen ist meistens für die Zahlen da: Hausgeld, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung. Ugo deckt die andere Hälfte des Berufs ab, die über das Telefon läuft. Er ist ein Kontakt auf WhatsApp, verbunden mit deinem Kalender, deinem Postfach, deinen Kontakten und den Objektordnern in Google Drive oder OneDrive. Du schreibst ihm oder schickst eine Sprachnachricht, und er antwortet mit dem, was er in deinen Tools findet.
Wer zehn oder fünfzig Gemeinschaften verwaltet, kennt das: Eigentümer und Mieter schreiben zu jeder Uhrzeit, wegen eines Schadens, wegen des Hausgelds oder um zu fragen, wann die nächste Versammlung ist. Dazu kommen Handwerker, die beauftragt und erinnert werden wollen, Angebote zum Vergleichen, Eigentümerversammlungen, die nach dem WEG einberufen und protokolliert werden müssen, und die Fristen von Wartungs- und Dienstleistungsverträgen. Mit den Automationen auf deinem WhatsApp Business antwortet Ugo von deiner Nummer, fragt, was wo passiert ist, und meldet sich nur bei dir, wenn es nötig ist.
Ugo macht nicht die Buchhaltung der Gemeinschaft, erstellt keine Jahresabrechnung, keinen Wirtschaftsplan und keine Bescheinigung nach § 35a EStG und gibt keine Rechtsberatung: Dafür bleiben deine Verwaltersoftware, dein Steuerberater und deine Erfahrung. Ugo organisiert: Meldungen, Termine, E-Mails, Dokumente, Erinnerungen. Jede E-Mail, Nachricht oder Datei, die er erstellt, geht erst nach deinem „Bestätigen“ raus, und in den Automationen entscheidest du, welche Schritte auf dein Okay warten.
Die Zahlen erledigt die Verwaltersoftware. Das Telefon erledigst du.
Die defekte Klingel um 21 Uhr, das Treppenhauslicht am Sonntag, die Frage zum Hausgeld am Samstagmorgen. Jede Nachricht muss gelesen, verstanden und weitergeleitet werden, und die wichtigen gehen zwischen den Grüßen unter.
Aus einer Meldung werden ein Anruf beim Handwerker, ein Ortstermin, ein Angebot, ein Auftrag und ein Aushang für die Bewohner. Den Überblick über zehn offene Schäden in verschiedenen Objekten zu behalten, ist eine Arbeit für sich.
Den Raum buchen, die Tagesordnung mit dem Beirat abstimmen, die Einladung rechtzeitig in Textform verschicken, die Niederschrift schreiben und die Beschlusssammlung pflegen. Für jede Anlage, jedes Jahr.
Wartungsverträge, Versicherungspolicen, Protokolle, Angebote, Prüfberichte der Anlagen. Wenn ein Eigentümer oder der Beirat ein Dokument braucht, ist es außerhalb des Büros kaum zu finden.
Von der Schadensmeldung bis zur Eigentümerversammlung, eine Nachricht nach der anderen.
Eine Automation auf deinem WhatsApp Business antwortet Eigentümern und Mietern mit drei Buttons: Schaden, Hausgeld, Versammlung. Bei einem Schaden fragt Ugo nach Objekt, Eingang und was passiert ist, bestätigt den Eingang der Meldung und schickt dir eine Benachrichtigung, mit dem Vorschlag, nach deinem Okay den Handwerker anzuschreiben.
Genutzte Skills
🔔 Automation „Schadensmeldungen“ Sabine Wolf (WEG Lindenstraße 45, Eingang B) hat „Schaden“ gewählt: Der Aufzug steht seit heute Morgen im dritten Stock, niemand ist eingeschlossen. Ich habe ihr geantwortet, dass die Meldung bei dir angekommen ist.
Schreib dem Aufzugsdienst für die Lindenstraße
Ich schicke an Aufzugsdienst Krause (Adresse aus deinen Kontakten) von deinem Postfach: „Guten Tag, in der WEG Lindenstraße 45, Eingang B, steht der Aufzug seit heute Morgen im dritten Stock. Bitte kommen Sie so bald wie möglich vorbei. Vielen Dank.“ Bestätigst du?
Du diktierst Ugo Datum, Ort und Tagesordnung. Er füllt deine Einladungsvorlage in Drive mit den Daten der Anlage aus, speichert sie im Objektordner und legt den Termin im Kalender an, bereit zum Gegenlesen und Versenden in der vorgeschriebenen Form.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:41)
Das mache ich: • Ich erstelle „Einladung ordentliche Eigentümerversammlung – WEG Am Eichenhain“ aus deiner Vorlage, im Ordner „Am Eichenhain/Versammlungen 2026“ • Tagesordnung: Jahresabrechnung 2025, Wirtschaftsplan 2026, Fassadensanierung Hofseite • Donnerstag, 12. November, 18:30 Uhr, Gemeindesaal Gartenstraße 8 • Ich lege den Termin für den 12. im Kalender an Bestätigst du?
Ein Beiratsmitglied fragt dich nach der Laufzeit des Reinigungsvertrags, während du in einem anderen Objekt bist. Ugo sucht im Ordner der Anlage, antwortet mit Datum und Datei und schickt sie nach deiner Bestätigung per E-Mail an den Beirat.
Genutzte Skills
Wann läuft der Reinigungsvertrag der Marienstraße 112 aus?
