Einkauf und Category Management
Die Angebote der Lieferanten zusammengefasst, die Konditionen der Jahresvereinbarung im Vertrag wiedergefunden, die Termine mit den Key Accounts im Kalender. Listungsanfragen kommen schon nach Warengruppe sortiert an.
Wie kann ich WhatsApp für meine Arbeit im Lebensmitteleinzelhandel nutzen?
Im Lebensmitteleinzelhandel nutzen alle schon WhatsApp: Marktleitung, Abteilungsleiter, Bezirksleiter, Einkäufer und Lieferanten. Mit Ugo wird es zum Arbeitswerkzeug: Sie schreiben ihm oder schicken eine Sprachnachricht, und er findet Planogramme und Handzettel, protokolliert Marktbesuche, fasst Lieferanten-E-Mails zusammen, behält den Aktionskalender im Blick und aktualisiert das CRM. Vor jeder Aktion fragt er Sie nach Ihrer Bestätigung.
In einer Supermarktkette laufen die Informationen über WhatsApp. Der Bezirksleiter schickt Fotos vom falsch bestückten Kopfregal, die Marktleiterin fragt, wann der neue Handzettel kommt, der Abteilungsleiter meldet, dass der Aktionsartikel fehlt, und der Key Account des Lieferanten fragt nach dem nächsten Termin mit dem Einkauf. Die Antworten stecken aber in den Ordnern des Marketings, in den E-Mails der Zentrale und in den Tabellen derer, die die Märkte abfahren.
Ugo ist ein Kontakt auf WhatsApp, verbunden mit den Tools, die Ihr Unternehmen schon nutzt: Google Workspace oder Microsoft 365, E-Mail, Kalender, die Ordner in Drive oder OneDrive mit Planogrammen und Handzetteln, monday.com für Neueröffnungen und Umbauten, ein CRM wie HubSpot oder Odoo für alle, die an den Handel verkaufen. Jede Person nutzt ihn auf dem eigenen Handy, mit den eigenen Konten: der Bezirksleiter beim Marktbesuch, die Einkäuferin zwischen zwei Terminen, der Key Account auf der Autobahn.
Ugo verbindet sich nicht mit Kassensystemen, EDI oder automatischer Disposition und ändert keine Regalpreise. Er findet, fasst zusammen, bereitet vor und erinnert. Jede E-Mail, Nachricht oder jedes Dokument geht erst nach Ihrem „Bestätigen“ raus.
Wer es im Unternehmen nutzt
Wer im Lebensmitteleinzelhandel WhatsApp mit Ugo nutzt
Von der Zentrale bis in den Markt hat jeder seine Fragen. Ugo antwortet mit den eigenen Tools.
Marktleitung und Abteilungsleiter
Das aktuelle Planogramm der Abteilung, die Laufzeiten des Handzettels, die Vorgaben der Zentrale für die Platzierung, auf dem Handy im Gang gesucht. Meldungen aus dem Markt werden zu klaren E-Mails an die Zentrale.
Bezirks- und Verkaufsleitung
Die Tour durch die Märkte mit aktuellem Verkehr, die Historie der letzten Besuche und das Besuchsprotokoll, auf dem Parkplatz diktiert, das in der Besuchsliste und in der E-Mail an die Marktleitung landet.
Logistik und Zentrallager
Die E-Mails der Spediteure zu verspäteten Lieferungen, die Entladezeitfenster im Kalender, die Routen zu den Märkten und das Street View der Warenannahme.
Marketing, Handzettel und Aktionen
Der Aktionskalender im Chat gelesen, die Entwürfe der Handzettel im richtigen Ordner gefunden, die Elemente des Handzettel-Boards mit Status und Fristen aktualisiert.
Lieferanten und Key Accounts
Für alle, die an die Handelsketten verkaufen: die Kundenhistorie vor dem Jahresgespräch mit dem Einkauf, Besuchsnotizen im CRM, Produktdatenblätter und Aktionsvorschläge an die Zentrale nach Ihrem Okay.
Beispiele für WhatsApp im Lebensmitteleinzelhandel
Echte Gespräche, schnell getippt, wie man eben auf WhatsApp schreibt.
