In Papierfabriken und Verpackungswerken nutzen Kunden, Außendienst, Zellstoff- und Altpapierlieferanten, Spediteure und Schichtleiter längst WhatsApp. Mit Ugo wird es zum Arbeitswerkzeug: Sie schreiben ihm oder schicken eine Sprachnachricht, und er findet Datenblätter und Zertifikate, bereitet E-Mails an Kunden vor, aktualisiert das CRM, führt den Kalender für Audits und Verladungen und meldet Störungen an die Instandhaltung. Vor jeder Aktion fragt er nach Ihrer Bestätigung.
In einer Papierfabrik oder einem Kartonagenwerk kommen Fragen von allen Seiten, und fast immer über WhatsApp. Der Verarbeiter will das Datenblatt des 300-g-Kartons, der Kunde aus dem Lebensmittelbereich braucht die Erklärung für den Lebensmittelkontakt, der Außendienstler schickt die Maße der neuen Schachtel, der Altpapierlieferant meldet, dass die Ladung sich verschiebt, der Schichtleiter fotografiert einen Bahnabriss an der Papiermaschine. Die Antworten liegen woanders: in den Ordnern der Anwendungstechnik, im ERP, in den E-Mails, in den Tabellen der Qualitätssicherung.
Ugo ist ein Kontakt auf WhatsApp, verbunden mit den Tools, die das Unternehmen schon nutzt: Google Workspace oder Microsoft 365, E-Mail, Kontakte, Ordner in Drive oder OneDrive, ein CRM wie Odoo oder HubSpot, monday.com für Instandhaltung und Projekte. Jeder nutzt ihn vom eigenen Handy, mit den eigenen Konten: der Vertrieb für Kunden und Angebote, die Anwendungstechnik für Spezifikationen, die Instandhaltung für Einsätze, der Einkauf für Lieferanten. Mit den Automationen auf dem WhatsApp Business des Unternehmens antwortet Ugo auch Kunden, fragt nach, was fehlt, und benachrichtigt die richtige Person.
Ugo plant nicht die Produktion und ersetzt weder das ERP noch das MES oder das Leitsystem der Papiermaschine, und er unterschreibt keine Zertifikate anstelle der Qualitätssicherung. Er findet, fasst zusammen, bereitet vor und erinnert. Jede E-Mail, Nachricht oder Datei geht erst nach Ihrem „Bestätigen“ raus.
Wer es im Unternehmen nutzt
Jede Abteilung hat ihre eigenen Fragen. Ugo antwortet jeder mit ihren eigenen Tools.
Kundenhistorie, verschickte Angebote, Muster und Besuchsnotizen, per WhatsApp zwischen zwei Terminen. Die im Auto diktierte Anfrage für eine neue Schachtel wird zu einer E-Mail für die Anwendungstechnik und einer Aktivität im CRM.
Flächengewichte, Dicken, Festigkeiten, ECT und BCT, Stanzformen und Zeichnungen: Ugo findet das richtige Datenblatt oder die richtige Spezifikation und schickt sie nach Ihrem Okay an den Kunden, oder er füllt die Vorlage für das technische Angebot aus.
Der Schichtleiter schickt eine Sprachnachricht zum Bahnabriss oder zum Stillstand der Wellpappenanlage, und Ugo legt das Element auf dem Instandhaltungs-Board an. Der Techniker findet das Handbuch des Querschneiders oder der Faltschachtelklebemaschine auf dem Handy.
Angebote der Zellstoff- und Altpapierlieferanten zusammengefasst, E-Mails zu Ladungen wiedergefunden, Herkunftsnachweise in den richtigen Ordnern gesucht. So wissen Sie sofort, was der Lieferant geschrieben hat.
Ladetermine im Kalender, Anfragen der Spediteure, Routen zu den Kunden mit aktuellem Verkehr und das Street View der Warenannahme.
FSC- und PEFC-Zertifikate, Konformitätserklärungen für den Lebensmittelkontakt, Laborprüfberichte: in einer Minute gefunden. Fristen für Audits und Kalibrierungen meldet Ugo im Chat, bevor es zu spät ist.
Echte Gespräche, schnell getippt, wie man eben auf WhatsApp schreibt.