Im Ordner „Marienstraße 112/Verträge“ liegt „Reinigungsvertrag Glanz 2024.pdf“: Laufzeit zwei Jahre ab 1. Januar 2024, er endet also am 31. Dezember 2026, mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten. Soll ich ihn per E-Mail an Peter Hahn vom Beirat schicken?
Du hast drei Objekte, die du mit Handwerkern besichtigen musst. Ugo schlägt dir die schnellste Reihenfolge mit dem aktuellen Verkehr vor und schickt dir das Street View des Eingangs eines Objekts, das du noch nicht kennst.
Genutzte Skills
In welcher Reihenfolge mache ich die Ortstermine heute Vormittag?
Mit dem aktuellen Verkehr, ab dem Büro: 1. Lindenstraße 45, Aufzug mit dem Aufzugsdienst: 10 Min. 2. Am Eichenhain 30, Feuchtigkeit von der Dachterrasse: 14 Min. 3. Marienstraße 112, Angebot für das Hoftor: 18 Min. Insgesamt etwa 42 Minuten Fahrt. Soll ich dir das Street View vom Hoftor in der Marienstraße schicken?
Zwischen Objekten, Handwerkern und Versammlungen am Abend, mit dem Sekretariat im Handy.
Geplante Aufgabe: Ugo schickt dir die Termine des Tages und die Meldungen, die über Nacht bei den Automationen eingegangen sind.
Ein Eigentümer meldet Feuchtigkeit: Die Automation fragt nach Objekt, Etage und Foto und benachrichtigt dich. Ugo schreibt der Fachfirma nach deinem Okay.
Beim Ortstermin diktierst du per Sprachnachricht, was du gesehen hast, und Ugo speichert es als Notiz im Objektordner.
Der Beirat möchte das letzte Angebot für die Fassade: Ugo findet es in Drive und schickt es per E-Mail weiter.
Du diktierst die Tagesordnung, und Ugo füllt die Einladung aus deiner Vorlage aus.
Nach der Eigentümerversammlung diktierst du die gefassten Beschlüsse: Ugo bereitet den Entwurf der Niederschrift vor, den du morgen gegenliest.
Die Verwaltersoftware für die Zahlen bleibt, wo sie ist. Ugo arbeitet mit Nachrichten, Kalender und Dokumenten.
Eigentümer und Mieter schreiben an die Nummer, die sie schon kennen. Die Automationen antworten mit Buttons oder Listen, fragen nach Details und benachrichtigen dich. Antwortest du selbst aus der App, stoppt die Automation für dieses Gespräch.
In Google Drive oder OneDrive: Protokolle, Verträge, Policen, Angebote, Prüfberichte. Ugo sucht und liest nur dort und füllt deine Vorlagen mit {{WEG}} und {{Adresse}} aus.
Jedes IMAP-Postfach, ob GMX, WEB.DE, IONOS oder T-Online, oder Outlook mit Microsoft 365. In den Kontakten stehen Handwerker, Beiräte, Eigentümer und Mieter: Ugo reicht der Name, um Adresse und Nummer zu finden.
Google Calendar oder Outlook für Eigentümerversammlungen, Ortstermine und Fristen. Mit geplanten Aufgaben schreibt Ugo dir zuerst, zum Beispiel jeden Montag mit den Fristen der Woche.
Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.
Für Buchhaltung, Hausgeld, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung brauchst du eine Verwaltersoftware, und davon gibt es einige gute. Ugo ersetzt sie nicht: Er deckt den Teil ab, um den sie sich nicht kümmert, also Nachrichten der Eigentümer und Mieter, Handwerker, Versammlungen, Kalender und Dokumente, alles über WhatsApp und auch per Sprache.
Mit den Automationen auf deinem WhatsApp Business ja, aber als dein Assistent: Er antwortet von deiner Nummer, fragt mit Buttons wie „Schaden, Hausgeld, Versammlung“, worum es geht, und schickt dir eine Benachrichtigung. Du entscheidest, welche Schritte auf dein „Bestätigen“ warten, und wenn du selbst aus der App antwortest, stoppt die Automation.
Nein. Buchhaltung, Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und steuerliche Bescheinigungen bleiben in deiner Verwaltersoftware und bei deinem Steuerberater. Ugo kann ein Dokument wiederfinden, das im Objektordner liegt, und dich an eine Frist erinnern, die du im Kalender eingetragen hast, aber er rechnet nicht und verschickt nichts ans Finanzamt.
Ugo bereitet die Mitteilung vor und schickt sie nach deiner Bestätigung per E-Mail an die Liste, die du angibst. Auf WhatsApp schreibt er von deiner Business-Nummer an die Kontakte, die du auswählst, im Rahmen der WhatsApp-Regeln: Er ist kein Werkzeug für Massenkampagnen. Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss nach dem WEG in Textform und mit mindestens drei Wochen Frist rausgehen, den Weg dafür wählst du.
Ugo antwortet nur verifizierten WhatsApp-Nummern, Server und Datenbank stehen in Frankfurt, und an Dateien arbeitet er nur in den Ordnern, die du auswählst. Er verschickt nichts und erstellt keine Dokumente, ohne dir vorher zu zeigen, was er vorhat.
Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.
Verbinde dein WhatsApp Business, den Kalender und die Objektordner in wenigen Minuten. Meldungen kommen vollständig an, Versammlungen bereitest du mit einer Sprachnachricht vor.