Der Marktbesuch, per Sprachnachricht protokolliert
Nach dem Besuch diktiert der Bezirksleiter, was er gesehen hat. Ugo trägt die Zeile in die Besuchsliste ein, bereitet die E-Mail an die Marktleitung mit den Maßnahmen vor und legt den Nachkontrolltermin fest.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:52)
Das mache ich: • Zeile in „Marktbesuche 2026.xlsx“: Markt 214 Augsburg, 14. Oktober, Note 2, Obst und Gemüse in Ordnung, H-Milch ausverkauft, Aktionsplatzierung Kekse nicht aufgebaut • E-Mail an Sandra Huber, Marktleitung: Platzierung bis Donnerstag aufbauen und die Milchbestellung prüfen • Erinnerung für Sie: Nachkontrolle Markt 214 am Dienstag, 21. Bestätigen Sie?
Das richtige Planogramm, direkt im Gang
Der Abteilungsleiter muss ein Regal neu bestücken. Ugo sucht das Planogramm im Ordner der Zentrale, nennt Version und Umsetzungstermin und schickt es in den Chat.
Genutzte Skills
Ich brauch das neue Planogramm Teigwaren, 5-Meter-Regal
📎 PLG Teigwaren 5m rev04.pdf Es liegt im Ordner „Category/Planogramme/Trockensortiment“, Version vom 6. Oktober, umzusetzen bis Montag, 20. Gegenüber rev03: 2 Vollkornartikel mehr im zweiten Regalboden, die 1-kg-Packungen der Eigenmarke sind ausgelistet.
Der Aktionskalender, ohne die Datei zu öffnen
Die Marktleiterin fragt, was nächste Woche startet. Ugo liest den gemeinsamen Aktionskalender und antwortet mit Laufzeiten, Mechaniken und betroffenen Abteilungen.
Genutzte Skills
Welche Aktionen starten ab Montag?
In der Datei „Aktionskalender Q4.xlsx“, vom 20. Oktober bis 2. November: • Handzettel „Herbstgenuss“: 64 Artikel, Festpreis • Nudeln und Saucen: 3 für 2 auf 12 Artikel • Waschmittel: 30 % Rabatt mit der Kundenkarte Das Kassenmaterial kommt am Freitag, laut der E-Mail der Zentrale von gestern.
Das Gespräch mit dem Einkauf, im Auto vorbereitet
Der Key Account eines Lieferanten fährt zur Einkaufszentrale. Ugo fasst die Kundenhistorie im CRM und die letzten E-Mails zusammen und ergänzt nach dem Termin die Notiz und verschiebt den Deal.
Genutzte Skills
In einer halben Stunde treffe ich den Einkäufer von Frischmarkt Süd, was muss ich wissen?
Frischmarkt Süd: Einkäufer Andreas Schmid, Molkereiprodukte. Deal „Listung griechischer Joghurt 2027“ in der Phase Angebot, 85.000 € im Jahr, 120 Märkte. In der letzten E-Mail vom 9. Oktober bittet er um einen WKZ-Beitrag für zwei Handzettel und den Liefertermin der neuen Gebinde. Letzte Notiz: „Will den Preis bis März festschreiben“.
Erledigt: Listung ab Januar mit einem Handzettel. Aktualisier das und schieb ihn in Verhandlung
1. Ich ergänze die Notiz „Listung ab Januar, ein Handzettel mit WKZ“ im Deal 2. Ich verschiebe „Listung griechischer Joghurt 2027“ in Verhandlung Bestätigen Sie?
Automatisierungen auf Ihrer Nummer
Kunden schreiben an die Nummer des Supermarkts, Ugo antwortet
Kunden schreiben an das WhatsApp Business des Marktes. Eine Automation antwortet mit drei Buttons: Öffnungszeiten, Handzettel, Sonstiges. Für Öffnungszeiten und Handzettel sucht Ugo die Informationen auf der Website der Kette; bei allem anderen benachrichtigt er den Markt.
Die blauen Blasen sind der Kunde, die weißen die Antworten von der WhatsApp-Business-Nummer des Unternehmens.
WhatsApp-Automatisierungen entdeckenHallo, haben Sie am Sonntag offen?
Guten Tag! Ich bin der Assistent von Frischmarkt Süd in Augsburg. Wie kann ich Ihnen helfen?
Öffnungszeiten
Sonntags haben wir geschlossen. Montag bis Samstag sind wir von 7:00 bis 20:00 Uhr für Sie da, durchgehend.
Und wann kommt der neue Prospekt?