Der Kunde möchte das Datenblatt eines Kartons und das FSC-Zertifikat. Ugo sucht beides in den Ordnern von Anwendungstechnik und Qualitätssicherung, nennt Ihnen Version und Ablaufdatum und schickt sie nach Ihrer Bestätigung.
Genutzte Skills
Kartonagen Moser will das Datenblatt vom GC2 300 g und das FSC-Zertifikat
Gefunden: • „Datenblatt GC2 300 g Rev03.pdf“ (Anwendungstechnik/Datenblätter), aktualisiert am 8. Juli: Dicke 420 µm, Biegesteifigkeit MD 18 mNm • „FSC-Zertifikat CoC.pdf“ (Qualität/Zertifizierungen), gültig bis 14. März 2028 Soll ich sie an Paul Moser (einkauf@kartonagen-moser.de) schicken?
Nach dem Kundenbesuch schickt der Außendienstler eine Sprachnachricht mit Maßen und Mengen. Ugo bereitet die E-Mail für die Anwendungstechnik vor, legt die Verkaufschance im CRM an und plant die Erinnerung für das Angebot.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:44)
Das mache ich: • E-Mail an technik@seidel-verpackung.de: „Brennerei Vogt: Faltkiste FEFCO 0201, 400×300×250 mm, BC-Welle, Flexodruck 2-farbig, 8.000 Stück, Muster bis 30. Oktober“ • Verkaufschance „Brennerei Vogt – Versandkartons“ in Odoo • Aktivität „Angebot schicken“ in einer Woche Bestätigen Sie?
Der Einkaufsleiter fragt, was ankommt. Ugo liest den Kalender der Ladungen und die letzten E-Mails der Lieferanten und meldet Verspätungen und Preisänderungen.
Genutzte Skills
Was kommt diese Woche an Altpapier und Zellstoff?
Im Kalender: • Dienstag: 3 Sattelzüge Altpapier Sorte 1.05 von Recycling Süd • Donnerstag: 120 t Langfaserzellstoff aus dem Hamburger Hafen Aus den E-Mails: • Recycling Süd hat gestern geschrieben, dass der dritte Sattelzug sich auf Freitag verschiebt • Der Zellstoffhändler kündigt ab November +30 €/t an Soll ich eine Zusammenfassung für den Werkleiter vorbereiten?
Der Schichtleiter beschreibt das Problem mündlich. Ugo legt das Element auf dem Instandhaltungs-Board in monday.com mit Maschine, Partie und Priorität an und weist es dem Techniker der Schicht zu.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:27)
Ich lege in monday.com an, Board „Instandhaltung PM2“: • Element: „Trockenpartie, Zylinder 14 – Lagergeräusch Triebseite, wiederholte Bahnabrisse“ • Priorität: hoch, Status „Offen“ • Zugewiesen an Lukas Vogel Bestätigen Sie?
Automatisierungen auf Ihrer Nummer
Verarbeiter, Druckereien und Endkunden schreiben an das WhatsApp Business des Kartonagenwerks. Eine Automation antwortet mit drei Buttons: Angebot, Dokumente und Zertifikate, Lieferstatus. Für ein Zertifikat sucht Ugo es im Ordner der Qualitätssicherung und schickt es nach Ihrem Okay; für ein Angebot sammelt er Maße und Mengen und benachrichtigt den Vertrieb.
Die blauen Blasen sind der Kunde, die weißen die Antworten von der WhatsApp-Business-Nummer des Unternehmens.
WhatsApp-Automatisierungen entdeckenGuten Tag, ich hätte gern ein Angebot für Kartons
Guten Tag! Ich bin der Assistent von Seidel Verpackung. Wie können wir Ihnen helfen?
Angebot
Gern. Können Sie mir bitte Schachteltyp, Innenmaße und Menge nennen und sagen, ob ein Druck gewünscht ist?
Faltkiste 300×200×150, einwellig, 5.000 Stück, Logo einfarbig
Danke, ich habe die Anfrage an den Vertrieb weitergegeben. Carina Fischer meldet sich bis morgen mit dem Angebot bei Ihnen.