Der Handzettel „Herbstgenuss“ gilt vom 20. Oktober bis 2. November: Sie finden ihn auf unserer Website unter Angebote. Kann ich sonst noch etwas für Sie tun?
Ideen für die Skills von Ugo im Lebensmitteleinzelhandel
Jeder Skill ist ein verbundenes Tool. So bringt er in dieser Branche am meisten.
OneDrive, Word und ExcelDie Besuchsliste, vom Parkplatz aus aktualisiert
Ugo ergänzt für jeden Marktbesuch eine Zeile mit Note, Out-of-Stocks und Maßnahmen und aktualisiert die Zellen, wenn die Marktleitung bestätigt, dass alles erledigt ist.
OneDrive, Word und Excel entdecken
Google DrivePlanogramme, Handzettel und Rundschreiben
Ugo sucht in den Ordnern der Zentrale nach Name oder Inhalt, liest die PDFs und füllt Vorlagen aus, etwa das Besuchsprotokoll oder die Listungsanfrage für einen neuen Lieferanten.
Google Drive entdecken
KartenDie Tour durch die Märkte
Die schnellste Reihenfolge für die Märkte im Bezirk, mit dem Verkehr des Moments, das Street View der Warenannahme und die Wettbewerber im Umfeld eines neuen Standorts.
Karten entdecken
monday.comNeueröffnungen, Umbauten und Handzettel
Die Projekt-Boards, von der Markteröffnung bis zum Redaktionsschluss des Handzettels: Ugo legt Elemente an, ändert Status und Termine und schreibt Updates, zum Beispiel „Entwürfe vom Category Management freigegeben“.
monday.com entdecken
HubSpotDie Handelsketten im CRM des Lieferanten
Für alle, die an den LEH verkaufen: die Deal-Historie mit jeder Kette vor dem Gespräch mit dem Einkauf, danach Notizen, Aufgaben und Deals in die nächste Phase, nach Ihrem Okay.
HubSpot entdecken
Dein WhatsApp BusinessAntworten für die Kunden des Marktes
Öffnungszeiten, Handzettel, Services wie Lieferdienst oder Click & Collect: Die Automationen antworten denen, die an die Nummer des Marktes schreiben, und benachrichtigen den Markt bei besonderen Anliegen.
Dein WhatsApp Business entdeckenWas Ugo nicht macht
Ugo organisiert Nachrichten, Kalender, E-Mails und Dokumente. Alles andere bleibt bei Ihren Systemen und Ihren Leuten.
- Ugo verbindet sich nicht mit Kassensystemen, EDI oder automatischer Disposition: Er liest die Tabellen und Dokumente, die Sie in die verbundenen Ordner legen.
- Ugo verwaltet und ändert keine Regal- oder Kassenpreise und gibt keine Planogramme frei: Er findet und verschickt sie, in der Version, die die Zentrale festlegt.
- Ugo erfasst weder Bestellungen noch Konditionen im Warenwirtschaftssystem: Er bereitet die E-Mail oder Notiz für die zuständige Person vor und legt im CRM Kontakte, Deals, Notizen und Aufgaben an.
- Keine WhatsApp-Massenkampagnen: Die Automationen antworten denen, die schreiben, im 24-Stunden-Fenster, das WhatsApp vorsieht.
Die Skills zum Aktivieren
Die nützlichsten Funktionen von Ugo in dieser Branche, beginnend mit der ersten. Jede Person aktiviert sie in wenigen Minuten im Portal.
OneDrive, Word und Excel
OneDrive, Word und Excel entdeckenGoogle Drive
Google Drive entdeckenSprachnachrichten
Sprachnachrichten entdecken
Outlook Mail
Outlook Mail entdeckenKarten
Karten entdecken
Google Calendar
Google Calendar entdeckenHubSpot
HubSpot entdeckenDein WhatsApp Business
Dein WhatsApp Business entdecken
Ugo für Berufe der Branche
Die Seiten für die Berufe dieser Branche, mit genaueren Beispielen.
Handelsvertreter Lebensmittel
Für alle, die Lebensmittel an Gastronomie, LEH, Fachhandel und Großhandel verkaufen: Preislisten der Hersteller, Tourenplanung, Bestellungen und CRM über WhatsApp, auch per Sprachnachricht.
Ugo für handelsvertreter lebensmittel entdeckenHandelsvertreter für Kosmetik und Körperpflege
Für alle, die Kosmetik, Körperpflege, Düfte und Apothekenkosmetik an Parfümerien, Apotheken und Salons verkaufen: Besuchstour, Aktionen der Hersteller und Kundennotizen in einem WhatsApp-Chat.
Ugo für handelsvertreter für kosmetik und körperpflege entdeckenHandelsvertreter für Wein und Getränke
Für alle, die Wein, Bier, Spirituosen, Softdrinks und Mineralwasser an Weinhandlungen, Restaurants, Bars und den Getränkefachgroßhandel verkaufen: Datenblätter, Weinkarten, Verkostungen und Zuteilungen über WhatsApp.
Ugo für handelsvertreter für wein und getränke entdeckenHandelsvertreter für Frischeprodukte
Für alle, die Wurst, Fleisch, Obst, Gemüse und Feinkost an Metzgereien, Feinkostläden, Restaurants und Bedientheken verkaufen: Bestellschluss, kurze Haltbarkeit, Kühlkette und Reklamationen sofort im Griff.
Ugo für handelsvertreter für frischeprodukte entdecken
Fragen zu WhatsApp und Ugo im Lebensmitteleinzelhandel
Wie nutzt man WhatsApp beruflich im Lebensmitteleinzelhandel?
Um Märkte und Zentrale zu koordinieren, Regalfotos zu schicken, Out-of-Stocks zu melden und mit Lieferanten zu sprechen. Mit Ugo kann jede Person auch Planogramme, Aktionen und Termine im Chat abfragen und Marktbesuche per Sprachnachricht protokollieren, und die WhatsApp-Business-Nummer des Marktes beantwortet die häufigsten Kundenfragen von allein.
Kann Ugo Protokolle von Marktbesuchen erstellen?
Ja. Der Bezirksleiter diktiert eine Sprachnachricht oder schreibt zwei Zeilen, und Ugo ergänzt die Zeile in der Besuchsliste auf OneDrive oder erstellt das Protokoll aus einer Vorlage in Google Drive und bereitet dann die E-Mail an die Marktleitung vor. Alles geht erst nach Ihrem „Bestätigen“ raus.
Verbindet sich Ugo mit Kassensystem, EDI oder Warenwirtschaft der Kette?
Nein. Ugo verbindet sich mit Google Workspace und Microsoft 365, mit Odoo, HubSpot, Zoho CRM und Agile CRM, mit monday.com und Zendesk und mit jeder App, die einen MCP-Server hat. Mit anderen Systemen arbeitet er über E-Mails und Dateien: Er liest zum Beispiel einen Abverkaufsexport, der in einem verbundenen Ordner liegt.
Funktioniert Ugo auch für Lieferanten, die mit dem LEH arbeiten?
Ja, das ist einer der häufigsten Einsätze: Key Accounts und Handelsvertreter bereiten Gespräche mit dem Einkauf vor, finden Datenblätter und Preislisten, aktualisieren das CRM nach jedem Besuch und planen ihre Tour durch die Märkte mit aktuellem Verkehr.
Was kostet Ugo für das ganze Unternehmen?
Ugo kostet 50 € im Monat oder 550 € im Jahr pro Person, zzgl. MwSt., mit allen Skills inklusive. Sie aktivieren ihn nur für die Personen, die ihn nutzen: zum Beispiel Bezirksleitung, Einkauf und Marketing, nicht unbedingt für alle Märkte. Die Daten bleiben auf Servern in Frankfurt.
Nützliche Quellen
Verbände, Behörden und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, unabhängig von Ugo.
- HDE – Handelsverband DeutschlandDer Spitzenverband des deutschen Einzelhandels, mit Zahlen, Studien und Interessenvertretung der Branche.einzelhandel.de
- BVLHDer Bundesverband des Deutschen Lebensmittelhandels, die Stimme der Handelsketten und Supermärkte.bvlh.net
- GS1 GermanyDie Standards für Artikelnummern und den Datenaustausch zwischen Industrie und Handel, mit Studien zum Konsumgütermarkt.gs1-germany.de
- MarkenverbandDer Verband der Markenwirtschaft, also der Hersteller, die täglich mit den Handelsketten zusammenarbeiten.markenverband.de
Die Märkte im Blick, die Antworten auf WhatsApp
Verbinden Sie die Ordner der Zentrale, E-Mail, Kalender und das WhatsApp Business der Märkte in wenigen Minuten. Zentrale, Märkte und Lieferanten finden die Antworten im Chat.