Jeder Skill ist ein verbundenes Tool. So bringt er in dieser Branche am meisten.
Dein WhatsApp BusinessAngebote, Zertifikate, Lieferstatus: Die Automationen antworten vom WhatsApp Business, das Ihre Kunden schon kennen, sammeln Maße und Mengen und melden sich nur bei Ihnen, wenn es nötig ist.
Dein WhatsApp Business entdecken
Google DriveDatenblätter, Stanzzeichnungen, FSC- und PEFC-Zertifikate, Erklärungen für den Lebensmittelkontakt: Ugo sucht nach Name oder Inhalt, liest PDFs und füllt Ihre Vorlagen aus, etwa das technische Angebot.
Google Drive entdecken
OneDrive, Word und ExcelUgo liest das Reklamationsregister oder die Prüftabelle und fügt nach Ihrer Bestätigung Zeilen hinzu, zum Beispiel eine per Sprache diktierte Abweichung mit Rolle, Kunde und Fehler.
OneDrive, Word und Excel entdecken
OdooDer Vertrieb lässt sich von Ugo vor dem Besuch die Kundenhistorie geben, liest Angebote und Aufträge und hinterlegt nach dem Termin Notizen, Verkaufschancen und Aktivitäten in Odoo.
Odoo entdecken
monday.comStillstände, geplante Einsätze, Filz- und Siebwechsel, neue Anlagen: Ugo legt die Elemente an, ändert Status und Termine und schreibt die Updates, damit die Abteilung alles auf dem Board sieht.
monday.com entdecken
KartenDie schnellste Reihenfolge für die Verarbeiter einer Region oder den Weg zum Lager des Kunden mit einem Sattelzug voller Rollen, mit aktuellem Verkehr und dem Street View der Einfahrt.
Karten entdeckenUgo organisiert Nachrichten, Kalender, E-Mails und Dokumente. Alles andere bleibt bei Ihren Systemen und Ihren Leuten.
Die nützlichsten Funktionen von Ugo in dieser Branche, beginnend mit der ersten. Jede Person aktiviert sie in wenigen Minuten im Portal.
Um Kunden zu antworten, Anfragen vom Außendienst zu erhalten, Zellstoff- und Altpapierlieferanten zu betreuen, Verladungen zu koordinieren und Stillstände in der Produktion zu melden. Mit Ugo kann außerdem jeder im Chat nach Datenblättern, Zertifikaten, Terminen und Kundendaten fragen, und das WhatsApp Business des Unternehmens beantwortet die häufigsten Anfragen von selbst.
Ja. Er sucht sie in dem Ordner, den Sie in Google Drive oder OneDrive angeben, und schickt sie nach Ihrer Bestätigung per E-Mail oder vom WhatsApp Business des Unternehmens. Ugo schickt die Datei, die er findet: Versionen und Gültigkeiten aktuell zu halten, bleibt Aufgabe der Qualitätssicherung.
Er verbindet sich mit Odoo (Version 14 bis 19) als CRM, mit HubSpot, Zoho CRM und Agile CRM, mit monday.com und Zendesk und mit jeder App, die einen MCP-Server hat. Mit anderen Systemen arbeitet er über E-Mails und Dokumente: Er bereitet zum Beispiel die Anfrage für die Person vor, die sie im ERP erfasst.
Ja, mit Sprachnachrichten bis zu 90 Sekunden: Ugo transkribiert sie auf seinen Servern in Europa, behält nur den Text und behandelt sie wie geschriebene Nachrichten. Der Schichtleiter beschreibt die Störung mündlich, und Ugo bereitet die Meldung für die Instandhaltung vor.
Ugo kostet 50 € im Monat oder 550 € im Jahr pro Person, zzgl. MwSt., mit allen Skills inklusive. Er wird nur für die Personen aktiviert, die ihn nutzen: zum Beispiel Vertrieb, Anwendungstechnik und Instandhaltung, nicht unbedingt das ganze Werk.
Verbände, Behörden und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, unabhängig von Ugo.
Verbinden Sie die Ordner der Anwendungstechnik, das Postfach und das WhatsApp Business des Unternehmens in wenigen Minuten. Kunden, Außendienst und Abteilungen finden die Antworten im Chat.
